第八章-会展服务及现场管理方案
会展现场服务与管理
第四阶段：危机的控制
• 安排专项人员从事危机的处 理和控制工作，将危机损失 降至最小的基础。 • 及时、准确地与自己的组织 成员及客户通报相关信息 • 指定一个人作为展览会主办 方的发言人
四、会展危机管理与关系恢复
会展危机预防措施
1．建立会展 危机管理预警 机制
（1）成立会展危机管理委员会，对会展危机 进行预测分析； （2）制定会展危机应急计划/方案； （3）事先和媒体建立联系； （4）确定会展危机组织对外发言人； （5）建立处理会展危机关系网； （6）做好会展组织内部人员培训工作。
一、展会现场管理工作安排
展中现场阶段工作
1．展览会的开幕式组织工作 （1）确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单。 （2）确定邀请参展企业的记者名录。 （3）开幕式的场地搭建要求。 （4）开幕式主持人讲话内容的审定及参加嘉宾讲话内容的审定。 （5）开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安 排工作。
2．展会专题 会议策划
三、展览期间相关活动策划
2．展会专题 会议策划
（4）产品发布会 1.明确目的。 2.确定口径和发布方式。 3.选择时机。 4.确定对象。 5.发出邀请和接受报名。 6.确定主持人和发言人。 7.准备有关材料。 8.布臵会场。 9.安排翻译。 10.收集媒体的报道。
（3）行业会议 行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。 行业会议在策划上有三个方面的中心任务，即会议的主题、会议的议题和会议的筹备方案。
一、展会现场管理工作安排
展前布臵阶段
3．场馆现场协调工作 （1）负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。 （2）对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。 （3）为企业协调现场租赁业务。 （4）根据企业报名表，布臵安排会场外的广告宣传（一般为参展企业 根据要求而设立的）。 4．交通运输安排及搬运工作 （1）企业运输展品的接待及装卸。 （2）搬运工作协调。
会展现场服务与管理方案
会展现场服务与管理方案展会现场服务与管理方案一、展会现场服务与管理机构设置展览办公室全面负责展览会现场的相关事宜，包括展品运输和通关、展台搭建与施工、现场服务、协调个展区管理工作等。
客户服务中心负责展台搭建、改建、展品装卸、现场广告、物品租赁、水电、商务服务、宽带上网、翻译和礼仪等。
证件服务中心负责运输人员、施工人员、参展商、专业观众以及机构工作人员的证件事宜。
保卫办公室负责制定现场安全保卫方案，维护现场秩序，开展防火、防盗等安全保卫工作，处理各类治安和突发事件。
接待办公室负责接待领导和个团组参观大会事宜，负责展览期间嘉宾及代表团的食宿安排和接送等工作。
宣传中心负责展会宣传及新闻工作。
公众服务办公室负责展会餐饮供应，负责办公物资的供应，以及现场邮政、银行、通信设施等的落实。
二、观众现场服务与管理在展览前，我们需要结合本次展览会的实际情况，设计最合理有效的展览观众调查问卷，从而获得有价值的参考信息。
针对预注册观众调查问卷进行统计分析，从而使我们获得准确的观众反应。
对确定的调查问卷进行排版制作及印刷，包括观众胸卡及挂绳的设计、入场券、广告印刷、宣传册印刷等。
注册登记台所需表格和设备的准备，注册流程的标识。
提前对现场服务人员进行分工和专业培训及有效的管理。
为展览配置统一着装，规范服务人员礼仪。
在展览中，我们需要设置足够的登记台和填表台，注册和登记处应有显着标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。
观众登记信息的及时收集、汇总。
在展览出入口配置手持无线数据采集器，识别观众信息。
在展厅出入口处及展厅内部设置清晰的标志物，帮助观众了解展览布局，找准方向。
处理展览现场采集的观众的信息数据，调查问卷内容的录入和通过与观众信息的结合，对调查问卷的内容进行统计，及意见提取，可以了解观众的需要。
通过数据库存储和分析，为展览组织者提供观众的基本信息需求信息、行为信息等信息报告。
在展览后，我们需要向展览组织者提供完整的买家信息数据库，确定展览的效果并做出更准确的判断，同时也利于下一届展览的准确定位和有效宣传。
第8章 会展项目管理策划《会展策划》PPT课件
为了维护展览会的良好秩序，关管理规定，制定相关的安全规定，参展商和观众必须严格遵守执行，展览会现场设 立临时的治安管理中心有警察轮班值守，负责处理展览期间的治安事件。
（11）知识产权保护管理
