第12章控制职能

职业指导
职业指导一：要求学生4～6人组成一组，调查本地 某大型商业企业，了解该企业有哪些经营指标，针 对经营评估指标分析其经营现状并提出改善对策， 每组要求提交小论文一篇。
职业指导二：怎样增加会议的效率？
让同学们有意识的在参加班会时，运用会议效率指 示计。通过比较下列各项内容思考会议的有效性。 成员在会议中所做的事情就是填写下表。
制定控制标准方法
统计分析法 利用统计资料建立的标准
经验估计法 利用经验建立的标准
工程方法
利用利用技术参数和
（技术测定） 实测数据建立的标准
衡量实际 工作
最理想 的控制
最满意 的控制
含义：在偏差发生之前就被 发现，预先采取必要的措施
可能性不大
并非所有管理人员 都有卓越的远见
并非所有的偏差都能 在发生之前被预见
2、适用广泛；
3、不针对具体人，不易造成面对 面的冲突，易于被接受。
缺点
1、需要事前及时准确的信息；
对规律的把握及预测
2、要求严
要求严 对人员素质要求高
2、现场控制 （或过程控制）
含义：在某项活动或工作过程中进 行的控制。
内容：管理者在现场对正在进行的 活动给予指导和监督，以保证活动 按规定的程序和方法进行。
控制的基本作用
检测作用 保证作用 调整作用
控制的必要性
环境变化的影响 组织成员素质对计划执行的影响 组织活动的复杂性
案例：一家生产慢跑运动鞋、网球运动鞋 等产品的公司发现它的一些主要竞争对手 在和它进行一场价格大战。为了弥补降低 的销售收入，公司经理计划削减管理费用 10%，生产成本15%以及销售成本的5%。
控制越是考虑计划 的特点，越能发挥 作用。
有效控制的原则
控制应 同组织 相适应
明确的职务和责权是控 制的依据。使每个人明 白自己控制的责任。
健全的组织能使联络渠 道畅通、信息迅速传递。 一旦偏差出现，就能迅 速控制。
有效控制的原则
控制应该 突出重点 强调例外
找出关键因素，并 加以控制。
着重于计划实施中 的例外情况。
找出偏差产生的主要原因，不同偏 差、不同原因采取不同的矫正措施， 找现象、本质、根源。
选择适当的矫正措施
发生偏 差的原 因
标准正确，执行 错误。工作失误
纠偏
标准不正确。计划 目标不切合实际
纠标
环境出现重大变化 调适
选择适当的矫正措施
纠偏
加强管理和监督
纠标
按实际情况修改计划目标
调适
启用备用计划或制定新计划
问题：公司打算用哪些控制 手段来达到这些目标？
控制类型
控制的类型
1、预先控制
（或前馈控制、或事前控制） 含义：指组织在一项活动开始之 前所进行的控制活动。 内容：主要是确定活动的成果 及资源投入的限制。 目的：保证某项活动有明确的绩 效目标，保证各种资源要素的合 理投放。
优点
1、防患于未然，避免对已铸成的 差错无能为力的弊端；
的结果是下一阶段计划的基础。使管理工作 成为一个闭路系统，成为一个连续的过程。
控制的目的
控制有两个目的：
第一个目的：维持现状（基本目的） 第二个目的：打破现状
组织有两类问题：
“急性”问题：指经常产生、可迅速、直接影响组织 日常活动的问题； “慢性”问题：指长期存在，影响组织素质的问题
控制的构成要素
亲自观察
信息收 利用报表和统计资料 集方式 召开会议
抽样调查
衡量实际绩效的方法
获取执行信息的 方法
衡量绩效 方式
实地观察、口头汇报 书面报告
定性与定量 连续与间断 系统与局部 执行中与执行后
鉴定偏差并 采取措施
找出偏差产生的主要原因
首先要判断偏差的严重程度。
看它是否足以构成对组织活动效率 的威胁，看是否值得分析原因并采 取矫正措施。
要 职工的工作目标服从组织的整体目标
求 管理者经常检查职工的工作效果
控制系统的构成
控制的目标 体系
控制的主体
控制的客体 控制的手段 和工具
首先和组织总体目标保持一致， 由总目标分解成目标体系
是各级管理人员以及他 们所在的职能部门
控制的对象—全部活动
控制的的机构、工具、控 制的运作制度和信息系统 等
目的：及时纠正工作中发生的偏差。
优点 缺点
1、具有指导的职能； 2、有助于提高工作人员的工作 能力和自控能力；
3、及时性、适时性。
1、受到管理时间、精力、业务水 平的制约； 2、应用范围狭窄； 3、控制者与受控者易对立，造成 伤害。
管理情景
小张下岗后开了一间小型餐饮店。他知道，要 取得经营成功，除了要有可口的饭菜外，周到 的服务和与顾客的良好关系也是非常重要的， 为此，他采取了如下控制措施：
[引导案例] 标准化修炼真功夫
标准化、专业化战略 专业分工、制度明确、
统一标准、最大限度提高工作效 率
一、控制的含义
按照计划标准衡量计划完成情况 和纠正计划执行过程中的偏差， 以确保计划目标的实现，或适当 修改计划，使计划更加适合实际 情况。
狭义的控制
总结：监视各项活动，保 证组织计划与实际运行状
控制的技 术与方法
预算控制—总类
收支预算 现金预算 投资预算 实物预算性 综合预算 总预算
预算控制—缺陷
预算的过细、过烦 以预算目标代替组织目标 低效率的保护伞 缺乏灵活性
存货控 制的定 量方法
经济采购批量发 ABC分类法
要求
本章小结
