采购工程师学习资料

采购知识集锦
采购作业指导书
以下是我们公司的一些采购作业指导书，请大家多多指点。

一、目的：
通过对采购过程进行有效控制，确保产品的原（物）料、零件、包装材料的品质、价格、交期与数量能满足本公司的要求，以最低的库存保障生产的畅通。

二、采购的种类：
根据物料的用途，物料采购可分生产性物料采购（原/辅材料采购）与非生产性物料采购（办公用品、劳防用品、机物料消耗品、设备、量/器具、模具与样品等的采购）两种类别。

三、物料采购审批流程
1．生产性物料订购审批流程
采购员根据业务部门的《制造通知单》及《生产计划》、《生产BOM表》、《技术BOM 表》制定《物料需求表》；送交仓库填写库存状况后结合最低订购量、安全库存量确定订购数量；由采购员依据《物料需求表》编制《物料订购单》予资材部经理批准采购。

《物料需求表》应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、单耗、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等资料。

2．非生产性物料请购审批流程
办公用品、劳防用品由使用部门编制《__月办公用品、劳防用品使用计划》，经部门经理、总经理审批，审批后交仓库汇总并清查库存，结合安全库存量填写《请购单》；机物料消耗品等由使用部门填写《请购单》经部门主管复核，总经理审批。

审批后交资材部经理安排采购员编制《物料订购单》，经资材部经理审批后由采购员安排采购。

3．设备、量/器具、模具的审批流程：由直接指导或从事该项工作的人员填写《请购单》，经部门主管审核，总经理批准后交采购部制定采购计划采购。

4．样品试制物料的审批流程：如技术部生产样品需用某种物料，公司未有此物料或为新增物料时，由技术部人员填写《请购单》及图纸资料，经部门主管审核，总经理批准后交资材部经理，由资材部依元件规格资料要求寻找供应商采购。

四、询价、比价、议价、定价作业
1.本公司所有物料采购必须向经公司认可后的合格供应商购买，设备、器具以有信誉、有能力之生产厂商为询价对象。

2.比价、议价：采购人员在合格供应商中选择两家以上厂商进行询价，以利于比价作业进行，并从中挑选在品质、价格、交期与服务等方面符合公司要求的厂商；采购人员与厂商议后，将比价、议价结果报资材部经理。

如客户指定要求或特定技术时，不受此限。

3.议价过程必须明确交货周期、日产能、是否有最低订购量要求及最低订购量、品质标准、
价格条件、包装要求、货款支付周期等。

4.定价：资材部经理依据议价结果选择合适的供应商，签订《采购合同》及《物料定价表》经资材部经理审核、总经理批准后实施。

5.涉及技术性的图纸或公司提供的样品，资材部必须同外协厂签订技术保密协议，以保障公司利益。

五、《物料订购单》的开立、分发与变更
1．所有原（物）料的采购必须采用本公司的《物料订购单》，《物料订购单》一式四份，一份由采购存档，一份由财务结算，一份由仓库收货及进度跟踪，一份供应商存档。

2．采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下填写《物料订购单》，并明确供应商名称、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、交货时间、品质要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件,应在《物料订购单》上注明所附文件的识别方式。

3．已下达的《物料订购单》如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供应商未正式生产前通知供应商，否则供应商有权不予接受修改内容。

如供应商已投产需测算数量及金额，报业务部与客户协商处理。

订单修改后须编制新的《物料需求表》及《物料订购单》并注明“修改”字样，或注明原单号作废字样，取消并收回已经分发的《物料需求表》、《物料采购单》（含部分修改或全部修改）；订单取消亦同。

六、采购物料的交期控制
1．采购人员在《物料订购单》发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认函，急单采购要将约定交期回复需求部门，并建立《采购台帐》，在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明"异常原因"及"预定交货日期"，呈资材部经理核示后转送需求部门，依需求部门意见拟订对策处理。

2．仓管人员应根据《物料订购单》提供原（物）料到位的数量与质量信息，提醒采购人员未按交期到货的信息，以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。

七、验收及入库
1．采购物资到厂后，供应商将《送货单》交仓管员，由仓管员引导供方将物资存放在待检区。

供应商《送货单》必须注明我公司《物料订购单》单号及订购数量、送货数量等信息。

2．由采购员和仓库管理员在一个工作日内依《物料订购单》对检验物资进行验证。

验证内容包括：物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，数量按抽样比例进行量测，遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。

