SA采购主数据维护流程P

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业务流程名称:采购主数据维护

流程编号及版本号

编号：BPD-MM03

版本：V1.0

业务流程定义文件签署表

业务流程定义文件是描述未来在SAP R/3中处理业务的详细流程定义，其定义的业务流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。

项目中职务姓名签字日期

谢芳

TCL部品（光电科技）

关键用户

王晓峰

TCL部品（光电科技）

流程所有人

TCL光机关键用户李庞晋

阎晓莉

赵心亚

TCL光机流程所有人朱林

TCL显示关键用户王妙荣

TCL显示流程所有人戴谋新

IBM顾问刘庆

TCL项目经理林雪梅

IBM项目经理夏玲芳

1. 业务流程目的：

采购主数据维护主要指采购价格的维护，以及系统中的货源清单和配额分配的维护。

2. 业务流程的相关原则：

2.1采购主数据存储了进行采购业务所需用的数据。包含以下三种数据：

（1）信息记录–主要包含采购价格、价格条件（交货费用、关税等）、交货提前期及一些采购控制字段；

（2）货源清单–主要指物料的合格供应商清单，指定哪些供应商或者框架协议是可用的；

（3）配额分配–主要维护采购物料时的不同供应商的订单分配的配额比例；

2.2采购主数据维护的组织级别：

（1）信息记录–在采购组织级别，根据不同的采购组织，为不同的工厂维护信息纪录；

（2）货源清单–维护在工厂的级别，即对同一物料，可以在不同的工厂维护不同的货源清单；

（3）配额分配- 在工厂级别维护，同一物料在不同的工厂可以维护不同的供应商配额分配；

2.3采购主数据维护的范围：

本流程中采购主数据维护的范围是：进行库存采购的物料的采购主数据、进行外协加工采购的物料的采购主数据及供应商寄存采购的物料的采购主数据。

2.4 采购主数据维护的注意事项：

（1）采购主数据的维护应由各公司采购部门专门的维护员负责，保证维护权限的集中；

（2）采购主数据的维护必需由采购员提交申请表，经过采购部门主管系统外审核签字后才能录入系统；

（3）采购主数据维护员录入采购价格后，定期从系统中打印出所维护的价格，经人工检查后由采购主管签字确认后存档；

（4）对于部品事业本部的战略性供应商与物料的采购主数据维护，不在本流程中体现，参考相应的外部流程。

3. 业务流程所带来的相关规则和政策改变

3.1相关的规则和政策改变

⏹规范了采购主数据的维护流程；

⏹各公司必须制定相应的采购主数据维护制度，明确维护的审批政策、维护的时效、单

据的传递与管理及相关责任人等

3.2 对组织结构调整的要求

各公司采购部门设立专门的维护员岗位负责采购主数据的维护；

4. 版本控制：

版本作者日期更改内容描述

V1.0 刘庆创建

5．业务流程图例解释

本段主要描述流程图的符号。

6. 业务流程图（在VISIO中画流程图）

7．业务流程的详细步骤：

7.1 采购主数据维护流程:

步

骤

用户系统事务描述下一步

1 采购人员系统

外

采购询报价，商

务谈判

对于新建的物料或者对已有物料

进行询报价

2

2 采购人员系统

外

申请维护采购

主数据，填写申

请表

采购部门进行必要的商务谈判与

询报价后，选择合适的供应商与

价格，填写采购主数据维护申请

表

3

3 采购部门领导系统

外

审核申请

采购部门领导根据公司政策对申

请进行审批

通过转4；

不通过转结

束

4 维护员SAP 维护采购价格

信息、货源、配

额

在系统中维护物料的信息纪录

（价格）、货源清单和采购配额

5

5 维护员系统

外

申请表归档并

通知申请人员

和财务人员

创建完毕后，将申请表归档，并

通知申请人员和财务人员主数据

维护状态

6

6 采购人员系统

外

未清采购订单

是否修改

判断新采购纪录是否影响未清的

采购订单

是转7；否

转结束

7 采购人员SAP 修改未清采购

订单

根据新采购纪录修改未清采购订

单

结束

8. 业务流程中所用到的报表：

报表名称目前是

否在用描述工具（SAP标准报表

/Report

Painter/Report

Writer/Query/ABA

P/Excel/Word）

使用频率

采购主数据信息报表否物料/供应商/单价/配额对

应清单

ABAP 中

物料价格对比表否各供应商报价对比表ABAP 低价格录入检查表否单价录入系统后定期集中打

印的价格列表以便进行录入

Query 中

复核9. 业务流程中所用到的表单：

表单名称目前是

否在用描述是否SAP表单

/layout set?(是/

否)

使用频率

采购主数据维护申请表否采购主数据新建、修改时需

要提交的申请表

否中

询价单否向供应商询价时的表单是中报价单否供应商报价时的表单否中10．接口需求（SAP与其它系统的接口）：

接口名称描述输入/输出备注

无

11．数据转换需求：

数据名称数据类型（主数据/

交易数据）

数据量现存位置

采购主数据主数据2000条Excel

12．权限设置需求：

事务码描述负责人职位ME11 创建采购信息纪录采购部门维护员ME12 修改采购信息纪录采购部门维护员ME01 维护货源清单采购部门维护员MEQ1 维护配额分配采购部门维护员