采购流程方案说明

一、采购流程

1、整体流程图：

采购申请→→询价→比价→实地考核

供应商信息库问货

供应商→筛选供应商→开模打样→请购部门确认→试

新供应商入供应商信息库总/副总经理确认

验性小批量下PO单→跟单→现场验货→请购部确认→量产下单→实时

到货检验

跟踪供应商进度以及质量→现场抽检→请购部门以及相关领导确认→入库

2、人员配置

●供应商开发一名

●价格谈判、供应商审核以及验收一名（主管）

●跟单一名

●助理一名

3、采购申请（书面和电子文档）

●固定资产或大项目/大金额采购（例如5，000元以上）

需求部门或个人根据需要某种或某些物料，必须按照规定的格式填写请购单，容

要素：请购物品的序列编号、请购的所属部门、申请日期、用途、品名、数量、规

格（请购物品的样品或图纸或技术资料需作为附件形式附在请购单背面）、预估金

额、需求时间、特殊要求备注、请购人/部门、主管签字、采购部签字、财务审核

及总/副总经理签字。如下表：

固定资产购置申请表

附件表一、

●一般物资采购，包括定期采购以及零星货品、耗材采购（例如5，000元以下）

请购表的容要素：申请日期、请购部门、品类、用途、品名、数量、规格、预估金额、到货时间以及特殊需求的备注，无需总经理/副总经理签字。如下表：

●请购人或部门在采购部签字接收后应备份留底请购单。

●当遇上特殊或紧急状况，请购人所属部门主管无法及时签字确认时，可以通过能留

有字面信息的联系方式进行确认，交采购部门签字后补手续。

●请购部门如有指定品牌或供应商需提交书面说明作为附件附于请购单背面。

●请购单如有更改需请购方报之相关领导确认签字方可提交到采购部。

4、采购部规化接收请购单

●采购人员在接受请购单时必须要对字迹、签字、物品要求等各方面进行审核。

如物料规格图纸信息不全、相关签字不全等将不予受理。

●采购部受理前应及时从库存部获取库存信息，避免重复采购造成库存积压。

●对于不符合相关规定的请购单，由采购部及时以书面形式通知请购方并说明其原

因。

●对于紧急请购项目作优先级处理。

●无法达到请购部门的规定时限完成采购任务的应给予及时通知，以便作出及时调

整。

5、采购周期的规化

5（1）新项目采购周期

5（1）a. 大金额项目采购周期（5，000元以上）

大金额项目采购可以采用线上以及线下统一招标模式同时进行。

询价比价招标周期 + 审核周期 + 打样周期 + 供应商供货周期 + 安

全供货周期

询价招标周期：一周

审核周期：三个工作日

打样周期：根据实际项目工艺而定，例如如下：

——服装类从制版到打样成品通常一个工作日

——注塑件从开模到试模到打样成品根据工艺的难易程度十天到一

个月不等

——印刷、礼品类通常5个工作日

——定制办公家具类按常态分油漆材质和板式材质通常分别为5和

10个工作日

——展品类通常2个工作日

供货周期：根据供应商的实际产能以及采购数量以及制造工艺而定，需与供应

商协商。

安全周期：供货期× 30%

如下图：

5（1）b. 小金额项目采购周期（5，000元以下）

询价比价周期 + 审核周期 + 打样周期 + 供应商供货周期 + 安全供货周期

由于小金额含有应急性，快速性，采购周期必须在经可能短，对于标准件的

采购以本市供应商为优先选择，要求3天到货；对于非标件需定制的根据工

艺的难易程度，要求在5天到7天到货。

5（2）老项目采购周期

5（2）a. 定期或不定期采购的品项

采购前必须定期提供样品以保证其质量的稳定性；

定期现场考核供应商以保证其供货能力的稳定性。

询价、议价周期 + 下单周期 + 供货期 + 检验周期

5（2）b. 新供应商开发

当老项目供货的供应商未能通过定期的审核或由于自身部原因已不再适合

对老项目的供货时就必须开发新的供应商，周期流程同5（1）a./b.

6. 询价、议价、招标供应商

6.（1）. 制定询价表单模板

要素包括品名、数量、规格型号、质量要求、单价、税率、税价合计、付款

方式、交期、包装要求、配送方式、运费、售后服务、质保期。另附上一份

供求双方的协议。

例表如下：

附件表四、

6.（2）. 大金额项目线上招标询价

6.（3）. 小金额项目线下询价

●采购员收集相关供应商信息进行初步筛选后交由采购部经理审核；

●采购员通过对筛选出的生产商或供货服务商直接询价，按三方报价的原

则；

●要求采购员完成询价单的填写；

●由采购部主管进行审核筛选；

●将询价所有信息资料共享提交请购部门以及领导，并让其书面确认，如询

价不通过将重新进行

7. 比价、议价环节

7.（1）. 对于老产品，采购员可以通过以往的该产品的报价进行比对

7.（2）. 对于新品项，采购员应通过多家供应商的报价进行比对

（比价表单见附件五、）

7.（3）. 比价议价的结果汇总并交由领导审核确认

8. 样品定制流程

8. (1). 常规流程

●采购部门及时提供详细准确的产品数据以及相关图纸给供应商或生产商