验证合格后开具《送检入库单》在二小时内通知检验人员进行检验。

检验合格后由仓管员依照定置管理进行归位摆放，并依《送检入库单》及时填写《存货吊卡》和登记《存货计数帐》；检验不合格需退货的填报《验退单》办理退货手续。

3．入库数量与订购数量必须相吻合，严格执行入库数量上浮比率标准，超出部分填写《验
退单》通知采购人员予以退回供应商处理。

如供应商确需寄存于我司仓库等待订单的，由仓管员在《厂商寄存物料登记簿》上登记。

并将寄存物料按定置管理摆放，并做好标识；交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但不影响订单生产，有利降低库存积压的由仓库主管复核，经资材部经理同意，可免补交，短交如需补足时，仓管员应通知采购部门联络供应商处理。

4．由于品质不符合规定标准，但不影响顾客要求，或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资，采购人员应与供应商联系退换或返修，如由我公司特采或降级处理，采购和仓管人员应跟踪该批物资对我公司的费用影响，并通知供应商对该批物资进行折价或补偿处理。

5．《送检入库单》须依据《物料订购单》、《送货单》或《发票》载明供应商名称、订购单号、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、金额、备注，《送检入库单》经仓管员、检验员、仓库主管签字后将结算联、财务联连同送货单、发票交采购人员。

6．采购人员对照《物料订购单》、《送检入库单》、《发票》、合同、定价表进行核对，核对无误后交采购经理复核并同时登记《采购台帐》核销采购订单，复核后转交财务办理入帐手续。

八、采购费用的报销
采购人员依据采购合同约定的付款周期到期办理《付款申请书》，经财务核对无误后交资材部经理、总经理审批，审批后交财务出纳付款，并在《采购台帐》中记录。

确认出纳付款后在《采购台帐》中冲销应付款项。

十一、报表的填报
采购人员依据采购台帐每月底报送《采购月报表》及《应付帐款余额表》，报送相关部门人员（财务、总经办、资材部经理）。

十二．存档
采购人员应对《制造通知单》、《生产计划表》、《生产BOM表》、《技术BOM表》《物料需求表》、《物料订购单》、《请购单》、《送检入库单》、《验退单》、《采购合同》、《报价单》进行分类整理，按时间序时顺序装订成册存档一年。

采购控制程序
1、目的
为使本公司采购作业有所依循，物料有所控制，达到提供适质、适量的采购职能，确保公司采购产品均能符合要求条件，物制定本程序。

2、适用范围
适用于原物料、生产辅料、仪器设备、办公劳保用品等有形物之采购及承运、委外加工等劳务管理。

3、职责
3．1 物料课长：订购价格在5万元以上之订单之审核。

3．2 采购课：运输、办公劳保用品、生产及辅助材料、承运及委外加工之采购经办单位。

3．2．1 采购主管：采购计划之编制、5万以下订单之审核及5万以上订单之复核、急料之跟催。

3．2．2 采购员：订单之计算与下达、物料之跟催。

3．3 货仓部收料员：所有有形物料、设备及办公劳保品之数量验收。

3．4 IQC部：秘有生产及辅助材料品质验收。

3．5 工程部：仪器设备品质验收。

3．6 工模部：工模品质验收。

3．7 PMC部：生产计划之编排，物料之跟踪及交期控制。

4、定义
4．1 订购点=实际最低存量=理想最低存量+安全存量=购备时间*每日耗用量+安全存量。

4．2 购备时间=处理订购时间+承商制备时间+运交时间+检验验收时间。

4．3 最高存量=一个生产周期时间*每日耗用量+安全存量。

4．4 存货订购量=最高存量-安全存量=一个生产周期时间*每日耗量。

4．5 净需求=计划生产量*BOM+损耗?库存量?已订未交量。

4．6 库存量=现有库存?生产线已开单未领量。

4．7 已订未交量=订购量-已交货数量。

5、程序要点
5．1 下达月出货计划：PMC接到订单计划后，经分析物料、产能及其他因素、编制月出货计划，并下达到采购部。

（有关作业参考《生产计划控制程序》）
5．2 提出采购需求：
5．2．1提出物料、半成品外协采购需求
A、订存货：物料库存到达订购点（实际最低存量）时，由采购员下达《订购单》进行订购，订购量介于“订购点”与“最高丰量”之间。

