第5章采购与付款业务循环控制

2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 7)收到未订购的 货品
8)清点进货时发 生错误
风险 增加存货成本
存货记录不正 确 所收货品与订 购量不符 缺货成本或持
有成本增加
控制程序
➢验收部门在接收产品 时，要亲自点算检查数 量
➢订购部门以订单副本 知会验收部门
➢订购单副本交给验收 部门
➢加强对货品验收的控 制
• 某机械厂供应部设立两个小组，第一组负责决定请购、审批、询价并 确定供应商，第二组负责采购、验收；财务部负责付款并进行会计处 理。企业发生如下情况：
• 由于长期的业务关系，第一组收到关系户(此时出现产品库存超标， 因此要求机械厂采购)的采购邀请，考虑到平时关系不错，因此第一 组决定采购100吨钢材。第二组采购员发现第一组人员可能获得个人 私利，因此心里不平衡，在采购途中将购人的20吨钢材私自低价转卖 2吨。获利3000元,并以其他地方钢材便宜为由从其他供应商购人30 吨，采购过程中有一供销商宣称,可以向机械厂提供特殊材料合金， 50吨钢材的价钱可以购人该合金40吨,而40吨合金可以充当80吨钢材 使用。采购员信以为真，就用准备购买50吨钢材的款项购入40吨合 金,然后办理正常验收入库手续。后来在使用中发现，该合金根本只 能相当于45吨钢材的用途。
• 要求： • 说明机械厂在采购控制中存在的问题，以及正确的做法。
案例：某机械厂的采购控制
• 某机械厂供应部设立两个小组，第一组负责决定请购、审批、询价并 确定供应商，第二组负责采购、验收；财务部负责付款并进行会计处 理。企业发生如下情况：
• 由于长期的业务关系，第一组收到关系户(此时出现产品库存超标， 因此要求机械厂采购)的采购邀请，考虑到平时关系不错，因此第一 组决定采购100吨钢材。第二组采购员发现第一组人员可能获得个人 私利，因此心里不平衡，在采购途中将购人的20吨钢材私自低价转卖 2吨。获利3000元,并以其他地方钢材便宜为由从其他供应商购人30 吨，采购过程中有一供销商宣称,可以向机械厂提供特殊材料合金， 50吨钢材的价钱可以购人该合金40吨,而40吨合金可以充当80吨钢材 使用。采购员信以为真，就用准备购买50吨钢材的款项购入40吨合 金,然后办理正常验收入库手续。后来在使用中发现，该合金根本只 能相当于45吨钢材的用途。
• 要求： • 说明机械厂在采购控制中存在的问题，以及正确的做法。
三 请购与审批控制
• （一）制度建立 • 1、采购申请制度
• 1）盲目采购，导致物品超储积压或供应脱节 • 2）不相容职务未予分离 • 3）收受回扣、中饱私囊 • 4）虚报损耗、中途转移 • 5）混淆采购成本 • 6）验收不严、以少报多、以次充好 • 7）违规结算、资金流失 • 8）采购与付款业务凭证流转不畅，存在随意性 • 9）往来结算账户记录不全、账目不清
基本途径
1、增加销售额1千万 2、人工成本降低1百万 3、物料成本降低1百万
现状改变幅度
1千万/1亿=10% 1百万/1千5百万=7% 1百万/6千万=2%
采购与收款循环内部控制
• 1、采购循环常见弊端 • 2、采购循环的威胁、风险与控制程序 • 3、采购循环内部控制关键点
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1、采购循环常见弊端
➢仓储部门的再复核与 盘点
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 9)存货失窃
10)进货发票错 误
风险 存货财产损失 记录错误 无法如期出货
记录不正确 付款金额不正 确 账务处理成本 增加
控制程序
➢定期盘点存货
➢加强保全、投保财产 险
➢做好内部控制、职能 分工
➢付款时，要与订购单 及验收单进行确认
• 事发前，佛山利达的产量已居佛山玩具制造业第二。一夜 之间，这家拥有十多年良好生产记录的合资企业成为众矢 之的。在美国舆论的不断声讨下，玩具厂商及其上下游供 应、检验链上的疏忽被一一曝光和放大。最终，佛山利达 被出入境检验检疫部门要求整改，中国国家质量监督管理 总局宣布暂停其产品的出口。利达被迫停产，2500名工 人几乎无事可做，利达公司合伙人张树鸿承受重大压力， 最终一死了之。张树鸿死后3日，美泰第二次宣布，召回 的中国产玩具数量增加到1820万件。
• 2、验收—— 一次疏忽还是习惯性遗忘
