会务组织指导书

篇一：会务管理作业指导书

会务管理作业指导书

1. 目的

加强对福州外储各种会议的管理，促进会议管理工作规范化、制度化、科学化。

2. 适用范围

本规定适用于福州外储各种会议的管理工作。

3. 岗位职责

3.1 全公司性会议由办公室负责组织和记录。

3.2 其他各类专项会议由主办部门负责组织和记录。

5. 会务作业要点

5.1 会议种类

5.1.1 内部会议

公司党支部会议

? ? 总经理室会议

? 专项工作会议

? 部门会议

5.1.2 外部会议

参加会议

5.2 会议的管理

5.2.1 公司党支部会议

5.2.1.1 公司党支部会议由党支部书记和党支部成员参加，由党支部书记或党支

部书记委托党支部成员主持。党支部会根据需要召开，会议的议题，召开的时间及列席人员由党支部书记决定。行政部负责会议的记录工作。

5.2.1.2 主要议题

?学习传达党中央、国务院重要文件及会议精神，研究贯彻意见和措施。

? 讨论决定党的组织建设、廉政建设和全公司职工思想政治工作。

? 其他需要党支部研究解决的重要事项。

5.2.2 总经理室会议

5.2.2.1 总经理、副总经理根据工作需要，不定期的召集并主持总经理室会议。

?总经理、副总经理出席，总经理委托副总经理主持，必要时有关部门的负责人

列席；

?总经理、副总经理单独召集有关部门负责人研究某项具体工作和问题。

5.2.2.2 主要议题

? 听取有关部门的工作汇报，研究议定相应的办法和措施。

? 审议某项重要计划和工作的落实完成情况，议定相应的办法和措施。

? 审议公司财务计划的执行情况和重大开支项目。

? 研究解决主管经理管理范围内涉及较多部门的业务等方面的问题。

? 总经理室成员通报所分管工作中的重要情况。

5.2.3 其他专项工作会议

各部门召开的专项和专业工作会议，由各部门领导主持。其主要任务是研究部署专项工作。各部门参会人员负责会议的记录工作。

5.2.4 参加会议

5.2.4.1 其他单位或上级部门主办，需我司参加的会议。

5.2.4.2 参会人员参会前报备公司行政部。

5.2.4.3 参会人员会前应做好充分的准备工作。包括准备拟汇报或交流的会议材

料；根据工作实际，提出拟交流、探讨的问题等。

5.3 考勤办法

5.3.1 未经批准全年三次无故不参加会议人员，取消个人年终评先资格。

5.3.2 迟到、早退（会议中途离场超过20分钟为早退，特批例外）3次算

做一次无故不参加会议。

5.3.3 各部门全年有2人发生上述情况，取消部门评先资格。

5.3.4 与会人员要遵守会议纪律，除会议记录外，禁止携带任何与会议无关

材料。

6. 形成的记录

会议签到表

会议记录

会议纪要

编制人：行政部编制日期：

批准人：生效日期：

分发号：使用人：篇二：会议服务作业指导书

1.0目的

规范接待员在会议服务中工作流程和标准，保证会议服务的质量。

2.0适用范围

适用于会议服务的接待工作。

3.0内容

3.1会前准备 1、会议接待员要掌握当天所有会议时间、会议地点、会议要求、会场布置、会议参加人数等会议细则。

2、接待员在会议预定时间1小时或半小时前到岗，并复查会议室内的卫生及会议室布置是否符合要求。会议桌面的物品铺设，地面清洁程度，衣帽服务设备，工作台的布置等都是检查的内容。

a、会议桌稳固、完好、无变形、无破损、无烫痕、无灰尘、无污迹。

b、桌布及围裙清洁平整无污迹。

c、椅子稳固、完好、无变形、无破损、无灰尘、无污迹。

d、地面无破损、无污迹、无异味。

e、衣帽钩清洁无灰尘，衣架摆放整齐一致。

f、工作台摆放位置合理。

g、物品铺设整齐完全符合会议要求。

3、检查会议室的设备、灯光等情况，如有问题应及时汇报并由咨询台服务人员通知工程维修人员进行修理。

a、会场温度以保持22摄氏度—24摄氏度为宜。

b、会议要求使用的设备到位，并摆放合理。话筒线、电线等无妨碍客人行动，否则立即联系工程维修部加以解决。

c、会场内灯光按会议要求开启，无损坏、无闪跳，如有问题应及时向领班汇报，并填写工程维修单送工程部，由工程部加以解决。

4、检查铺台及物品准备是否规范。

3.2会议服务

1、会议开始前30分钟接待员应站立于会议室门前迎候客人。客人进入会议室时，接待员应面带微笑并主动打招呼和拉门，指引客人入场。会议服务要求：态度好、效率高、服务周到规

范化。当客人陆续到达会场后，接待员开始服务。

a、倒水时接待员站立于客人的右后侧。将水杯放于桌上，用右手为客人倒水，若需要拿取杯子，则应捏于杯子的底部。水的量应保持与杯口有1—1.5 cm的距离。

b、在为客人倒热茶时，接待员应左手提热水瓶，站立于客人的右后方，向所要服务的客人进行示意后，轻拿起杯子在客人身后倒水。

c、如有毛巾服务，应注意将热（冷）毛巾置于毛巾篮中，用托盘从客人的右方送上，放于客人右侧的桌面上。

d、接待员要主动提供衣帽服务。

2、会议进行时，接待员应站立在门外，面朝客人进入会场的方向。以解决会议期间会议室发生的突发问题。要求：接待员要采用标准的站立姿势，面带微笑并主动向过往的客人及工作人员主动问好。

3、特别注意要主动了解客人的需求。

4、在会议过程中，每隔15分钟左右，接待员进入会议室为客人倒水、调换烟缸。

5、在客人会间休息期间，应主动为客人打开会议室门。

6、午间休会，须进行会场整理工作。

7、撤换会场中已经使用过的矿水、水杯等。

8、换或添加纸、笔。

9、换会场中的毛巾。

10、不得随意乱动客人物品。

11、在结束整理工作后，为客人锁上会议室的门，等待会议客人到达时再开门。12、通常情况下，客人采用自助形式，服务人员要主动清洁桌面，使用托盘收取杯具等器皿。

13、会议结束时，为客人打开会议室的门。

14、接待员应主动热情地指引方向。

15、发现客人有遗忘的物件应及时上交于主管或会议协调员。

3.3 会后工作

1、收起所有脏杯子和矿水瓶等物品，清洗器皿。

2、检查台布、台裙，发现有污迹，要及时更换。

3、通知清洁部进行会场清洁工作。

4、及时检查会场硬件设施是否完好，如有问题，向协调员汇报。

5、配合物保员做好物品的领用，归还，外借以及物品盘点工作。

4.0支持性文件

《客户接待部工作职责》

5.0相关记录

《会议服务记录表》篇三：会议组织与服务实训指导书(学生)

会议组织与服务实训指导书

童清华

湖南现代物流职业技术学院语数教研室

2011年3月

1前言

《会议组织与服务实训指导书》是文秘专业实训体系的重要组成部分，编者主要从提高学生的秘书会务的实务操作技能出发，着力体现了创新性、实用性、操作性的特点。

在创新性方面，设计了相对独立的实践教学模块，根据文秘专业的培养目标和文秘职业所覆盖的综合能力，将会务实训教学内容划分为会议方案制订、会场布置、会务服务、会见与会谈的安排、新闻发布会、庆典活动、总结等模块，形成一个目的明确、层次分明且具连续性、