管理信息系统案例分析

烟台汽车制造厂管理信息系统分析一、前言：随着ＩＴ技术的飞速发展，企业面临的竟争环境发生了根本性变化，如顾客需求瞬息万变，技术创新不断加速，竞争日趋激烈。

在这种形势下，企业管理必须转变，从粗放经营向成本控制转变，从部门管理到企业级协同管理转变。

只有这样，才能适应竞争形势的变化。

企业要生存就要适应环境的变化，按“在变化的环境中，系统要做要素，甚至结构的改变才能适应生存”的系统环境适应性理论来说，就是企业在变化的环境中要不断调节和改变自身，才能在环境中生存下来，否则只能面临淘汰。

现在这个环境是走向信息时代和知识经济的社会，企业求生存就必须实施信息化。

ERP（Enterprise Resource Planning——企业资源规划）是当前国际上通用的管理信息系统，它顺应企业面临全球化市场竞争的管理需求，在供应链流程中进行信息集成处理，具有先进的现代企业管理模式。

从MRP到ERP，从强调物料库存管理到以供应链为中心，这条路在中国已走了十余年。

尤其在近两三年，ERP开始为国人所接受，并且把它当作企业成功的捷径。

二、自1995年11月起，烟台汽车制造厂与浪潮集团山东通用软件有限公司联合开发烟台汽车制造厂的“现代企业管理信息系统（以下简称‘本系统’）”。

试运行一年来，基本上实现了“信息集成、过程集成、功能集成”；实现了“一张原始凭证（销货发票、购货发票、入库单、领料单等）一次录入；业务核算、统计核算、会计核算全部自动完成”；“标准成本控制与责任成本考核相结合”实现了由成本核算向成本控制质的飞跃；攻克了信息集成的关键技术——原始凭证自动编制会计凭证。

由于本系统设计的创新和独特的管理功能，已在2我企业管理的各个方面发挥了重要作用。

方便、实用特性得到前来参观的上海、武汉、沈阳、大连、山东等各界同行的赞誉。

系统的主要特点本系统以财务管理为中心，以成本控制为重点，在“国强财务软件”的基础上，开发了产品基础数据子系统、材料采购子系统、库存管理子系统、生产计划子系统、车间管理子系统和销售子系统，各子系统用财务系统将其紧密地联系在一起，遵循产、销、存一体化的新思路，实行信息的高度集成。

使企业各方面的人力资源，物力资源实现最有效地利用，使信息流、物流和资金流得到合理配置，增强了企业的整体实力。

各子系统都能直接输入原始单据（企业自制的原始凭证如：销货发票，出、入库单等）由微机自动编制会计凭证、自动登记各相关帐户，实现一张入库单、一张发票的一次录入，车间、仓库、全厂各业务部门会计帐、总帐、明细帐、业务台帐都由计算机一次完成。

这从根本上解决了长期以来一直困扰我们的帐务串户、错帐问题，解决了部门与财务、仓库与财务、仓库与车间、车间与财务帐帐不符、帐证不符的问题。

实现了数据共享和信息的有机集成。

“标准成本控制与责任成本考核相结合”实现了由成本核算向成本控制质的飞跃。

现在市场所流行的财务软件和管理软件多数在“模拟手工”和“提高运算速度，代替手工操作”上下工夫，在计算机广泛应用的今天，“模拟手工”、“复制现有的管理模式”已经落后，是不可取的。

烟台汽车制造厂广泛采用现代管理方法：在采购子系统中采用“最佳经济批量法”；在仓储管理子系统中采用“ABC”分类重点管理法；在成本核算子系统中采用“标准成本法和责任成本法”。

本系统注重对经济责任制的考核；对销售公司和业务人员的业绩考核；对车间责任成本的考核；对采购部门和采购员采购成本降低率的考核；对工人出勤率、出工率、工作效率、废品率的考核。

