00)QEOSHY-SP04-01文件管理程序(2011版)

1.

目的

本程序规定了QEO管理体系文件的编号、编制、审批、发放、更改、回收和销毁的办法，确保工作中使用的文件和资料均属有效版本。

2. 适用范围

本程序适用于公司与QEO管理体系有关的文件、技术文件和外来文件的控制。3. 术语和定义

3.1 QEO管理体系第一层文件：质量、环境和职业健康安全管理体系管理手册。

3.2 QEO管理体系第二层文件：质量、环境和职业健康安全管理体系程序文件。

3.3 QEO管理体系第三层文件：质量、环境和职业健康安全管理体系作业文件。

3.4 技术文件和资料：指公司使用的产品图样、企业技术规范、工艺文件、工艺装备图

样及外来图样、规范、标准等和产品有关的文件和资料。

3.5工艺文件：指过程流程图、PFMEA、控制计划、作业指导书等文件。

3.6工艺装备图样：指冲压、辊压、焊接等各专业设计的工装图样。

3.7企业技术规范：指公司内部编制的各类技术规范，包括技术管理规范、产品规范、

材料规范等。

4. 职责和权限

4.1 技术质量部负责QEO管理手册、程序文件和作业指导文件的发放、存档和销毁及记录表格清样的存档工作。

4.2 各部门按本程序规定,负责相关文件的编制、更改、审批和发放。

5. 工作程序

5.1 QEO管理体系文件包括QEO管理手册、程序文件、作业指导文件、电子软件和记录表格。

5.2 QEO管理体系文件的编号按QEOSHY-WI04-01《管理体系文件编写指导书》规定执行。

5.3 文件的审批和发布

5.3.1 文件发布前由授权人审批其适用性。

5.3.2 QEO管理体系文件的编制、审批和发布

a.管理手册由技术质量部编制、修订，管理者代表审核，总经理批准后发布；

b.程序文件和管理作业指导文件由技术质量部组织相关部门编制、修订、部门负责人审核，管理者代表批准后发布。

c.技术作业指导文件由技术质量部组织相关部门编制、修订、部门负责人审核批准后

发布。

5.3.3 受控文件的发放

a) 管理手册、程序文件和管理作业指导文件由管理者代表确定发放范围，技术质量

部填写《文件发放登记表》并按表发放；

b) 文件发放时，领用人在《文件发放登记表》上签名领取。受控管理手册、程序文

件和管理作业指导文件要注明分发号并加盖“受控”印章，确保使用场所得到有效文件。

5.4 文件的更改

5.4.1 管理手册更改时，技术质量部汇总有关部门的更改意见填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，总经理批准。

5.4.2 程序文件和作业指导文件更改时，申请部门完成更改内容并填写《文件更改申请单》，经部门领导审核，管理者代表批准后由技术质量部落实，涉及部门职责变动时，需经有关部门领导会签。

5.4.3 文件审批后按如下程序进行更改

a)管理手册、程序文件和管理作业指导文件由技术质量部门文件管理员依据《文件更改申请单》实施更改，并填写《文件更改一览表》，从文件申请单批准之日起，三天内更改完毕；

b)文件更改采取换页和换版两种形式，换页时，依次更改版本号小数点后的数字，并用黑斜体表示更改后的内容；换版时，依次更改版本号小数点前的数字，并对文件重新审批和打印。

5.4.4 发放到公司外部的受控的管理手册，技术质量部指定专人更改。

5.5 受控文件的管理

5.5.1 QEO管理体系文件的原始文件为主控文件，主控文件加盖红色“存档”印章后由技术质量部保存。

5.5.2 受控文件是主控文件的复印件，由技术质量部文件管理员在文件上加盖红色“受控”印章和分发号，分发号等同档案归档代码。技术质量部组织内审时对管理文件的有效性进行检查，检查次数每年不少于两次。

5.5.3 技术质量部建立《程序文件清单》、《作业文件清单》，包含在QEO管理手册中，确定查巡途径。

5.5.4 记录表格由各部门根据程序文件和作业文件的要求编制，属受控文件，使用时无须盖受控印章。

5.6 非受控文件的管理

有关部门若需要非受控QEO管理手册、程序文件和管理作业指导文件时，填写《文件领取申请单》，经技术质量部领导批准后，在文件上加盖“非受控”印章后发放，但不负责以后的更改，文件不能作为执行的依据。

5.7 作废文件的管理

5.7.1 文件更改后，归口部门要及时收回失效和/或作废文件，若因任何原因而保留作废文件时，需加盖“作废保留”印章，隔离存放，并填写《作废保留文件台帐》。文件管

理人员负责将收回作废的文件销毁。

5.7.2 作废文件的处置方式可采用破碎、焚烧等形式。

5.8 电子软件的管理

电子软件的主控版和备份由技术质量部保存在服务器中，计算机网络室以密码控制软件的设定并定期备份，技术质量部负责管理文件在公司区域网上发布前的核对工作。

5.9 各部门根据职责的要求对外来文件进行识别，建《外来文件资料清单》、保管，并控制其分发，防止文件丢失和损坏。

5.10 工程规范

5.10.1公司总部提供的技术文件按外来文件控制，执行本程序的5.9条款要求，并执行总公司《技术文件和资料控制程序》的有关要求。

5.10.1 顾客传递的工程规范，各职能部门或个人收到后，及时交由技术质量部进行评审；

5.10.3技术质量部及时安排工程规范评审并将评审结果填入《工程规范评审记录》，评审应尽快进行，工程规范评审以技术质量部经理签字为确认，其时间不应超过两个工作周；

5.10.4技术质量部对工程规范评审后，应及时下放和实施顾客的工程规范，并将生产中实施日期在生产计划进行记录；

5.10.5顾客传递的工程规范的变更，各部门收到后，及时交由技术质量部进行登记，对顾客的工程规范的变更，及时通知相关部门，并保证对所涉及公司内技术文件的更新；

5.10.6如果引用顾客的工程规范或这些规范影响生产批准程序的文件时，技术质量部应重新获得顾客的生产件批准。

6. 支持性文件

QEOSHY-WI04-01管理体系文件编写指导书

7. 记录

编号记录名称保存地点保存期限QM-R-04-01 文件发放登记表相关部门3年

QM-R-04-02 文件更改申请单技术质量部3年

QM-R-04-03 文件更改一览表技术质量部3年

QM-R-04-04 外来文件和资料清单技术质量部长期

QM-R-04-05 QM-R-04-06 QM-R-04-07 QM-R-04-08 QM-R-04-09 作废保留文件台帐

程序文件清单

作业文件清单

文件领取申请单

工程规范评审记录

相关部门

技术质量部

技术质量部

技术质量部

技术质量部

3年

长期

长期

3年

3年