体系文件——记录控制程序

体系文件——记录控制程序

编号:QMHSE,2 —2008.04

发放编号:

记录控制程序

编制部门:公司办公室

编写: 审核: 批准:

发布日期:2008年4月实施日期:2008年

,适用范围

本程序适用于公司质量、环境、测量、HSE管理体系运行过程中产生的各种记录,包括供方/承包方提供的记录,的管理。 2 职责

2.1公司办公室负责公司质量、环境、测量、HSE管理体系记录的归口管理。

2.2各单位、部门负责本单位、部门质量、测量、环境、HSE管理体系记录的管理。

2.3供方/承包方提供的记录,由接收部门负责管理。 3程序

3.1记录控制程序流程图

管理者代表公司办公室相关部门各单位相关单位

程序文件生成的记供方、承包方

提供的记录录表式

运行控制文件、作业指导

书生成的记录表式批准

形成质量/环相关领导审批、发布境/测量/HSE

程序文件现

行记录目录

相关体系记录归口管理室统一管理，编制单位(部门)质量/环境/测量/HSE现行记录目录

现场使用、保管

保管到期，鉴定

是否有保存价值

否是

数据存档

数据销毁

整理、保管、编制检索工具、提

供利用

保管期满、鉴定销毁、保存销毁

记录

记录控制程序流程图

3.2记录分类

1,实施质量、环境、测量、HSE程序生成的记录

2,实施质量、环境、测量、HSE文件生成的记录

3,供方/承包方提供的记录

3.3记录表式的设计、审批、修改和发布

3.3.1在编制质量、环境、测量、HSE体系文件时～同时制定相应的记录表式～并在记录表式下方注明保存期限,记录表式的审批、修改和发布与文件同步进行。

3.3.2记录表式的设计,要和体系文件的规定要求和实际状况相适应～需要记录的内容都要有对应的栏目～可有可无的栏目一律不设。 3.3.3附有记录表式的运

行控制文件不应以行政公文形式下发。 3.3.4经批准引用的外来文件～其记录保留原编号～并收录《质量/环境/测量/HSE管理体系现行记录目录一览表》。

3.4记录的标识和填写

3.4.1 记录标识

3.4.1.1程序中的记录标识

X R XX〃XX X

版本号

记录顺序号

程序顺序号

记录代号

体系代号*

*注:质量管理体系代号为Q～测量管理体系代号为M～环境和

HSE管理体系通用的代号为EH～HSE管理体系代号为H～质量/环境/测量/HSE 体系中通用的程序～此代号为空。

3.4.1.2质量、测量、环境、HSE文件中的记录标识

X R 〃 X XX〃XX -- X

版本号

记录顺序号

文件顺序号

单位代号

记录代号

体系代号*

*注:质量管理体系代号为Q～测量管理体系代号为M～环境和HSE管理体系通用的代号为EH～HSE管理体系代号为H～质量/环境/测量/HSE体系中通用的程序～此代号为空。

3.4.2记录的填写。

a)字迹清楚～内容完整～数据正确～填写及时,

b)不得用铅笔填写～长期保存的记录用黑墨水或蓝黑墨水填写～对不要求填写的内容划斜线表示～必要时加注说明,

c)不得随意更改～当填写错误时～在原记录内容上划一横线～将正确的数字写在被注销数字上方～并经记录人签字确认。分析检验报告单、计量器具检定记录除记录人签字确认外～须经记录人的上级审核。

d)记录不得使用涂改液进行修改,

F,电子记录应进行加密处理～防止非法访问和修改～及时进行备份。贮存有记录的磁盘～不得更改其信息～并妥善保存～以备核查。

.4.3现行记录目录一览表的编制 3

a)为防止使用失效和作废的记录表式～公司和各单位、部门应滚动编制现行记录目录一览表,包括发布和使用的质量/环境/测量/HSE管理体系记录,～每半年书面发布一次,发布在10.98.3.22相关栏目中的一览表应随时更新,。

b)现行记录目录标识

示例:

XD X XX -- XXXX XX

年月

文件顺序号

单位代号

文件代号

体系代号*

*注:质量管理体系代号为Q～测量管理体系代号为M～环境和HSE管理体系通用的代号为EH～HSE管理体系代号为H～质量/环境/测量/HSE体系中通用的程序～此代号为空。

3.5 记录的贮存和保护

3.5.1不需归档的记录～由各单位、部门指定专人自行保管～保管环

境应适宜～有利于安全存放并便于存取、检索和提供利用。 3.5.2有长期保存价值的记录在第二年第一季度向档案部门移交。 3.5.3 向档案部门移交的记录～应填写移交清单,一式二份,～由移交人、接收人双方签字确认。

3.5.4归档的记录应齐全、完整、准确～能够真实地反映质量、测量、环境、HSE管理活动。

3.6记录的销毁

记录保管期满后由记录的保管部门自行销毁。对有保密要求或在法律上有追溯要求的过期记录应经各单位、部门主管领导批准后销毁～并保留销毁记录。

3.7记录管理状况的检查

各单位每季应对本单位记录管理状况进行检查～检查情况及时填入《HSE检查台帐》。

4 记录

4.1 R02.01-A 记录移交记录

4.2 R02.02-A 记录销毁记录

4.3 R02.03-A ,单位名称, 管理体系现行记录目录一览表

记录移交记录

R02.01-A

序号归档时间记录名称记录编号页数载体形式保管期限备注