第三章 文书处理 秘书实务
秘书实务+考试内容+4月7日整理
《秘书实务》董继超主编（实践考试内容整理）第三章文字工作1、案例：“5万为何变成35万”（书102页）考点：书写规范和审核制度文稿撰拟的要求：一是符合必须行文的原则；二是符合国家现行的法律、法规；三是符合党合国家的方针、政策；四是符合实际情况；五是符合领导意图；六是所提措施和办法要切实可行；七是涉及其他部门或地区的问题要协调一致；八是文字表达要合乎语法、修辞、逻辑；九是格式、标点符号、数字和计量单位要符合现行规定。
文稿审核制度：初审、复审、终审案例讲解原因：（1）数字书写不规范（2）校对工作马虎（3）不遵守文字的复核程序教训：（1）涉及数字要书写规范（2）认真审核（3）思想上要高度重视，树立质量意识2、案例：“用文学手法撰写工作总结”（书69页）考点：思维特点和表达特点秘书文字工作的特点：一、写作活动的受动性二、思维形式的抽象性三、表达方式的综合性四、成文过程的程序性案例讲解从秘书文字工作的思维特点和表达特点的角度分析错误。
（1）秘书写作要用抽象思维，而非形象思维。
（2）秘书写作的表达方式以记叙为主，兼说明。
（3）数字上从15万夸大到50万，违背事实。
第四章文书工作3、案例：“拟成立‘江苏省公务员素质教育培训中心’”考点：发文处理（书81页）发文处理：一、交拟与拟稿二、审核与签发三、印制与校对四、用印与登记五、封发与传递案例讲解请将该文稿在南师大的办理程序写出来。
（1）文学院领导交拟秘书拟稿；（2）校长办公室秘书初审后，交资深秘书或办公室主任核稿；（3）分管副校长或校长签发；（4）交由校长办公室编号、打印、校对；（5）加盖“南京师范大学”印章；（6）登记、封发，进入传递渠道。
4、案例：某县教育局设立再就业培育基地和20层教育培训大楼……考点：请示的行文制度（书80页）行文制度：相互行文制度；联合行文制度；逐级行文制度；文稿代拟制度；一文一事制度；（特别是请示类公文）公开行文制度。
案例讲解原因：（1）文种应用“请示”，应当一文一事，且只主送一个机关单位；（2）文稿必须由领导或分管领导签发；据此我们应该：（1）涉及两件事，应当用两个请示；（2）应当送市教育局，不应送劳动局；（3）应当送机关单位，不能送局长家里；（4）不能由办公室签发，须由局长或分管副局长签发。
新编秘书实务(第5版)习题与答案 第3章 秘书的日常事务工作
第三章秘书的日常事务工作一、单项选择题1 .15一一20平方米的小办公室。
优点是各部门有独自的工作空间；缺点是（D）,空间比较浪费。
A.监督不便B.缺乏活力C.等级森严D.联系不便2 .一间办公室如果有三人以上，应注意办公桌不要（C）摆设，以免影响思考。
A.靠墙B.当中C.面对面D.朝向门口3 .秘书对办公室的各种物品要养成（B）,归置整齐的习惯。
A.每月底B.随时清理C.隔一段时间清理D.留出大段时间清理4 .秘书替上司筛选电话，在说了迎接词后，如果来电者寻找你的上司，你应该（D）。
A.马上通报上司B.请对方留言C.转接电话D.弄清对方身份和来电目的5 .秘书接打电话过程中，以下三点特别重要：正确、（八）和礼貌。
A.有效B.弹性C.全面D.管理6 .以下接打电话的行为中，（C）是不适宜的。
A.电话机旁随时放着电话记录单和便笺和笔，一有留言就能立即记录B.秘书离开办公室时，要安排别人替你接电话C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D.如果已经回电，但没打通，切记要再联系7 .衡量督促工作的好坏的标准（D）0A.准确B.事实C.实际D.实效8 .对列入督查范围的决策事项应坚持的立项原则是（D）。
A.责任到人B.分解量化C.落实时限D. 一事一项9 .专项督查的特点是（八）。
A.内容具体,事项单一B.内容广泛,事项较多C.内容具体,事项较多D.,内容广泛,事项单一10 .（C）是处理突发事件的一项基本原则。
A.齐心协力B.服从上级C.统一指挥D.实事求是11 .重大交通事故的处理属于（八）。
A.偶发性人为事故B.偶发性自然灾害C.刑事案件D.偶发性政治事件12∙（B）是决策督查的目的之一。
A.准备拟定决策B.补充和完善决策C.深入调查研究D.广泛征求意见13 .决策督查的程序要求按照（八）的原则立项。
A. 一事一项B. 一事多项C.多事多项D.多事一项14 .在决策督查的过程中,对已立项的决策事项,要制定（B）。
秘书实务第三章文字工作
上次回顾
1、秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行 修饰？ 2、秘书请求工作指示应该把握哪些要点？ 3、秘书日常事物有哪些类型？如何分别 处理？ 4、秘书下班后继续工作应防止哪些不良 情绪？
本章目标
1、理解秘书文字工作的含义和意义 2、明确秘书文字工作的内容和要求 3、掌握文字记录、文稿撰拟和文稿审核 的规范、程序与方法 4、提高文字表达及文字把关能力