B、跟单订货：采购员查询《库存报表》（物料、半成品），展开BOM，除去已订购存货之物料，得到毛需求，再填制《物料需求分析表》，计算出净需求。

5．2．2 仪器设备、工模及仪校服务等由使用部门填写《请购单》，5万元以下经部门经理批准，超过5万元经副总批准方可下过《订购单》。

5．2．3 承运事务由使用部门填写《请购单》，5万元以下经部门经理，超过5万元经副总经理批准方可下达《订购单》办理订购。

5．3 物料、半成品外协采购计划：计算出物料、半成品外包净需求后，根据《月出货计划表》、《产品产能表》及参考协力商《生产能力调查表》、采购主管编制出《采购计划表》并
交与物料经理审批。

5．4 物料订购及半成品外协：根据《采购计划表》，各采购员下达相应《订购单》至供应商办理订购事宜。

5．5 询问交货期：
5．5．1 下达《订购单》后，同时附上《物料供应回复表》，到供应商，并要求供应商24小时内将表复回，回复交货期。

5．5．2 根据供应商回复之《物料供应回复表》。

判断其我货期是否影响要公司之出货计划，若有影响，根据《采购协议书》，再与PMC部和供应商之间进行协调，协商一个合理交期。

5．5．3 由PMC部填写《交期交量变更通知单》经主管审核送交销售部门，根据《合同评审程序》之规定与客房商讨交期变更事宜。

5．6 确定物料最后交期：供应商得到所有交期协商结果后，于24小时之内确定所有物料最后交货期，并填于《订购单》上，回传至采购部，以确定违约责任。

5．7 进度控制：
5．7．1 根据回复之《订购单》，采购员编制《物料进度控制表》经采购主管审核后进行物料跟催。

5．7．2 交期交量变更处理：
A、协力商因内部原因而影响交期交量者，须尽快书面通知采购部门并重新确定交期，除按《采购协议书》确定其违约责任外，按5.5.3程序处理。

B、如客户有要求变更交期交量者，须由销售部门按《合同评审程序》及《客户协议书》之规定进行沟通协商，确定违约责任，若确认变更，将结果填写《交期交量变更通知单》交由PMC部门，PMC部门书面通知采购部，采购部根据《采购协议书》确认是否可以通知供应商变更交期交量，若本公司有违协议条款，可与供应商协商变更事宜，以尽量减少公司损失。

有关作业可参考《合同评审程序》和《生产计划控制程序》。

5．8 验收：协力商提供之产品按《保管控制程序》和《进货检验与试验控制程序》进行数量与品质验收。

5．9 记录维护：包括请购、采购订单等资料，应由采购经办部门按《品质记录控制程序》之规定加以保管及维护。

采购管理程序
1、目的：为了降低采购成本，防范采购风险，控制采购过程，并保证采购物料的品质符合公司的要求，确保出货交期。

2、适用范围：适用于公司所有采购物料的过程控制。

3、权责：
3．1、采购员——依〈〈物品申购单〉〉下〈〈采购订单〉〉以及工程样品和医疗事业部样品的寻样，议价，同时对采购物料的交货进度，品质异常的处理和跟进，协助主管对新供
应商的开发等。

3．2、资材助理——对供应商的报价单整理规档，并输入电子档，〈〈单价明细〉〉电子档，依主管授权对〈〈采购订单〉〉的单价进行核对控制，结资材部文件的收发管理。

3．3、物控——根据仓库库存填写内部订单〈〈物品申请单〉〉每天对在途物料交期的掌握和跟催。

3．4、资材主管——对采购过程的控制和新供应商的开发，每月对市场行情的考察，比较分析本公司采购单价的合理性。

4、内容
4．1、采购流程请参考〈〈采购作业范围〉〉
5、过程控制：
5．1、仓库必须依据历史收发记录制定合理的〈〈安全存量基准〉〉对于库存异常状况应及时向上反映。

5．2、物控必须依据〈〈内部订单〉〉或仓库库存状况提出物料申购需求，〈〈物品申请单〉〉必须经过资材主管确认。

5．3、物控必须控制仓库库存，合理请购，避免造成呆料，断料等现象。

5．4、物控应根据历史耗用记录，定出合理的经济批量，经济批量应考虑行业量小包装或量小订购量。

5．5、仓库必须每月定期提报呆料明细给到采购会同工程，品质，业务进行处理。

5．6、采购依〈〈物品申购单〉〉或〈〈样品需求单〉〉进行采购作业，若有品名规格数量描述不可退回原申请人。

5．7、采购部必须建立供应商基本信息资料（包括：供应商能力调查表，营业执照，开户银行资料，认证证书等副本）
5．8、采购部应建立《合格供应商一览表》采购下单必须在《合格供应商一览表》中寻找供应商。

