第08章 采购与应付子系统
08任务基础理论知识测验(判断答案)
题面答案(dáàn)ERP的核心管理思想(sīxiǎng)就是实现对对整个供应链的有效管理。
对MRPII的销售(xiāoshòu)管理子系统中不包含客户关系管理。
错UFO报表(bàobiǎo)中，报表数据处理不一定在“数据(shùjù)”状态下进行。
错UFO报表中，单元公式中涉及到的符号均为英文全角字符。
错UFO报表中，格式状态下输入内容的单元均默认为表样单元，未输入数据的单元均默认为数值单元，在数据状态下可输入数值。
对UFO报表中，关键字的位置可以用偏移量来表示，负数值表示向左移，正数值表示向右移。
对UFO报表中，关键字偏移量单位为毫米。
错UFO报表中，日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围，即确定数据生成的具体日期。
对UFO报表中，舍位平衡公式中可以使用如“+”“/”“*”等任何运算符号。
错UFO报表中，一张报表最多只能管理99999张表页。
对UFO报表中进行公式设置时，单击“fx”按钮，或双击某公式单元，或按“=”键，都可打开“定义公式”对话框。
对UFO报表中形成的报表文件名后缀为.REP 。
对按照不同的分类方式，会计软件分为不同的类型。
按提供信息的层次划分可分为通用会计软件和定点开发会计软件；按适用范围划分可分为核算型会计软件和管理型会计软件错报表按结构的复杂性分为简单表和复合表两类。
对报表处理软件只能编制会计报表。
错报表处理系统一般是一个三维立体报表处理系统，要确定一个数据的所有要素为：表名、列、行和表页。
对报表的编制是由计算机在人的控制下自动完成的。
对报表的单元是指行和列确定的方格。
对报表的区域是由一组单元组成。
错报表格式的设置方式可以划分为非直观和直观两种。
对报表格式设置实质上是设置一模版，使用这个模版可以无限复制相同格式的表格供用户使用。
对报表格式设置是实现计算机自动处理报表数据的关键步骤。
错报表关键字实质上是一个计算机的取值函数。
第8章 采购、支付核算与管理子系统
第八章采购、支付核算与管理子系统【概述】采购环节是企业价值创造的开始，采购成本的大小、采购货物是否合适及时对企业的其后的经营生产、直至最终的利润都会产生很大的影响。
同时由于采购业务引起的应付帐款或支付货款的管理对企业来说也是十分重要。
关系到企业资金的筹措、信誉。
本章主要论述采购与支付过程的业务流程、管理流程和信息流程的特点，在对用户需求分析的基础上，建立了采购与支付的信息需求逻辑模型与数据结构模型，并探讨采购与支付子系统的功能结构和实现方法。
【目标】通过阅读本章后，将可以了解：1、采购、支付业务的特点与业务流程和管理流程2、采购、支付子系统的信息需求分析与逻辑结构模型3、采购、支付子系统的REAL模型4、采购、支付子系统的功能结构与实现方法第一节采购、支付核算与管理子系统概述一、采购与支付业务的特点企业为了能及时给客户提供优质的产品与服务，必须确定在合适时间内准确采购企业生产所需的、适用的、价格合理、质量合格的生产资料，以保障生产或服务活动的正常进行。
同时，企业还要考虑如何筹措资金以用于支付货款。
在企业获取生产资源的过程中，包括订货、购买、验收、支付现金一系列业务活动，这些活动并不是孤立的，它与企业的销售过程、生产过程、存储过程、货款支付过程紧密联系在一起，因此，采购与支付业务活动一般具有以下特点：（一）与销售、生产计划联系密切企业生产的目的在于为客户提供产品与服务的过程中期望获得最佳的收益。
销售收入、经营利润计划的实现很大程度上取决于生产过程对输入的资源进行有效的加工变换。
因此，由销售计划、生产计划、物料需求计划生成企业物料的采购计划，并在计划的时间内、以经济采购价格、获取符合企业营运所需的、符合质量要求的、数量恰当的生产原料，保障企业生产与销售活动正常运行，实现企业经营目标。
（二）涉及企业资金流出在企业采购活动过程中，伴随物资流入将发生资金流出。
由于这些流入的物料需要经过生产变换过程逐步转移价值至产品或服务对象上，形成产品或服务的成本，只有在其后的销售，现金流入后才有可能真正实现产品的价值。
《电算化会计》形成性答案
《电算化会计》形成性3――4答案一、单项选择题1、采购与应付系统的主要功能是（ D ）A．输出反应采购业务的各种报表 B。
采购核算 C．采购管理 D。
采购管理与核算2、与采购与应付系统有关系的业务系统为( A )A．总帐系统 B。
工资系统 C采购付款单 D。
销售系统3、采购入库单可以由( A )生成。
A．采购订单 B。
采购退货单 C。
采购付款单 D。
