大型水电站档案管理

大型水电站工程档案管理

作为一个从事大型水电站建设管理的建设单位，在从事工程建设管理的活动成果有两个：一是向国家交验一个合格的电站工程；另一个就是项目工程档案。而后一成果往往不能和第一个成果相提并论，故而也得不到相应的重视。其实，如果从生命周期上来看，一个电站的使用价值按设计上安全考核，若周期是五十年，但是一个项目工程档案生命的周期就不仅是五十年，而是数百年，甚至更长。再以其经济价值来看，一座水电站投产的经济效果是十分巨大的。但项目工程档案同样是一个十分巨大的经济宝藏。它是凝结了数万科技、设计、技术。施工人员劳动智慧成果的结晶。在工程建设中会有许多以科研试验到适用的新材料。新技术的产生，把它们适用到生产建设中。同样会产生为社会创造巨大的财富，由此可见项目工程档案管理工作不应忽视，更要大大加强，搞大型水电站项目工程档案工作。使项目工程档案准确、真实、齐全完整的归档，是我们每一个电站建设者义不容辞的责任，更是我们档案工作者应有的职业道德与责任。

一、对档案及档案工作的认识

档案及档案工作，既不引人注目，又无多大实惠。有的形象的比喻为“被人遗忘的角落”，其实档案及档案工作，在中华文明悠久历史长河中，它们都有着崇高的，不可替代的作用。中国之所以被举世公认为四大文明古国，而其文明是惟一一个从远古至今绵延不断的伟大文明。这是祖国上有

众多的文化古迹保留至今，更有大量的史藉文献保留至今，这些与古代档案工作者的默默奉献分不开的。有一副对联写得好：操董孤直笔，读司马文章。颂扬的就是我们祖先忠于历史、不惜牺牲自己性命，也要用笔记录下历史真相的高尚情操。这样的事例在古人中屡见不鲜：如唐玄奘，又如“霁虹桥御碑记”。（讲一件小事，澜沧江最大洪水数据的得到）由此可见，古代档案虽然表面与我们水电建设似乎毫无相关，但它确实在我们今电建设发挥了不可替代的作用，从中可以看出档案与档案工作的重要性，从历史的、社会的角度来认识档案及档案工作，怎么强调也不过分，何况大型水电站这样的项目工程档案，它是汇集了地质勘测、天文气象、科研设计、设备制造、安全环保等众多学科门类及广大科研设计、技术施工人员智慧及劳动成果的结晶，它蕴藏着的巨大价值更是无法估量。所以，保证水电站项目工程档案真实、准确、齐全完整地归档，既是我们档案工作者爱岗敬业的具体体现，更是我们对国家、社会、历史负责的具体体现。我们从这样的角度来认识档案及档案工作，对我们从事的档案工作，不能有丝毫的懈怠。

二、项目工程档案管理工作的特点

要搞好这项工作，首先、要对这项工作的特点有准确的认识，大型水电站工程档案管理工作都有以下特点：

1、时间跨度长（例如，漫湾水电站档案管理，从地质勘测档案资料收集开始，1974~1996年，跨越了22个年头）；

2、涉及门类、学科、专业多，如地质勘测，水文气象，

科研试验，设备制造，施工安装，征地移民，生态环保，消防安全等，可以说是众多学科、专业科技，工程档案资料的大汇集；

3、参建单位多：参加水电站建设的单位，科研设计，设备制造，施工安装，一般都在数十个以上。

由此，可以看出，项目工程档案管理是一项系统工程，必须采取“全程跟踪”的管理方式，加深过程管理，强调全程跟踪管理，方能搞好。

三、建立覆盖所有参建单位的工作网络

建设单位

（由分管档案工作领导负领导责任）

设立档案管理职能部门

（竣工办或档案室）

网络建立起来后，要形成信息交流通畅，反馈迅速相互

配合的运行机制，从组织措施上为工作提供保障。

四、分清职责、管理到位

项目工程档案管理网络形成后，要明确各自责任，管理到位：

1、建设单位及绿色工程单位负责人的领导责任

早在经济计划时期，国家就以红头文件的形式：如国家计委、国家档案局联合发文“[88年4号]”文中明确指出，建设单位及相关单位领导对大型重点基建工程档案管理负有领导责任，必须为所承建工程安置适应工程档案管理工作所需要的工作机构及职能管理部门，并配备适应工作需要的人员、条件及设备。在市场经济条件下，无论是国家要求，还是企业本身管理水平提高角度来看，对这项工作要求越来越规，需求也越来越大，所以对档案管理工作，只能加强不能放松，领导的责任也越来越重要。

2、建设单位档案室的责任

建设单位档案室处于整个网络的中心位置，既工作机构又是档案职能管理部门，主要具备：

(1)、根据国家有关文件的精神，标准规编制项目工程档案的归档办法，归档标准以及档案工作的规章制度。

(2)、对各参建单位的工作人员及档案业务进行业务辅导、培训，以工程档案资料收集、积累、整理、分类、立卷、归档的各个环节进行全程跟踪管理，发现问题及时解决，保证归档案卷质量，减少归档时的返工率。

(3)、参加工程协调，工程竣工验收会，参加机电设备的

开箱，保证重要设备随机技术文件资料的及时回收。

(4)、编制适合本项目工程实际的项目工程档案资料分类大纲并发给各参建单位，为编制一份分类科学，合理，联系紧密，查找方便的竣工档案打下基础。

3、施工单位的责任

施工单位的技术负责人，对本单位绿色工程应归档，档案资料的真室、准确、齐全完整负责审核，把关并组织本单位档案工作人员，按归档要求对应归档，档案资料进行整编，按时向建设单位完成归档工作。

施工单位的档案工作人员则负责本单位应归档资料的收集、积累、分类、立卷等工作。

4、监理工程师单位责任

监理工程师单位不仅负责本单位应归档资料的整编，还要对施工单位应归档资料的真实、准确、齐全完整把关，并督促施工单位按期完成工程档案的归档移交。

五、编制分类大纲

建设单位档案室，要按“水电厂0—9大类分类表”，编制适合本项目工程实际的分类大纲。首先，要了解本项目工程的分部分项，因为，大型水电站工程十分庞大，必须按工程规律及进展，方能分阶段、有秩序的进行：