在建水电站工程档案特点与建档方法及档案管理措施

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办公室业务2012・11
档案学研究
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文/中电投江西电力有限公司上犹江水电厂彭永珍
在建水电站工程档案特点与建档方法及档案管理措施
【摘要】档案管理是在建水电站建设工作中的重要环节，关系着在建水电站工程的顺利开展与实施，因此，掌握在建水电站工程的特点并对在建水电站工程档案工作进行科学的分析及研究势在必行。

本文通过对在建水电站工程档案特点与建档方法及档案管理措施进行分析，以促进水电站工程档案管理工作的不断完善和发展。

【关键词】在建水电站工程档案；特点；建档方法；管理措施
在建水电站工程在工程项目验收前的各类项目文件、工程可行性分析报告、研究报告、设计方案、决策方案及项目招标文件、投标文件、设计资料、施工资料、竣工资料、质检报告等文字、图纸、图像、声像资料都应进行统一的建档保存。

因此，在建水电站工程档案的建档方法及管理措施工作十分重要，在建水电站工程档案相关工作必须得到重视。

一、在建水电站工程档案特点
在建水电站工程档案具有法制性、整体性、实用性以及同步性。

了解在建水电站工程档案的相关特点，将有利于在建水电站工程档案工作的开展与实施。

（一）在建水电站工程档案的法制性国家相关规定《建设工程质量管理条例》(国务院令第279号)，要求在建水电站工程要建立健全、科学、完整的档案
系统，以确保建设工程质量管理工作的顺利实施及保证建设工程质量。

在建水电站工程档案收录过程中，要严格按照相关要求，将收入档案进行保存的文件及资料进行相关工作部门的审批及验证，对要收集档案的文件资料进行核实，确认无误后才可收集在建工程档案，以确保在建水电站工程档案的真实性、可靠性及法制性。

若在建水电站工程没有进行相关档案建立及管理工作，则违反了国家相关要求及规定，属于违法行为，应受到相应的处罚。

（二）在建水电站工程档案的整体性在建水电站工程是一项复杂性与具体性、系统性相结合的工程，因此在建水电站工程的相关资料也具有复杂、系统等特点。

在建水电站工程的相关资料是由水电站工程的每一个项目的单独资料组成，最终形成一个完整的在建水电站工程档案系统。

完整的在建水电站工程档案系统中不能缺少任何一项单独的工程或项目的资料，因此，在建水电站工程档案具有整体性。

（三）在建水电站工程档案的实用性在建水电站工程档案的建立及收集过程是根据在建水电站工程施工过程中的每一项工程及项目的具体实际情况进行资料收录的，因此具有可靠性及真实
性，是施工单位进行施工的重要依据。

在施工结束后，相关质检部门会根据在建水电站工程档案的相关资料及数据作为根本依据，对水电站工程进行竣工验收。

在水电站工程投入正常运营后，相关部门会根据水电站工程档案进行维修养护等相关工作，以确保水电站工程质量及投入使用后的正常运转。

因此，在建水电站工程档案具有一定的实用性，积极搞好在建水电站工程档案的相关工作，对保证水电站工程的施工质量、保证水电站工程的正常运转有着十分重要的意义。

（四）在建水电站工程档案的同步性在建水电站工程档案的同步性要求在建水电站工程档案相关收录、管理工作要与在建水电站工程的施工建设保持同步。

在建水电站工程档案相关工作应从项目成立阶段开始进行工程相关资料的收集及整理工作，并对工程过程中项目的改动及工程的改动保持实时性，使档案资料同步化，以确保在建水电站工程档案资料的准确性及实时性。

二、建档方法
（一）在建水电站工程档案资料收集做好资料收集工作是在建水电站工程档案工作的基本保证。

通过对水
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电站工程立项阶段、施工阶段以及竣工验收阶段的相关文件、资料进行收集，建立健全、完整、可靠的在建水电站工程档案系统。

在水电站工程的立项阶段，水电站工程档案管理工作人员与立项相关部门工作人员要保持紧密沟通及配合，以便及时、全面地收集水电站工程立项的相关资料及文件，确保在建水电站工程档案资料能够完整、及时地收集。

在建水电站工程施工过程中，为确保施工各环节的相关资料完整、全面、及时的收录到工程档案中，档案管理人员应与水电站工程施工人员相配合，确保在建水电站施工阶段的资料按规定及要求完整、及时的收录到在建水电站工程档案中。