• 种类：电话记录、值班记录、来访记录、 会议记录、大事记、调查记录、领导讲 话记录、领导口授记录
• 文字记录的种类 （8种）
A.电话记录 a.发出电话记录
市园林局办
市职大人文学院 园林局办刘主任 2004.4.30
郝敏
12345678
郝:向园林局求助两件事.五一期间我校组织师生游览 红山公园,时间五月二日上午北京时间11点,350人(含 教师30人)。请贵局派导游；并请免收门票。
• D. 各种公关文书——企业、事业单位用得 较多！ 书信类：祝贺信（贺电），慰问信 （慰问电），致敬信（致敬电），感谢信 （感谢电）等。 致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答 谢词、祝酒词等。 宣传类：说明书、解说词、广告词等。
目前，公关文书的种类不断增加。秘 书应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。
第四节 文稿审核
• 1、文稿审核的作用
• 审核，就是对文稿内容、体式及行文规 则的综合审查与核定，通常也称作“核 稿 ”。
A.审核是文稿撰拟第三阶段（定稿阶段） 中一道非常重要和实质性的“工序”，即文 稿拟成之后、送领导审定签发前进行的最 后把关工作，因而是公文制发的关键环节。 B.文稿审核的和意义和作用主要有三： a.控制发文总量，提高行文质量； b.确保文稿质量，避免行文出错； c.减轻领导阅批文稿的负担。
第三章-文书处理-秘书实务
存本：是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿 以外的印制本。
第三节 收文处理
收文，是指收进外部送达本机关、单位的公务文书和 材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收 文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与 管理。
【信息链接】
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文书的稿本
一、文书的文稿 草稿：草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。 定稿：指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式
通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件。 二、文书的文本
正本：是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。 正本具有标准 规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保 护。正本又可分为：定型本、试行本、暂行本、修订本。
一、 文书的撰写
（一）文书的用语 （二）文书中数字的用法
二、文书的字体与字号
（一）文书字体
文书的字体分为汉字字体、外文字体和数码字体三种 。
（二）文书字号
文书的字号可以分号数制、点数制、级数制三种 。
三、文书的排印
（一）公文用纸及版面尺寸
（二）排版规格与印制装订要求
（三）公文的排版规范
第一节 文书处理的基本知识
一、文书处理的涵义 二、文书的分类 三、文书处理的基本原则 四、文书处理的内容 五、文书处理的工作要求
一、文书处理的涵义
文书、文件、公文三者的称呼和用法 文书处理又称文件处理、 文书工作、 文件
管理。是国家机关或社会组织制作、传递、 使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行 政管理的重要组成部分。
秘书实务.第三章
要成为“第一流的文字处理能手”。
2.秘书的文字表达能力，是秘书的首要能力 虽然秘书是集表达能力、办事能力、管理能力、交往能力、应变能力及研究能力于 一身的职业。但是居于首要地位的，应当是秘书的表达能力，特别是秘书的文字表 达能力： a.各种文书是各级领导机关集体意志的体现。 b.各级领导机关对内下达指示、发布命令、协调关系、对外沟通信息、联络工作、 答复问题，也大都采用文书的形式。这类文书都出自秘书之手。 c.各种文书的内容，是各级机关的真实记录，也是各项工作备查的重要凭证。
当然，计划赶不上变化，秘书要学会随机应变，见机行事的去处理以上给类事务。
第三节 下班之前 一、突击未了事宜
秘书工作的随机性较强，即使快下班也可能会出现紧急需要处理的事务。
可能出现的事务：很难当日办结而又必须当日办结；简单易行但无关大局，属领 导临时交办却要求下班前办结；突发性事件。在应对这些事项时，需做到以下几 点：