展览组织者要保护参展商的合法权益，要根据中国商务部等部门联合发布的《展会知识产权保 护办法》的规定，博览会在现场设点接受知识产权权利人的投诉，暂停涉嫌侵犯知识产权的展 品在展会期间展出。
8.2会展物流管理策划
8.2.1 会展物流的概念及特征
1）概念
广义上来讲，会展物流展览前后展品的物流，会展活动期间向参展商和参展观众分发食物的物 流，以及与此相配套的会展设施的物流等 。从狭义来讲，就是以展品为主体所产生的物流过程， 而这也是我们要研究的重点。会展物流就是将展品，这种特殊的商品，为满足商品展览的特殊 需要，及时准确地从参展商所在国（地）转移到参展目的地、然后展览结束后再将展品从展览 地运回的过程，包括展览前后的仓储、包装、国内运输、进出口报关和清关、国际运输、展览 中的装卸、搬运、以及在此过程中所需要的信息流动。
8.2.2 会展物流的任务和目标
（1）最少的成本； （2）最便捷的方式，确保展览如期举行； （3）最方便的手段解决展品进口及展品出口所涉及海关问题；
8.2会展物流管理策划
8.2.3 会展物流体系的构建和管理
1）会展物流体系的构建
会展物流过程根据会展的不同性质也会有所不同。一般而言，构建会展物流所涉及的环节主要 有以下几个： （1）展览品从参展商所在地到展览场馆所在地之前的报关检验等。 （2）运输。如果展品的运输需要跨越国界，多式联运几乎成为必不可少的一环，各种不同形 式的运输方式结合在一起，共同完成货物从参展商所在地到异国的展馆。如果是同城展览或者 参照商到展馆的距离不是很远，那么大多会选择公路运输。 （3）展品从展馆外到展馆现场的搬运。 （4）货物的展后运输。
会展服务及现场管理
会展服务与现场管理教学大纲一、设计思路本门课程总共十个单元，共分为概述、会展推介服务、参展商服务、会展现场服务与管理、会展物流服务与管理、会展设计与搭建服务、会展服务礼仪、会展商务服务、会展安保清洁服务、会展客户跟踪服务十个单元，具体安排如下：1、第一单元：会展服务与管理概述——主要介绍了会展服务与现场管理的基本概念、类别与基本要求。
2、第二单元：会展推介服务——本单元主要讲述讲述了会展推介的基本概念，会展招展服务的操作，专业观众的组织等。
3、第三单元：参展商服务——本单元主要介绍展前宣传服务、客户沟通服务的流程与技巧，介绍了参展选择与实施的先关知识。
4、第四单元：会展现场服务与管理——介绍了会展开幕的服务与管理、展会观众类型与统计和展会期间的现场工作等。
5、第五单元：会展物流服务与管理——本单元主要介绍了会展物流服务与管理的基本理论知识，会展物流服务的要求和会展物流管理的相关内容。
6、第六单元：会展设计与搭建服务——本单元主要介绍了会展设计的流程操作，展台搭建的操作与要求等。
7、第七单元：会展服务礼仪——本单元主要介绍了会展服务礼仪基本常识，掌握会展服务礼仪的基本规范和接待技巧。
8、第八单元：会展商务服务——本单元主要介绍了会展电子商务服务、商务中心及商务旅游服务的相关知识。
9、第九单元：会展安保清洁服务——本单元主要介绍了会展安保清洁人员的安排方法、安保清洁服务规范与流程。
10、第十单元：会展客户跟踪服务——本章主要介绍了客户信息数据库的建立方法，信息反馈与展会评估的相关知识。
每章都采用边讲边练的方式，不断检验课堂中学生的学习效果，从而教师再进行针对性的讲解。
本门课程主要是通过讲解和案例，让学生熟悉会展服务与现场管理的基本流程与管理知识，帮助学员系统认识展会服务与管理。
二、课程目标1、掌握会展从服务到现场管理的整体流程和专业知识；2、掌握会展推介、参展商服务、展会现场服务与管理、物流服务与管理、服务礼仪、会展商务服务、安保清洁与客户跟踪等服务的流程与技巧；3、提升展会服务技巧和香肠管理能力。
展会现场服务与管理方案
展会现场服务与管理方案一、展会现场服务与管理机构设置1、展览办公室：全面负责展览会现场的相关事宜，包括展品运输和通关、展台搭建与施工、现场服务、协调个展区管理工作等。
2、客户服务中心：负责展台搭改建、展品装卸、现场广告、物品租赁、水电、商务服务、宽带上网、翻译和礼仪等3、证件服务中心：负责运输人员、施工人员、参展商、专业观众以及机构工作人员的证件事宜4、保卫办公室：负责制定现场安全保卫方案，维护现场秩序，开展防火、防盗等安全保卫工作，处理各类治安和突发事件。
5、接待办公室：接待领导和个团组参观大会事宜，负责展览期间嘉宾及代表团的食宿安排和接送等工作6、宣传中心：负责展会宣传及新闻工作。
7、公众服务办公室：负责展会餐饮供应，负责办公物资的供应，以及现场邮政、银行、通信设施等的落实。
8、展出作业标准：页面整洁、书写美观、内容完整。
格式规范，有较高的正确率，有连续性。
二、展览会会场布置在绝大多数展会现场上，数量庞大当属小展位，但只有很少的大展位供一些大型企业在醒目的位置做企业宣传。
那么在小展位上面如何能够取得好的参展效果，最大程度的获得观众的眼球，这些就要布展工作人员有丰富的参展经验和布展知识。
