上报档案材料建档规范要求

上报档案材料建档规范要求

一、原始材料收集范围

各责任单位应对照所承担测评指标的具体要求提供2011年9月至2012年6月底或过去年度已有的长效机制的相应能证明该项工作完成或已实施的原始材料，每份原始材料必须在首页（右上方）加盖单位公章。原始材料包括：

1、针对该项工作的开展所印发的有关文件（含红头文件、领导批示）、工作方案、工作计划、工作职责或有关制度规定等材料。个别属长效机制工作的，可提供2012年以前的长效工作文件、方案或制度规定。

2、针对该项工作的开展所印发的有关文件通知、工作通报。

3、针对该项工作的开展所成立的组织机构情况材料。

4、针对该项工作的开展所有的会议记录、会议纪要。

5、针对该项工作的开展所进行的阶段性和年终工作总结。

6、针对该项工作的开展所有的领导讲话、专题汇报、学习笔记、经验介绍等材料。

7、针对该项工作的开展所进行的各县（市）区、各有关部门联动情况的材料。

8、针对该项工作所获奖状、奖杯照片和开展此项工作所积累的宣传画册、书籍、图片、影像资料等。

二、材料的整理

1、材料以“件”为基本整理单位，《全国城市文明程度指数测

评体系》、《全国志愿服务工作测评体系》每个“测评内容”或“测评标准”中的一个“具体要求”为“一件”，《全国未成年人思想道德建设工作测评体系》每个“测评项目”中的一个“测评标准”为“一件”。“一件”资料一般由单份或若干份材料构成。

2、统一使用A4纸（原始材料大于A4幅面的要按A4规格进行折叠，小于A4幅面的要用A4纸进行复制），带文号文件必须使用红头文件纸打印。

3、版面设置：上边距3cm，下边距2cm，左边距3cm，右边距2.5cm，行距为固定值28磅。

4、字体字号：材料大标题：宋体二号字；内容一号标题：黑体三号；二号标题：楷体（宋体）三号加黑；三号标题：仿宋三号加黑；内容仿宋三号。

三、材料的编号标识

1、《全国城市文明程度指数测评体系》原始材料编号的格式：如“II-2-2-3-③”，要在原始材料左上方用铅笔标示，其中，“II-2”代表“测评项目”序号，“II-2-2”代表“测评内容”序号，“II-2-2-3”代表“具体要求”序号，“II-2-2-3-③”代表该“具体要求”的第3份原始材料。

2、《全国志愿服务工作测评体系》原始材料编号的格式：如“II-1-3-2-③”，要在原始材料左上方用铅笔标示，其中，“II-1”代表“测评指标”序号，“II-1-3”，代表“测评标准”序号，“II-1-3-2”代表“具体要求”序号，“II-1-3-2-③”代表该“具体要求”的第3份原始材料。

3、《全国未成年人思想道德建设工作测评体系》原始材料编

号的格式：如“2-3-③”，要在原始材料左上方用铅笔标示，其中，“2”代表“测评项目”序号，“2-3”代表“测评标准”序号，“2-3-③”代表该“测评标准”的第3份原始材料。

特别需要注意：严格按照编号格式进行标注，不得走样。

四、撰写结论性说明

1、撰写要求：属于文字描述型测评标准的，内容简洁明了，字数在200-300字；属于数字型测评标准的，结论为相应数字，同时提供计算方法和计算结果，并注明数据来源；属于混合型测评标准的，分别按数字型和描述型的要求处理。

2、上报格式：格式见遵化文明网“工作提示”专栏，要求一律打印，不得以手写方式填写。

五、材料的上报

1、各单位按要求将资料整理完成后，按件分类，一式两份，用长尾票夹进行固定，上报时不要装订。

2、音频、视频和多媒体材料以光盘形式上报，音频材料格式为MP3/WAV，视频和多媒体材料格式为MPEG/AVI，同时附纸质目录和文字说明，包括测评标准编号、时间、地点、人物、主题、背景等基本要素；照片用U盘上报，格式为JPG/JPEG，同时用A4纸彩色打印，居中排版（加盖公章），照片下方标注拍摄时间、地点、人物、主题及背景等要素，每页最多打印两张。

3、报送材料时要同时上报负责此项工作的人员姓名、职务和联系电话。