3.及时补充和修改，认真整理和记录 秘书要根据工作需要及时对记录进行整理，使使之成为记录稿，以便 日后工作。
需要注意的是：1.终于发话者说话的原意，尽量保持原话愿意2.表现出发话 人的语言特点，使人读完，如见其人3.在保持愿意地基础上进行技术性的加 工润色，使其更具备条理和顺序性，增加其可读性。
三、文字记录的方法
7.领导讲话记录。
8.领导口授记录
二、文字记录的过程
文字记录虽然是文字工作的初始行为，但是要出色地完成各项文字记 录任务，必须依次做好文字记录过程中的相关工作。 1.备好纸笔，随时准备记录
无论多么先进的设备也无法完全取代笔和纸：随身带笔纸或笔记本。
2.用心倾听和判断，快速做出记录
要会听，不仅仅是把语言转化为文字。即既能听懂发话者说话的内容，还能 听懂发话者的言外之音。学会多种记录方法，可以同时使用。
秘书实务(章节重点)
《秘书实务》辅导资料第一章绪论 (3)第一节秘书实务的对象和范围 (3)第二节秘书实务的性质和特点 (3)第三节秘书实务与相关学科 (3)第二章秘书的一天 (4)第一节上班之前 (4)第二节上班之后 (4)第三节下班之前 (5)第四节下班之后 (5)第三章文字工作 (5)第一节文字工作概述 (5)第二节文字记录 (6)第三节文稿撰拟 (6)第四节文稿审核 (7)第四章文书工作 (7)第一节文书工作概述 (7)第二节发文处理 (8)第三节收文处理 (8)第五章信息工作 (9)第一节信息工作概述 (9)第二节信息的获取 (10)第三节信息加工 (10)第四节信息的提供 (10)第五节信息的存储 (10)第六节高层信息的开发 (10)第六章调研工作 (11)第一节调研工作概述 (11)第二节准备阶段 (11)第三节实施阶段 (11)第四节研究阶段 (12)第七章会议工作 (12)第一节会议工作概述 (12)第二节会议的准备 (12)第三节会议的召开 (13)第四节会议结束 (13)第八章建议（提案）工作 (14)第一节建议提案工作概述 (14)第二节建议提案的形成 (14)第三节建议提案的办理（上） (15)第四节建议提案的办理（下） (16)第九章信访工作 (16)第一节信访工作概述 (16)第二节来信处理·················错误!未定义书签。
第三节来访接待 (17)第四节案件查办 (17)第五节综合反映 (17)第十章接待工作 (18)第一节接待工作概述 (18)第二节接待的准备 (18)第三节接待的实施 (18)第四节外宾接待 (19)第十一章谈判工作 (20)第一节谈判工作概述 (20)第二节谈判的准备 (20)第三节谈判的过程 (21)第四节秘书的受权谈判 (21)第十二章随从工作 (22)第一节随从工作概述 (22)第二节出差的准备 (22)第三节出差途中 (22)第四节出差的结束 (23)第五节商务随从工作 (23)第十三章通讯工作 (24)第一节通讯工作概述 (24)第二节电话的应对 (24)第三节电报电传传真 (24)第四节邮件的处理 (25)第十四章保密工作 (25)第一节保密工作概述 (25)第二节文书保密 (26)第三节会议保密 (26)第五节通讯保密 (27)第六节涉外保密 (27)第七节计算机信息系统的安全保密 (27)第十五章其他工作 (28)第一节值班工作 (28)第二节印章管理 (29)第三节领导日程安排 (30)第四节领导交办事项 (31)第十六章秘书礼仪 (31)第一节秘书礼仪概述 (31)第二节秘书的仪表 (32)第三节秘书的谈吐 (32)第四节秘书的体态 (32)第五节秘书常用礼节 (33)第六节秘书活动礼仪 (33)1.秘书实务是指（1）秘书实务就是秘书和秘书机构的专业工作（2）秘书实务的内容广泛而繁杂，大致决策辅助中的要务，小至日常中的琐事，几乎无所不包，无时不有（3）要求秘书必须精通各种秘书事务。
2014年秘书五级第三章文书拟写与处理第二节收发文处理考点
2014年秘书五级第三章⽂书拟写与处理第⼆节收发⽂处理考点第⼆节收发⽂处理 本节重点 了解⽂书处理程序，熟悉⽂书签收、拆封、登记、分发的要求，能够准确⽆误地签收、拆封、登记、分发⽂书。
⼀、⽂书的签收 (⼀)相关知识 1．收⽂处理的程序 收⽂处理是对收到⽂书的办理与管理活动。
收⽂处理程序包括⽂书的签收、拆封、登记、分办、传阅和拟办、批办、承办、催办、注办。
2．发⽂处理的程序 发⽂处理是根据⼯作需要形成的发出⽂书的整个运⾏过程，是秘书⽇常⽂书处理的重要部分。
发⽂处理程序包括草拟、审核、签发、缮印、校对、⽤印、登记、封发。
3．⽂书签收的含义 ⽂书签收是指收件⼈在收到来⽂后，经过清点，在送件⼈的投递单或送⽂簿上签字，履⾏交接⼿续。
4．⽂书签收的要求 (1)按照投递单或送⽂簿对来⽂进⾏签收。
(2)发现有误投、误送或破封散包、密封损毁情况，应拒收。
(⼆)⽰例分析 ⼀天上午，初萌刚上班不久就收到⼏份⽂书，她查看投送单上的件数与收到件数正好相符，就收下来件，在送件⼈的投递单上签字。