以下是会务家小编为你整理对展览会会场布置的一些建议。
1、从展会产品自身出发要了解展览会的类型、企业品牌、产品特点、展台风格、展位的周边环境及竞争对手的情况；2、依据展会会场资料出发通过所掌握的资料进行整个礼仪活动的创意策划。
例如要达到影视效果、解说效果、配音效果等等;3、根据展会产品选择礼仪根据展示风格，选择礼仪小姐是活泼开朗型、小巧玲珑型还是现代表演型模特；4、挑选有品味的桌布善加利用组合式展览用具，避免使用看似低廉的桌布覆盖桌子。
展览会会场布置5、会场展品摆放要整齐尽量韶华、整齐化展览，展示单项或两项产品。
同时依展位大小选择大小合适的展示用品及参展产品，以免过度拥挤或空洞。
6、突出会场视觉效果的图片选用少量且较大的图片，创造出强烈的视觉效果。
会展服务现场活动方案
会展服务现场活动方案方案一：展会展览活动方案一、活动目标：1. 展示公司或品牌形象，增强品牌曝光度；2. 开展产品推广，增加销售额；3. 寻找合作伙伴，拓展业务渠道；4. 提高客户满意度，加强客户关系。
二、活动策划：1. 主题选择：根据公司或品牌定位选择一个主题，以吸引目标受众的注意，展示公司的核心竞争力。
2. 展位设计：与主题相符的展位设计，利用各种展览道具和展示装置，突出公司形象和产品特点。
3. 动线规划：设置合理的展位布局和参观路线，确保参观者的流畅度，同时提供导览地图和咨询处，为参观者提供全方位的服务。
4. 项目设置：- 展品展示：将公司的核心产品和新品推荐放在显眼位置，并提供详细的产品介绍和展示。
- 互动体验区：设置各种互动体验项目，例如游戏、抽奖等，吸引参观者参与并获取产品信息。
- 演讲座谈会：邀请相关业内专家和公司高管进行演讲和座谈，分享行业知识和公司发展经验。
- 客户交流区：为参观者提供舒适的休息区域，设有饮水机和小吃供应，同时安排专门的工作人员与参观者进行沟通和交流。
5. 辅助活动：- 社交媒体推广：在活动前后通过社交媒体宣传活动信息和吸引更多参观者。
- 现场直播：利用现场直播进行节目宣传和互动交流，增加参与度和曝光度。
- 展会路演：安排时间和场地进行产品演示和推广，吸引更多潜在客户。
三、活动执行：1. 人员组织：根据活动规模和任务分配，组织一支专业的团队，包括策划人员、展览设计师、活动执行人员等。
2. 物资准备：提前采购和准备活动需要的各种展示物资和设备，确保展位的美观和功能性。
3. 现场搭建：按照展位设计和动线规划进行现场搭建，注重细节和效果，确保展位的专业性和吸引力。
4. 活动推广：通过各种渠道进行活动推广，包括邀请函、邮件、微信群等，提醒参观者关注活动时间和地点。
5. 现场管理：配备足够的工作人员进行现场管理和服务，包括展品保护、参观者引导、客户咨询等。
6. 后期整理：活动结束后进行物资的清理和整理，并进行活动效果的评估和总结。
第八讲展会现场服务策划与现场管理-PowerPoint
9、静夜四无邻，荒居旧业贫。。23.4.2423.4.24Monday, April 24, 2023
10、雨中黄叶树，灯下白头人。。23:31:0123:31:0123:314/24/2023 11:31:01 PM
开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动，它可以很 好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的 关系。办展机构要事先筹划安排好就会举办的地点、时间、 酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。
开幕酒会是展会联络各方感情，与各方进行面对面沟 通交流的一种非常好的方式，因此需要精心筹划以达目的 。
16、业余生活要有意义，不要越轨。2023年4月24日星期一11时31分1秒23:31:0124 April 2023
17、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。下午11时31分1秒下午11时31分23:31:0123.4.24
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专家告诉
第二节 会展布展与现场服务
四、 参展观众的统计
1、依据观众办理登记手续的内容进行统计 2、根据门票进行统计 3、参展商的客户统计
第八章 会展现场服务筹划与管理
第二节 会展布展与现场服务
练习题：
试分析ISPO在布展三环节中，如何表达 服务的理念？
第四节 会展现场的风险与安全管理
一、会展现场的风险类型 二、会展风险管理
第四节 会展现场的风险与安全管理
一、会展现场的风险类型
〔一〕从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人 为威胁