本系统不仅注重经济业务的事后核算和事后经济责任的考核，更注重事前控制。

设计成本瞀功能对新产品的开发投入做到心中有数；生产计划子系统的限额领料单实现了成本的事前控制；标准成本的计算、标准成本差异的计算，将成本核算、成本分析、成本控制紧密结合在一起。

本系统在成本控制、经济责任考核方面给企业带来了巨大经济效益。

“原始凭证自动编制会计凭证”解决了信息集成的关键技术。

浪潮集团山东通用软件有限公司集中力量开发的“自动编制会计凭证”模块（他们称之为‘数据中心子系统’），功能强大、适应范围广，企业可以根据自己的销售、采购、仓储、成本核算等项业务的不同业务分类定义不同的会计凭证类型，会计凭证可以“一借一贷、一借多贷、多借多贷”，可以将一类若干原始凭证制作一张会计凭证（一借多贷），也可以将几类若干原始凭证制作一张会计凭证（多借多贷）。

凭证摘要由变量组成，能够详细地说明业务内容，这是手工凭证或摘要库凭证所无法比拟的。

一天几百张原始凭证，计算机只需在几分钟就将上百张会计凭证制作完毕。

“原始凭证自动编制会计凭证”问题的解决，解决了当前信息集成的关键问题，其意义和作用是巨大的。

系统的主要内容及运行情况1.销售子系统销售会计负责销售发票的录入和打印，发票中的客户信息由往来户编码库提供，与应收帐款的客户单相一致，产品的型号、名称、价格由产品编码库提供，与产成品、发出商品、销售明细账的产品编码相一致。

按照客户的不同要求打印增值税发票或普通发票。

财务收款后的发票作为记账的依据，将发票按照规范化整理计入中心数据库，自动登记财务的产品销售帐、发出商品帐、应收帐款帐、应交税金帐、实现销售发票一次录入，会计凭证的制作、打印、各明细账、总帐的登记由计算机一次完成。

销售子系统的运行使企业应收帐款帐户的准确率达到99%以上，企业能够准确掌握的库存产成品、市场发出商品的型号、数量、底盘号码、发动机号码和存放时间。

能够准确地统计销售部门、销售人员的工作业绩并计算销售人员的工资及奖金。

2.采购、仓储系统材料一经入库即由仓库微机操作员将材料的编码、型号、规格、名称，从产品设计BOM中读出，输入实收数量，经检验人员确认合格后，财务部门据以登记材料采购明细账和原材料明细账；仓库据此登记材料明细账；供应商据此开具发票。

收到供应商附有入库单的发票后，由材料会计将发票的日期，供应商信息、材料规格、数量、货价、税额价税合计、运费等信息录入微机，供应商的单位名称、税务号等信息与应付帐款客户单相一致，对于进货价高于合同价格的发票微机自动提示，拒绝录入。