5．9、若急紧情况下或某特殊情况下，采购需要进行风险采购（即供应商没有纳入合格供应商一览表中）采购前必须汇报资材主管，业务经理和总经理批准后方可下单。

5．10、新增供应商的流程参照〈〈供应商开发评审程序〉〉
5．11、新物料报价至少有三家或三家以上的报价资料，资材助理应及时将报价资料输入单价明细的共享文档，并每周定期备份在服器上。

5．12、采购下单应在资材文员的〈〈单价明细〉〉共享文档中查找单价。

5．13、采购部的供应商联系资料及单价明细的电子档共享后必须设定密码，注意商业保密，不相关人员不得给予使用权限。

5．14、资材助理要及时更换旧文件，确保新版文件和图纸能够被正确使用，并有权向资材
部其它人员追要体系规定的文件。

5．15、采购应提前七天跟催采购交期，并直到物料到仓库为止。

5．16、采购应及时处理品质异常，并保持与供应商的沟通，直到品质异常处理结束。

5．17、采购必须每月对供应商进行评估，作为月度考核的依据，采购部应建立供应商晋升与降低级的制度，并依此作为订单分配的依据。

5．18、计划性的组织外审小组对供应商进行现场评审，达有到我司要求的要给予辅导，确保供应商提供符合我司品质要求的物料。

5．19、采购部应对供应商划分等级管理，一级供应商应占60%-70%的订单份额，二级供应商占20%-30%的订单份额`，三级供应商占10%的定单份额。

5．20、采购员必须交每日工作日报表，周报表和月报表以反映日常工作异常和工作进度以及订单分配情况和物料到货进度。

6、审批权限：
6．1、日常文件由资材主管审核。

6．2、报价资料和日常采购由资材主笑容可掬审核后，报业务副总处批准（代批人：财务主管或行政主管）
6．3、现金采购和风险采购由资材主管审核后报总经理批准。

6．4、没有经过批准的采购订单本公司视为无效订单。

7、引用文件
8、相关表单。

某电子厂采购管理制度
1.总则
1.1目的
为使本公司原物料的国内外采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适
价的原物料，特制定本制度。

1.2范围
凡大宗原料、辅料、包装材料、微量药品、设备、零件、器材、办公用品
等采购业务中，有关询价、议价、采购等作业,均适用本制度。

1.3 采购部门及权限的划分
1.3.1公司原物料的采购计划、价格、策略等均由采购委员会决议。

1.3.2临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总
经理签准。

1.3.3具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由请购
部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。

1.4 采购工作基本原则
1.4.1采购委员会是公司在原物料采购过程中的最高决策机构。

1.4.2公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。

1.4.3公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予
以充分的反映和监督。

1.4.4品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的监控。

1.4.5采购部门必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三
家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供给。

1.4.6采购委员会会议须定期与不定期召开。

例如，根据年、季、月销售和
生产目标应定期举行；根据原物料的采购特点及资金调度情况应不定
期的举行。

1.4.7采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，并及时提交采购委员会。

采购部应对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、
价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗
用情况等作出定期分析。

1.4.8采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务
处理等资料.
1.4.9采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业
务能力和思想品德水平。

1.4.10原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。

2. 采购委员会及其会议制度
2. 1目的
采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。

特
别在原物料成本占据销售成本75¬—85%左右的行业，原物料采购成本和储存
成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。

因此，有效的采购委员会制
度可以让我们得以：
(1)奠定稳定的采购管理工作基础；
(2)提高采购管理水平；
(3)降低采购成本和储存费用，合理使用资金。

2. 2采购委员会的组织及职责
2.2.1公司设立采购委员会，由总经理，副总经理，采购部经理，生产部经
理，品管部经理，财会部经理组成。

总经理担任采购委员会主席，采购
部经理兼任会议秘书，做会议记录并负责决议案的执行。

2.2.2采购委员会职责：
(1)拟定原物料的采购政策并确保政策的适当执行。

(2)依据本公司的质量标准，确保原物料的品质及合理的价格。

(3)审核决定采购的时机、价格及数量。

(4)协调、解决影响采购实施的重大问题。

2.3采购委员会组织的运行
2.3.1每月定期召开采购委员会会议
采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员会
召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分析资料，以供
会议讨论和决策。

