集团公司总部密级文件管理办法

中国*股份有限公司

总部密级文件管理办法

第一章总则

第一条为确保公司总部密级文件的安全管理和有效使用，提高规范化、制度化水平，根据《中国*股份有限公司保密工作管理办法》和公司公文管理有关规定，制定本办法。

第二条本规定所指密级文件的范围：

（一）公司印发的带有密级的文件。

（二）中共中央、国务院、国家各部委、银保监会及集团公司等单位发来的带有密级的文件。

第三条文件保密等级分为绝密、机密、秘密三类。

第四条办公室是公司密级文件的管理部门，并负责对公司密级文件的管理工作进行指导和监督。总部各部门负责对签收的密级文件及部门产生的部门级涉密材料进行管理。公司全体员工都有保守国家和公司秘密的责任和义务。

第五条各部门应选派政治可靠的共产党员管理密级文件（即部门保密员）。保密员要立场坚定，坚持原则，认真负责，遵守保密纪律，严守国家和公司秘密。各部门密级文件管理人员岗位变动时要办理移交手续，同时通知办公室。

第二章公司密级文件的拟制及分发

第六条公司密级文件的拟制

（一）密级文件的制作必须在公司机要室中物理隔离的专用计算机上进行，拟稿人要依据国家和公司的有关规定准确标明该文件的密级。

（二）拟稿人在拟稿完毕后，将纸质文件交本部门领导审核批准后报办公室核稿，然后提交公司相关领导审核批准签发。

（三）密级文件一律由办公室在专用打印机上统一印制，废页要及时销毁。

（四）印制密级文件时应严格按照领导批准的发送范围和份数执行。有关人员不得擅自多印私留或自行处理。

（五）印刷、制作密级文件使用的专用计算机等电子设备，应当配备保密措施装置，防止因电磁辐射造成泄密。

第七条公司密级文件的分发

（一）发公司领导

保密人员逐件打号、登记后，送交领导审阅。领导审阅后，应立即将密级文件退回机要室统一管理。

（二）发总部各部门

保密人员逐件打号、登记后，通知各部门保密员签收领取，公司制发的密级文件原则上不得在机要室外过夜，各部门保密员领取密级文件后需立即呈本部门领导审阅，并于领取文件当天将密级文件退回机要室统一管理。

（三）发集团公司

保密人员打号登记后，通过机要交换渠道发送集团公司。

（四）发各分公司

由办公室机要保密人员负责打印并通过机要渠道寄发。

第三章外来密级文件的登记与传阅

第八条外来密级文件的登记

（一）收取密级文件时，保密人员必须认真检查信封上收文单位、密封标志，核对收信单位和收信人等信息，并在专用密级文件收文本上登记，然后制作提呈处理签或者传阅文件目录。

（二）文件登记明确，包括收文时间、文件编号、发文单位、文件密级、标题内容及呈送的批办人等内容，手续必须清楚，切忌无登记备案，横向传阅文件。

第九条外来密级文件传阅流程

（一）中央文件

中央文件，无论是否挂密，均按照以下流程办理：

1.阅件

拟制传阅文件目录（见附件1），逐一呈送领导审阅。

2.办件

全部按提呈文件处理，做提呈文件处理签（见附件2），逐一提呈流转。

（二）国务院文件（密件）

1.阅件

拟制传阅文件目录（见附件1），逐一呈送领导审阅。

2.办件

全部按提呈文件处理，做提呈文件处理签，逐一提呈流转。

（三）银保监会（监）、集团公司（集）、各部委、各分公司及其它单位密件，全部按提呈文件处理，做提呈文件处理签，逐一提呈流转。

第十条外来密级文件的传阅及提呈处理要求

（一）“绝密”级文件的传阅及提呈处理要求

“绝密”级文件的传阅及提呈，需由保密人员直接送呈阅件人，阅件人之间不得横向传阅。“绝密”级文件应当日批阅当日退回；如当日未阅批完毕，也须在当日下班前将文件交回机要室保存，需要阅办时再由保密人员送阅。

（二）“机密”、“秘密”级文件的传阅及提呈处理要求

1．阅件

总裁室领导的传阅夹由保密人员呈送公司领导审阅，领导审阅完毕后将密件退回机要室，如文件送阅当天无法退回机要室，需将密级文件存放在有安全保障的保密或者文件柜内。

“机密”、“秘密”级文件每位领导的传阅时间不超过五个工作日。超越时限后，保密人员要及时催还。

2.办件

保密人员做好提呈处理单后，送呈办公室领导及公司领导阅批，然后根据公司领导的批示意见，通知主办部门保密员到机要室领取文件，并做好签收登记。主办部门在收到密级文件后应立即办理，原则上当天要送回机要室管理，如未办理完毕可继续借阅办理。

第四章密级文件借阅流程

第十一条“绝密”级文件的借阅

“绝密”级文件和资料严禁复制和摘抄，只允许文件规定的知悉范围内的人员在机要室内调阅，文件和资料不得带出机要室，且不得擅自扩大文件的原知悉范围。

调阅时需办理相关调阅手续，填写《密级文件借阅利用登记表》（见附件3），经保密委员会办公室和公司总裁室领导审批后方可调阅。

第十二条机密、秘密级文件的借阅

“机密”、“秘密”级文件的借阅，要办理借阅手续，填写《密级文件借阅利用登记表》（详见附件3），如为公司制发的，需经保密委员会办公室和拟稿部门审批后方可借阅；如为公司收文，则需经保密委员会办公室和总裁室领导审批。

调阅密级文件原则上需在机要室进行，如有特殊情况确须将密件带回本部门者，需在《密级文件借阅利用登记表》上注明，并确定归还时间，密件的借出时间最长时间不超过一天，当天必须归还机要室。

第五章密级文件的保管与归档

第十三条密级文件应当存放在有安全保障的机要室保密文件柜内。

第十四条密级文件应单独存放，任何个人不得私存密级文件。

第十五条阅读各类密级文件需在办公场所进行，不允许在个人住处或公共场所阅读。如遇特殊情况必须随身携带密级文件、资料外出时，事先必须经公司有关领导批准，办理登记手续，要二人同行，严密看管，并有一定的安全保密措施。

第十六条密级文件管理人员因调动、退休等不能在原岗位工作时，应认真清理其使用或管理的文件，并办理交接手续。

第十七条公司制发的密级文件应按档案管理的要求，办理移交手续及时归档。归档后的密级文件原则上不借出使用，用时要登记备查。