当她进⾏来件登记时，发现有⼀封信的收件⼈姓 名⾃⼰没有见过，问⼈⼒资源部门也说⽆此⼈。
这时，初萌才知道，⾃⼰错收了⼀份不该收的来件。
点评：进⾏签收，⼀定要认真清点，仔细核对，既查看数量，⼜查看收件⼈，确认⽆误、⽆破损之后，才能履⾏签收⼿续。
(三)⼯作程序 1．清点 收到⽂书要逐件清点，查看投递单登记的件数与实有件数是否相符。
2．检查 检查收件是否属于本单位收件；检查书写的收、发件单位或个⼈是否明确；检查封⼝是否破损；检查信封号与递送⼈在签收登记簿上所登号码是否⼀致。
确认没有问题后，⽅可收下。
3．签字 清点检查⽆误后，在投递单或送⽂簿上签字，并注明⽇期。
签字要字迹⼯整、清晰，急件注明收到的年、⽉、⽇、时、分。
(四)注意事项 (1)签收要态度认真。
清点来件时，要集中精⼒，认真对待，尽可能不受⼲扰。
(2)签收要耐⼼操作。
第三章文书处理
第三章文书处理内容提要：文书处理是秘书专项工作中最为重要的内容。
章主要阐述了文书处理的基本知识和要求，介绍了文书制作的的基本环节。
对文书的撰写、传递和处理的基本程序和操作要点做了专门的介绍。
学习本章内容可以帮助学习者正确认识文书在管理中的作用，掌握文书处理的基本方法与技能。
第一节文书处理的基本知识一、文书处理的含义“文书”是一个整体概念。
文书一词，在公务活动中以及日常生活中适用较为普遍，他可以作为所有文件材料的总称，既可以指公文文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。
“文件”是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。
从广义上说，它和文书一样，即可指公文文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。
通俗地讲，文件在书面范畴是指公文、信件及有关政治、时事、学术研究的方面的文章。
“公文”是公务文书的简称，是指机关单位进行公文活动而形成的文件材料。
文书处理又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理，是国家机关或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。
二、文书的分类（一）按行文关系分类第一、上行文。
在垂直的领导系统中，下级机关向上级机关呈报的公文就是上行文。
有请示、报告两种。
第二、下行文。
上级机关向下级机关发送的公文就是下行文。
有逐级下行文和多级下行文。
第三、平行文。
没有领导或指导关系的机关之间，及不相隶属的机关或平级机关之间往来的公文。
（二）按制文机关分类第一，行政公文。
有13种，具体包括：命令、决定、公告、通告、通报、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
第二，党的机关公文。
有14种：决议、决定、指示、通报、通知、公报、报告、请示、批复、条例、规定、意见、函、会议纪要。
第三，法规文件。
即国家权力机关和行政机关制定和颁布的法律、法令和行政法规。
如章程、条例、规定、规则、办法、细则、守则、制度。
秘书实务重点提示
秘书实务重点难点提示第一章绪论1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
2.秘书实务的研究范围和主要内容是什么？秘书实务的研究范围包括：①秘书业务工作的一般理论；②秘书业务工作的具体内容；③秘书业务工作的工作规范；④秘书业务工作的运作程序；⑤秘书业务工作的具体方法。
秘书实务的主要内容有：文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议(提案)工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。
3.秘书实务的性质和特点是什么？秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。
它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。
秘书实务的特点是：实用性、规范性、程序性和可操作性等。
4.秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系？秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。
秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。
5.学习秘书实务的目的是什么？直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