〔二〕从风险的内容可分为物质损失风险、财务损 失风险、法律责任风险、人员损失风险四类
第四节 会展现场的风险与安全管理
会展现场服务与管理
会展现场服务与管理会展是一种重要的商业活动形式，是企业展示自身实力和产品的重要渠道。
而会展现场服务与管理则是会展活动成功举办的关键，它包括会展展位的设计与布置、接待与导引、信息传递与宣传、安全与维护等方面。
本文将从以上几个方面探讨会展现场服务与管理的重要性及技巧。
首先，会展展位的设计与布置是会展现场服务与管理的重要环节。
会展展位的设计能够直接影响到参观者的第一印象，因此需要注重细节和创意。
展位的布置要整齐、美观，能够吸引人们的目光，并且能够展示企业的特色和优势。
此外，展位的设计还需要考虑与展品的搭配，以及与整个会展主题的协调。
通过精心设计和布置，可以提升展品的展示效果，吸引更多的参观者以及潜在客户。
再次，信息传递与宣传是会展现场服务与管理的重要环节。
会展现场通过各种方式传递企业的信息和宣传信息，包括展板、宣传册、视频等。
这些信息要简洁明了，能够吸引参观者的注意力，并能够准确地传达所需的信息。
此外，还可以通过举办专题演讲、研讨会等方式，向参观者介绍行业的最新动态和企业的最新成果。
通过有效地信息传递和宣传，可以帮助企业提升形象和知名度，吸引更多的潜在客户。
最后，安全与维护是会展现场服务与管理的重要环节。
会展现场存在一定的安全隐患，如火灾、人员密集引发的意外等。
因此，需要加强安全意识，制定相应的安全管理制度，并妥善安排安全巡查和应急预案。
此外，还需要保持展馆的整洁与卫生，定期检查和保养设施设备，确保其正常运行。
通过有效地安全与维护工作，能够保证会展活动的顺利进行，并保障参展企业和参观者的安全。
综上所述，会展现场服务与管理对于会展活动的成功举办至关重要。
通过精心设计和布置展位、提供专业的接待与导引、有效地传递信息和宣传、加强安全与维护等措施，可以提升参观者的体验和满意度，帮助企业提升形象和知名度。
因此，会展现场服务与管理需要注重细节、注重专业化，以创造良好的会展环境和氛围，最终实现会展活动的成功。
会展现场服务方案
会展现场服务方案会展是企业展示产品与服务的重要平台，为了提高会展效果，现场服务至关重要。
通过专业的现场服务能够吸引观众的目光，增加客户的互动体验，加强与客户的沟通交流。
下面是一份会展现场服务方案，具体内容如下：一、现场服务团队建设1. 确定现场服务团队的组成成员，包括现场服务经理、现场服务员等职位。
2. 招募具备相关专业知识与经验的人员，能够提供优质的服务。
3. 组织团队成员进行专业培训，提高他们的业务水平与服务意识。
4. 制定明确的工作流程与任务分工，确保现场服务的高效运作。
二、展位设计与布置1. 根据企业的形象与展示需求，进行展位设计与布置，使其能够吸引观众的目光。
2. 合理安排展品陈列的位置与展示方式，使其能够充分展示产品与服务特点。
3. 考虑观众的体验与流线，设计舒适的展位布局，便于观众的参观与交流。
4. 制作展板、宣传册等宣传物料，使其内容精简、形式美观。
三、接待与导引服务1. 设立明确的接待区域，由专人负责接待观众，提供所需的资料与服务。
2. 为观众提供导览地图，指导他们快速了解展位布局，并提供相关介绍与解答。
3. 设立识别标志，方便观众区分不同的服务区域，并给予指引和引导。
4. 提供充足的座位与休息区域，为观众提供良好的休憩环境。
四、产品展示与演示1. 设立产品展示区域，并提供专业人员进行产品介绍与演示，回答观众的问题。
2. 使用多媒体展示技术，制作精美的产品展示视频与演示文稿，增强产品的吸引力。
3. 定期进行产品演示，吸引观众的注意力，让他们亲身体验产品的功能与特点。
4. 提供小样或试用装，让观众能够亲手尝试产品，加深对产品的认知。
五、互动体验活动1. 设计互动体验活动，吸引观众主动参与，提高他们对产品与品牌的兴趣。
2. 设置抽奖或竞赛活动，激发观众的参与热情，增加与观众的互动交流。
3. 提供互动游戏或体验设备，让观众在游戏中体验产品的特点，获得快乐与满足。
4. 设立留言互动区，鼓励观众提问或留言，与企业建立沟通渠道。
会展策划第八章展览现场服务管理
（二）会展现场服务的原则
1
市场需求原则
2
安全保证原则
3
可信实用原则
4
安排合理原则
5
确保履约原则
6
独立客观原则
7
激励机制原则
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1、市场需求 原则
• 参展商、观众的利益对于会展企业来说永远是第一位的。 没有参展商、观众的满足，会展企业的事业就是无源之 水、无本之木。会展现场服务企业提供展会产品应符合 参展商、观众的愿望，满足不同需求层次的要求，为参 展商、观众所喜闻乐见。
