第八章-会展服务及现场管理方案

一、会展管理
3、会展管理的原则 （1）依法规范原则 以会展相关的法律法规为依据，有法可依 内部的相关规章制度，走规范经营道路 （2）准备充分原则 思想准备、信息准备、物质准备、方案准备
一、会展管理
3、会展管理的原则 （3）分工协调原则 分工明确、统筹协调 （4）服务周到原则 全面、及时、超前、细致 （5）确保安全原则 人身安全、信息安全、财产安全、环保健康
一、会展管理
2、会展管理的内容 （3）会展营销管理 为达到会展目标而规划和实施会展理念、会展 产品定位、会展服务、价格和促销策略的过程， 包括会展市场的分析、会展市场目标的选择、 招展招商和招募会员策略的优化、营销过程的 控制等环节。
一、会展管理
2、会展管理的内容 （4）会展广告宣传管理 会展活动本身的广告：是最受重视和运用最广的促销策略 和促销手段，是主办者与参会、参展者以及众多的观众之 间的一座桥梁。对宣传会展服务的品牌，树立和巩固会展 形象，增强与会者、参展者和客商的信任度，提高招商、 招展和会员招募的效率等具有极为重要的作用 参展商、客商和赞助商的广告管理：在会展活动过程中， 参展商、客商和赞助商会利用场馆或者媒体进行广告宣传。 这类广告是主办者拥有的资源，是会展收入或资金筹集的 重要渠道，因此，主办者要充分重视这类广告资源的开发 利用，同时在广告的内容形式、发布时间和方式等方面进 行有效管理
一、会展管理
4、会展管理组织 （1）主要类型 组织委员会、筹备委员会、学术委员会、主席 团、资格审查委员会等等 （2）组织委员会 组织工作较为复杂的大中型会议或者规模较大 的展览会，以主办单位为主体成立组织委员会 (简称组委会)作为最高管理组织。
一、会展管理
4、会展管理组织 （1）组织委员会 职责
第八章
会展服务与现场管理方案
胡海胜 hpeter@163.com
第八章

会展服务与现场管理方案
一、会展管理 二、会展服务 三、会展开幕方案 四、专业观众登记方案 五、会展现场工作方案
一、会展管理
1、会展管理的含义 （1）会展管理的层次性 宏观管理：政府及其部门对会展行业实施的行 政管理，如制定发展政策、规划行业行业行为 等 中观会展管理：即会展企业管理 微观会展管理：会展的组织者对会展活动实施 过程的管理
一、会展管理
1、会展管理的含义 （2）会展管理的含义 会展活动的主办者运用科学的决策、规划、组 织、沟通和控制手段，以最佳的时间、景优的 形式、最低的成本和最高的效率，合理配置会 展资源，实现会展活动目标的过程。
一、会展管理
2、会展管理的内容 （1）会展人力资源管理 通过制定会展人力资源战略和人才工作讨划，科学合 理地设计会展工作岗位，做好会展人才的招聘、培训、 服务、使用、协调等一系列工作，为实现会展活动的 目标提供智力和人力保障 （2）会展财务管理 编制财务预算、开辟筹资渠道、保证资金到位、实施 财务监管、降低会展成本、提高会展效益



制定会展活动的目标、任务、主题、规划、规则、程序和各 项具体实施方案，对有关重大问题作出决策 确定会展的举办时间和地点 组建工作班子，任命工作人员，明确分工 负责新闻宣传和公关，吸引与会者、参展商和观众 开发会展资源，筹措活动经费，严格财务管理 提供会展服务，掌握和协调会展活动的进程，确保会展活动 顺利进行和圆满结 做好善后工作，总结会展工作经验 处理相关的法律事务，承担相关的法律责任
一、会展管理
2、会展管理的内容
（9）会展保密管理 涉及国家秘密和商业秘密的会议保密要求较高， 必须采取严格的保密措施。展览活动的保密要 求虽相对较低，但也常有涉及商业秘密的展品、 项目，展出和洽谈时应注意保密。
“秘密”级文件的保密期限不超过10年， “机密”级文件的保密期限不超过20年， “绝密”级文件的保密期限不超过30年。 期限一过，文件自动解密。(《保密法》)
一、会展管理
2、会展管理的内容
（5）会展物流管理 以满足参展商的需求为目标，向参展商提供包 装、运输、通关、搬运、仓储、布展、撤展等 一系列的物流服务，以最低的物流成本达到参 展商所满意的服务水下，同时保证会展活动按 时顺利进行
一、会展管理
2、会展管理的内容
（6）会展服务管理 会展服务的对象是与会者、参展商和观众，甚 至还包括媒体记者，服务的内容包括为与会者、 参展商、观众和记者提供旅游、文书、通信、 来访、接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台 设计与展具制作等各方面。
一、会展管理
4、会展管理组织 （1）组织委员会 人员构成



主办单位人员：主体 相关单位人员：协助 专家和知名人士：支持

组织架构

决策层：主任(主席)、副主任(副主席)、秘书长 名誉层：名誉主任(主席) 顾问层：以知名度较高的专家或社会人士、领导干部组成 执行层：执委会、秘书处、办公室

大型活动具有人、财、物相对集中，数量大， 骤骤散散等特点，如组织和监管不力，极易 引发安全事故。据统计，1983 年至 2004 年 间，我国在大型群众性文体活动中共发生伤 亡事故 37 起，686 人死亡，1376 人受伤，其 中建筑设施坍塌事故 6 起，占 16.21%；疏散 通道、灯光照明等不符合要求事故 8 起，占 21.62%；天气因素、人员摔倒等造成的事故 2 起，占 5.4%；观众数量失控、组织工作疏 忽等造成拥挤踩踏性事故 18 起，占48.64%； 体育赛事发生骚乱 3 起，占 8.1%。
一、会展管理
2、会展管理的内容
（7）会展信息管理 开展会展信息的收集、加工、传递、存贮、检 索，为主办单位领导、与会者、参展者、客商 和记者各个方面提供及时、准确、系统和有效 的信息
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一、会展管理
2、会展管理的内容
（8）会展场馆管理 即会展活动的现场管理，其内容包括会场布置、 报到与签到，每天开、闭馆，安排参展单位工 作人员的作息时间，布展、撤展以及办理展品 进、出馆手续，负责场馆的安全、卫生和噪声 等方面的管理