• 利达属于来样加工型企业，即为美泰公司生产并供应玩具。为了保证 玩具质量，美泰公司给利达提出两种选择油漆供应商的办法：一是由 美泰自行指定，二是由美泰提供质量标准后，由利达自行决定。利达 选择了后者，于是，东兴成了他的油漆供应商。
• 合作数年来，一直没有问题，但8月2日，美泰公司的下属费雪公司紧 急宣布，回收“利达”生产的96.7万件塑料制学龄前儿童玩具，原因 是含铅量超标，如果被儿童吞下，可能发生铅中毒。
14)采购及付款 记录与过账发生 错误
风险 造成现金损失 高估采购成本
财务报表不正 确 存货成本计算 错误 错误决策
控制程序
➢做好审核与审查工 作
➢定期核对发票金额和 订单与验收单，并做 付款备注
➢适当的资料与程序控 制
➢定期核对总账与应付 账款明细账
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁
风险
15)付款给虚假 资产损失
• 3、经办人在自己的职责范围内，按照审批人的批准意见 办理采购与付款业务，未经审批的采购与付款业务不得办 理。
• 4、经办人有权拒绝办理审批人超越授权范围审批的业务。 • 5、对于重要和技术性较强的采购业务，应组织专家进行
论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严 重损失。
案例：某机械厂的采购控制
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 11)对未收到货 品支付货款
12)未及时取得 进货折扣
风险 现金损失
控制程序
➢核对发票及验收单的 数量 ➢确定货物收到再付款
造成多付款， 成本增加
➢编制付款期限分析表 ➢付款方式采用净额法 ➢作现金流量预算
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 13)重复付款
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 5)向不合格供应 商订购
6)收取回扣
风险
品质与价格不 确定性 退货与售后服 务不确定性 无法建立长久 合作关系
可能买到次品 高价购入商品 影响公司利益
控制程序
➢订购单先经批准 ➢限制供应商名单须有 经正式授权，如有变动 须经批准 ➢加强采购部门内控
➢采购人员轮岗、定期 休假 ➢请购、订购、出纳人 员充分分工 ➢明文禁止收取回扣
Hale Waihona Puke Baidu
内部控制分析
1、朋友——中国式供应关系
• 造成这次事件最大的问题在于玩具所使用的有毒油漆的采 购上。此次向利达公司提供不达标油漆的企业，是与利达 公司仅有一墙之隔的东兴公司，该公司老板恰恰是张树鸿 多年的好友梁仪彬。
• 梁仪彬是东兴新能源公司法人代表，“东兴”的前身为南 海市平洲东兴印刷包装实业有限公司，2001年投产，经 营范围：塑料制品制造、包装装潢印刷品印刷，销售塑料、 油墨丝印材料。2002年，增加了油墨、涂料和丝印材料 产销。2004年12月28日，增加了新能源节能产品生产、 加工、安装、销售，并更名为南海区东兴新能源有限公司。 自从“东兴”增加了油墨、涂料和丝印材料产销之后，就 成为“利达”的油漆主要供应商。梁仪彬也成为张树鸿最 好的朋友之一。
XY公司的采购控制
• XY公司是医药制品公司，对生产所需的原材料除考虑价 格因素外，还要注重对原材料的质量要求。 XY公司原材 料采购主要是通过招投标方式进行。采购部门首先从建立 的供应商档案中确定参加招投标会议的供应商，通过比较 产品性价比确定几家供应商，由XY公司的检验部门对待 选供应商的原材料样本进行检验，经检验后，采购部门从 中确定质优价廉的供应商。然后采购部门与供应商签订购 买合同；购买的原材料到达后再经检验部门进行抽检，出 具检验单；仓库保管部门对数量品种进行检验并出具入库 单；财务部门审核及核对检验单、入库单、购货发票后等 级明细账。
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2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 1)缺货
风险
生产延滞丧失 销售机会 生产设备闲置 订购成本增加
控制程序
➢存货控制系統 ➢采用永续盘存制 ➢建立供应商供货与绩 效报告分析 ➢重估安全存量
2)采购不需要的 货品或采购过 多