第二章秘书的一天1.秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。
为了给人以美好的印象，秘书应在上班之前对自己的仪表略加修饰。
修饰个人仪表主要是检查头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净；化妆是否适中，首饰是否必要等。
2.秘书请求领导工作指示应把握哪些要点？应把握以下要点：①秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。
文秘实务与案例(第三版)习题册
第一章秘书实务概述一、填空题1.准确、保密2.情况要属实、建议要慎重3.动态的循环反复4.发文、归档5.角色知觉，角色互动二、选择题1.B2.D3.D4.C三、判断题1.√2.√3.√4.×四、简答题1.秘书实务的内容有哪些？①“办公”工作②“办文”工作③“办会”工作④“办事”工作2.简要概述秘书的职业特征？①身居中枢②角色多重③成果隐匿五、综合分析题1.答：最后一项e。
企业为领导人配备秘书就是为了让上司专心致志地工作，帮助上司处理日常杂务，所以，帮上司处理一些杂事或私人事物是秘书的份内工作，因此，就没有必要去确认这事到底与上司的工作有没有关系。
2.答：机密文件这么摊着可能会被不该看到的人看到，所以用其他资料将文件盖上。
公司的机密文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦，所以，作为助手，秘书有责任帮上司保管好文件。
但是，上司毕竟没有走多远，也许一会儿就回来了，所以，只要简单把它盖好就行了。
第二章秘书“办公”工作第一节办公环境管理一、填空题1.开放式办公室，封闭式办公室2.确保安全，便于监督3.净化、美化4.书架、文具等5.氛围，人文环境二、选择题1.B2.C3.B4.C三、判断题1.×2.√3.×4.×四、简答题1.简要回答布置办公室的工作流程与方法？确定各部门员工工作位置；设定各部门员工工作空间；选配办公家具、设备及装饰；绘制办公座位布置图；合理安放设备。
2.办公室布置原则是什么？①方便工作②舒适整洁③和谐统一④确保安全⑤便于监督五、综合分析题1.答：办公空间的设计和布局需要考虑下列因素：（1）空间利用的成本。
在设计办公空间时，要有节省成本的意识，保证所需费用最少，空间利用率最高。
（2）办公室的主要职能。
办公室工作职能的不同决定应该采用什么样的空间设计。
如讲究独立性、专业性强的办公室，应该采用小的办公空间，而注重工作衔接、配合的办公室，就应该采用比较大的办公室。
秘书实务第三章
确定问题
分析相关资料 确定造成问题的主要原因 提出解决问题的方案
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理
(2)办公流程的确定与改进
办公流程的确定首先要以组织的结构为根据 办公流程的设计与改进应由经过明确授权的专人来负责
办公程序管理与时间管理
办公流程的设计要充分考虑客户的需要和方便
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 自觉整理上司的办公区域 1）经常清洁、整理上司的办公桌，把文件放整齐，文 件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁，地面和字 纸篓要经常打扫和清倒 2）经常打开窗户为上司的办公室通风、调温，调试好 空调照明设备 3）经上司授权后，定期为上司的文件柜进行整理把文 件进行归类，将一些无用的文件销毁 4）注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些植物
保密性强
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （4）封闭式缺点 建筑成本和能源成本高，费用大 办公空间的浪费较大
不易于管理层监督和指导下属
影响了员工之间的交流，使其缺乏了解
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 4、办公布局安排应考虑的主要因素
13：00
14：OO
15：00
16：00 17：00 18：00 JB项目团队会 议
第三章
第二节 二、时间管理概述
办公室日常事务管理
办公程序管理与时间管理
（2）上司活动的主要内容
（3）领导活动时间表的作用
便于领导内部工作的协调 使领导能了解自己的工作计划，做到心中有数，从而可合 理地安排自己的工作
《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第三章)(编辑定稿)
第三章会务工作思考题及参考答案1.简述几种常见会议中秘书工作的重点。
