公文管理制度

公文管理制度

第一章总则

第一条为使公司公文管理制度化、规范化，特订定本规定。

第二条本规则所称公文管理，指公司在经营管理过程中所产生的各种公文，以及与外界来往的公文，包括常用公文类别、行文格式规范、拟定、审批、收(发)文全部过程的办理与控制。

第三条公司的公文由综合管理部统一进行管理，公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

第二章保密

第四条公文保密管理

1、公文保密类型分为绝密文件、机密文件、秘密文件，保密等级分为

一级、二级、三级三种，一级为最高保密级别，其他为一般文件，无需标注密级。文件机密级数由发文部门负责人根据内容确定。

2、公文紧急程度分为：特急、紧急、平急三类。

3、绝密文件打印用专用盘，只能打印一份,由起草人呈送有阅文资格

的人员。

4、机密文件打印用专用磁盘，按审阅人数打印，阅完后由起草人收回

归档。

5、秘密文件由阅文人妥善保管。

第三章内部公文的管理

第五条公司常用公文类别主要有：发文、决定、批复、决议、会议纪要、

请示、通知、通报、工作报告、函、简报、会议记录等。

第六条公文拟制：

1、行文格式规范，具体规范以附件一《公文格式规范》为准，主要

规范内容有：

1)规范页面设计。

2)规范标题、小标题所用字体、字号、行距、排布。

3)规范正文格式：行文格式，所用字体、字号、行距、层次序号、

标点符号、数字、时间写法。

4)规范落款及时间。

5)规范主题词、词目所用字体、字号。

2、常见公文写作具体格式：具体以附件二《常见公文写作格式》。

3、文件拟制的基本要求：

1)准确反映公司决策和领导意图。

2)联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。

3)综合管理部对文件印制质量、行文的文种与格式负责审核。要

求公文类别定位准确，行文规范按上述规定执行。

4)对外文件由综合管理部负责审核。

4、行文模式：分对内行文和对外行文，具体分为：上行文、平行文、

下行文和其他行文模式。

第七条公文的审批

1、文件发文前均应送分管领导审核，总经理审批，明确发文范围。

文稿一经审批，一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审

批领导复审。领导审批稿件应归档保存，以备查阅。

2、根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为：

1)公司日常管理事务的文件，由总经理签发；部门文件由综合

管理部复核后发放。

2)凡政策性强、涉及的问题比较敏感，涉及到公司内部重大政

策的财务、预算、计划、人事任免（依据干部任免权限）、机

构设置及编制、经济合同、协议以及以公司名义发布、上报

等方面的文件，由分管领导签审后报总经理审批。

3)凡公司的重大决策、重大项目、重要人事（总经理及以上）

调整等，对公司产生重大影响的文件，送总经理审阅后，还

需呈报公司董事长签发。

第八条内部行文程序

1、上行文件行文程序：

所有上行的文件，在部门拟定文件内容后须填写公司统一印制的《文件呈批件》按审批权限，逐级报批。

2、下行文件行文程序：

公司的下行文件主要有通知、通报、会议纪要、决定或决议。3、经报批后的文件如需各部门知悉或执行进行发文时，可以按批示

后内容，依公司规定直接发文。

规章制度等文件下发前，应填写公司统一印制的《发文稿纸》。

按审批权限签署意见批准后行文。

第九条公文印制发放

1、印制文件时，应按领导审批的范围份数进行印制，做到迅速准确、

字样清晰、装订整齐、符合格式。校对人对复印的稿件负责。秘

密文件的印刷、校对须按保密制度指定专人进行。

2、公司内部行文：文件经领导审批后，由综合管理部统一编号印制，

发与各部门及相关人员。发文同时由收文者在公司统一的《发文

登记簿》上签收。

3、各部门收到文件后要及时将文件内容传达给部门员工进行学习或

知悉，同时做好建档工作，按年度文件类型分类存档。

4、对外行文：一式最少两份，一份交与接受单位，一份由接受单位

签收后返回综合管理部存档备查。

5、利用传真系统传送文件时，必须确认文件的实收情况。凡需存档

或送请领导批示的传真件，应复制后再行处理，以利长期保存。第十条文件追踪

指的是具有工作指导性的、要求性、限时性、目标性的文件，综合管理部要根据文件内容规定对各部门的工作进行追踪，对未按规定完成的部门予以提醒，以利工作进展。

第四章外来文件处理程序

第十一条外来文件处理程序

1、各部门收到的外来文件需要公司进行办理或知悉的应一律送综合

管理部进行统一登记、编号，并填写《外来文件处理单》。

2、综合管理部文员将外来文件连同文件处理单一起呈报直属主管审

阅，审阅后呈总经理签署（如一般性公文，由综合管理部主管领

导签署即可）。

3、外来文件签署后，将文件及文件处理单返回综合管理部文员。由

综合管理部文员按领导签署的意见送达相关部门阅办或进行发文。

4、各部门主管应在文件规定期限内按要求及时办理。

5、文件之内容按要求阅办之后，由综合管理部统一进行存档。

第十二条文件处理期限

1、收发人员收文时，快递、电报、传真、机密文件等原则上应随到

随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。

2、内部下发文件，要在公司领导审批后，上午批的下午发，下午批

的次日上午发，如果在批示后能发的要及时发到各部门。

3、外来文件要在文件收到后，一小时内完成文件的文件处理单的填

写报领导。

4、文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。

5、呈批文件，根据公司领导工作情况，一般情况下文件送达后应及

时审批，如果工作较忙或外出的，综合管理部文员要及时跟踪，

以便及时进行文件签批，以利后续工作。

第十三条文件的借阅、复印和清退

1、各部门因工作需要借阅或复印一般文件时，需经本部门负责人签写

便条，综合管理部负责人同意后办理；对有密级的文件须总经理

同意后方可办理。

2、借阅复印文件时，应严格履行借阅登记手续，在《文件借阅复印登

记表》上进行记录。原则上就地阅看，带走的要按时归还。任何