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6、独立客观 原则
• 确保公正独立地考虑所有相关事实和条件，客观设置流程中的不同岗 位，清晰描述各个岗位的职责，在与参展商、观众相处时，自始至终 保持充分的独立性，完善并保证职责有效执行。
• 另外，在建立相关制度与体系的基础上完成服务，全面保障展览企业 会展现场服务的顺利实施。
7、激励机制 原则
3、满足个性需求
• 通过合理细分客户的需求，在不断对市场调查和分析的基础上，根据产品的性能、规格等， 将其分解为一个个标准化组件或单元，使客户可以根据自己的要求和偏好组合出“个性化” 的产品。
• 通过满足客户的个性化需求，不断地增强和扩大其竞争优势，增强企业的赢利能 力，为企业带来丰厚的利润和市场份额。
务的人才能感觉到“利益”的存在。
2、不可分离性
•顾客只有而且必须加入到服务的生产过程中才能最终消费到服务。
•有效地引导顾客正确地扮演他们的角色，鼓励和支持他们参与生产过程， 确保他们获得足够的服务知识，以达成生产和消费过程的和谐进行。
•会展现场服务的质量管理，应当扩展至包含在服务过程中对顾客行为的管 理。
4、提高竞争优势
会展项目策划与管理第八章会展现场管理与活动策划ppt课件
25
思考题1
按照会展活动所包含的内容，主要将会展 现场管理分为哪些类别？
思考题2
展览现场管理主要包括哪几个阶段？
思考题3
简述会展危机管理RCRR模式。
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展会现场管理工作安排 展会现场管理与服务内容 展览期间相关活动策划 会展危机管理与关系恢复
一、展会现场管理工作安排
展前布置 管理
展中现场 管理
会展现场工作 撤展管理
一、展会现场管理工作安排
展前布置阶段
1．设立场地前台接待 （1）负责参展企业报到登记。 （2）根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。 （3）派发参展企业在参会期间的参会指南。 （4）进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。 2．酒店接待处 （1）设立前台接待处。 （2）进行参展商住宿登记。 （3）住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。
一、展会现场管理工作安排
展前布置阶段
3．场馆现场协调工作 （1）负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。 （2）对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。 （3）为企业协调现场租赁业务。 （4）根据企业报名表，布置安排会场外的广告宣传（一般为参展企业
根据要求而设立的）。 4．交通运输安排及搬运工作 （1）企业运输展品的接待及装卸。 （2）搬运工作协调。
实训提示工作型 系组意 统织义 ，的 主工 要会作 在展， 于志教 提愿学 供者关 展服键 会务在 开小于 幕组让 式学 、生 接体 待验 与会 观展 众现 登场 记管 、理 参服 展务 商与 服管 务理 、
工作论结坛果观众引形导成等实相训关工现作场报管告理等现场服务与管理工作。
第八章会展服务与现场管理方案
设计展会服务流程，使展会服务人员与客户之间能实行部分 的分离，减少展会服务的复杂性和对服务人员的过度依赖
从服务自助化、服务分离化和服务网络化体现
服务关系化
强调与客户建立良好的关系，及时沟通，重视客户口碑传播， 形成融洽的关系网络
从服务情感化、服务合作化和服务组织化体现
二、会展服务
有形环境：现场的环境布置、服务设施、服务人员及宣传 资料等的印象
4、会展服务质量管理 （4） “服务质量缺口”模型
期望感受缺口
服务提供与 交付缺口
认知缺口
沟通缺口 设计缺口
山东济南舜耕国际会展中心“细微服务”
舜耕国际会展中心就如何抓好会展中心细微服 务工作，结合会展业特点，开展了以下工作：
顺利进行和圆满结 做好善后工作，总结会展工作经验 处理相关的法律事务，承担相关的法律责任
一、会展管理
4、会展管理组织 （1）组织委员会 人员构成
主办单位人员：主体 相关单位人员：协助 专家和知名人士：支持
组织架构
决策层：主任(主席)、副主任(副主席)、秘书长 名誉层：名誉主任(主席) 顾问层：以知名度较高的专家或社会人士、领导干部组成 执行层：执委会、秘书处、办公室
二、会展服务
3、会展服务的策略 （1）针对展会服务“无形性”所采取的服务策略：
用服务有形化来克服其不利的一面，服务专业 化来发扬其有利的一面。
服务有形化
向参展商和观众提供展位分布图、参观指南等有形线索， 使其能形象地了解展会中的相关服务；从服务承诺化、服 务品牌化、服务展示化和服务便利化体现