答：(1)常务会议中秘书工作重点：事先收集议题，并提供给会议主持人；会后形成的文件要及时下达执行。
(2)专题会议中秘书工作重点：首先，限定与会对象；其次，资料准备要充分；再次，会议形成的简报、纪要等文件等，如有必要，应及时上报、下达。
(3)学术会议中秘书工作重点：会议文字工作要尽量征求和尊重专家的意见；协助领导拟好讲话稿，要求少而精，不说外行话；会后编辑论文出版或组织论文评选。
(4)代表会议中秘书工作重点：秘书机构无法全部承担会务工作，但应协助领导(主持人)全面筹划、妥善安排、协调各项工作。
(5)现场会议中秘书工作重点：会前应调查清楚该经验或教训的典型性；会前、会中向领导提供该经验或教训的咨询材料和相关决定依据；会前还要根据内容，通知对口单位领导准时出席会议。
(6)联席会议中秘书工作重点：在会前通知有关单位的全权代表参加，谨防一方不表态或再回去请示而延误工作；在某个问题出现较激烈争论时，秘书要注意协助主持人加强协调工作，缓解矛盾；会议有关协议书要反复协商，会后备案。
(7)电视电话、网络视频会议中秘书工作重点：会前要协助领导拟好讲话稿和会议有关材料，并及时发给与会者。
还要检查落实线路畅通情况，并及时相互通报情况。
(8)活动性会议中秘书工作重点：抓好典型发言，保证到会人数，以扩大会议效果；做好安全保卫工作。
2.会议有哪些构成要素？答：(1)会议议题，(2)会议名称，(3)与会人员——由主持人员、出席人员、辅助人员三部分组成，(4)会议时间——包括会议召开的时间和会议结束时间（会期的长短），(5)会议地点——包括会议召开的所在地和会议召开的具体会场，(6)会议组织形式，(7)会议成本预算。
3.简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会务工作的内容。
答：会前准备阶段的工作有：制订会议预案（包括确定会议议程和日程），编制会务工作程序表，准备会议材料，发出会议通知，布置和检查会场，落实各项后勤服务（包括与会人员的住宿、餐饮、交通，会议各种票证的准备等）。
现代秘书实务课程学习内容
现代秘书实务第一章秘书实务概述1、秘书实务的含义理解（职能四个方面的关系）含义：秘书工作的实际事务。
从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一门分支学科、从秘书工作的职能角度来看，秘书实务是指秘书工作中具体办理事务的职能。
秘书工作职能的四个方面：辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务（办文、办会、办事过程）秘书工作职能的四个方面的关系：办理事务职能是秘书实务的具体内容。
秘书实务是秘书工作的一个组成部分，与辅助决策、处理信息、协调关系的职能相互联系和渗透，互为条件，构成秘书工作的整体。
秘书实务是实现秘书工作各项职能的充分必要条件。
2、秘书实务的内容（1）拟写文书（2）处理文书（3）组织会议（4）安排领导活动（5）接待工作（6）信访工作（7）督查工作（8）协助领导处理危机（9）其他办公室日常事务：保密工作、值班工作、完成领导交办事项、管理办公用品和用房、接打电话、收发传真、管理印章与介绍信3、秘书实务的作用理解（危机管理案例中）（1）推动管理信息环流领导管理过程是动态控制系统，由研究、决策、执行、监督、反馈五个子系统构成，各子系统由信息连接。
（2）实现秘书工作职能（3）提高领导管理效率4、秘书实务的性质（从属性）（1）从属性秘书实务应领导工作需要而发生，从属于领导工作，呈现被动性（2）服务性5、秘书实务的特点（潜隐性）综合性、繁复性、程序性、突击性、潜隐性（具有潜在隐蔽的特点，包括活动名义的假借性、活动过程的幕后性、劳动成果的利他性）、机要性6、秘书实务的原则理解（1）主动原则①随时掌握领导工作的目标、思路和发展脉络，在思想上与领导保持高度一致，不断增强做好秘书实务的自觉性，提高秘书实务的针对性②加强工作的预见性，掌握工作的主动权。
首先，对领导工作的需求（当前需求、可能性需求）进行预测；其次，对过去、将来突发危机早做准备。
③善于总结秘书实务的经验和规律，不断提出改进秘书事务的新方法，努力提高秘书实务的水平，以适应形势的发展变化和领导工作的新要求、新标准。
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第一节 文档管理概述
三、文档管理的基本要求
(一)文书工作的基本要求 及时、准确、安全
第一节 文档管理概述
三、文档管理的基本要求
(二)档案工作的基本要求 1.统一领导，分级管理
2.维护档案的完整与安全 3.便于社会各方面利用
第一节 文字工作概述
一、文字工作的概念和内容
文字工作——将各种信息转变成书面材料 的工作。
包括文稿撰拟和文字记录两大类。 文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。
