机关文字工作特点和作用

机关文字工作特点和作用

发布者:吕峰(lvfeng.sd) 发布时间:2010-07-07

在国家机关从事的文字工作是一种什么工作，弄清这个问题十分重要。多年的实践表明，机关文字工作并不是简单的抄抄写写的事，是一项科学性很强、内涵丰富的工作，把握不住这一点是无法做好机关文字工作的。所以，认清所从事的机关文字工作的概念、特点和作用，对搞好具体工作非常重要，是必须首先认清弄懂的课题。

一、机关文字工作的基本概念

什么是机关文字工作？这个词句虽然常常挂在人们的

口头上，并且认可它，但并没有多少人给它下一个明确的定义。机关文字工作的概念，我认为机关文字工作不等于秘书工作，也不等于文书工作，不能与文秘工作简单笼统地混为一谈。

《辞海》对文书工作的定义和解释是：文书，各种公文的统称。我国现实的文书工作，一般包括文件的收发、运转、催办、拟办、缮印、立卷、归档等内容。文书是秘书工作的组成部分。担任文书工作的人员也称“文书”。《辞海》对秘书工作的定义和解释是：秘书，职务名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工作，它的任务是收发文件、办公文书、档案和领导交办事项。机关文字工作一词在《辞海》中并没有给出解释，但从字面和内涵来看确有不同。文

字，一般是指文章。机关文字直接体现出公务特征，又表现出机关含义。机关文字工作，体现出机关的权利和职能，它是为机关行使职权服务的，这个概念更能直接体现机关文字工作的属性和特征。

机关文字工作与文书工作、秘书工作从内涵特征上既有相同之处，又有较大区别，这也是它之所以能够一个单独常用词语的重要原因。机关文字工作与文书工作、秘书工作的相同点是：第一，行为对象都是公共组织，是为公务活动服务的，不是私人行为。第二，都是以公文为载体，公文处理的各个环节是其主要表现形式。第三，三者都是一项管理工作，是一种管理职能的活动。不同之处是：（1）界入参政的程度不同，文书工作、秘书工作主要指的公文的传递运转管理工作，而机关文字工作除上述内容外，更多地表现为实现职能的拟搞成文上，是机关从事管理工作的一个重要组成部分，具有直接参政性。（2）在工作中的主从关系不同。文书工作、秘书工作往往是以文件为对象，是被动的，是领导交办的。其工作是受文件的往来、多及其特点来进行工作的。机关文字工作除此上述之外，它是以“机关”为特征的、是以公务来体现行政管理和领导意志与思想的，是属于主动性，职能性。其工作主要是受职能和管理对象的善而左右的，并非以公文的往来而决定的。（3）工作的目标不同。文书工作、秘书工作是以办好公文和搞好服务为主要任务，目标是为机关工作服务好，以达到辅助机关实现其职能。而机关文字工作则直接属于机关行政行为的范畴，目标是实现行政

有效管理，发挥机关的职能作用。因而在范围、范畴和效力上差别很大。

机关文字工作的概念，我认为应是行政机关履行法律法规所赋予权利，以实现机关职能为目的，以公务文书为的成文、加工、传递和管理工作为主要表现形式，对国家实行管理的一种活动。它既不是单纯的批文、转发等公文办理，也不是文件起草和一般修改。这些都是它的表现，是一些具体内容，但都不足以说明机关文字工作的概念。这些内容都包括在机关文字工作范围之内，是一些比较具体的行政行为，但仅反映了机关文字工作某些内容和形式。

不妨结合我们的实际情况来分析一下这个概念。如果你是一名机关工作人员，你会在文字工作中发现许多有趣的现象，结合这些现象，可以看出一些问题。

现象之一：大学中文系毕业生到机关工作后，尽管写作知识很多，但并不能立即就能从事文字工作。而一些具有一般中文知识的人员，在人从事某项工作一段时间以后却有较强的机关文字工作能力。这说明中文写作知识只是机关文字工作的基础，有较强文字工作能力的人首先应具备一定的中文写作知识，这是必要条件，但不是充分条件，还不能决定文字工作能力的高低。

现象之二：许多在机关工作多年，甚至几十年的人到退休仍不会做文字工作。这说明虽然在机关工作中积累了丰富的专业和业务方面的实践经验，并不能表示就等于有了较高的文字工作能力，文字水平与业务知识和工作经验有关系，

但是并不等同。

现象之三：一些口头表达能力很强的人不会搞文字工作，而一些文字工作干得比较出色的却不能用流利的语言进行演讲。这说明文字表达方式与口头表达方式有较大差异，书面文字表达能力与口头表达能力并不等同。

现象之四：文字工作能力较强的人换一个工作岗位后仍然能在陌生的工作中迅速体现出原有的文字工作能力，并且有不少人能在较大的专业知识跨度中从事文字工作。这说明虽然文字工作涉及众多领域，但它有自身的内在规律性，有自己的运行规则和方式。

现象之五：许多人在文章中自己创造和运用了一些新词句，但无法从领导那里通过。另一方面，总是下级原样使用上级的话语词句。这说明机关文字工作在受到许多因素的制约，必须按照一定的领导原则和上级或领导的要求进行，个人思维在文字表达必需服从这种要求。

现象之六：多数人在要求把文章写好的情况下，不知怎样去写，而有时主管领导并没提出多少要求反而写出了好文章。这说明机关文字工作在实际工作中有许多原则要求，有科学规范和思维方式。

从以上现象可以看出，从概念范围上讲机关文字工作不等于公文写作。公文写作只是机关文字工作的主要形式，而机关文字工作则是行政目的在文字材料制发过程的体现，它不仅是讲求公文格式标准，而且在此基础之上，利用文字为媒介，以实现国家职能和提高国家效能为根本的管理活动。

把握不住这个本质问题，很可能就是许多长年在机关工作的人做不好文字工作的主要原因。所以我们要明确认识机关文字工作的特点，把握本质性的东西，顺应其内在规律，这样才能掌握工作要领，提高文字工作质量。

二、机关文字工作的特点

机关文字的特点很多，如它的政治性、行政性、广泛性、综合性、社会性、规范性、强制性、法制性、权威性等等，不容易具体细致的去表述。关于它的属性，集中表现在政治性和行政性上，对此第二章和第三章将给予具体论述。这里仅就其公文这个主体谈一谈。体现在公文上，特点也十分明显，我认为《公务员实用写作》一书的概括比较准确，主要有四个特点：

（一）极强的政治性和权威性。这个特点说明了机关文字工作的本质。公文产生于阶级、国家出现之后，应用于社会组织之中，是维护其利益和统治的一种工具。一般来讲，公文的基本内容是国家党政机关的指挥意志、行动意图、公务往来的规范记录和传达，直接反映国家政权的政治意向和根本利益，所以具有鲜明的政治色彩。我国现行的公文是传达党和国家方针政策、指导党和国家行政活动的重要工具，所以也同样具有极强的政治性和政策性；有些还具有法定的权威性和约束力，一旦发出，就必须执行，否则便要受到查处。

（二）明确的实用性和时效性。这个特点说明了机关文字工作的基本内在要求。公文是各级机关按照国家统一意志