服务专业化
2006年杭州世界休闲博览会的组织机构
二、会展服务
1、会展服务的内容 （1）会展服务对象 对参展商的服务
第八章 会展场馆管理与服务 《会展概论》ppt 课件
1)会议记录服务：会议记录服务主要指应会议主办方的要求对会议的过程进行速记，或者通过 摄像和录音设备，记录会议活动过程的服务，还包括编辑通告和发布会展简报的服务。会议记 录通常分为书面记录、音频记录和视频记录等三种。 2)会议资料处理服务：会议资料处理服务是指会议活动中会议资料的复制、装订、装袋、分发 等服务，还包括会议中提案和议案的整理、分类和报送等。 3)会展的调研和统计服务：会展活动中通常需要对展会的成交额、达成意向的项目金额等数据 进行收集，以了解会展活动的成效。会展场馆还应根据需要进行客户满意度调查，以了解客户 对会展场馆的设施、布置、服务管理等各方面的满意度，以便为提高自身的管理水平提供依据。
客户满意绩效指 标
与会人数及买家兴趣度 客户满意度 客户投诉率
回头客的比率
部门的满意程度
流程绩效指标
突发事件的处理速度
会展设施的完好率 客户意见反馈的速度和客户对场馆的满意程度
项目计划的可行性
新办展会的比例
新开发的展览服务项目比例
成长绩效指标 举办全国性或国际性展会活动的比率
8.2会展场馆服务的内容
第八章 会展场馆管理与服务
8.1会展场馆的含义、历史使命和经营目标
➢会展场馆是会展业发展的基础，作为会展经济发展的载体，会展场馆被誉为会展经济发展的 火车头。近年来我国会展场馆的建设如火如荼，就会展场馆的数量而言，中国占全世界第三， 仅排在美国和英国之后。总体上看，华东地区由于地域优势，会展场馆分布数量较多，西北部 地区的会展场馆数量较少。 ➢作为会展行业发展的硬件设施，会展场馆的地域集中程度是会展业发展的航标，会展场馆集 中的地区往往也是会展业发展的中心。会展场馆的区位布局对办展效率、办展效果、展会后会 展场馆经济效益的发挥和会展经济的协调发展，有着十分重要的意义。
会展项目的现场管理
• 另外，还要加强对会展现场交通的疏导工作，包括现场 的交通工具、停车场及线路的规划等。
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掌握现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流
• 比如出入口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）力图提高会展档次
• 展区和展位的划分直接影响到参展商和观众对会展的印象； 而划分不好，会认为它档次不高、不专业，印象也不会好。
（3）方便观众参观
• 给予观众方便有利于会展贸易成交量的提高，提高会展在 观众心目中的地位。
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（4）提高展出效果
• 展区和展位的划分对参展商和展出效果有直接的影响。因 此，展区和展位的划分既要符合展品的特点，也要考虑到 展位的搭建装饰效果，还要考虑到方便观众参观和集聚。
（5）便于会展现场管理和现场服务
• 展区和展位的划分不要留有闲置的展览死角，要注意展馆 消防安全，紧急时的人员疏散，方便展位的搭建和拆卸、 展品的进馆和出馆。
划分好展区和展位以后，要制作会展展位 平面图，并在图中标明各展区展位的具体位 置、展馆各出入口、楼梯以及现场服务点等， 使人一目了然。如图8-1所示。
2、会议场所的布置
• 包括与会登记区的布置、会场内座位的布局、主席台的 布置、同声传译室的布置、视听设备监控室的布置、新 闻采访拍摄区的布置、贵宾室的布置等。
• 合理布置会场主要考虑两大因素：
– 一是会议类型 – 二是会议规模
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（二）展区和展位的划分
1、划分原则
（1）按专业题材划分展区
• 不仅可以使会展秩序井然，还有助于提高布展效率。
第八章-会展项目的现场管理PPT课件
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第8章
3、现场管理的意义
（1）保障会展项目的正常进行
从准备阶段的会场布置、展台搭建、展商报到，到开始阶 段的开幕式、观众和与会者的登记、现场服务、各类社会 及专业活动，再到会展结束阶段的会场善后、会议文件整 理及撤展管理。
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第8章
现场观众控制的方法
(1)根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景 、展馆的条件来设计、布局、标志引导。