第一节 文字工作概述
二、文字工作的意义
(一) 秘书机构发挥参谋作用的重要途径 (二) 秘书机构做好其他工作的前提条件 (三) 秘书增长才干、展示才华的良好机会
(七) 会议成本预算
(四) 会议时间
第二节 会前准备
一、制订会议预案
（一）会议预案的内容和格式 1.明确召开会议的目的、任务 2.会议的规模 3.会议名称、时间、地点 4.会议材料的组织和大会发言安排 5.其他事项的安排
（参见教材第100-101页示例）
第二节 会前准备
一、制订会议预案
（二）拟订会议议程和日程
达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。 公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成，按照
规定程序来制发和办理，具有法定效力和规范体式的文书。 文件(狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中
形成的各种公文以及有名称或标题的内部文书。
第一节 文档管理概述
一、文书与档案的基本知识
（一）文书工作的基本术语 2.文种、稿本
2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？ 3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？ 4.简述文稿撰拟的一般过程。 5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具
《秘书实务》项目三 企业文书综合处理(子项目2 收文)
• 1.拟办的要求 • ⑴熟悉有关政策和规定。 • ⑵熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况。 • ⑶熟悉办文程序和有关规定。 • ⑷拟办意见要符合政策规定和实际情况。 • ⑸拟办意见力求准确、及时、简洁。
• （三）审核 • 审核，指收到下级机关上报的需要办理的公文，秘书部门应当进行审
核。 • 审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否
符合国家法律、法规及其他规定；涉及部门或地区职权的事项是否已 协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。审核环节的增加，加重 了秘书处理来文的权利和责任，也避免了不该办，不必办的公文流入 办文环节。
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项目三 企业文书综合处理
学习目标
能力模块 企业发文管理 企业收文管理 有效的文件管理 企业档案管理
能力要求 熟知发文工作程序，能够妥善发文 具备收文处理技巧，会写拟办意见 具备办文技巧，能够及时办理文件，及时催办查办 会文件保密方法技巧 会处理电子文档 能够进行商务档案的初步分类认识档案装具，按程序 整理档案
• （二）登记 • 登记是指秘书部门对收受的文件，按照一定的形式进行逐项登记的环节。
登记制度便于对文书的管理和保护；便于对目标文书的查找和利用；便 于统计和催办；便于文书工作中的核对和交接。 • 秘书对来文登记，在实际工作中有两类登记的用具。一类是收文登记簿、 册的形式，主要是来文登记一览表，是将所有来文按照一定的分类标准 登记在一起，起总体掌握来文及办理情况的作用。另一类是收文登记卡、 单的形式，即联单式登记、卡片式登记。要为每一份来文做一份登记表， 其重点表示该份来文办理的作用。有的单位两类形式的登记都做，有的 只做第一类。无论何种形式，大体内容都是有关公文的来源、内容以及 办理情况
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三、组织传阅与催办查办阶段
（一）组织传阅 （二）催办 （三）查办 四、处置办结公文阶段 包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等规定程序。
第四节 发文处理
一、文稿的形成阶段
二、文稿的制作阶段
三、文稿的对外传递阶段
四、处置办结公文阶段
一、文稿的形成阶段
拟稿 会商
核稿
签发 注发 缮印 用印或签署
【思考与练习】
1、秘书文书处理的内容包括哪些？ 2、规范的公文由哪些部分组成，各有什么要求？ 3、文书中数字的使用有哪些规定？ 4、拟办的特点和程序是怎样的，如何写好拟办意见？ 5．运用正确的校对符号对一份文章的草稿进行修改练习。
6．对一篇撰拟的公文定稿按照公文格式要求进行排版。
第三章 文书处理