采购合同5、销售与应收子系统中使用的库存产品代码( C )A．两组代码是不相同的概念 B．不允许在销售系统中进行设置C．必须与库存管理子系统中的代码保持一致 D．两组代码互不相关6．为了方便用户使用和保持数据一致性，对销售订单、销售发票、收款单等应该（ A ）A．允许互相生成 B．不允许互相生成 C．允许单向生成 D．不允许单项生成二、多项选择题1．采购与应付的管理包括（ ABCD ）几个方面。
Ａ.采购数量的控制 B.采购成本的控制 C.资金流的控制 D.物流的控制2．采购与应付系统输入的主要单据有（ ABCD ）。
A．采购订单 B.采购发票 C.付款单和退货单 D.采购入库单3．采购与应付系统必须有的初始设置为（ AC ）。
A．供应商档案设置 B.存货档案设置 C.结算方式设置 D.付款期间设置4．对于制造业来说，采购量的大小应该由（ BC ）来决定。
A．生产计划 B.原材料库存 C.销售计划 D.资金计划5．销售与应收子系统客户代码一般使用群码方式进行编码，通常应包括客户（ ABC ）。
A．所属国家 B.所属地区 C.单位性质 D.银行账号6．销售与应收子系统数据输入设计，应注意（ ABCDE ）。
A．用户界面尽量与手工单据格式一致B．相互关联的凭证可以由系统自动互相生成C．凡是在初始设置中进行设置的项目应采用参照输入的方法D．通过输入的原始数据计算机自动计算填入对应项目E．作为正式记录存入系统的凭证应该经过确认三、判断题1．通过采购发票与采购付款的对比，形成与供应商的往来账。
采购与应付子系统综述
流程对应
业 务 流 程
提出采购要求
订货 到货 入库、收发票结算 财务处理
请购单
系 统 实 现
订货单
入库单
发票
暂估
记帐
到货单
结算单
凭证
入库
货 物 入 库
采购入库 是通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进行入 库验收。
入库业务－案例
1月9日,到货的笔记本一台 办理入库手续，填入库单
1月9日,到货硬盘办理入库手续， 填制入库单
采购结算操作处理上分为自动结算、手工结算两种方 式，运费发票可以单独进行费用折扣结算。
结算业务－案例
1月底，财务部根据笔记本 电脑的入库单和发票确认 该电脑的入库成本
1月底,财务部根据入库单和发票 确认硬盘的入库成本
小结
结算方式分两种：手工结算 自动结算
如选择了“相同供应商”,则必须供应商,存货,结算数量相 同才可结算。 发票记录金额作为入库单记录的实际成本。
1月12日,收到购买硬盘的发票， 挂入应收帐款。
发票-业务流程
参照请购单生成订单
录入采购发票 采购发票 现 付 转应收帐款
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流程对应
业 务 流 程
提出采购要求
订货 到货 入库、收发票结算 财务处理
请购单
系 统 实 现
订货单
入库单
发票
暂估
记帐
到货单
结算单
凭证
采购结算
采购结算也称采购报账， 是指采购核算人员根据采 购入库单、采购发票核算 采购入库成本 采购结算单是记录采购结算结果的单据。
现付业务
填制采购发票 （采购管理） 现付处理 （采购管理） 现结制单 （应付款系统）
第6讲-采购与应付子系统
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会 计 信 息 系 统
4.管理要求高
采购与应付子系统要正确地反映采购订货、验收入库、 采购发票以及付款等经济活动; 严格进行采购管理。因为过多的库存，会使不良影响 ; 如过多的库存会产生额外的库存管理费
教学目的与要求
1. 掌握采购与应付子系统的特点和目标 2. 了解手工采购与付款业务流程 3. 掌握计算机环境下采购与付款数据处理流程 4. 了解采购与应付子系统主要数据文件和功能结构图 5. 掌握计算机环境下采购与应付子系统初始化、采购管
理、发票、结算与付款处理、账表输出等
教学重点
1. 采购与应付子系统的特点和目标 2. 计算机环境下采购与付款数据处理流程 3. 计算机环境下采购与应付子系统初始化、采购管理、
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（三）采购与应付子系统的核算和管理目标 采购与应付子系统的目标如下：
1. 采购订货管理
2. 采购日常业务处理 3. 应付账款的核算与管理 4. 提供核算和管理信息
及时、准确地完成采购订货管理，反 映和监督采购订单的制订审核和执行 及时、准确地完成采购入库、采购退 情况
