采购内控流程

第2章企业内部控制—采购2．1采购授权审批制度

2．2采购申请审批制度

刊杂志、保安等服务项目。

2．使用部门需要这些服务时，提出请购单，由总经理进行审核、审批。

第7 条特殊服务项目的请购。

1．特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。

2．董事长、董事会或股东大会进行审议批准。

3．审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平是否合理等，经董事长批准后，这些特殊服务项目才能进行采购。

第8 条资本支出和租赁合同。

1．对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，董事长、董事会或股东大会进行决策。

2．对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。

第3章请购单规定

第9 条请购单的开列和递送。

1．请购单的开列。

（1）请购经办人员应根据用料预算以及库存情况开立请购单。

（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。

（3）各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。

（4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。

2．需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。

3．紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并加盖“紧急采购”章。

4．材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。

5．物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。

第10条免开请购单部分。

1．总务性用品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。

（1）礼仪用品，如花篮和礼物等。

（2）招待用品，如饮料和香烟等。

2．3采购预算管理制度

2．4采购控制制度

制度名称受控状态

采购控制制度

2．一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。

3．小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

4．重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式或者比质比价方式。

5．大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。

第3章采购数量控制

第5 条第6 条第7 条第8 条采购数量应该严格按照采购计划进行确定。

采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。

检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。

对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的分析，将各种请购

进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。

第9 条对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。

第4章采购时间控制

第10条采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。

第11条根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。

1．现用现购商品或劳务

从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时间。

2．以最佳成本为原则确定最经济的订货方式

采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。

3．保险储备量和定量

当某一商品达到订货点时就是采购时间。

第12条存量资产。

第13条对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行，但当请购单已

经提出，采购员应及时处理请购单，并将处理结果及时通知仓库管理部门。

第5章供应商选择

第14条供应商初步评价

1．采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。

2．采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核。

3．选择供应商标准

（1）供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。

（2）供应商按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证。

（3）有良好的售前、售后服务措施和服务意识。

（4）具有足够的生产能力，能满足本企业经营需要。

（5）同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。

4．采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。

第15条供应商现场评审

1．采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审，并提出相应的意见和建议。

2．供应商评价内容

（1）采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。

（2）财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。

（3）使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。

（4）上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。

3．适用范围

（1）根据所采购物资对企业经营的重要程度，将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别，不同级别实行不同的等级控制。

（2）必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。

（3）对于普通物资的供应商，无需进行现场评审。

（4）紧急、小额零星的采购，由使用部门直接提出申请，采购员进行市场调查后，直接选择供应商，经采购经理审批后，进行采购。

第16条“供应商质量保证协议”的签定