(2)通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类 为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望 的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
(3)通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展 台的布局等。
一般在此之前召开撤展会议，将撤展的相关计划 和方案通知各方及各展位负责人，统一协调撤展 工作的展开。
在会展结束后，要做好善后工作，如有序疏散与 会人员、整理会议资料、检查设施设备、归还租 赁物品、清理会场等，使会展活动圆满完成。
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第8章
撤展管理
撤展期间的主要现场管理工作
工作项目 拆除展台
工作标准
（2）取得最佳的会展活动效果
会展现场及环境管理做得不好会影响整个会展活动的品质。 会展的圆满举办还离不开会务服务公司、搭建商、运输商、
餐饮公司、广告媒体等服务供应商的合作和支持。
（3）体现会展管理的组织水平
管理对象不仅涉及会议代表、与会者、参展商、客户商和 各类服务商，还包括各种设备物件、各项管理和服务细节。
15
第8章
（四）加强施工现场检查
在会场布置、展览布展期间，从事会议设计、展台设 计搭建的企业成分复杂，因此，整个会展活动期间， 会展中心或主办方都需要有专人负责值班、巡视，做 好施工现场的监控和管理，保证施工安全，若发现事 故“苗头”要及时阻止、排除。
会展场馆配套服务及现场管理
会展场馆配套服务及现场管理会展场馆是举办各类展览、会议和活动的重要场所，为了顺利进行和成功举办各类活动，会展场馆需要提供全面的配套服务和进行有效的现场管理。
本文将重点介绍会展场馆的配套服务和现场管理方面的内容。
一、配套服务1. 基础设施：会展场馆需要提供完善的基础设施，包括电力、水源、通风、照明等，以供展商和参观者使用。
此外，场馆还需要配备可移动的展台、展柜，以满足不同展商的需求。
2. 会议设施：为了举办各种规模的会议，会展场馆需要提供会议室和配套设施，包括投影仪、音响设备、演讲台等。
这些设施需要保证良好的运行状态，以确保会议的顺利进行。
3. 餐饮服务：会展活动通常需要提供餐饮服务，供参展商和观众就餐。
会展场馆可以设置多个餐饮区域，提供各式各样的餐饮选择，以满足不同人群的需求。
4. 交通服务：会展场馆需要提供良好的交通服务，包括停车场、出租车服务和公共交通接驳等。
此外，场馆还可以与当地交通公司合作，提供专门的班车服务，方便参展商和观众的出行。
5. 安保服务：会展场馆需要提供安全服务，确保活动的顺利进行。
为了保持场内的安全和秩序，场馆可以雇佣专业的保安人员，设置检查口岸，对进入场馆的人员进行安全检查。
6. 客户服务：为了提供更好的服务，会展场馆可以设置客户服务中心，为参展商和观众提供咨询、导览、投诉处理和信息查询等服务。
客户服务人员需要具备专业知识和良好的服务意识，以保证参展商和观众的满意度。
二、现场管理1. 安全管理：会展场馆需要制定详细的安全管理规定，包括火灾防范、紧急疏散、物品保管等措施。
此外，场馆需要定期进行安全隐患检查和演练，以确保活动的顺利进行和参与者的安全。
2. 环境管理：会展场馆需要保持良好的环境卫生，定期进行场地清洁和消毒。
同时，场馆还可以设置绿化带和花坛，提供美观的环境，增加参展商和观众的舒适感。
3. 竞争管理：会展场馆需要与其他竞争对手进行竞争管理，提高场馆的知名度和影响力。
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会展服务与现场管理方案
胡海胜 hpeter@
第八章
会展服务与现场管理方案
一、会展管理 二、会展服务 三、会展开幕方案 四、专业观众登记方案 五、会展现场工作方案
一、会展管理
1、会展管理的含义 （1）会展管理的层次性 宏观管理：政府及其部门对会展行业实施的行 政管理，如制定发展政策、规划行业行业行为 等 中观会展管理：即会展企业管理 微观会展管理：会展的组织者对会展活动实施 过程的管理
制定会展活动的目标、任务、主题、规划、规则、程序和各 项具体实施方案，对有关重大问题作出决策 确定会展的举办时间和地点 组建工作班子，任命工作人员，明确分工 负责新闻宣传和公关，吸引与会者、参展商和观众 开发会展资源，筹措活动经费，严格财务管理 提供会展服务，掌握和协调会展活动的进程，确保会展活动 顺利进行和圆满结 做好善后工作，总结会展工作经验 处理相关的法律事务，承担相关的法律责任
一、会展管理
2、会展管理的内容