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由此可见，采购与应付子系统是用于支持各种 材料物资采购（原材料、外购半成品、修理用 备件、包装物、燃料、低值易耗品）或商品的 采购、付款有关业务处理、计划制定、会计核 算、采购与付款控制等业务活动的子系统。
采购及应付管理系统
采购管理系统初始设置
5．期初记账 期初记账是将采购期初数据计入有关采购账中。期初记账后，期初数据不能增加 、修改，除非取消期初记账。期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以 后月份的单据，在“月末结账”功能中计入有关采购账。选择“采购”菜单下的 “期初记账”项，系统弹出“期初记账”对话框，如图所示。
采购管理系统初始设置
1．采购系统选项设置
采购系统选项设置界面有“业务控制”、“公共参数”、“结算选项”、“应付
参数”等四个选项卡，如图所示。除“存货是否分类”、“供应商是否分类”、 “商业版费用是否分摊到入库成本”等选项启用后不能修改外，其他选项均可调 整。
采购管理系统初始设置
2．期初暂估入库
期初暂估入库是将启用采购管理系统前没有取得供货单位采购发票，不能进行采
库存管理系统初始设置
1．库存管理系统参数设置 库存管理系统参数设置用于设置企业的业务范围及应用模型。主要包括有无组
装拆卸业务、有无形态转换业务、有无批次管理、有无保质期管理、有无成套 件管理、存货有无辅助计量单位、是否允许零出库、是否需要最高最低库存报
警、是否允许超生产加工单领料、是否库存系统生成销售出库单、销售出库业
4 ）核算管理系统进行供应商往来制单，货款未付选择发票制单，货款已付则选 记账 )，生成存货暂估入库凭证，借记原材料(库存商品)科目，贷记材料采购科 择现结制单，生成购货付款凭证，借记材料采购科目及应交税费科目，贷记应 目。 付账款（银行存款）科目。 5）付款时先在采购管理系统填制付款单并进行核销处理，然后在核算管理系统
。
采购类型
采购与应付子系统
二、采购类型设置 三、结算方式 四、付款条件 五、期初余额
第四节 采购管理与采购入库处理 -----重点
采购管理模块进一步划分为：采购价 格管理、请购单处理、采购订单处 理。 一、采购价格管理 （一）提供采购价格管理屏幕 （二）增加供应商采购价格信息 （三）修改采购价格信息
二、处理请购单 （一）录入请购单 （二）自动获取请购单 （三）审核请购单 三、采购订单管理 （一）主要项目说明
பைடு நூலகம்
5. 输出账表和存货分析。从存货档案文件、存 货结存文件、入库单文件、出库单文件等文 件提取数据，进行加工生成并输出各种账表， 如存货总账、明细账、超储短缺一览表等。 此外，通过该模块完成ABC成本分析、库存 资金占用分析等存货分析。 6. 期末处理。月末按不同的计价方式计算本月 出库存货成本；进行结账，生成下月结存文 件，并将本月结存数据作为下月期初数转移 到下月结存文件；盘盈盘亏处理；自动转账， 系统从存货结存文件、入库单文件、出库单 文件等文件中提取数据，进行汇总自动生成 入库、出库机制凭证传入账务处理系统，生 成费用分配表传入成本子系统。
第六节 账表输出和统计分析
• 采购与应付子系统的账表输出和 统计分析模块的功能包括查询采购、 入库、付款等业务的各种账表，并 从打印机、屏幕输出。 • 与此同时，还支持用户对采购与应 付等业务进行统计分析。
一、采购与付款子系统账表输出方法 （一）设计报表格式 （二）输入查询条件 （三）查看明细表 （四）查看对应的原始单价。 （五）输出和保存报表
3.审核。通过审核模块对临时入库单、临 时出库单文件中的单据进行审核，审核无 误后签字。 4.记账和计算。用临时入库单、临时出库单 文件更新存货结存文件、入库单文件、出 库单文件。记账时可以根据存货档案文件 中设置的每种存货核算方式（计划成本、 实际成本）、每种存货的成本计价方式 （先进先出、后进先出、加权平均、移动 加权平均、个别计价法）以及相应的会计 处理原则更新存货文件。
采购与应付系统
21
5.3采购与应付业务流程
5.3.3应付业务流程
2．应付业务流程分析
（1）出纳付款
出纳付款有三种典型的情况： 二是偿还对供应商的欠款 三是对于现付业务，根据采购发票的付款类型给供 应商付款
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5.3采购与应付业务流程
5.3.3应付业务流程
2．应付业务流程分析
（2）采购结算
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5.3采购与应付业务流程
