采购管理办法

采购管理办法

第一章总则

第一条为规范XXXXXXXX公司（以下简称“公司”）的物资、设备、服务采购管理，有效降低采购成本、控制采购风险，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司及下属分子公司的采购管理。

第三条分子公司拥有公司授予的采购权，自行采购本单位生产、建设所需的物资、设备。公司通过合同核审、采购比价、库存盘点、占用资金分析等监督分子公司的采购与供应行为。

第四条本办法中“物资”是指各单位生产、建设用材料、办公及生活用品等，不包括原煤、精煤、焦炭大宗物资、工程项目配套物资；“设备”是指生产建设中需用的成套、单件设备、备件、大型工具等；“服务”是指非物资产品，包括咨询、监理、培训、勘探、设计等。

第二章职责分工

第五条分子公司及部门职责

（一）分子公司及下属单位

1．负责公司授权采购范围、采购预算内采购业务的全过程管理，包括计划、询价、合同、验收、结算、资金支付等。

2．负责设立采购机构、配备采购人员；

3．负责制定机物料成本定额及消耗分析；

4．配合公司对采购业务的核审、审计与监督；

5．负责依据本办法并结合本单位实际情况，制定相应的采购管理实施细则报公司备案。

（二）生产类部门

1．负责分子公司重要、大型设备技术参数的设定、修改；

2．参与分子公司重要、大型设备的验收；

3．负责50万元及以上采购合同（含开口合同）的签订前核审；

4．负责对分子公司生产、建设使用的采购产品进行监督检查，查处分子公司使用不符合煤矿生产建设的采购产品；

5．负责本单位职责范围内管理业务所需物资、设备、服务采购。

（三）财务类部门

1．负责年度采购预算、临时采购预算的审批；

2．负责对采购资金支付进行监督及资金占用分析；

3．负责组织半年度、年度库存盘点及设备盘点，查处盘亏；

4．负责本单位职责范围内管理业务所需服务采购；

5．负责参与公司职能部门采购合同的审核。

第三章管理内容与要求

第六条采购、供应的原则性管理要求

（一）按采购类别设置业务流程与审批权限。转委托授权必须符合公司规定。

（二）采购、验收、库管、领用四个环节相对独立，岗位、人员不重叠，管理者职权分立。在验收入库环节必须设置财务人员进行验收或监督。

（三）明确采购物资和设备的产品标准（井下物资设备必须执行强制性标准）、品牌、质量等级、制造厂家，仓储定额，消耗定额（计划）。

（四）对采购和供应业务的主要环节作出具体的管理规定或要求。其中，采购计划审批、合格供应商的选择与价格、到货验收是采购业务控制的重点环节，入出库手续办理和领用审批是供应业务控制的重点环节。

（五）所有采购业务应符合公司经营管理权和经济合同的管理规定。原则上要求财务部门全流程（每个合同从预算到最后一笔资金支

出）参与管理。

（六）采购单位应主动接受公司合同核审意见、采购比价意见、入出库监察、物资消耗水平分析等，加强采购和供应控制，不断降低采购成本和生产建设成本。

（七）分子公司通过“夯实管理基础、严格需求计划审批、合理采购质价比、加强入库验收、规范出入库、控制库存数量、严格控制领用、追究损失和浪费行为”等措施来综合管控采购成本。

（八）行使采购权的分子公司应有效管理和控制采购风险，对采购不当造成的直接和间接经济损失承担全部责任。

（九）分子公司应每月形成采购报表，以煤矿/洗选厂为单位形成供应报表，报公司办公室监察审计组。

（十）各采购单位不得采购公司禁止的采购项（产品）。

第七条年度采购预算

采购单位根据次年生产、建设、经营、管理目标制定本单位年度采购预算。其中，生产单位采购预算编制后汇总到本单位年度预算报集团财务部；职能管理部门采购预算编制后汇总到本部门年度预算报集团财务部；经集团财务部审核后汇总报公司审批。

第八条采购计划管理

（一）计划管理流程

使用单位根据预期使用情况填写物资需求计划（格式见附录A）→采购部门接收使用单位需求计划→汇总使用单位需求计划→计划平衡（核库、消耗核实、市场状况等）→编制采购计划→采购部门负责人审批→采购单位主管负责人审批→采购单位负责人审批。

（二）具体规定与要求

1．需求计划

（1）使用单位编制的需求计划，原则上应在年度需求计划和采购预算额度范围内。因实际情况变化，确需增加采购预算指标的，应按公司预算管理要求，办理相关追加预算的审批手续；

（2）使用单位按月编制次月需求计划，采购部门按月编制次月

采购计划；

（3）需求计划应准确填写品名、型号、数量、质量要求等，需提供图纸、样品或相关审核手续的，随着需求计划一并提供或核实，对不符合要求的需求计划，采购单位可拒绝受理；

（4）因申报需求计划不及时、不准确造成不能及时保供的，责任由使用单位承担。

2．采购计划

（1）采购部门汇总使用单位需求计划后，应在核库利库、核实物资预计消耗数量的情况下编制采购计划；

（2）采购单位因计划管理工作不到位，对核准的计划不能按时、按量采购而影响生产、建设的由采购单位承担责任，并按有关规定考核；

（3）采购单位按需求进行采购，但由于生产、建设不能及时跟上造成物资、设备积压的，按有关规定考核；

（4）对超出年度需求计划和采购预算额度范围的需求计划，又没有追加预算，采购单位不得进行采购；

（5）采购单位应建立采购计划管理台帐，适时掌握物资、设备采购情况；

（6）严禁采购单位无计划采购。

（三）涉及固定资产购置的，应按公司固定资产管理要求履行相关手续。

第九条供应商的选择

（一）采购单位建立合格供应商目录

1．市场资源调查

采购单位通过网上收集、走访资源集散地、厂家现场考察、电话索取资料等取得供应商信息。

2．供应商调查

采购单位对拟选择供应商的产品质量、财务、资质等进行调查，确认拟选择供应商具备合格供应商条件。