关于加强文件管理的通知

关于加强文件管理的通知

公司各部门、分厂：

按照ISO9000：2008质量管理体系文件的要求，进一步规范公司文件管理，确保各类文件得到有效运行和控制，结合公司实际，针对文件控制和记录控制作如下规定：

一、文件控制

综合办公室为文件控制的归口管理部门。公司各部门、分厂文件各自负责组织制定，相关领导或总经理审核批准后发布执行（文件在发布前均需按权责审批）。

（一）文件编号

1.原则：质量手册、管理制度、对外上报等文件制订和修订后，均交由综合办公室按编号原则编号后实施发放，编号原则如下：（1）公司文件编号按下列方式执行：

云临鑫锗字〔年份〕文号（例如：云临鑫锗字〔2012〕1号）

（2）公司各部门、分厂编号按下列方式执行：

云临鑫锗部门简称字〔年份〕文号（例如：云临鑫锗办字〔2012〕1号）备注：a、文件版本号按阿拉伯数字顺序逐一编制发文；

b、公司各部门、分厂形成的所有文件均需通过邮箱******************发送至综合办公室留档存底一份，未发至综合办公室留档存底的所有形成文件公司一律不予认可；

（二）文件标识

文件和资料分为受控和非受控文件，受控文件盖“受控文件”章标识，非受控文件无标识；作废留存资料均须盖“作废文件”章标识。

（三）文件制订

各部门、分厂指定专人，以各类文件标准格式拟定文件，按权责规定核准后交由综合办公室按规定编号和盖章后发放。

（四）文件修订

文件若不符合于现状，需修改增订，提议部门填写《文件处置通知单》（见附件），提出原因后交原拟订部门研究修改，原审批人员审批，若指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料，变更内容应于文件上加以注记。

（五）文件废止

提议部门填写《文件处置通知单》，提出废止原因后会相关部门领导或总经理同意签字交由综合办公室废止。

（六）文件发放

文件的发放范围由编制单位根据文件内容确定；综合办公室复印适当份数加盖“受控”章和编制发放号后发放；接受部门在《文件发放回收登记表》上签收。

（七）文件回收

文件修订及废止时，综合办公室依分发的记录发行新版时回收旧版文件，回收时注意数量及内容的完整性，注明回收情形，并记录在《文件发放回收登记表》上，各部门不得保留旧版，但办公室对历次旧版的原稿须予以保存。

（八）文件接收

各部门、分厂接收到的外来文件，原稿一律交综合办公室，公司有关领导予以审核后综合办公室给予编号，并记录在《文件录记表》上，需要时可借阅或留存复印件。

（九）文件保存

各部门、分厂文件保管部门：所有文件原稿一律由综合办公室保存。办公室下发至各部门、分厂的所有文件，使用部门自行保存。

（十）文件销毁

综合办公室回收的不需要保存的旧版文件报公司有关领导批准后统一销毁，并记录在《文件销毁登记表》上。

二、文件记录

综合办公室为记录的归口管理部门，负责监督各部门、分厂记录使用和保管情况，每年对其进行一次评审。各部门、分厂负责相关记录的数据收集、编制、使用和保管，记录内容要求真实可信、数据准确、项目完整、字迹清楚，并需要填表人签名和主管人员审批。

（一）记录标识

公司各部门、分厂所有记录表格按编号予以标识，并标明日期或序号以利识别检索，记录标识按下列方式执行：

Q/LXY-部门、分厂简称-R- 年份–记录序号

（例如：Q/LXY-办-R-2012–01

（二）记录贮存、保护

各部门、分厂负责保存各自的记录，所有记录必须分类，数量较多的

记录应编制《记录一览表》（见附件），按日期顺序整理好存放于通风、干燥的地方，所有记录须保持清晰，确保记录不会遗失、受损且易于调阅。发现字迹不清、受损、遗失、腐蚀等应立即采取措施予以恢复。

（三）记录检索

各部门、分厂于2012年4月10号前将各自目前使用的全部记录表格种类统一汇编后上报至综合办公室，综合办公室负责编制本公司《记录一览表》，配置记录标识号码，若记录表单有变更，各部门、分厂及时联系综合办公室变更《记录一览表》。

（四）保存期限

记录应根据其重要程度分别规定保存期限，一般记录为二年，质量体系审核和管理评审记录保存三年，必要的需要长期保存。

（五）记录处置

记录的复制借阅，需经相关部门领导批准，复制阅读时不得擅自涂改、污损、拆散或丢失，记录超过保存期限或其它特殊情况需要销毁时，应报相关领导批准。

特此通知

附件：1、《文件处置通知单》

2、《记录一览表》

综合办公室

二○一二年三月二十八日

云南临沧鑫圆锗业股份有限公司

文件处置通知单

云南临沧鑫圆锗业股份有限公司

记录一览表