公司采购管理流程手册

公司采购管理流程手册 TPMK standardization office【 TPMK5AB- TPMK08- TPMK2C- TPMK18】

采购与合同管理流程手册

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目录

第一部分 概述

1

定义与范围

采购的定义

▪ 采购是指企业在日常经营活动中购买商品或接受劳

务供应并支付价款的活动。 ▪ 采购交易分为集中控制和分权控制两种方式，应根据集中采购部门的规模及专业化水平，逐渐扩大集中采购的范围，争取最大限度的采购效率和收益改进。

▪

特点等采用招标和非招标竞价方式。

▪ 分散采购是指采购对象不属于采购目录规定的范围，由各级公司分散执行采购的采购方式，分散采购主要以非招标竞价方式为主。 ▪ 例外采购包括委托采购、偶然采购和紧急采购，在例外采购情况下也应尽量使用授权供应商。 ▪ 委托采购是指采购中心将采购目录中规定的项目委托有关机构在授权范围内进行采购。 ▪ 偶然采购是指一次性的采购或者仅为一次性、非循环使用产品或服务的采购。 ▪ 紧急采购是指由于不可预测的紧急情况，不可避免的需要立即采购紧急的商品或服务。

采购的范围

▪ 本流程手册的采购范围主要包括以下内容： ▪ 固定资产

- 工程基建 - 汽车 - 设备 - 办公家具等 ▪ 低值易耗品

- 办公用品 - 劳务用品等

采购

集中控制 分权控制

▪专业服务

-咨询

-技术服务

-业务宣传

-广告

-印刷

-电子商务网站设备托管

-电信线路

-卫星通讯

-快递

-清洁

-酒店

-票务

-维修等

▪对于以上采购范围内的需求对象，采购中心和管理

层可以结合××总体战略，采用购买、外包、租赁

等多种方式。

▪本手册对采购业务以及与之相关的财务控制进行了

描述和规定，以采购委员会、采购中心职能为主，

同时对各级使用部门、策略计划部、财务中心、技

术部门、工程管理部、行政办公室等多个相关接口

部门做出了规范。

▪此外，本流程手册对采购道德风险的控制也进行了

规范。

会计政策▪采购确认遵循权责发生制原则，付款和费用承担根

据“收益”原则。

采购原则一般情况下，符合下列的9项采购指导原则时，可以

认为是一项资金利用率高，有价值的采购：

1.采购需求明确；

使用部门明确采购需求及采购的目的，可以使采购部门执

行采购更具有目的性。

2.采购项目拥有长远经济价值

采购部门执行采购时必须考虑采购标的的经济价值，从长

远考虑该项采购的未来价值。

3.采购必须做到及时

采购部门应及时完成采购项目，以满足使用部门的需要。

4.采购消耗最少的管理资源

采购应充分利用共享服务结构，利用集中采购减少管理成

本；

5.加速低风险的采购

采购部门应尽量简化低风险采购流程，降低采购管理成

本；

6.采取招标方式的集中采购

对大宗采购和服务咨询项目，采购部门应采用招标方式选择供应商，获取较高利益；

7.鼓励拓宽供应商渠道

采购部门应拓宽供应商渠道，广泛收集供应商信息，为实际采购操作提供广泛的选择余地；

8.整体的采购规划

采购部门应通过共享服务的构架，设计符合全集团的整体采购规划和采购流程，在全集团范围内统一执行。9.采购应合理规避控制风险

任何采购操作流程均应以实现内部控制、规避采购风险为前提。

2

组织架构

现状

流程手册现状可行性

在建议结构未建立之前，采购中心可以根据以下职能对应关系，利用本流程初步规范采购业务： ▪ 申请管理

建议职能架构中，采购申请由集团行政办公室、信息技术部、固定资产管理中心分别受理来自于集团、总公司、分支机构中的采购申请，而目前集团采购中心面对五大接口，因此手册中提及三大接口的职能现阶段可由五大接口完成。

▪ 采购预算与计划

集团

分支公司 行政路线

共享服务路线

本手册前提条件是由策略计划部提供详细的年度采购预

算。目前状况下，采购预算尚需提高，采购中心员工需要

协助预算部门编制采购预算。

▪采购物品保管

在建议的职能架构中，将采购物品划分为低值易耗

品和固定资产，低值易耗品和固定资产的实物管理

由各级公司行政办公室保管员承担。目前状况下，

低值易耗品的管理可由办公室负责，集团固定资产

的实物管理由计财部固定资产管理处负责，其他各

级公司固定资产的实物管理可由各级公司办公室负

责，电脑设备的实物管理由各级信息技术部负责。

▪财务

在建议的职能框架中，由财务中心负责采购业务的

付款、费用分摊和会计核算。目前状况下，采购中

心采购业务的付款和会计核算可通知应承担采购成

本的分支公司计财部直接向供应商付款，并进行会

计核算；如果由集团代垫货款的，可在应承担采购

成本的各级公司签署垫付确认单后，由集团计财部

向供应商垫付货款，并进行会计核算，采购成本通

过内部往来报单分摊到应承担成本的各级公司。

3 职能说明

4

采购管理运作分类

采购管理的运作可分为： 控制环境

运作分类 具体工作

控制程序

▪

经营

管

理的观念、方法和风格

▪ 组织结构

▪ 文件设计和记录

▪

独立复核 ▪

授权

采购基础