关于业务员样品领用管理规定
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样
品
管
理
规
定
编制:审核:批准:
样品管理规定
1目的
为加强公司对样品领用的管理,规范和约束样品的领用工作,制定本规定;
2适用范围
2.1本规定包括客户、相关部门或人员样品领用程序、样品退回及及具体领用样品所必须履行的手续;
2.2本规定适用于公司所有市场销售人员及其他部门人员。
3职责
3.1总经理级成员、相关部门经理负责样品发样的审批;
3.2相关部门或人员对所领用样品及所造成的后果负责;
3.3生产经营部成品库负责样品的发放、样品寄送及样品的日常管理工作;
4样品领用一般规定
4.1需要领用样品的部门或人员,必须填写书面领用申请,由本部门经理和总经理级人员审批;
4.2在下列情况下,部门或人员可以向公司提交领用样品的申请报告:
4.2.1开辟新客户(或老客户需要新产品),客户要求公司提供样品;
4.2.2 公司认为有必要向客户提供样品的其他情况。
4.2.3技术员由于工作需要领用样品;
5管理要求
5.1凡是要求领用样品的部门或人员,必须向生产经营部成品库申领并填写《样品需求申请单》(见附表1)。
5.1对于市场部业务人员领用样品做如下要求:
5.1.1必须注明所需样品的单位名称、接收部门、接收人等。
5.1.2写明所需样品的型号、数量、填单人的签名(如遇业务员出差在外,应由销售内勤填单,并代签名)、日期等。经部门经理审核,报总经理批准。销售组确认成品库有无库存。无,则安排生产计划生产,并给出交期;有,若为紧急发货产品,协调安排生产计划,若非紧急发货产品,签字确认后交成品库建账后发放样品;
5.1.3对于新开拓业务的单位,需提供该客户的详细资料。
5.2.3.1基本资料:单位名称、地址、邮政编码、电话、传真、电子信箱、联系人、部门、职务等;
5.2.3.2客户介绍:公司简介、主营业务、品牌产品、销售规模、发展方向等;
5.2.3.3产品分析:客户目前产品的使用情况、新产品开发的动向、该样品对于客户的前景预期等;
5.2.3.4其他:如客户的配合程度、需求的紧迫性、客情关系描述等。
5.2对于客户索要样品的由生产经营部销售组负责与客户沟通填写《样品需求申请单》,传真至客户,由客户签字后回传,方可通知成品库寄送样品;
5.3对于技术员出于产品开发需要样品时,由技术人员填写《样品需求申请单》经部门经理初审主管副总批准后,销售组确认成品库有无库存。无,则安排生产计划生产,并给出交期;有,若为紧急发货产品,协调安排生产计划,若非紧急发货产品,签字确认后交成品库建账后发放样品;
5.3相关部门或人员退回样品时,应将样品送至生产经营部成品库,经品质部检验合格后方可退库。
5.4经品质部检验后不予做退库处理的样品,由责任人自行承担该笔费用(特殊情况须经总经理批准后,可做报废品处理,具体参见《产品报废处理流程》)。
6审批
6.1客户、相关部门或人员需要发样品,由相关部门或人员先填写《样品需求申请单》,报部门经理初审,报总经理级成员批准。
6.2在样品领用审批过程中,如相关审批人不在,则有上一级审批人代签。
样品管理流程图
7日常管理
7.1客户试验性样品,原领用样品的人员须每周反馈一次信息给生产经营部成品库,直至得到客户使用结果为止。
7.2领用样品的人员未能按照上述规定执行的,考核相关责任人3分/次。
7.3样品失踪,须由相关责任人提交书面报告,说明原因由总经理级成员确定是否追究责任人责任。若责任人不做情况说明,样品丢失造成的损失由责任人承但。
8附则:
8.1本规定由公司人力资源部负责起草并解释;
8.2本规定经总经理批准后生效。
7附件:
附件1:《样品需求申请单》;
附件2:《客户资料表》