会议服务实训
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会议实务实训(一)
会务服务
(一)实训目标
通过实训,了解会议中秘书人员的服务内容,掌握会场内外的服务技巧,学会协助领导掌握会议信息,对会议实施有效指挥和控制,培养会务服务的能力。
(二)知识点
1、会议签到的方式有簿式签到、证卡签到、电子签到、秘书代签、座次表
签到等。
2、会议分发文件必须及时。分发时要注意准确性、保密性以及登记手续完
整无误。
3、会议期间应本着“准确、及时、全面、适用”的原则,随时收集有价值
的信息供领导参考或会议交流。
4、及时准备好会议期间所需的物品,如笔、墨、纸张等。
(三)实训内容
1、会前签到、引导就座服务工作。
2、会议期间分发文件、维持会场秩序、处理临时交办事项、做好会议记录
工作。
(四)实训项目
拟设职业情景,完成
1、模拟演示做好会议开始前的签到工作。
2、模拟演示会间奉送茶水。
3、模拟演示会议记录。
4、模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电。
5、针对会议出现下列情况,模拟演示协助会议召集人控制会议进程:
(1)与会者偏离议程;
(2)会议决定片面;
(3)与会者沉默,没有气氛;
(4)会议决定与现行政策或规定相抵触。
职业情景
滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业,公司经济实力雄厚,主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂,兼营日用百货、针纺织品、文化用品、‘五金、交电等。公司营销方式以调拨、批发为主,辅以零售、代购、代销,薄利多销为该公司的一大特色。
该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系,以互惠互利为合作之本,各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息,在管理和经营上都获益匪浅,也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖,相互合作更加紧密。
适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业,为进一步加强工商合作,滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会,邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展,同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。剪彩后,30家厂商的老总还将举行购物签名活动。
在公司办公室主任夏雨的精心准备下,上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。
由于大家相互间都很熟悉,又有一段时间没有见面,因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好,谈论对近期国家大事的看法。期间还有很多传接电话。作为会议召集人的夏雨,很想控制会议的进程,但她不知道怎样说。
事后,公司老总批评了办公室主任夏雨,认为本次会议没有达到预期的效果。
(五)实训条件
1、实训可选择一间模拟会议室进行。
2、实训应具有一定数量的办公设备和一部电话机。
(六)实训方式与手段
实训拟分组进行,每小组6—8人。小组中的每个成员均需扮演一次秘书,负责会务服务,其余学生轮流扮演总经理及会议代表。
(七)实训要求与标准
模拟演示要按照真实会场的场景进行,每个学生扮演秘书能较好地进行会场内外服务工作。
(八)实训考核
对每组完成的项目由学生互评,最后综合评定成绩。