关于印发《北京航空航天大学学生人事档案管理办法》的通知

关于印发《北京航空航天大学学生人事档案管理办法》的通知各单位：为了加强我校学生人事档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》及档案工作相关法规，结合我校实际情况，特制定本档案管理办法，现予以印发。

特此通知。

二○○八年九月四日北京航空航天大学学生人事档案管理管理办法第一章总则第一条为了加强学生档案管理工作，提高学生档案管理水平，有效地保管和利用档案，更好地维护学生的权益，服务于社会选拔人才，根据《中华人民共和国档案法》及档案工作相关法规，结合我校实际，特制定本办法。

第二条学生档案是指学校在学生管理活动中形成的，记述和反映学生个人学习经历、德才能绩以及社会实践表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。

第三条本办法适用于我校普通高等教育本科生、硕士和博士研究生（不包括定向、委培及国防生）的档案管理工作。

第四条学生档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的法规和制度，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全。

第五条学生档案工作应纳入招生就业处、研究生院、学生处、教务处等相关部门的管理制度和工作计划，以及相关工作人员的职责范围中。

招生就业处、研究生院、学生处、教务处等部门在布置、检查、总结、验收本部门工作的同时，要布置、检查、总结、验收本部门的学生档案工作。

第二章体制和职责第六条我校学生档案工作实行由各院（系）负责档案材料的收集、整理和移交，由档案馆负责集中管理，由各有关部门协助完成的体制。

第七条档案馆有专人负责学生档案管理工作。

档案馆学生档案管理职责为：（一）管理国家计划内招生的学生档案，不包括定向、委培及国防生的档案。

（二）接收学生档案材料，（三）鉴别学生档案材料；（四）办理学生档案的查阅、借阅和转递；（五）为有关部门提供档案中记载的学生情况证明；（六）做好学生档案的安全、保密和保管工作；（七）办理其它有关事项。

第八条各院（系）指定负责人分管学生档案工作，并视情况配备与学生档案相适应的工作人员，负责本部门学生档案材料的收集、整理和移交工作。

各院（系）学生档案工作职责：（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规以及学校制定的档案管理规章制度。

确保学生档案工作纳入工作计划、管理制度和有关人员的职责范围之中；（二）协助解决学生档案工作中出现的问题；（三）按照要求做好本部门新生档案的收集、整理和移交工作；做好学生档案形成材料平时的收集和移交工作；做好毕业生材料的收集和移交工作。

第九条学校招生就业处、研究生院、学生处、教务处等有关部门学生档案工作职责：（一）新生分班名册在新生入学两个月内移交档案馆；（二）学生学籍变动情况在形成后一个月内以书面形式送交档案馆；（三）需要归档的奖惩和处分材料在形成后一个月内移交档案馆；（四）毕业生就业通知书和毕业生转递档案单位的数据在学生毕业离校一周内移交档案馆。

如有其他情况，请及时通知档案馆，以便做好毕业学生档案的转递工作。

第三章归档范围和要求第十条学生档案的归档范围（一）本科阶段档案归档内容1.高中阶段形成的档案材料：（1）高中毕业生登记表；（2）普通高中学生学籍管理表；（3）普通高中毕业会考成绩登记表；（4）高中学生考试（考查）成绩登记表；（5）体格检查表；（6）体育合格情况登记表；（7）中学生社会实践活动登记表；（8）家庭情况调查表；（9）高中学生评语表；（10）奖、惩材料等。

（注：第（1）（2）项必有其中一项）2.高等学校招生阶段的档案材料：（1）普通高等学校招生考生报名登记表；（2）普通高等学校招生考生体格检查表；（3）普通高等学校考生志愿表；（4）普通高等学校招生全国统一考试成绩等。

3.本科生阶段形成的档案材料：（1）北航学生登记表；（2）学生学籍变动材料；（3）学生在校期间的各种奖惩材料；（4）学生在校期间党团材料：团员材料：①入团志愿书；②入团申请书。

党员材料：正式党员材料：①入党志愿书（已批准转正的）；②入党申请书；③预备党员转正申请书；④入党政审材料；⑤自传等。

预备党员材料：①入党志愿书；②入党申请书；③思想汇报；④入党政审材料；⑤预备党员考察表等。

积极分子材料：①入党志愿书；②思想汇报；③其他积极分子材料等。

（注：没有转正的党员，其党员材料不放入个人档案中，毕业时由院（系）将密封好的材料和“组织关系介绍信”一并转递接收单位组织部门）。

（5）毕业生档案材料：①高校毕业生登记表；②授予学士学位证明书、授予双学士学位证明书；③学籍成绩登记表；④体检表；⑤毕业生就业通知书等。

（二）硕士研究生阶段形成档案归档内容1.攻读硕士学位研究生录取登记表；2.研究生登记表；3.拟录研究生政审调查表；4.研究生学年评定登记表；5.学生在校期间党团材料（见第十条（一）3（4））；6.硕士学位审批材料：①硕士学位论文答辩资格审查表；②硕士研究生课程成绩单；③指导教师对学位申请者极其硕士学位论文的评语；④硕士学位论文评阅书（2份）；⑤硕士学位论文评阅人及答辩委员会审批表；⑥硕士学位论文答辩委员会决议书。

