秘书四级(中级)技能4

[模拟] 秘书四级(中级)技能4

工作实务

背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务：

第1题：

便条

钟苗：

公司新来的杨秘书对于会后资料收集整理工作和会议财务管理的基本原则不很熟悉，请你以书面形式告知她收集整理会议文件资料的基本要求、需要收集的会议文件资料类型、会议财务管理的基本原则。

谢谢!

行政经理××

×年×月×日

参考答案：

一、整理会议资料的基本要求： 1．收集会议文件资料时，应首先确定会议文件资料的收集范围。 2．收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 3．应注意选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 4．收集会议文件资料要履行严格的登记手续。 5．收集整理过程中要注意保密。二、会后需要收集的文件资料： 1．会前准备并分发的会议文件，包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件等。 2．会间产生的文件，包括会议决定、决定、议案、提案、会议记录、会议简报等。 3．会后产生的文件，包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。三、会议财务管理的基本原则： 1．遵守制度，严格手续； 2．量入为出，收支平衡； 3．精打细算，厉行节约，一切会议都应勤俭节约。评分标准： 1．本题满分15分。 2．第1大点“整理会议资料的基本要求”5分，每小点各1分。第2大点“会后需要收集的文件资料”6分，每小点各2分。第3大点“会议财务管理的基本原则”，第1、2小点各1分，第3小点2分，4分。3．考生言之成理可酌情加分，但总分不能超过3分。 4．考生每出现3个错别字扣除1分。最多扣除3分。

详细解答：

第2题：

便条

钟苗：

公司准备对新聘的几位秘书进行培训，你主要负责讲解如何完成上司临时交办的事项。以下几点是你重点要说明的：

(1)此项工作的意义；

(2)此项工作的特点；

(3)上司临时交办事项的范围。

请在今天下班前写出书面材料交给我。

谢谢!

行政经理××

×年×月×日

参考答案：

此项工作的意义 (1)可减轻上司工作负担，提高上司工作效率； (2)可解除上司后顾之忧，保证上司集中精力抓大事、重要的事。 2．此项工作的特点(1)广泛性 (2)临时性 (3)具体性 (4)紧迫性 3．上司临时交办事项的范围(1)文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。 (2)会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。 (3)信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等。 (4)信息工作事项。如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等。 (5)调研工作事项。如上司让秘书临时做一个市场调查，了解一个情况，查阅一个资料等。 (6)督查工作事项。如上司让秘书通过电话、信函等多种途径，督促和检查上司某一批示的落实情况等。 (7)联络工作事项。如上司让秘书通过各种途径与有关部门和人员取得联系，建立密切关系，为开展工作奠定良好基础。 (8)协调工作事项。如上司让秘书代为召开协调会议，协商解决某个问题等。 (9)接待工作事项。如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。 (10)其他交办事项。评分标准： 1．本题共15分。 2．工作意义每点1分，本点共2分； 3．工作特点每点1分，本点共4分； 4．工作范围每点1分，其中答出9点即可，本知识点满分共9分； 4．错字别字每3个扣除1分，最多扣除3分。5．考生言之成理可酌情加分，最多不超过3分。

详细解答：

第3题：

背景材料：

×年7月15日，××市组团参加了在广州召开的“泛珠三角贸易洽谈会”。会上，该市一老牌中型国有企业——星城汽车制造厂引起了一家台商——宏远汽车股份有限公司的投资兴趣。当日下午，双方在广州市天地宾馆举行了洽谈。以下是参加会议的××市星城汽车制造厂秘书钟苗记录的双方达成的初步合作意向的主要内容：

甲、乙两方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为宏远(××)汽车制造有限公司。

工程建设期为一年，即×年9月—×年9月全部建成。双方意向书签订后，即向各自上级申请批准，批准的时限为一个月，即×年8月15日前完成，然后由星城汽车制造厂办理合资企业开业申请和各项报建手续。项目总投资

9000万元(人民币)，其中土建施工部分投资5000万，设备部分投资4000万。甲方投资3000万(以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入)，乙方投资6000万(以现金投入，购买设备)。合资企业生产能力及利润分配：新项目建设完工后，形成年产各类专用汽车：3000辆的生产能力，实现产值收入10亿元，创利税1亿元。各方按投资比例或协商比例分配利润。台资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。合资年限为20年，即×年9月—×年9月。合资企业其他事宜按《外商投资企业法》有关规定执行。双方将在各方上级批准后，再行具体协商有关合资事宜。

要求：

◆根据以上材料，请你以秘书钟苗的身份拟写一份××市星城汽车制造厂与宏远汽车股份有限公司双方合作的意向书。

(1)分条列项，材料组织有序；

(2)正文结构符合要求。

参考答案：

意向书××市星城汽车制造厂(以下简称甲方)与宏远汽车股份有限公司(台商，以下简称乙方)，经过友好协商，双方本着平等互利的原则，达成初步合作意向，主要内容如下：一、甲、乙双方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为宏远(长沙)汽车制造有限公司。二、工程建设期为1年，即从××××年9月—××××年9月全部建成。三、双方意向书签订后，即向各自上级申请批准，批准的时限为1个月，即××××年8月15日前完成，然后由星城汽车制造厂办理合资企业开业申请和各项报建手续。四、项目总投资9000万元(人民币)，其中土建施工部分投资5000万；设备部分投资4000万。五、甲方投资3000万(以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入)；乙方投资6000万(以现金投入，购买设备)。六、合资企业生产能力及利润分配：新项目建设完工后，形成年产各类专用汽车3000辆的生产能力，实现产值收入10亿元，创利税1亿元。各方按投资比例或协商比例分配利润。七、合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。八、合资年限为20年，即××××年9月—××××年9月。九、合资企业其他事宜按《外商投资企业法》有关规定执行。十、未尽事宜，双方将在各方上级批准后，再行具体协商。甲方乙方××市星城汽车制造厂宏远汽车股份有限公司 (印章) (印章) 代表：×××(签名) 代表：×××(签名) 代表：×××(签名) 代表：×××(签名) ××××年×月×日××××年×月×日评分标准：1．本题满分为20分。 2．标题2分：“项目名称+文种”或直接用文种作标题。 3．正文共10分：①导语2分：写明合作各方当事人单位的全称，双方接触的简要情况，磋商后达成的意向性意见；②主体6分：分条列项写明达成的意向性意见；③结尾2分：如“未尽事宜，在签订正式合同或协议书时再予以补充”。 4．尾部6分：意向书签订各方单位的名称、代表人姓名，并加盖公章、私章及日期。 5．卷面整齐给2分。 6．错字别字每3个扣除1分，最多扣除3分。 7．考生言之成理可酌情加分，最多不超过5分。

详细解答：