物业管理应用文写作课件——物业服务通知写作

会议通知
背景：
2004年XX市物业管理工作会议将于2004年 3月29日在XX大厦召开，向有关单位和领 导发出了会议通知。 范例：
会议通知（见课文）
会议通知析评
这是一则会议通知。标题由“事由+文种” 组成。正文的开头部分说明召开会议的目 的和会议的议题，用“现将有关事项通知 如下”这一通知中常用的过渡句转入主体； 会议通知的主体即会议的有关事项：开会 时间、地点、与会人员及其他事项(如报到 时间、地点、食、宿、车辆安排等)。按会 议通知的习惯写法采用条文式，使得会议 的有关事项明确具体。
收楼须知
背景：
收楼是业主或使用权人经对物业的验收、 认可，并缴纳各项购楼余(欠)款、租金和 管理费之后，接收楼房 (单元、楼盘)的 活动。它是物业出售和出租环节的结束和 物业管理环节的正式开始。
范例：
收楼须知（见课文）
事项性通知书析评
这是一则重要的事项性通知。作为物业管理公司， 应在收楼须知中载明业主或使用权人在办理入住 手续过程中须注意的事项及应携带的各种有效证 件、合同文书及款项，避免客户的遗漏和往返及 由此造成的不便。因此，在标题中采用了“须知” 的字样，即必须要知道的通知，以说明其重要性。 它既是一份重要的通知，同时也可理解为“入伙 通知书“的附件，但其内容比“入伙通知书”更 为重要。
4．物业服务通知写作
要点讲解
1．通知的概念 2. 通知的种类 3. 通知的写作格式 通知由标题、主送机关、正文和落款组成。 正文，一般包括三方面内容 1） 开头 2）主体 3）结尾。
案例导学
入伙通知书
背景：
业主及使用权人的入住，房地产公司习惯地称之为“入 伙”。它是指业主或使用权人根据购买或承租物业的契 约规定，在交付各项费用和款项后，领取钥匙、向购买 或承租的物业迁入或进驻。它是业主产权人或使用权人 使用权的行使与体现。作为物业管理公司应创造条件， 为业主及使用权人的顺利入住提供方便应在适当的时期 向业主或使用人发出入伙通知书。
批转性通知
背景：
在日常工作中，常常有上级的指示性文件 需要转发并要求下属单位执行。 范例： 关于印发《物业管理合同》及《业主公约》 示范文本、《深圳市业主管理委员会规则》 的通知
（见课文）
指转性通知书析评
这是一则批转性通知。它是用于印发本级机关，批转下 级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公 文以及发布某些行政法规等。一般转发性通知的标题由 发文机关、被批转、转发的公文标题和文种组成。本通 知标题采用“事由+文种”的格式，写得简洁，明确。 “关于”后面直接点明被印发的文件名称。正文的导语 部分先强调了转发此通知的目的和依据，从而说明了转 发这个通知的意义，再结合具体实际有的放矢，提出了 操作性较强的贯彻执行意见，这样的通知有利于工作的 开展。转发性通知的正文须把握三点：对印发、批转、 转发的文件提出意见，表明态度；写明所印发、批转、 转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发 文日期。
范例
入伙通知书（见课文）
入伙通知书析评
这是一份发布性通知，其特点是命令性较强，需 要所告知的对象必须执行。此通知以信函的形式 发出，充分体现了物业管理工作的特殊性：既遵 循行政公文的格式要求，又体现出行业的人文特 点。标题以“事由+文种”的形式；正文采用总 分条文式写法，明确交代了发文的原因和通知事 项，其中具体事项按办理的时间和地点分条列出， 使业主能明确具体事宜。
停电（水）通知
背景：
在物业管理日常工作中，“两保”是关键， 遇到这种情况，必须及时将有关信息提前 通知业主们。 范例：
停电（水）通知（见课文）
事务告知性通知析评
这是两则事务告知性通知。由于这是关系到大家 的基本生活问题，标题必须将主要内容显现出来， 采用了“事由+文体”的形式。主体部分先说明 事情的缘由，“接……的.通知”，是常出现的通 知导语，而后具体说明停水停电的时间，要求表 达要严密，运用不会产生歧义的词语。结尾处对 业主进行友情提醒，并告知相关部门的电话，体 现了物业管理者服务的周到。因事情较为重要， 在格式上用“特此通知”以起强调作用。
指示性通知书析评