7.授予硕士学位通知书；8.毕业研究生登记表；9.参加硕士研究生单独考试的,应有专家推荐书；10.体检表；11.毕业研究生就业通知书。

（三）博士研究生阶段形成档案归档内容1.报考攻读博士学位研究生登记表；2.研究生登记表；3.研究生政审调查表；4.专家推荐书；5.中期考核登记表；6.学生在校期间党团材料（见第十条（一）3（4））；7.博士学位审批材料：①博士学位论文答辩申请表②博士研究生课程成绩单及相关附件③指导教师对博士生及其博士学位论文的评语④学位评定分委员会对博士生申请学位论文评阅的资格审查意见⑤博士学位论文评阅书⑥博士学位论文评阅意见汇总⑦博士学位论文答辩及答辩委员会组成人员审批表⑧博士学位论文答辩委员会决议⑨博士学位论文答辩记录8.授予博士学位通知书；9.毕业研究生登记表；10.体检表；11.毕业研究生就业通知书。

（四）有工作经历的研究生，其档案中除上面提到的学籍材料外，还应有如下材料：1.就业通知书；2.高等学校毕业生见习期考核鉴定表；3.高（中）等学校毕（结、肄）业转正定级审批表；4.行政、工资关系介绍信；5.从企业单位转入的同学档案中还应有劳动合同书和解除劳动合同书（证明）；6.人才交流中心登记表等（档案放在人才的学生应有此项材料）。

（五）其他应归档材料1.校级以上的奖励材料。

三好学生、优秀学生干部以及党团员登记表等材料。

2.校级以上的处分材料。

处分及撤消处分等有关材料。

3.更改姓名、民族、出生日期、入党和入团时间等材料，包括个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料等材料。

4.学生在校期间形成的其他有保存价值的材料。

第十一条档案材料的归档要求（一）归档材料必须齐全、完整、准确；文字清楚、对象明确。

（二）归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式材料。

规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章。

规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。

特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

（三）归档材料应使用国家统一规格的办公用纸。

文字必须是用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

（五）档案馆对不符合归档要求的学生档案材料，有权拒收或退还归档单位，并限期改正后再归档。

第十二条对学生档案材料集中归档的要求（一）归档材料归档材料具体见本办法第十条学生档案的归档范围。

（二）对集中归档的要求1.毕业生登记表和学生成绩单必须加盖公章。

2.各院（系）应将毕业生的归档材料以学生为单位集中在一起，以班级为单位按照学号排列。

3.对移交档案馆的材料要形成《毕业生归档材料移交清单》（见附件1），清单上必须注明移交材料的具体名称，并备注出所缺材料。

移交清单一式两份，档案馆审核后双方签字，各留存一份备查。

4.归档材料经档案馆人员审核无误后，由各院（系）有关人员按照要求归入学生人事档案中；5.以上工作由各院（系）学生工作负责人负责实施。

第四章归档时间第十三条本科、硕士和博士新生人事档案均由院（系）收集齐全，初审形成《本科新生档案材料目录》或《硕士新生档案材料目录》或《博士新生档案材料目录》和《新生档案移交名单》（具体见附件2-5），《新生档案材料目录》放入新生个人档案袋中，《新生档案移交名单》放置于班级前面。

以院（系）为单位，于新生入学后的六个月内，向档案馆移交学生档案。

第十四条档案馆负责新生档案的审核工作，若发现材料缺失的，通知新生所在院（系）负责追缴。

第十五条在校期间形成的各类学生人事档案材料，在人事档案材料形成后的一个月内向档案馆移交；人事档案材料形成后因各种原因没有及时归档或归档时间已在学生毕业前两个月内的，则按第三章第十二条“对学生档案集中归档的要求”执行。

第十六条集中转递毕业生档案时，各部门按照第三章第十二条“对学生档案集中归档的要求”执行。

第五章档案的保管第十七条档案馆接收的学生档案应及时进行审核和整理，专柜存放。

第十八条档案馆要严格执行档案的安全和保密制度。

严防档案的毁损、失散和泄密，并做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮等工作。

第六章档案的利用第十九条查阅和借用档案，应遵守以下规定：（一）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；（二）院（系）只能查阅本院（系）的学生档案。

查阅学生档案应填写《查阅档案审批表》，由部门主管党务负责人签字，并加盖所在单位的党组织公章方可查阅。

其它单位查阅学生档案的，应经有关单位负责人和档案馆负责人批准后，方可查阅；（三）学生档案，原则上只能查阅，不得借出。

若有特殊情况需借出档案的，须说明理由，办理借出手续，并经档案馆负责人批准后，方可借出。

借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。

借出时间不得超过3天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人；（四）查阅档案的单位或个人不得擅自复制档案的内容，确因需要从档案中取证的，必须经档案馆负责人批准后，才能复制；（五）校外单位因工作需要查阅学生档案时，须由二人同时持单位介绍信，出具有关身份证明，档案馆人员方可接待。

在查阅学生档案时，档案馆人员必须在场。

（六）查借阅档案者必须确保档案实体的安全，严格遵守保密制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；对违犯者，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》给予相应处罚；（七）档案管理人员只能出具档案材料中所记载事实的证明，不得给任何单位或个人出具有评论性意见的文字。

第七章档案的转递第二十条转递学生档案以招生就业处的转递档案通知单或毕业生就业通知书为依据。

第二十一条转递学生档案时，填写《转递学生档案通知单》，将其归入学生档案，待检查无误后密封，在骑缝线粘贴密封签，并加盖密封章。