5.3.3应付业务流程
2．应付业务流程分析
（2）采购结算
商品、材料原则上都应以发票价价格入账。当货物先到 而发票未到时,月末则要对采购材料进行暂估入库。
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5.3采购与应付业务流程
5.3.3应付业务流程
2．应付业务流程分析
（2）采购结算
附带成本是指企业在采购过程中发生的进货费用包括包 装费、运杂费、保管费、保险费等。
商品、材料原则上都应以发票价价格入账。当货物先到 而发票未到时,月末则要对采购材料进行暂估入库。
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5.3采购与应付业务流程
5.3.3应付业务流程
2．应付业务流程分析
（3）应付业务核算
财务部门根据仓库提交的外购入库单、采购部门提交的 采购发票和采购订单，以及出纳提交的预付款的付款单， 进行采购结算，并根据采购结算单进行账务处理。
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5.1采购与应付款系统系统概述
采购管理是通过采购申请、采购订货、采 购检验入库、采购退货、采购发票管理、 采购结算、供应商档案管理、价格及供货 信息管理等功能从而实现对采购过程和应 付款结算进行全程跟踪管理和控制。
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采购子系统和应付子系统之间的联系论文
会计信息系统论文采购子系统和应付子系统之间的联系摘要:会计信息系统的实质就是将会计数据转化为会计信息的系统。
目的就是减少了手工记账的弊端，提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算的水平，减轻会计人员的工作强度，提高工作效率。
信息技术环境下信息系统庞大而且复杂，与企业其他管理子系统有密切关系，会计信息系统从其他管理子系统和系统外部获取信息，也将处理结果传送给有关系统。
会计信息系统在发展过程中，从以会计部门部集成的会计信息系统到以企业部整体集成的会计信息系统转换，会计信息系统作为企业信息系统的一个有机组成部分，实现了与业务系统进行的无缝集成。
关键字：采购应付信息系统一、会计信息系统的组成由3大系统组成，即财务系统、购销存系统、管理分析系统。
每个系统又进一步分解为若干子系统。
（一）财务系统主要包括总账子系统、工资子系统、固定资产子系统、应收子系统、应付子系统、成本子系统、报表子系统、资金管理子系统等。
1. 总账子系统总账子系统是以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账，银行对账，账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。
近年来，随着用户对会计信息系统的需求不断提高和软件开发公司对总账子系统的不断完善，目前许多商品化总账子系统还增加了个人往来款核算和管理、部门核算和管理、项目核算和管理及现金银行管理等功能。
2. 工资子系统工资子系统是以职工个人的原始工资数据为基础，完成职工工资的计算，工资费用的汇总和分配，计算个人所得税，查询、统计和打印各种工资表，自动编制工资费用分配转账凭证传递给账务处理等功能。
工资子系统实现对企业人力资源的部分管理。
3. 固定资产子系统固定资产子系统主要是对设备进行管理，即存储和管理固定资产卡片，灵活地进行增加、删除、修改、查询、打印、统计与汇总；进行固定资产的变动核算，输入固定资产增减变动或项目容变化的原始凭证后，自动登记固定资产明细账，更新固定资产卡片；完成计提折旧和分配，产生“折旧计提及分配明细表”、“固定资产综合指标统计表”等；费用分配转账凭证可自动转入账务处理等子系统，可灵活地查询、统计和打印各种账表。
70第八章 采购与应付帐款子系统PPT课件
活动的内容，且还要反映超储与储量不足、购买什 么存货、什么时间购买、买多少、选择哪个供应商 等。
3
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二、设计目标
（一）采购核算与管理：订货和采购数据处理，采购合同的
制定和执行情况，选择供应商，计算存货采购成本等。
9返回
（三）存货子系统数据处理流程
采购 系统
入库单
采购合同 文件
出库单 输入
费用统计标 准文件
审核
仓库文 件
存货
临时出库单 文件
存货明细 账
存货结存 文件
输出
入库单文 件
自动转账
