企业经营诊断的程序

企业经营诊断的程序

按照科学合理的诊断程序进行经营组织诊断,有助于提高诊断工作的质量和效率。

(一)了解企业经营组织状况

组织经营诊断既然是对整个经营组织进行的,所以首先要对组织概况进行调查。

1、现行组织机构图的调查。这是对全体构成人员的图表进行调查。调查对象包括经营者、从业人员的组织机构图。例如,现行机构图、旧机构图、组织机构图、建立组织的特点等。在调查过程中,要画出现在的职能组织图,按照组织图通过访问调查法听取对机构的意见。

2、职务状况调查。调查的对象是对各个经营层、各部门或同级各职务是否都明确地规定了权责范围。进行调查时,要针对以下项目展开:

(1)各职务人员是否能清楚地理解他在整个组织中所起的作用,以及与组织的关系。

(2)是否能准确客观地对各职务人员的能力、业绩进行考评。

(3)是否有考评各职务人员的指标依据。

3、职权控制调查。调查的对象是从整个企业出发,对组织中各业务活动方式进行控制调查。这种控制调查要对某些业务活动进行控制的各单位的职能、职责和关系进行了解。同时,还要了解各经营层权限的来源和限度,以及在评价其成果时采用的方法。

4、组织规定及分工规定的调查。调查对象是对董事会、全面经营层、部门经营层、现场管理层及其他主要职务所规定的性质的种类。制定和贯彻这些规定,是为了密切配合经营负责人的参谋部门的工作。因此,对制定这些规定的部门进行调查也是非常重要的。在调查过程中,一定要将调查深入到同一组织过程的最下层。

5、公司业务程序的调查。调查对象是有关职务分析、管理规定、业务程序规定、董事会制度、常务会制度、预算控制制度、传阅审批制度、授权手续规定、企业内部规定、内部报告制度、组织监察规定等方面的程序。

6、组织机构的调查。关于执行业务部门的调查,要调查最高经营管理层的组织,特别是要调查董事会制度的责任和权限。此外,关于支持业务部门的调查,则以参谋组织、委员会制度为调查对象。对科室设立方针的调查方法,其对象为各功能组织、各种产品组织、各区域市场组织的种类和设立原因。调查所使用的基本方法包括:

(1)分发组织状况调查表,由企业各级经营人员填写。

(2)与各级经营者、职员进行个别谈话。

(3)阅读职位说明书。

(4)查阅企业组织图。

(5)查阅企业系统图。

(6)查阅职员考核表。

(7)阅读企业会议记录。

(二)确定经营组织问题,分析发生原因

了解组织现状的目的,是为了发现问题,并分析产生问题的原因,寻找解决问题的途径。在日常生活中,医生诊断疾病,首先要确定一个健康人的标准,然后再检查病人哪些部位不合既定的标准,造成这种毛病的原因是什么?医生的处方也是本着使病人恢复到健康人的水平。这里就有现状、标准和差距的概念,三者之间的关系是:差距=标准—现状。根据这一公式,用经营组织的现状同组织理论进行比较,同诊断人员根据企业任务所设想出的“标准组织”进行比较,从而,确定企业经营组织在哪些方面存在问题。找出存在问题后,就要分析产生问题的原因。在确定问题和分析原因时,可以按下列方面进行:

1、任务分析。即对企业任务的分解过程和分解的结果进行逻辑分析,对企业任务分解

的合理性做出判断。如果企业任务的分解是不合理的,那么,依此建立起来的组织机构也就不可能是合理的。如果企业任务的分解基本合理,那么,就要研究企业的组织机构和职位是否与任务相适应,有无负荷过重或过轻的部门和职位。

2、权力分析。即对企业内部各级各部门的主要管理者的决策权力进行分析判断,也就是对整个企业组织权力分配情况进行分析,看各个管理者是否拥有同他所承担任务,所需做出决策相适应的权力。就整个企业而言,是否有权力过分集中或过分分散的问题;就经营者个人而言,是否存在权力过大或过小问题。

3、关系分析。即从企业经营组织全局的角度对各个局部组织之间的分工、协作关系及协调情况进行分析,对各个管理性职位之间的相互关系进行分析。看有无权力交叉、权力分裂和权力空挡的情况,重点分析企业经营组织内部权力是否协调。

4、人力分析。即根据企业任务,企业职位标准和企业诊断人员提出的标准,对企业内部所有现职经营者担任现职工作的能力和发展前途进行分析判断。看有无不胜任本职工作的经营者和其能力特点与本职工作不相适应的经营者。同时,也要考虑职位标准应否修改。

经过上述分析后,企业经营组织存在的问题及产生的原因即可基本搞清。

(三)确立诊断经营组织的标准

在对企业经营组织诊断时,必须有明确的诊断标准,即理想的组织结构。常用的诊断经营组织的标准多采用美国管理协会(A.M.A)的标准,具体内容如下:

1、有效度的测定。有效度是指经营组织对企业目的的完成程度。它是衡量企业经营成果的尺度。包括利润额、资金利润率、市场占有率等指标。衡量各单项功能的有效度的尺度则由各从业人员人均产量或销售额,或者用从事该项功能的从业人员人均数额与全体从业人员人均数额之比来计算。

2、讲求效率。判断效率的标准是着眼于经营组织中有关个人达到什么目的的程度。例如,对于经营负责人来说,效率标准应该包括:

(1)什么是适当的经营组织机构?

(2)是否有责权明确的制度?

(3)参与制定经营方针的情况如何?

(4)是否有提出意见的权利?

(5)是否有充分发挥潜力的机会?

(6)能否使个人需求得到最大限度的满足?

在确立效率标准时,标准的内容因人而异,因不同的经营组织层次而不同。

3、工作划分。一个经营组织的业务要尽量划分成少数不同的功能。必须明确地做出决定使这些功能分离。基本功能的性质和数量要按它们各自对企业的目的所做出的贡献大小来决定。

4、按责权明确功能。为了达到经营目的,必须使功能或职务的内容明确起来。这一点应该按照以下两条规则来确定:明确规定任务;个人的职务应只限于完成单一的指导功能。

5、明确指挥系统。这是指从经营组织中最高层组织到最基层自上而下的指挥系统。所谓权限系统,就是通经过系统中的所有接口从最高权限者向基层传达的途径,或者从基层向最高权限者上报的途径。

6、明确确定信息沟通的途径。为推动工作而决定最优的接触途径时,组织计划容许各阶层按常识作适当的选择。这种接触途径表现在企业经营组织图上,由组织机构的责权系统表现出来。接触途径是没有什么限制的。当发生离开组织图上的责权系统进行信息沟通的情况时,企业经营组织中的各级人员都必须向上级报告。一般来说,应该向上级报告的事项包括:

(1)对于负有层层上报义务的事项,必须向上报告。

(2)一个组织单位内部或其他单位出现意见不一致时,应向上报告。

(3)对于需吸取上级意见或需要上级与其他单位协商的事项,应该向上报告。

(4)对于因改变既定方针甚至偏离既定方针而需要听取上级意见的事项,应该向上级报告。

(5)对于上述事项,必须在组织制度中明确加以规定。