存货成本增加
积压现金，无 法有效利用
存货净变现价 值降低
➢评估实际存货
• 而利达向佛山市出入境检验检疫局汇报称，这次含铅超标色粉的使用， 是东兴为了尽快给利达公司供货，就省略了检测的环节。但没料到这 批色粉含铅量超标，众鑫提供的认证资料都是假的。
• 2007年4月初，东兴生产油漆的黄色色粉短缺，为尽快采购，东兴在 网上查找到东莞众鑫色粉厂。该厂向东兴提供了无铅色粉证书、认证 资料、相关执照等，“东兴”便于4月10日进货。按规定，采购的色 粉要到检测机构认定，但佛山没有相关的检测机构，只有到广州检验， 并需要5－10个工作日才能做出检测结果。东兴为了尽快给利达公司 供货，就省略了检测的环节。但没料到的正是这批色粉含铅量超标， 众鑫当初提供的无铅色粉证书、认证资料等都是假的。
• 主要问题： • 供应商的选择与评价 • 采购的验收环节
采购控制的意义
• 一、材料采购成本在企业经营中占很大 比重，且在很多行业有上升趋势。
•
◆极端例子：
• ①石油精炼业，原材料成本占销售价格的80%；
• ②制药业，原材料成本还不到30%。
• 二、降低原材料成本是增加利润的基本途径。
• 如：某企业今年的销售额为1亿元，其中物料成本占60%， 人工成本占15%，税前利润为10%。该企业希望明年的税 前利润能增加1百万，即从现有的1千万增加到1千1百万。 有以下三种途径：
• 问题：XY公司的采购预付款内部控制是否有漏洞？
二 授权审批
• 1、建立严格地授权批准制度，明确审批人的授权批准方 式、权限、程序责任和相关控制措施，规定经办人办理采 购与付款业务的职责范围与工作要求。
• 2、审批人应根据采购与付款业务授权批准制度的规定， 在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
• 然而，从利达员工的描述是，为方便合作，利达和东兴两 家企业选择相邻建厂。合作4年多，两家工厂就如同一家， 使用的油漆都是通过两家企业的内部通道运入利达公司， 根本不用走工厂大门，都没出现过问题。
• 让人们不能理解的是，一般都是提前几天就进货的，真的 缺货这么严重吗？买到也不化验吗？利达用了三个月的含 铅量超标的色粉，为什么一直不检验呢？东兴从网上找到 “众鑫”，又是人家送货，所以东兴连这个企业是怎样的 都不知道，第一次拿货为什么就那么信任别人呢？
一 采购与付款业务循环的职责分工
• 1、主要的不相容岗位 • 请购与审批；询价、供应商选择与审批；采购合
同的拟定、审核与审批；采购、验收与相关记录； 付款的申请、审批与执行；往来款项的核算与付 款执行。
• 2、岗位轮换 • 应根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进
行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利 收受贿赂，损害企业利益。
第五章 采购与付款内部控制
章前案例：利达公司致命玩偶案例
• 2007年8月2日，美国最大玩具商美泰公司(Mattel.Inc.)向 美国消费者安全委员会提出召回佛山利达生产的96.7万件 塑胶玩具，理由是“回收的这批玩具表漆含铅量超标，对 儿童的脑部发展会造成很大影响，美国环保组织塞拉俱乐 部认为危及儿童安全。进而，致命玩偶成为一时谈论的热 点。
供应商及票据被 现金减少
篡改
信用不佳
16)电子转账现 资金被盗
金遭窃
机密外泄
控制程序
➢所有购货以支票给付 、支票编号、存取控制 ➢设零用金制度 ➢独立的银行调节表 ➢定期盘点财产 ➢严格登录控制(经常变 更使用者账号与密码) ➢加强内控 ➢资料传输加密
3、采购与付款循环内部控制关键点
• （1）采购与付款循环的职责分工 • （2）采购与付款循环的授权批准 • （3）请购与审批控制 • （4）采购与验收控制 • （5）退货和折让的控制 • （6）付款控制 • （7）监督检查
➢核准购买需求且设置 预先编号请购单
➢分析购货內容及销售 成本组合
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 3)以过高价格购 买货品
4)进货品质不良
风险 成本过高
造成生产延误 成本超支或滞
销 较难生产高附 加价值的商品
控制程序
➢预算控制 ➢建立询价机制及进货 合约 ➢利用商品期货避险
➢检查购货单据 ➢对供货厂商做绩效分 析 ➢加强货品的检验