发票录入后选出对应的入库单，微机自动做上注销标记并编制记账凭证，登记材料采购明细账，应付帐款明细账；材料成本差异明细账；登记应交税金明细帐。

库存材料的出库，通过库存管理系统进行处理，由领料部门录入领料单，仓库保管确认后，自动编制记账凭证，据此登记仓库材料明细账和车间、部门费用帐。

系统可以按采购部门、仓库、品种统计采购成本降低额和降低率，计算各部门材料采购节约奖。

材料超储备占用微机可自动报警。

采购、仓储系统的运行为我厂考核降低材料采购成本，提供了准确的汇总资料和明细资料。

可以很方便地掌握发票尚未到达的入库单的详细资料。

系统瞬间计算出各产成品的实际成本和计划成本，为企业的价格决策提供依据。

3.车间核算子系统车间核算子系统包括统计核算、会计核算两部分。

统计核算通过录入车间工人的出勤情况和完成的零部件名称数量计算出班组个人出勤率、工时利用率、设备利用率、工作效率；按工序统计各种零部件的完成数量。

为生产计划的完成情况提供基础数据。

通过对领料单、入库单的录入，建立车间在帛品统计台帐。

通过设计BOM将整机或总成拆分成零部件计入零部件控制台帐，解决了总成、整机组装车间按零部件设帐按整机入库手工无法处理的问题。

车间主任能随时掌握各工序的产量完成情况、生产计划执行情况、在制品、零部件控制情况、计算材料利用率等各项技术经济指标，为降低产品生产成本奠定了基础。

4.成本核算子系统本系统能够完成产品或零部件标准成本的制定，计算入库产成品或自制半成品的标准成本和标准成本差异，能够从价格成本差异和用量成本差异方面进行控制，为企业分析生产成本提高或降低的原因提供了详细资料。

责任成本法是在标准成本法的基础上，扣除不可控因素，确定其目标成本。

作为对车间考核的依据，由于剔除了不可控因素，使厂部对车间生产成本考核的可操作性大大增强，将成本控制真正落实到车间、班组和个人，使经济责任制考核的深度和广度又向前迈出了一大步。

5.生产计划子系统生产计划系统包括生产计划的编制、生产进度的检查并根据生产计划进行人力资源、关键设备能力的平衡，使生产计划更切合实际。

根据生产计划和上月末实际库存情况，根据毛需求形成限额领料单；根据净需求和安全库存、采用最佳经济批量的科学方法形成材料采购计划并可对生产计划的完成情况进行动态监控。

6.产品基础数据子系统产品基础数据子系统是本系统的基础，它包括设计物料和其他物料的维护。

产品设计BOM，为工艺BOM提供产品结构信息、工艺BOM，为生产计划系统提供工艺过程信息，为成本控制提供工时定额、材料消耗定额、设备消耗定额等标准信息。

7.财务管理子系统财务管理子系统除具有其它财务软件所共有的功能外，解决了各子系统与财务子系统的衔接、计算机自动编制凭证等技术难题，使ERP 与财务系统有机地结合起来。

架起了财务信息与物流管理信息的桥梁。

为实现企业的现代化管理起到了重要作用。

主要经验和教训与大公司合作能得到优质服务是该项目成功的重要经验。

软件开发初期，操作系统是Windows3.2，网络操作系统是Windows NT3.51，数据库是Sybase 9，开发平台是PB4.0，财务系统是V4.0；而现在使用的操作系统是Windows 98，网络操作系统是Windows NT4.0，数据库是Sybase 10/11，开发平台是PB5.0，财务系统是V5.1。

这些软件的升级都是浪潮集团山东通用软件有限公司免费提供的。

通软公司的用户服务系统，不仅有良好的服务态度，还有完善的服务机构和远程维护系统。

“全面规划、总体设计”是成功的必要条件。

没有对各子系统需求的深刻了解，没有解决系统信息集成的有效方案，是无法完成企业MIS系统的详细设计。

由于从一开始我们就重视了总体设计，因此，各子系统之间，系统开发的阶段之间都作到了很好的衔接。

领导重视是成功的关键因素。

本系统的特点就在于具有较强的数据唯一性和信息共享性。

系统的应用，牵扯全厂上下方方面面。

初始时有大量的基础资料需要维护，大量的基础数据要录入；财务、技术、销售、仓储、供应、车间也都有许多工作要做，哪一个五一节跟不上都会影响整个系统的正常运行。

我厂厂长赵志胜同志对应用本系统极为重视，遇到问题亲自主持会议，组织与协调。

在厂长的全力支持下，各部门能够密切配合。

培养自己的软、硬件技术队伍，是系统有运行的必要条件。

大型的网络环境，环环相扣，任何一个环节出了问题都会影响整个系统的正常运行。

必须下决心培养自己的软件、硬件的技术骨干。

以保证信息系统地正常运行。

系统优化是软件开发始终要注意的问题。

软件开发始终要做好统一的系统规划，合理设计数据库的数据结构，减少数据的冗余，实现数据共享，提高运行速度。