出库入库 材料费用 仓库存货
汇总表
分配表
汇总表
出库单文 件
账务处理系统
成本系统
存货结存 明细账
第八章 采购、存货与应付帐款子系统
第一节 第二节 第三节 第四节
特点与设计目标
处理流程 数据代码和主要文件设计 功能模块设计
1
第一节 特点与设计目标
一、特点 二、设计目标
2返回
一、特点
（一）数据存储量大 （二）数据变化频繁 （三）核算内容广泛 。 （四）核算方法复杂 ：可以按实际成本组织核算，也
（四）提供各种管理信息：及时、准确地为企业各部门和管 理者提供采购、应付账款与存货的各种核算和管理信息。
4返回
第二节 处理流程
一、手工数据处理流程 二、计算机数据处理流程
5返回
一、手工数据处理流程
供应商档案
请购 请购
者
者
编制
单制应选 采商择 购编供
传递
国家开放大学《电算化会计》名词术语参考答案
国家开放大学《电算化会计》名词术语参考答案报表单元公式——是在编制报表时，确定表元的数据来源的公式，主要的作用是，在报表生成的过程中，通过设定的单元公式，系统从根据公式描述的数据库文件中提取到指定的数据，进行表达式指定的运算，将运算结果放入表元中。
报表的格式——在计算机报表处理系统中，所谓报表格式实质上是一个保存在计算机中的模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。
无论简单表还是复合表，其报表格式一般包括三个基本要素，即表头、表体和表尾。
报表公式——包括报表计算公式和报表审核公式。
在计算机条件下，对于重复而有规律的业务，是通过设置报表计算公式，由计算机根据公式自动从指定的文件中调取完成的。
所以设置报表计算公式，实际上是告诉计算机要取总账系统与各业务系统的哪些数据。
报表审核公式的作用是根据报表数据间的勾稽关系检查报表数据是否正确。
通过执行报表审核公式，可B以发现报表计算公式中存在的部分错误，以便于对报表计算公式进行更正。
报表结构——报表格式和报表公式构成了同一财务报表的基本结构，因此在计算机报表系统中一般将它们合称为报表结构。
报表审核公式——是报表数据之间关系的检查公式。
它主要用于：报表数据来源定义完成后，审核报表的合法性；报表数据生成后，审核报表数据的正确性。
报表文件——一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中，每个报表文件都有一个名字，如“资产负债表”等，用友T3报表系统中的报表文件的后缀为“rep”。
编码方案——又叫编码规则，是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定，以便于用户进行分级核算、统计和管理。
编码方案设置包括级次和级长的设定。
表体——是一张报表的核心，它是报表数据的主要表现区域，是报表的主体。
表体由报表栏目名称、报表项目名称和报表数据单元组成。
其中，报表的栏目名称定义了报表的列。
报表项目名称定义了报表的行。
表头——主要用来描述报表的标题、编制单位名称、编制日期、计量单位等内容，其中编制日期随时间改变，其他内容则每期固定不变。
项目八应收、应付子系统
系统目标
01
02
03
自动化处理
通过系统自动完成应收账 款和应付账款的录入、核 对、更新等操作，减少人 工干预，提高工作效率。
风险管理
系统能够实时监控应收账 款和应付账款的状态，及 时发现并处理异常情况， 降低坏账风险。
报表分析
提供各类财务报表和分析 工具，帮助企业进行财务 分析和决策。
系统功能
应收账款管理
测试方法
采用黑盒测试、白盒测试、灰 盒测试等多种测试方法，进行 单元测试、集成测试和系统测 试。
测试环境
搭建与生产环境相似的测试环 境，包括硬件、软件、网络等
配置。
测试结果与反馈
01
02
03
04
测试结果记录
详细记录每个测试用例的执行 结果，包括通过、失败或异常
情况。
缺陷跟踪与管理
对测试过程中发现的缺陷进行 跟踪与管理，确保缺陷得到及
与OA系统集成
通过办公自动化系统，实现流程审批、单据传递等业务协同，提高 工作效率。
系统的接口设计
标准化接口
01
遵循国际通用的接口标准，如RESTful API、SOAP等，便于与
其他系统进行集成。
数据传输安全
02
采用加密技术、数字签名等方式，确保数据传输过程中的安全
性和完整性。
接口的灵活性和扩展性
设计合理的验收流程，确保验收工作有序进 行。
验收评审与决策
组织专家或评审委员会对系统进行验收评审， 根据验收结果做出决策。
07
培训与维护
用户培训方案
培训目标
提高用户对系统的操作熟练度和使用效率，确保系统功能的充分 利用。
培训内容