（5）会展物流管理 以满足参展商的需求为目标，向参展商提供包 装、运输、通关、搬运、仓储、布展、撤展等 一系列的物流服务，以最低的物流成本达到参 展商所满意的服务水下，同时保证会展活动按 时顺利进行
一、会展管理
2、会展管理的内容
（6）会展服务管理 会展服务的对象是与会者、参展商和观众，甚 至还包括媒体记者，服务的内容包括为与会者、 参展商、观众和记者提供旅游、文书、通信、 来访、接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台 设计与展具制作等各方面。
一、会展管理
2、会展管理的内容
（9）会展保密管理 涉及国家秘密和商业秘密的会议保密要求较高， 必须采取严格的保密措施。展览活动的保密要 求虽相对较低，但也常有涉及商业秘密的展品、 项目，展出和洽谈时应注意保密。
“秘密”级文件的保密期限不超过10年， “机密”级文件的保密期限不超过20年， “绝密”级文件的保密期限不超过30年。 期限一过，文件自动解密。(《保密法》)
一、会展管理
3、会展管理的原则 （1）依法规范原则 以会展相关的法律法规为依据，有法可依 内部的相关规章制度，走规范经营道路 （2）准备充分原则 思想准备、信息准备、物质准备、方案准备
一、会展管理
3、会展管理的原则 （3）分工协调原则 分工明确、统筹协调 （4）服务周到原则 全面、及时、超前、细致 （5）确保安全原则 人身安全、信息安全、财产安全、环保健康
一、会展管理
1、会展管理的含义 （2）会展管理的含义 会展活动的主办者运用科学的决策、规划、组 织、沟通和控制手段，以最佳的时间、景优的 形式、最低的成本和最高的效率，合理配置会 展资源，实现会展活动目标的过程。
一、会展管理
2、会展管理的内容 （1）会展人力资源管理 通过制定会展人力资源战略和人才工作讨划，科学合 理地设计会展工作岗位，做好会展人才的招聘、培训、 服务、使用、协调等一系列工作，为实现会展活动的 目标提供智力和人力保障 （2）会展财务管理 编制财务预算、开辟筹资渠道、保证资金到位、实施 财务监管、降低会展成本、提高会展效益
一Hale Waihona Puke 会展管理2、会展管理的内容
（7）会展信息管理 开展会展信息的收集、加工、传递、存贮、检 索，为主办单位领导、与会者、参展者、客商 和记者各个方面提供及时、准确、系统和有效 的信息
一、会展管理
2、会展管理的内容
（8）会展场馆管理 即会展活动的现场管理，其内容包括会场布置、 报到与签到，每天开、闭馆，安排参展单位工 作人员的作息时间，布展、撤展以及办理展品 进、出馆手续，负责场馆的安全、卫生和噪声 等方面的管理
一、会展管理
4、会展管理组织 （1）组织委员会 人员构成
主办单位人员：主体 相关单位人员：协助 专家和知名人士：支持
组织架构
决策层：主任(主席)、副主任(副主席)、秘书长 名誉层：名誉主任(主席) 顾问层：以知名度较高的专家或社会人士、领导干部组成 执行层：执委会、秘书处、办公室
大型活动具有人、财、物相对集中，数量大， 骤骤散散等特点，如组织和监管不力，极易 引发安全事故。据统计，1983 年至 2004 年 间，我国在大型群众性文体活动中共发生伤 亡事故 37 起，686 人死亡，1376 人受伤，其 中建筑设施坍塌事故 6 起，占 16.21%；疏散 通道、灯光照明等不符合要求事故 8 起，占 21.62%；天气因素、人员摔倒等造成的事故 2 起，占 5.4%；观众数量失控、组织工作疏 忽等造成拥挤踩踏性事故 18 起，占48.64%； 体育赛事发生骚乱 3 起，占 8.1%。
一、会展管理
2、会展管理的内容 （3）会展营销管理 为达到会展目标而规划和实施会展理念、会展 产品定位、会展服务、价格和促销策略的过程， 包括会展市场的分析、会展市场目标的选择、 招展招商和招募会员策略的优化、营销过程的 控制等环节。
一、会展管理
2、会展管理的内容 （4）会展广告宣传管理 会展活动本身的广告：是最受重视和运用最广的促销策略 和促销手段，是主办者与参会、参展者以及众多的观众之 间的一座桥梁。对宣传会展服务的品牌，树立和巩固会展 形象，增强与会者、参展者和客商的信任度，提高招商、 招展和会员招募的效率等具有极为重要的作用 参展商、客商和赞助商的广告管理：在会展活动过程中， 参展商、客商和赞助商会利用场馆或者媒体进行广告宣传。 这类广告是主办者拥有的资源，是会展收入或资金筹集的 重要渠道，因此，主办者要充分重视这类广告资源的开发 利用，同时在广告的内容形式、发布时间和方式等方面进 行有效管理
一、会展管理
4、会展管理组织 （1）主要类型 组织委员会、筹备委员会、学术委员会、主席 团、资格审查委员会等等 （2）组织委员会 组织工作较为复杂的大中型会议或者规模较大 的展览会，以主办单位为主体成立组织委员会 (简称组委会)作为最高管理组织。
一、会展管理
4、会展管理组织 （1）组织委员会 职责