2.3.2不定期召开采购委员会会议
对采购管理过程中的特殊事项，例如：原物料市场急剧变化时。

经采购
委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。

2.3.3开会的法定人数为全体委员的三分之二，采购委员会的决议须半数以上人员表决通过，方可执行。

出席采购委员会会议的列席人员无表决
权。

2.3.4采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参加，应授权代理人员参会。

2.3.5会议主持人为采购委员会主席，主席因故不能出席会议时应委托副主席或公司其他领导主持。

采购部经理负责会议的召集。

2.4采购委员会会议的内容及程序
2.4.1采购部经理报告以下情况：
(1)上次会议决议事项的执行情况。

(2)原物料的库存量、在途量。

(3)原物料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。

(4)月原物料采购计划及资金需求计划。

(5)采购部外欠货款情况。

(6)采购实施中需协调解决的问题。

2.4.2采购委员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定。

2.4.3会议决议事项由采购部经理记录，整理后呈采购委员会主席核准。

2.4.4采购部经理将核准后的会议纪要分送委员会成员,并负责决议案的执行。

2.5采购委员会控制要点
2.5.1对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。

2.5.2原物料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。

2.5.3原物料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。

2.5.4根据产销实际情况，确定每月原物料的安全库存量，确定需阶段性（季
节性）储备原料的合理库存量。

2.5.5对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。

2.5. 6采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。

为什么要产品承认书呢？
这是供应方和采购方共同的焦点，有了承认书，供应方可以根据自己本身的条件产品供应，超出条件产品范围，你可以不负任何责任，采购方也会根据你所提供的承认书有关内容，来确认供应商产品的品质合格与否，也是双方最后检验测试的依据或标准。

对供应方和采购方都提供有力的利益保障。

这也是避免因产品品质问题而产生纠纷的手段。

提供产品承认书应注意的事项：
1、承认书所列内容必须符合或满足生产商自身的产品条件，千万不能作假。

2、供应商与采购商都应签名盖章确认。

3、承认书必须要附有产品样品，并对产品样品共同封存。

4、样品也有保存期，是对应产品有效期一致，过期样品，需要重新确认。

5、产品承认书在确认技术参数或其他数值时，尽量不要取绝对值，应加上允许偏差范围，这样就缩小自己产品的评价风险。

也给生产企业减少应承担的责任。

【公司产品承认书稿样】
某某有限公司
产品承认书
SPECIFICATION FOR APPROVAL
客户名称：
CUSTOMER:____________________________________
产品名称：
PART NAME:____________________________________
产品编号：
PART NO:______________________________________
送样日期：
DATE:___________________________________________
供应商确认（签字并盖章）：
Approved：___________________________________________________
客户确认（签字并盖章）：
Approved：____________________________________________________
产品检测报告
产品型号：
Part Number：__________________________________________________
1、定义
对产品有特殊定义的说明或与同行类似产品区分别的说明（一般的产品承认书比较少使用，但对出口商品建议使用）
2、技术参数：
（包含产品特性、满足产品用途的条件参数，例如主要产品物质结构，有电路应有电路图或其他重要技术说明，产品环境有害物质的说明、另外可以加入产品标准、测试检验和判断标准等）（再说明一点，特性是指产品所含成分的物理性能、比重、熔点、沸点、密度等）3、规格参数：
外径、内径、厚度、允许偏差范围
注意一点：国际上长宽高等尺寸应以毫米（MM）作为计算单位。

4、外观
说明对外观的要求，例如清洁度、伤损、颜色、透光度等
5、包装
包装分为内包装、外包装和包装方法三部分，可以附上图片示意图
6、存放条件、使用环境、有效期限和运输事项等
7、其他重要事项说明、声明
8、注意事项或附加说明
例如：主要加工操作注意事项、配制指导、安装指导、应用指导、操作流程和操作指导书等供货商名称：（盖章）
SUPPLER NAME:
联系人：
LIAISON：
电话：
TEL：
传真：
FAX：
地址：
ADDRESS:
诚信廉洁/保密承诺书
致：A公司(包括所属之各公司，统称A公司)
承诺方为A公司的供应商／协力厂商，在相关业务活动（包括交易洽谈、供货、服务、承揽、技术合作交流、物流、付款及其他履行交易合同等业務)中接触A公司相关人员和资讯，在诚信、廉洁暨保密等义务和操守方面作如下承诺：。