系统功能介绍、操作流程、常见问题处理等。
8应付款管理子系统作业
第八章：应付款管理系统实验一应付款管理系统初始化实验准备：将系统日期修改为2015年1月31日，引入“（7-1）应收系统初始化”账套。
以2001身份注册进入应付款管理系统。
实验要求：●设置系统参数（业务→财务会计→应付款管理→设置→选项）●设置科目（业务→财务会计→应付款管理→设置→初始设置→设置科目）●账龄区间设置（业务→财务会计→应付款管理→设置→初始设置→账龄区间设置）●报警级别设置（业务→财务会计→应付款管理→设置→初始设置→报警级别设置）●设置“采购专用发票/其他应付单/付款单”完全手工编号●录入期初余额并与总账系统进行对账（业务→财务会计→应付款管理→设置→期初余额，对账）●账套备份实验资料6、单据编码方式设置（设置→单据设置→单据编码设置→采购→采购专用发票→修改 选中“完全手工编号”→保存；“其他应付单”/“付款单”位于“应付”下）（注：此内容见基础信息）备份账套：300账套备份/（8-1）应付系统初始化第八章：应付款管理系统实验二单据处理实验准备：将系统日期修改为2015年1月31日，引入“（8-1）应付系统初始化”账套。
以2001身份注册进入应付款管理系统。
实验要求：（总路径：业务→财务会计→应付款管理→日常处理）●录入/修改/删除应付单据（应付单据处理→应付单据录入）（日常处理→应付票据处理→应付票据录入→确定→放弃→是→下张→修改/删除→保存）●审核本月录入的应付单据（应付单据处理→应付单据审核）●对应付单据进行账务处理（制单处理→加选应付单制单→全选→转账凭证→制单→保存）●录入/修改/删除付款单据（付款单据处理→付款单据录入）●审核本月录入的付款单据（付款单据处理→付款单据审核）●核销付款单据（核销处理→手工核销→供应商01→本次结算13104）●对应付单据、付款单据进行账务处理（制单处理→加选收付款单制单→全选→付款凭证→制单→保存）●账套备份实验资料（1）2015年1月15日，从北京无忧公司采购钢材10吨，原币单价为1200元，增值税率为17%（采购专用发票号码：668800）。
采购与应付系统
第三章)
采购与应付系统
目录
教学要求 重点 难点 第一节 采购与应付系统系统概述 第二节 采购与应付系统目标 第三节 采购与应付业务流程 第四节 采购与应付系统功能结构分析 第五节 采购与应付系统数据流程 思考题
教学要求
了解采购与应付系统的概述和目标 掌握采购与应付系统的业务流程 熟悉并掌握采购与应付系统功能结构 掌握采购与应付系统数据流程
一采购业务流程一采购业务流程图部门提交上级主管部门通过审批n返回未批准的请购y提交批准的请购单采购订单提交采购部门填写主管审批n返回不合格的采购订单y提交提交发运单审核n返回y提交合格的发运单采购部门填写提交收货通知单质检员确认y提交填写提交确认批准的订单n返回不合格的发运未审批的外购入库单库主管审批通过应付款模块供应商通过确认不合格的订单采购部门通过合格n返回不合格收货通n返回不合格的外购入库单应付款模块库存台账更新部门图31采购业务流程图阀门具有通断燃气的作用并可通过转动阀心改变燃气流量的大小起到调节火力的大小的作用应具有限位和自锁装置
5、其他设置 ●业务控制 该设置是对入库单编号及发票默认税率的设置。编号有手动编号和系统 自动编号两种，税率可根据有关规定设置。 ●公共参数 是对存货是否分类、供应商是否分类、是否启用外币、辅助计量单位、启用 会计月分等的设置，可根据需要设置。 ●结算选项 该项是对费用是否分摊到入库成本进行设置，如果是商业企业则不设置 该项。 ●应付参数 包括应付款核销方式（单据、产品），预付款核销方式（余额，单据）， 汇兑损益方式（月末处理），应付确认日期依据（业务日期，单据日期） ，现金折扣是否显示等。
部门填制退货通知单直接给供应商。这种退货不涉及入库单的问
采购与应付子系统
9、控制记录 系统中建立控制记录，必须有其特定的目标，能 反映企业的组织结构和业务流程。这些目标通常 以代码来表示，为目标设定的代码包括若干区域， 分别确定公司、工厂、仓库位置、购买机构以及 采购小组。
◆公司代码确定了一个具有资产负债表和损益表的会计实体。 ◆工厂代码用来确定某个独立的场所。 ◆仓库代码用来确定货物存放的具体位置。 ◆购买机构代码用来确定负责为某个或某几个工厂协商购买事宜的单 位。 ◆采购小组代码用来确认对材料的具体采购或者材料的等级负责的个 人和团队，采购小组是企业与供应商的主要联系人。
系统采用了许多技术方法来支持货源选择过程。它会自 动监测与供应商签订的纲要性协议书。系统保存了有关供 应商、合同有效期以及限额数量等相关信息。
