采购与付款内部控制

采购与付款的内部控制

企业内部采购与付款的控制与管理，确实很重要，它可以保证采购的及时和资金的安全，同时可以降低采购成本。采购活动至少涉及二方：采购方和供应商。因此，采购管理既有程序问题，又有对供应商的往来以及相关资料的管理问题。

采购与付款的内部控制要注意以下几个方面：

一、采购与付款业务的职务分离

在采购业务中需进行职务分离的有：

l、采购申请必须由生产经营部门提出，具体采购业务由采购部门完成。

2、货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂，购买伪质材料影响生产经营乃至企业整体利益。

3、付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。

付款的审批通常经过验货或验单后执行（预付款业务除外），以保证货物的价格、质量、规格等符合标准，是采购业务的最后一关，不能让其与目标审查人——供应商直接接触。

4、确定供应商和询价人员应分离；

5、货物的采购、储存和使用人不能担任账务的记录工作，防止绕过验单，减少或误记货物数量金额的可能。

6、接受各种劳务的部门或主管这些业务的人员应适当的同账簿记录人员分离；

7、付款的审核人应同付款执行人职务相分离。

8、记录应付账款人不能同时担任付款职务。

二、采购计划的内部控制

（1）采购业务必须经过请购、批准、订货（或采购）、验收、货款结算等环节。

（2）计划部门应该根据生产经营的需要，依据公司的一般授权（制度授权）与特别授权，向采购部门发出请购通知单。请购通知单要求注明购入材料用途（包括哪个部门、项目使用，何时要用）。请购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。

（3）采购部门根据请购通知单，填制订购单，订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等，预先予以编号，并经被授权的采购员签字。订

购单同时应致送仓储部门作为将来验收的依据。

（4）物资的采购，必须与供应商签订合同。重大合同应提请财务部门会签并且应得到公司董事会的批准。合同一经签订，必须及时将合同副本送财务部备案。

（5）批量物资采购，应采取竞价或招标的方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和经济性；

其他采购应注意：

1、固定资产的采购申请应按年度预算方案，事前由使用部门提出，经财务部门核对预算后，交采购部门。

2、临时性物品采购，由使用部门提出采购申请，并应详列采购需求的原因及要求，由使用部门负责人签字核准，交采购部门。

3、对于日常常用零星办公用品或费用等项目的采购，除非是初次需要或发生特殊情况，请购手续可相应简化。

4、保险、广告、咨询等劳务的采购，一般应由职能部门指定专门人员提出采购申请。该类采购申请应附拟选择的供应商并列示服务要求及收费标准，由公司管理层进行审批，同意后直接实施。

三、订货报价内部控制

订货报价是采购业务中的核心业务。其中对供应商品的选择又是保证材料成本和质量目标实现的重中之重。控制措施有：

1、注意收集供应商的基本资料并定期审查及调整。

2、对所有潜在供应商应就其质量和财务可行性进行检查；评估内容包括：他们的设备、工艺竞争能力、质量控制、运输记录、劳动力情况、成本结构、财务状况、售后培训意向等。

3、购置大批货物应获取一些合理的有竞争性的书面报价单。

4、就以上各因素确定目标价格，并不断与一批供应商协商以达到最优价格。

5、决定某一供应商时应提供相应证明文件，包括报价汇总表以及不选取具有竞争性报价供应商的证据和不选取低成本供应商的证据并归档。

6、决定某一供应商应由多部门监控。

7、可能的话，对采购人员定期岗位轮换。

8、当协商的价格、质量、付款期或订单范围发生变化时，对订单的变化应及时被授权、执行；变化的审批权应由公司管理层决定。采购部门还应当提供详实资料以证明以上的变化。

9、采购部门应注意以上资料的收集和归档。

四、货款支付内部控制

l、发票价格、运费、税费等必须与合同复核无误，凭证齐全后才可办理结算、支付货款；如有部分退货，注意从原发票中扣除后再办理结算。

2、除了向不能转账的或不足转账金额单位或个人支付现金外，货款一般须办理转账。货款支付前应由企业授权人签字。支票签章时应仔细审核有关单据。

3、购货发票以外增加的成本、费用及损失，如：装卸、搬运、在途损耗等；支付前须经会计部门的凭证审查和损耗原因分析，以确定其合法性和合理性。

4、付款凭证连续编号，付款业务及时准确记录。

5、与供货商定期联系，并定期与供应商对账。对已记录的负债应及时付款，以加强同供应商的良好关系和维持企业的信用。应定期检查应付账款的明细账和有关文件，以防失去可能的现金折扣。

6、要做好有关档案记录，对供应商的有关情况如供货能力、信誉等进行动态管理。

五、材料采购控制流程

采购及应付帐款循环程图

请 购 流 程 图

采购流程图

验收流程图