在建水电站工程档案建档工作要在工程竣工验收阶段积极、主动投身验收工作中，将竣工验收阶段的所有文件、资料进行严格审查及验证，确保竣工验收阶段资料的真实性及完整性。

同时，在建水电站工程档案建档工作人员应保持档案与工程实际工作同步进行，以确保在建水电站工程建档工作的顺利开展及进行，确保在建水电站工程档案的实时性、准确性及完整性。

（二）在建水电站工程档案资料整理
在建水电站工程档案资料复杂、繁琐、不易于整理，因在建水电站工程参建单位多、建设周期长且施工项目复杂，最终导致在建水电站工程档案资料不易收集或很难保证资料的完整性。

因此，在建水电站工程档案资料的整理工作也随之增加了许多难度与问题，在建水电站工程档案资料的整理工作，应由项目建设的设计单位、参建单位等整理归档并移交建设单位（建设单位应该提供整编细则并有合同约束）。

同时，在建水电站工程档案资料的整理工作应进行二次审批及核实、确保资料准确无误后，在严格按照相关规定对资料的整理格式及顺序
装订成册，组成完整、科学的在建水电站
工程档案，以确保在建水电站工程档案
管理工作得到妥善、科学、有序的实施。

三、管理措施
在建水电站工程档案的相关工作
中，档案管理工作是最重要的部分，它关
系着在建水电站工程档案工作的整体成
败。

因此，必须采取积极、有效的措施，
对在建水电站工程档案进行管理，以保
证工程档案工作的顺利开展。

（一）提高认识完善制度
档案管理工作表面上看没有直接的
经济利益体现，但是其潜在的作用和价
值是不容置疑的。

尤其是关乎工程招标、
工程设计等重要档案资料在出现问题或
纠纷时，其往往是最有价值的法律依据，
因此相关部门必须予以高度重视，尤其
是重要档案资料更应适当的进行备份。

在此基础上，还应建立相较完善的管理
制度和档案保存制度。

在对档案日常的
管理时，仔细认真地进行记录，同时实施
档案管理责任追究制度。

根据档案的时
间性、重要性将档案归类划分，并采取不
同的档案存储媒介，如此不但方便档案
资料的查找，而且便于管理。

比如一般
档案资料可由纸张、磁盘的形式保存，贴
上相应的日期标签，而对于重要的档案
资料，尤其是纸质原件，应妥善保管，同
时做好数据备份，在使用时，情况允许的
情况下也应以复印件的形式体现。

对此，
可设置多人重要档案资料钥匙的管理权
限，即只有几人齐聚方可获取最重要的
档案资料，尤其是档案原件，一般情况下
只取复印件即可，以保证重要档案资料
原件的安全性。

（二）档案管理工作人员的管理和
培训
相关水电站工作单位应加强对管
理、工作人员的专业素质要求及工作能
力的培养。

通过开展专业培训班及多形
式、多渠道的培训方法，对相关工作人员
进行培训，使水电站工程档案管理人员
不断学习相关管理知识及提高业务水平
的技巧，并不断学习相关法律法规，做到
与时俱进。

从而提高他们的工作水平及
专业素养，进而提升档案管理工作效率。

（三）资金投入
所谓“车马未动粮草先行”，对档案
管理建设亦然。

因此，水电站应结合自
身实际情况，投入相应的资金、购入相应
的设备，比如密集架（或档案柜）、档案盒、
保险箱，以及其他相应的配套措施，以保
证档案管理工作正常展开，同时对于先
进的计算机数据库软件亦应结合自身实
际合理购入，以保证档案管理工作的科
学性，如上文所述，专业和高素质的档案
管理人才亦需要一定的资金招纳，因此
各水电站应根据自身情况，对档案管理
工作全盘考虑，从人才、培训、设备、技术
等各方面总体分析，进而进行档案管理
工作预算，如此才能保证在建水电站档
案管理工作顺利、快速、有效的展开。

四、结语
在充分了解在建水电站工程特点的
基础上，进行科学、有序的档案收集及整
理方法，同时采取积极的管理措施，是提
高在建水电站工程档案管理水平，体现
其科学性、合理性和发展性的客观要求。

因此水电站应予以高度重视，大力投入，
如此才能保证在建水电站档案管理工作
的高效性，才能促进建成的水电站发挥
预期作用，进而为我国水电事业的发展
作出贡献。

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