系统会将已获得批准和未获得批准的货源列表保存下来。 根据以前保存下来的某项货物的供应情况，选择若干个供 应商，邀请其就所需货物投标。
3、报价请求
在选择好若干个供应商后，系统会自动生成一份报价请 求文件。报价请求编完后传递给供应商，请其对所需货物 及劳务的价格及付款条件给予确认。
7、确认发票
在支付货款前，必须根据收货文件和原始的购买订单 文件对发票进行检查。
对发票进行确认可以将材料管理和采购与系统的其他 组成模块（账务处理模块和成本控制模块）衔接在一起。
当发票确认工作完成后，系统还可以自动将购买订单、 收货文件与发票3份文件进行核对。
8、付款
付款是按照购买订单或者供应商控制记录 中详细规定的方式和条件来执行的。
《会计管理信息系统》杨周南主编，首都经济贸易大学出 版社，2004年1月
第一节 采购与应付子系统概述
一、采购管理
采购管理的目的： ☆减少资金的占用 ☆减少经营的风险和存储的成本，把库存减少到最低可
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8.2.1 采购与应付子系统的业务流程分析
采购业务流程较为复杂，下面对该业务流程作出 描述：
（1）请购部门根据需求编制物料请购单，采购部门审批 后，根据库存信息、供应商档案以及价格信息，选择 合适的供应商，并填写采购订单，经确认后交给供应 商。 （2）供应商接到订单后，进行发货处理。并传递采购发 票。
2．采购部门的采购订货活动
采购部门收到请购单，由专职人员负责这项采购，选择 供应商，编制采购订单，并将采购订单传递到财会部 门、验收部门以及供货商等。
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3．验收部门的验收活动 当货物送到验收部门(仓库)时，经办人首先在采 购订单档案中找出采购订单，进行核对，编制 验收报告后，办理入库手续，开具入库单，根 据入库单登记库存账，并将验收报告送到财会 部门。 4．财务部门的活动 （1）处理采购发票及付款
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2. 业务处理
包括采购订单处理、入库单处理、采购发票处理、 采购结算处理。 （1）采购订单处理
（2）付款
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8.2.4 采购与应付子系统的用例图
采购审批 选择供应商 请购申请 编制采购订单 请购部门 采购部门
接收订单 处理发票
发出订购单
传递发票
发货
付款
采购结算
供应商 验收货物 编制入库单
财务部门
验收部门（仓库）
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8.3 采购与应付子系统总体设计
8.3.1 采购与应付子系统的功能结构
采购类型设置模块的功能是根据用户管理的需要(如按采购 类型进行统计)允许用户将采购类型信息输入计算机并保 存。当用户在使用采购与应付子系统填制采购入库单等 单据时，输入相应的采购类型，为统计分析提供依据。 采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。
（2）发运方式设置
用户在处理采购业务的运输方式时，应先行在本功能中设 定这些运输方式。本功能完成对运输方式的设置和管理。
1．审核采购订单 2．处理采购发票 3．完成付款 4．统计分析
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8.1.3 采购与应付子系统的特征
1．材料采购结算的状态多种多样 2．数据存储量及输入量大 3．管理要求高 4．与其他子系统联系广泛
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8.2 采购与应付子系统的需求分析
8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 采购与应付子系统的业务流程分析 采购与应付子系统的角色 采购与应付子系统的用例 采购与应付子系统的用例图
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（3）货物到达采购企业，提交采购部门，采购部门根据 采购订单和实际到货数量进行确认，填写收货通知单 并提交验收部门，验收部门对货物进行质量检验，并 对收货通知单进行签字确认。再进行入库处理，填写 入库单。 （4）财务部门收到采购发票后，进行确认，核对无误则 进行采购结算处理。并编制会计凭证，登记相关账簿。 （5）财务部门在付款到期日复查采购订单，入库单，和 采购发票，确认无误则生成付款准备通知书，签发支 票付款，并生成付款单。并编制会计凭证，登记相关 账簿。
