集团公司会议管理制度
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泽远集团会议管理制度
目录
第一章总则 (1)
第二章会议形式 (1)
第三章会议组织 (2)
第四章会议效率管理 (4)
第五章会议室管理 (6)
第六章附则 (6)
附录:会议记录簿 (7)
第一章总则
为使泽远集团公司(以下简称“公司”)的会议管理规范化和有序化,提高会议的效率,特制定本办法。
会议本着精减、有效、节俭原则运行。
第二章会议形式
董事长办公会
(一)出席人员:董事长、副总经理、行政总监、业务总监、财务总监、行政经理、人资经理、财务经理、总助、总经理秘书、各分公司总经理等常设成员。
(二)周期:根据需要随时召开;
(三)会议内容:公司经营计划事项,公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项,人事管理事项,公司合理化建议管理事项,公司其他重大经营决策和管理问题等。
(四)主持人:董事长
董事长质询会
(五)出席人员:总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员;
(六)周期:每周一次;
(七)会议内容:上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达;
(八)主持人:总裁或执行总裁
全体员工会议
(九)出席人员:公司全体员工;
(十)周期:每半年或一年、或不定期;
(十一)会议内容:公司经营、管理情况通报,讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议;
(十二)主持人:总裁。
每周晨会
(十三)内容:对本周重大工作事项进行统一安排,协调跨部门工作;
(十四)出席人员:总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等;
(十五)主持人:总裁;
(十六)周期:每周周初
工作汇报会
(十七)内容:下级向上级汇报指定内容;
(十八)出席人员:上下级或有关责任人;
(十九)主持人:上级主管;
(二十)周期:定期或不定期。
专题会议
(二十一)内容:某一问题讨论和商定;
(二十二)出席人员:有关人员;
(二十三)主持人:相关主管;
(二十四)周期:不定期或定期。
各部门会期必须服从公司统一安排,各部门小会不应安排在公司例会同期召开,(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。
第三章会议组织
会议程序
一般而言,公司的会议组织过程包括以下几个步骤:
(二十五)确立会议议题;
(二十六)安排会议议程;
(二十七)发出会议通知;
(二十八)会务准备;
(二十九)做会议记录和摄像、录音;
(三十)整理会议纪要、决议;
(三十一)相关领导阅改、签批;
(三十二)印发有关部门、人员,并归档。
确立会议议题
会议的议题可能有以下的来源:公司领导提出和各部门提出,总裁办收集等。经主管领导同意,即可召开会议。
对定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
对不定期的重要会议,承办人应提出会议企划报告,该报告包括:
1、会议名称;
2、会议主旨和目标;
3、会议议项;
4、会议时间;
5、会议议程;
6、会议主持人;
7、出席人员();
8、会议财务(支出收入)预算;
9、现有筹备情况及进展;10、筹划备时间进度等。
该报告批准后方执行。
提前发出会议通知
(三十三)通知内容包括:时间、地点、出席人、议题、议程、编组等;
(三十四)方式:由会议承办人通过口头或书面形式发出,注意口头仅适用于例会召开的确认;
(三十五)出席会议的重要或主要人员,应通过电话等方式确认是否能如期出席,并做出相应安排。
(三十六)通知时间:根据会议要项拟订会议通知,并提前发送。
会务准备
会务准备包括以下内容:会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋(内装铅笔和记录纸)、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心,投影仪、幻灯片和白板或黑板等。
根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。
各部门召开本部门会议,由本部门指定负责会议纪要的起草人。
几个部门召开联席会议,由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要,且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。
一个部门召集,其他部门参加的,由召集的部门负责会议纪要的起草工作。
各部门起草会议纪要的内容要求:
(三十七)必须全面记录会议的内容;
(三十八)必须准确记录与会人的意见,不能以个人的喜好、观点而增删内容,或加入记录人自己的观点;
(三十九)会议纪要必须做到全而精,要详略得当,重点突出;
(四十)起草会议纪要应采用打印体(其正文部分字体要求是宋体小四号);时间紧急的情况也可采用手写体;但为了长久保持要求用墨水笔写,同时要保持纸面清洁;
(四十一)会议纪要应在会后的三天之内提交总裁办存档;
(四十二)会议纪要一般要由总裁或执行总裁签发,重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。
第四章会议效率管理
判断会议效率的高低有以下的标准:
(一)会议是否按预期进行
(二)目的及议题是否清晰,是否彻底讨论
(三)会场准备是否完善
(四)资料是否齐全
(五)会议日程是否有计划性
(六)参加者是否预先了解主题
(七)讨论离题是否严重
(八)会议气氛是否热烈
(九)建设性发言数量