工程造价咨询有限公司档案管理办法

工程造价咨询有限公司档案管理办法

为健全公司管理制度，规范档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》、《中国注册会计师独立审计准则》、《工程造价咨询单位行为准则》、《造价工程师职业道德行为准则》等法规规定，结合公司实际，特制定本管理办法：

一、业务档案的管理

1、业务档案包括本所依法执业所形成的基建审核报告档案、管理咨询报告档案、财务会计档案等业务档案。

２、业务档案的范围，凡在实施基建审核和管理咨询等业务项目的过程中取得，记录和反映与业务项目的结论或意见相关的文字和非文字材料，均应列入业务档案的范围，予以立卷归档。

３、各类业务档案的内容，应达到国家相关执业规范的要求，并按照完整、精炼、科学的原则，由各业务项目负责人或由其指定的人员，对所形成的工作底稿及时整理、装订，确保案结卷成。

４、业务档案的立卷方法，原则上以业务项目为主体，一个项目立成一卷(或若干分卷)，不得混合立卷，并编制档案目录，注明页码，编号项目名称、立卷日期等，并由立卷人签章，以示负责。

５、立卷后的业务档案每年向档案室移交两次，即上半年的业务档案于当年８月底前移交完毕；下半年的业务档案于次年４月底前移交完毕。

６、移交档案室的业务档案，应按规定填制《业务档案归档验收程序表》，并保证手续完备，相关经手人对各自的签字行为负责；暂未移交档案室的业务档案，存放在业务部门，并由相关项目负责人对其负责。

７、公司人员调阅业务档案，必须办理书面借阅手续，经公司领导批准后方可调阅，档案管理员须作好登记工作。

8、业务档案的保存期限，按财政部门和行业部门的规定执行。保存期满确需销毁的业务档案，应分业务项目造具清单，经质检部门审核后，由总经理批准销毁。

9、业务档案管理人员，必须忠于职守，认真负责，妥善保存，注意防火、防水、防潮、防霉、防蛀、防鼠，确保档案完整无损，管理人员调动工作，必须认真办理移交手续；由公司领导负责监交。

二、财务会计档案管理

1、会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

２、会计档案的形成，应按照国有关规定进行。

３、会计档案必须实行统一管理，指定专人保管，防止丢失、损坏、杜绝潮湿、虫蛀、鼠咬等现象。

3、每年形成的会计档案，会计人员必须于年度终了后的第一季度内编制移交清单，移交档案室专人统一保管。

4、会计档案查阅，遵照业务档案规定执行。

5、保管期限满的会计档案，要按会计档案管理的有关规定，由财

务负责人和档案管理员共同鉴定，并登记造册，报经主管部门批准后方能销毁。

6、档案管理人员工作变动时，须办理交接手续；由公司领导负责监交。

三、其他文书档案的管理

１、其他文书档案包括本公司的章程、管理办法（制度）、报送的各类文件等及收到的外来文件。

２、报送及收到的文件，应按本公司收发文管理制度办理完毕后及时由办公室统一装订，并每年至少移交档案室两次。

３、其他文书档案不得与其他档案混合存放，并能方便按规定程序查阅。

４、会计档案查阅，遵照业务档案规定执行。

５、档案管理人员工作变动时，须办理交接手续；由公司领导负责监交。

四、责任追究

所内涉及业务档案、会计档案和其他文书档案的相关人员，凡未遵照规定者，均处予扣款，并承担由此造成的一切后果。

１、未按规定时间、规定手续办理档案移交手续者，扣款20-50元。

２、档案管理员未能保持档案分类存放，档案柜放置整齐、美观及档案室整洁、卫生，扣款20-50元。

３、未经档案室管理员许可进入档案室者，扣款20-50元。

４、借阅档案未按时归还者，扣款20-50元。

５、在档案上勾划、圈点、注字、增删、污损者，扣款20-50元。

６、未按规定程序批准，擅自调阅、摘录、复制及对外出示者，扣款50-100元。

７、档案管理员未按规定保存调阅、摘录、复制档案记录，扣款100-200元。

８、未按规定保管未存档及己存档档案以致档案被虫蛀、鼠咬、损坏、遗失及泄密者，扣款100-200元。

９、未按规定办理档案移交手续擅自离所者，扣款200-300元。

１０、未按规定办理档案销毁手续自行销毁档案者，扣款300-400元。

××年××月××日