综合办公室管理办法

综合办公室管理办法

一、公文管理办法

⒈办公室是行政公文处理的管理部门，主管本单位公文处理工作。

⒉办公室应明确专兼职人员负责公文处理工作。包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序，办公室主任应及时提出拟办意见送分管领导批示或交有关部门办理。需要传阅的公文，不得在部门、个人之间横传。专兼职人员负责传递、催办，不得丢失，拖延。传阅完成后及时归卷，并且在卷内目录中填写编号、文件名称清单。

⒊借阅文件应及时，当天文件不能超过次日中午时间，防止重要信息传达不及时，导致后患，同时各未班子成员及各部门负责人必须认真阅办每一份传阅文件，认真填写公文阅办笺。

⒋立卷分类可设立上级带文号文件，上级不带文号资料，自发带文号文件，自发不带文号资料，甲方带文号文件，甲方不带文号资料，监理带文号文件，监理不带文号资料等文件盒，便于查找和管理。

⒌各部门发文应由办公室统一编号，发文底稿应存放办公室。

二、受控文件管理办法

⒈办公室是“文件和资料控制程序”的主控部门，负责质量、环境、职业健康安全管理体系相关文件的综合管理。

⒉管理体系文件。包括管理手册、程序文件；管理体系辅助性文件：包括施工组织、项目质量计划、作业指导书；技术性文件：包括国家和行业标准、规范、规则，外来标准图纸图样等；涉及质量、环境、职业健康安全管理的其他管理性文件、部门颁发的有关质量、环境、职业健康安全管理专用文件；国家公布的涉及质量管理内容方面的法律、法规。

⒊办公室有专兼职人员管理，相关部门也应有专兼职人员管理受控文件，建立受控文件台帐，分门别类标识清楚的建立受控文件档案盒，盒内有文件清单，发往其他部门应有发文清单。

⒋相关部门应将质量、环境、职业健康安全体系辅助性文件，技术性文件，涉及质量、环境、职业健康安全管理的其他管理性文件名称列出清单，交办公室留存一份。

⒌项目解体时，受控文件，资料应按目录清单上缴主管部门，办理交接手续。

三、公章、介绍信的管理办法

1．印章必须由专人负责，建立“公章使用登记表”，日常业务用印由办公室主任审批，对外生产经营须经项目经理签字方可用印。个人因工作，生活需要盖印，必须填写“私人用印审批表”，经项目经理签批后用印。印章保管人一律不准私自用印。

2.以单位名义开具的对外联系工作介绍信，需经项目经理签认才能开具，需公司开具的介绍信，需持本单位介绍信到公司办公室换领。

3.项目因机构变动或解体时，应将停用的印章密封好，派专人交回制发单位封存或销毁。

四、办公及生活用品管理办法

1．对于办公及生活用品的购置，首先要按月列出计划，由办公室汇总报项目经理审批后，由办公室负责采购、点收、建卡，做到帐物相符。单件在2000元以上的固资采购，首先要向公司对口部门报告购置计划，经公司领导同意后，由责任成本中心下购置计划、固资购进后，要填写新建（购置）固定资产验收交接记录，一式三份及固定资产卡片一式二份，由使用部门和使用人签收后连记录表一并交财务部门，组固入帐，财务部凭固资卡片登记建帐。

2．对于2000元以内的生活、办公设备，其全部费用进单位成本，单位解体时，由本单位（一般由经理、书记、办公室人员、财务主管）自行研究处理。2000元以上的物品，由本单位向公司对口部门提交报告，写明名称、购置时间、数量、单价、已提折旧、

设备状况，单位及财务盖章后，由公司对口部门组织相关人员进行评估，提交正式评估报告一式四份（原单位一份，新单位一份，对口部门一份），由有关部门（单位）进行帐务处理。

3．办公及生活用品的领用，由办公室指定人员负责登记，根据实际情况，本着合理、节约的原则发放领用。超标以及存在浪费现象的一律不予领取。

五、考勤、请销假管理办法

1.项目部实行早点名制度。点名未到者罚款50元，由办公室下单张贴公告栏并上交财务部从工资里扣除。

2.职工需要请假者，应先到办公室核定假期、领取并填写职工请假单，先由分管部门或领导签字后再报经理、书记批准后把请假单留存办公室备案。请假到期后，应及时向办公室销假，超过请假时间不销假的视为旷工。因故需要延长假期的应该提前打电话向办公室说明情况续假，回来后再补办续假手续。

3．职工所享受年休假、探亲假、婚假、产假、丧假的假期规定，依据劳动法和国家相关规定执行。

4．工作时间因私事需脱离工作岗位的，应按规定申请事假，填写事假书面申请，经批准后方可离岗。特殊情况不能事前书面申请的，经批准后，事后上班第一天及时补办手续。

5．请病假者需持公费医疗机构指定医院（急诊除外）开具的病假证明，经批准后方可。请事假时间累积达到应享受年休假时间的，取消本年度年休假。

6．请假人员需在假条上留下家庭电话号码，以备特殊情况下沟通联系。请假期间手机不能出现长时间（1-2天）关停现象。

六、后勤、卫生管理办法

1.办公室负责对项目部职工生活、环境卫生、办公及生活用品、小型机具进行管理。

2.项目部成立伙委会，每月至少召开一次伙委会会议。开展“星级生活管理，健康文体活动”竞赛，为保证施工生产及各项工作创造一个良好环境。

3.食堂服务人员要树立为职工满腔服务的热情，增加主副食花色品种，提高饭菜质量，尽量满足职工的要求。

4.要搞好伙食成本的核算，坚持二人以上采购，坚持过磅验收，坚持日清月结，按月公布伙食成本盈亏情况，盈亏情况控制在实际收入5%范围之内。

5.食堂卫生必须执行食品卫生“五?四”制度，严禁采购和出售腐烂变质食品，食堂和炊管人员个人必须常年保持整洁卫生，防止病从口入、杜绝食物中毒事件发生。

6．项目部实行环境卫生包干制，各部门办公室门前室内由各部门负责人指定人员排班负责每日清扫。各宿舍门前室内由各宿舍人员推选出责任人，由责任人指定人员排班负责每日清扫，保持办公和居住环境干净卫生。

7．办公室协同工会，每月一次对职工宿舍、办公场所环境卫生进行检查，对卫生工作，防火、防盗工作达不到要求的要提出批评，并且监督、检查进行整改，直至达到要求。

七、通讯费管理办法

⒈手机费的管理由办公室负责，项目部班子成员手机话费使用标准按中铁四七办（2011）8号文件规定执行。正科级每月话费600元，总工、总经、安全总监及副经理每月话费400元，搅拌站负责人每月话费260元，各部门负责人每月话费200元，技术主管每月话费150元，技术员每月话费100元，司机每月话费100元(注：食堂、保洁等非直接参与生产人员不按照此规定执行)。

2．传真放在办公室，但必须保证有专人负责管理，所有传真件须经各部门分管领导审批同意后，方可进行传真。

八、信息调研管理办法