本章主要介绍了控制的概念、控制的方法、控制的 过程，理解控制的作用、控制与计划、组织间的关 系，掌握控制的类型、控制过程及怎样进行有效控 制。学生们通过学习能够制定基本的控制方案；能 够依据企业考核指标检查企业的控制状况；能够针 对企业的实际情况进行有效控制。
计划
计划
计划
实际
实际
实际
计划与控制的关系
有计划无控制，知道干什么，不知道
（1）计划与 干得怎样（控制为计划实现提供保证） 控制互为条件 有控制无计划，不知道控制什么和怎
样控制（计划为控制提供标准）
（2）计划与控制的效果互相依赖。计划越 明确、全面和完整，控制越科学，计划就越
容易实现。
（3）计划与控制相互渗透。上一阶段控制
选择适当的矫正措施
纠偏方案的
纠偏成本与偏 差损失的比较
双重优化
注
各个纠偏方案
意
的比较（最优）
的 问
充分考虑原计 划实施的影响
已消耗的资源 对客观环境造成的影响 人员的思想观念
题
消除组织成 幸灾乐祸
员对纠正措 承认失败
施的疑惑
怀旧情感
既得利益损失
有效控制的原则
控制应 同计划 相适应
不同的计划有不同 的特点，所需的控 制信息各不相同。
含义：在偏差发生之后迅速
采取纠偏行动
需要用控制标
及时掌握偏差是否准发对生 实际工作
要求
状况进行检查、
偏差的严重程度 衡量、比较
建立有效的信息反馈系统
信息的 及时性
收集的积极性 处理和使用的积极性
信息的 可靠性
准确的来源 可靠的收集手段 尽量多地收集相关信息
建立有效的信息反馈系统
信息的 适用性
不同的部门提供不同的信息 信息的适当整理分析
3、要有反馈系统。
制定控制 标准
标准的定义
一种作为规范而建立起来 的测量单位或具体尺度
控制标准的要求
简明性 适用性 一致性 可行性 可操作性 相对稳定性及前瞻性
确定控制对象
理由 影响因素的无限性 缺乏经济性
资源的有限性
重点控制
现实 做法
对影响组织目标实现 的主要因素进行控制
制定控制标准
标准有定量标准和定性标准，定 量标准又分实物标准、价值标准 和时间标准。 标准还可以分为国际标准、国家 标准、行业标准及企业标准。
态相适应的过程。
广义的控制
控制的重要性
控制好比是汽车驾驶员的方向盘，它把组织、 人员配备、领导职能与计划设定的目标连结在 一起。控制与管理其他职能紧密联系，使管理 活动真正有效进行。
任何组织、任何活动都需要进行控制。主要因 为环境条件的变化，使计划在执行过程中可能 出现偏差。
管理控制的实质：确保实际活动 与规划活动相一致。
在店内显眼的位置挂一本顾客意见簿，欢迎顾 客提出意见和批评；让领班严密地监视服务人 员的Leabharlann Baidu为，并对棘手的问题的处理提供协助和 建议；在员工上岗之前进行工作技能和态度的 培训。
3、成果控制
（或事后控制、或反馈控制）
含义：在活动或工作结束之后进行的 控制。 内容：根据事先确定的控制标准对实 际工作绩效进行比较、分析和评价。
现场 过程 偏差 立竿 消除偏差 产生 及时消除 信息 见影 提高能力 对立 偏差
前馈 事前 未来 防患 将损失消 难以 明确目标 信息 未然 除发生前 完善 资源配置
控制过程
制定控制目标，建立控制标准 衡量实际工作，获取偏差信息 分析偏差原因，采取矫正措施
控制的基本前提
1、要有一个科学的、切实 可行的计划。 2、要有专司控制职能的组 织机构。
控制工作过程
信息必须是精确无误的， 否则易出现错误决策。
信息情报应尽量具体，控 制才有针对性。
有效控制的原则
控制应注 意培养组 织成员的 自我控制 能力
提高控制有效性的根本途 径是职工进行自我控制，
发挥其主动性、积极性
和创造性。
自我控制
减轻管理人员的负担，
的优点
降低开支。
提高控制的及时性和准
确性。
目的：通过总结过去的经验和教训， 为未来的计划制定和活动安排提供 借鉴。
优点
1、提供信息，发现结果与目标的 偏差； 2、给下一轮工作的正确开展创 造条件；
3、应用范围宽。
缺点 实施矫正措施前，偏差、失误、
损失已经出现。
管理控制的基本类型
类型 信息 关注 表现 利 来源 重点 方式
弊 基本目的
反馈 事后 工作 亡羊 业绩评价 损失 总结经验 结束 补牢 激发员工 发生 借鉴未来
有效控制的原则
控制应具 有灵活性 及时性和 经济性
控制系统能适应主客观条件 的变化，持续地发挥作用。
信息的及时性和矫 正措施的及时性。
控制的适度、考虑控制费用、 工作力度和复杂性的关系
有效控制的原则
控制应具 有客观性 精确性和 具体性
坚持实事求是， 控制不凭个人 主观经验和直 观判断。
控制标准 信息
1、控制标准
——是控制工作的前提，是衡量和检查实 际工作的依据和尺度。
2、偏差信息
——指实际情况或结果与控制标准之间产 生偏差的 信息。
3、矫正措施
——目的是消除偏差，保证计划顺利进行。
目标的 重要性
控制目标
是控制活动的起点和依据 是控制过程循环发展的终点 贯穿于整个管理过程的始终
分 限制偏差的积累 类 适应环境的变化
第12章 控制职能
学习目标
知识目标 掌握控制的含义； 掌握控制过程； 了解控制与其他管理职能的关系。 能力目标 1．能够制定基本的控制方案； 2．能够确定控制标准； 3. 能够依据控制方法检查企业的存在的问题。 方法目标 1.对企业实际问题进行有效控制； 2.在管理过程中会运用控制方法与技术。