这是一则指示性通知。一般在上级机关对下级机关某项工作有所指 示和安排时，但根据公文内容又不宜用“命令”或“指示”时使用 此类通知。标题由“发文机关、事由+文种”组成。“X市人民政府 ”说明此通知是由政府一级部门下发，表明这是一则由政府部门要 求下级机关对小区管理工作的指示，体现了其权威性；受文单位包 含了所有同该项工作有关的下属单位，表明发文范围；正文由两部 分组成。一是缘由，简洁明了，说明开展此项工作的重要性和必要 性，说理充分。二是内容，说明政府要从“加强领导，明确分工” 等六个方面进行加强住宅小区的管理。内容具体明确、条理清楚、 详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。因其 带有指示性和指导性，在每一条的要求中把工作任务、基本措施、 原则要求、注意事项等交代清楚，便于受文单位贯彻执行。通知的 结构采用归纳式，将正文内容按性质分类，使受文者易于掌握文件 精神并遵照办理。
入住须知
背景：
当所建的楼宇具备了入住条件后，物业管 理企业应及时通知业主，把入伙通知书、 入伙手续办理程序、入住须知、收费通知 书等一并寄给业主，以便入住须知业主顺 利、方便地办好入伙手续。
范例： 入住须知（见课文）
入住须知析评
入住须知和收楼须知类似，也是重要的事项性通 知。它们是业主们在入住时办理各种手续的指导 性文件，因此要从业主的需要出发来制定须知。 其正文的结构采用总分条文式写法，即把要须知 的的事项分为携带材料、收楼手续、应知费用三 大块，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理 清楚，一目了然。在交代收费事项时，同时写明 政策依据，体现其收费的合理性，给人以可信任 感。
指示性通知
背景： 随着城市建设的步伐加快，城市中的小区逐步增 多，而小区的管理中出现了一些不尽如人意的地 方，迫切需要政府部门进行统一管理，为城市居 民创设安全的居住环境。为此，某市人民政府颁 布了一项关于加强住宅小区管理工作的通知。 范例： XX市人民政府关于加强XX市住宅小区管理工作的 通知（见课文）
大型会议通知
背景：
城市污水处理产业化、市场化发展暨工程 技术与投融资研讨、交流洽谈会定于2002 年6月18日至20日在北京举办，会议的筹 委会就此次大型会议的有关事项向有关单 位发出通知。
范例：
会议通知（见课文）
大型会议通知析评
这是一则非常完整的大型会议通知。它涵盖了会议通知 的所有事务性内容。导言部分阐述了召开此次会议的背 景、意义和目的，这也是会议称之为“大型会议”的原 因。正文部分包括参会对象、参会费用、会议议程、作 息时间和会议须知等五项内容，使受文单位在开会前明 白需要派哪些人参加会议，会议的安排如何，准备哪些 材料，将会得到哪些相关信息。在会议通知中写明会议 地点的交通路线及交通工具运营班次等，方便外地赴会 的同志；会议前所设计的参会表格以便了解到会人员情 况，都体现了举办者对会议精心的准备和周密的安排。 此会议通知内容面面俱到，语言简捷清晰。
催缴交管理费通知书
背景：
在物业管理活动中，有时出现了不协调的 音符，如部分业主不按时缴交管理费，在 超过一定期限后，需向业主提醒。 范例：
催缴交管理费通知书（见课文）
催缴交物业服务费通知书析评
和上述所有的通知有所不同，以上的通知范例都 是公告性的，是面向全体业主，需张贴在公告栏 上而告知受文对象，而此例通知则是针对个别住 户（租户），要通过信函另行通知。两次的催缴 通知又有所区别：第一次的催缴是善意的提醒其 何时缴费以避免罚款，只要注明欠款的金额即可， 而第二次的催缴对象有可能属于恶意欠款，除了 再次提醒欠款金额外，同时申明其应承担的法律 责任，以维护物业管理公司的权益。
任免通知
背景：
某物业管理总公司经董事会研究批准后， 对公司部分人员的职位进行了调整，将人 员的任免情况正式下文通知各物业管理处。
范例：关于张XX等同志的任免职通知 （见课文）
析评：这是一则规范的任免干部的通知。 简炼地写出决定任免、聘用的机关、依据， 以及任免、聘用人员的具体职务。其他情 况无需说明。
关于更换出入证的通知
背景：Hale Waihona Puke Baidu
某小区为了加强安全管理，对出入证进行了更换，须要求所有业主 执行。
范例：
关于更换出入证的通知（见课文）
析评：
这是一则内容较为简单的发布性通知。标题由事由、文种两要素组 成，简单直接，使人们对通知的事情一目了然，进而关心通知的内 容。受文单位对业主用尊称，体现了物业管理部门和业主们的良好 伙伴关系。正文第一段写通知原由，“为了………….”是发布性通 知的常用开头，表示发文的目的。其后3段写通知事项，写得具体明 确，语气肯定，条理清晰。结尾处用请求合作的方式进行强调，不 同于一般机关使用的命令性口吻，体现了物业管理的人性化