【内容提要】 文书处理是秘书专项工作中最为重要的内容。本章 主要阐述了文书处理的基本知识和要求，介绍了文书 制作的基本环节，对文书的撰写、传递和处理的基本 程序和操作要点做了专门介绍。学习本章内容，可以 帮助学生正确认识文书在管理中的作用，掌握文书处 理的方法与技能。
第一节
文书处理的基本知识
第三节
收文处理
收文，是指收进外部送达本机关、单位的公务文书和 材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收 文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与 管理。
收文处理
一、收受与分流阶段 （一）签收 （二）外收文登记 （三）启封 （四）内收文登 记 （五）分办 （六）摘编 二、办理收文阶段 （一）拟办 （二）批办 （三）承办 （四）注办
第二节 文书的撰写与编辑
一、 文书的撰写 二、 文书的字体与字号
三、 文书的排印
一、 文书的撰写
（一）文书的用语 （二）文书中数字的用法
二、文书的字体与字号
（一）文书字体
文书的字体分为汉字字体、外文字体和数码字体三种 。
（二）文书字号
文书的字号可以分号数制、点数制、级数制三种 。
三、文书的排印
一、文书处理的涵义
二、文书的分类
三、文书处理的基本原则
四、文书处理的内容
五、文书处理的工作要求
一、文书处理的涵义
文书、文件、公文三者的称呼和用法 文书处理又称文件处理、 文书工作、 文件 管理。是国家机关或社会组织制作、传递、 使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行 政管理的重要组成部分。
二、文书的分类
（一）公文用纸及版面尺寸
（二）排版规格与印制装订要求
（三）公文的排版规范
【信息链接】
【信息链接】
文书的稿本
一、文书的文稿 草稿：草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。 定稿：指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式 通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件。 二、文书的文本 正本：是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。 正本具有标准 规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保 护。正本又可分为：定型本、试行本、暂行本、修订本。 副本：是指公文形成之后，由于实际工作的需要，往往使正本文件发生 许多增值或变态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。 副本又称抄本。 存本：是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿 以外的印制本。
按行文关系分类
按制文机关的不同分类
按性质作用分类
三、文书处理的基本原则
精简
高效
实事求是
四、文书处理的内容
（一）发文处理。
（二）收文处理。
（三）文书管理。
（四）文书保密。
五、文书处理的工作要求
及时
【信息链接】
准确
安全 统一
【信息链接】
秘书拟写文书自我测试：
二、文稿的制作阶段
三、文稿的对外传递阶段
分装 发出
四、处置办结公文阶段
立卷 归档
暂存
销毁
第五节 文稿的校对与装订Fra bibliotek一、校对
二、公文的装订
一、校对
文稿的校对是保证文稿形式规范、内容正确的重 要环节。 校对的方法有：对校法 ；折校法 ；读校法 。
二、公文的装订
公文应左侧装订，不掉页。公文的封面与书芯不 脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背 不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°， 无毛茬或缺损。
1．开始写公文之前，我能明白这份文件的目的。（ ） 2．开始写之前，我能明确考虑读者的特点。（ ） 3．每写一篇之前，我自信我可以写好它。（ ） 4．看到什么，感觉到什么，我都会用笔记下来，积累起来。（ ） 5．我会把最重要的内容放在公文开头或结尾部分。（ ） 6．定稿的时候会检查标题、时间、名称是否有误。（ ） 7．用最简洁的语言表达最为清晰的意思。（ ） 8．我总是用以前写过的文件格式来做样本，仅做内容上的改动。（ ） 9．我每次都会抽时间对我的文章进行修改和润色。（ ） 10．我不明白的东西不会写在文章里。（ ） 以上问题每打一个“√”得1分，得分低于5分，说明对文书工作缺乏 认识，必须认真学习本章内容；得分6-8分，说明有一定文书知识，需要 通过本章内容加以总结和提高；得分9-10分，说明有一定文书写作功底， 应该重点学习本章理论性强的内容。