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8.2.2 采购与应付子系统的角色
对采购与应付系统的需求分析，我们归纳出如 下角色：请购部门、采购部门、财务部门、验收 部门、供应商等。
请购部门
采购部门
财务部门
验收部门
供应商
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8.2.3 采购与应付子系统的用例
1．请购部门的请购活动
当企业需要采购存货时，请购者编制购买存货的请购单， 并送到采购部门。
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（3）供应商档案设置
供应商档案设置模块功能是将用户输入的每个供应商信息(主 要包括基本信息、联系信息、信用信息、其他信息)，存入 “供应商档案”文件，为编制采购订单、应付账款核算和 管理等提供数据。 供应商档案基本信息设置主要包括：供应商总公司（供应商总 公司指当前供应商所隶属的最高一级的公司）、所属行业、 税号、法人、开户银行、银行账号等。 供应商档案联系信息主要包括：地址、到货地址、发运方式、 到货仓库等。 供应商档案信用信息设置主要包括：应付余额、扣率、信用等 级、信用期限、付款条件、最后交易日期、最后交易金额、 最后付款日期、最后付款金额等。 供应商档案其他信息设置主要包括：分管部门、专营业务员、 发展日期、停用日期、使用频度等。
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（4）期初余额设置
期初余额模块的功能是将用户输入的采购、应付账款等期 初余额存入相应的文件中，为计算机系统核算和管理采 购、应付账款等业务提供基础数据。
（5）其他设置
包括入库单编号及发票默认税率的设置，公共参数（存货 是否分类、供应商是否分类、是否启用外币、辅助计量 单位、启用会计月份等）的设置，结算选项的设置，应 付参数（应付账款核销方式、预付账款核销方式、汇兑 损益方式、应付确认日期依据、现金折扣等）的设置等。
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第8章 采购与应付子系统
8.1 8.2 8.3 8.4 采购与应付子系统概述 采购与应付子系统的需求分析 采购与应付子系统总体设计 采购与应付子系统详细设计
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8.1 采购与应付子系统概述
采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计 划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取 得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济 活动。 采购与应付子系统是用于支持各种材料物资采购 (原材料、外购半成品、修理用备件、包装物、 燃料、低值易耗品)或商品的采购、付款有关业 务处理、计划制定、会计核算、采购与付款控 制等业务活动的子系统。
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8.1.1 采购与应付子系统的目标
1．采购订货管理
及时、准确地完成采购订货管理，反映和监督采购订单 的制订审核和执行情况。
2．采购日常业务处理
及时、准确地完成采购入库、采购退货、发票处理等日 常工作。
3．应付账款核算与管理 4．为管理决策提供支持
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8.1.2 采购与应付子系统的任务
根据采购与应付子系统的用例图可以分析得出其功能结 构图。采购与应付子系统主要由初始设置、业务处理、 应付款处理、账表处理与系统维护等模块构成。
初始设置 业务处理
应付款处理
帐表处理
系统维护
图8-3 采购与应付子系统的功能结构包图
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1. 初始设置 包括采购类型设置、发运方式设置、供应商档案 设置、期初余额设置和其他设置。 （1）采购类型设置