关于印发《北京航空航天大学学生人事档案管理办法》的通知

关于印发《北京航空航天大学学生人事档案管理办法》的通知

各单位：

为了加强我校学生人事档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》及档案工作相关法规，结合我校实际情况，特制定本档案管理办法，现予以印发。

特此通知。

二○○八年九月四日

北京航空航天大学学生人事档案管理管理办法

第一章总则

第一条为了加强学生档案管理工作，提高学生档案管理水平，有效地保管和利用档案，更好地维护学生的权益，服务于社会选拔人才，根据《中华人民共和国档案法》及档案工作相关法规，结合我校实际，特制定本办法。

第二条学生档案是指学校在学生管理活动中形成的，记述和反映学生个人学习经历、德才能绩以及社会实践表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。

第三条本办法适用于我校普通高等教育本科生、硕士和博士研究生（不包括定向、委培及国防生）的档案管理工作。

第四条学生档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的法规和制度，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全。

第五条学生档案工作应纳入招生就业处、研究生院、学生处、教务处等相关部门的管理制度和工作计划，以及相关工作人员的职责范围中。招生就业处、研究生院、学生处、教务处等部门在布置、检查、总结、验收本部门工作的同时，要布置、检查、总结、验收本部门的学生档案工作。

第二章体制和职责

第六条我校学生档案工作实行由各院（系）负责档案材料的收集、整理和移交，由档案馆负责集中管理，由各有关部门协助完成的体制。

第七条档案馆有专人负责学生档案管理工作。档案馆学生档案管理职责为：

（一）管理国家计划内招生的学生档案，不包括定向、委培及国防生的档案。

（二）接收学生档案材料，

（三）鉴别学生档案材料；

（四）办理学生档案的查阅、借阅和转递；

（五）为有关部门提供档案中记载的学生情况证明；

（六）做好学生档案的安全、保密和保管工作；

（七）办理其它有关事项。

第八条各院（系）指定负责人分管学生档案工作，并视情况配备与学生档案相适应的工作人员，负责本部门学生档案材料的收集、整理和移交工作。各院（系）学生档案工作职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规以及学校制定的档案管理规章制度。确保学生档案工作纳入工作计划、管理制度和有关人员的职责范围之中；

（二）协助解决学生档案工作中出现的问题；

（三）按照要求做好本部门新生档案的收集、整理和移交工作；做好学生档案形成材料平时的收集和移交工作；做好毕业生材料的收集和移交工作。

第九条学校招生就业处、研究生院、学生处、教务处等有关部门学生档案工作职责：

（一）新生分班名册在新生入学两个月内移交档案馆；

（二）学生学籍变动情况在形成后一个月内以书面形式送交档案馆；

（三）需要归档的奖惩和处分材料在形成后一个月内移交档案馆；

（四）毕业生就业通知书和毕业生转递档案单位的数据在学生毕业离校一周内移交档案馆。如有其他情况，请及时通知档案馆，以便做好毕业学生档案的转递工作。

第三章归档范围和要求

第十条学生档案的归档范围

（一）本科阶段档案归档内容

1.高中阶段形成的档案材料：

（1）高中毕业生登记表；

（2）普通高中学生学籍管理表；

（3）普通高中毕业会考成绩登记表；

（4）高中学生考试（考查）成绩登记表；

（5）体格检查表；

（6）体育合格情况登记表；

（7）中学生社会实践活动登记表；

（8）家庭情况调查表；

（9）高中学生评语表；

（10）奖、惩材料等。

（注：第（1）（2）项必有其中一项）

2.高等学校招生阶段的档案材料：

（1）普通高等学校招生考生报名登记表；

（2）普通高等学校招生考生体格检查表；

（3）普通高等学校考生志愿表；

（4）普通高等学校招生全国统一考试成绩等。

3.本科生阶段形成的档案材料：

（1）北航学生登记表；

（2）学生学籍变动材料；

（3）学生在校期间的各种奖惩材料；

（4）学生在校期间党团材料：

团员材料：①入团志愿书；②入团申请书。

党员材料：

正式党员材料：①入党志愿书（已批准转正的）；②入党申请书；③预备党员转正申请书；④入党政审材料；⑤自传等。

预备党员材料：①入党志愿书；②入党申请书；③思想汇报；④入党政审材料；⑤预备党员考察表等。积极分子材料：①入党志愿书；②思想汇报；③其他积极分子材料等。

（注：没有转正的党员，其党员材料不放入个人档案中，毕业时由院（系）将密封好的材料和“组织关系介绍信”一并转递接收单位组织部门）。

（5）毕业生档案材料：①高校毕业生登记表；②授予学士学位证明书、授予双学士学位证明书；③学籍成绩登记表；④体检表；⑤毕业生就业通知书等。

（二）硕士研究生阶段形成档案归档内容

1.攻读硕士学位研究生录取登记表；

2.研究生登记表；

3.拟录研究生政审调查表；

4.研究生学年评定登记表；

5.学生在校期间党团材料（见第十条（一）3（4））；

6.硕士学位审批材料：

①硕士学位论文答辩资格审查表；

②硕士研究生课程成绩单；

③指导教师对学位申请者极其硕士学位论文的评语；

④硕士学位论文评阅书（2份）；

⑤硕士学位论文评阅人及答辩委员会审批表；

⑥硕士学位论文答辩委员会决议书。

7.授予硕士学位通知书；

8.毕业研究生登记表；

9.参加硕士研究生单独考试的,应有专家推荐书；

10.体检表；

11.毕业研究生就业通知书。

（三）博士研究生阶段形成档案归档内容

1.报考攻读博士学位研究生登记表；

2.研究生登记表；

3.研究生政审调查表；