财务借款及报销管理办法

财务借款及报销管理暂行办法

（征求意见稿）

第一条 目的

为严格执行公司规章制度，加强财务支出管理，规范费用报销程序，结合我公司具体情况，制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于公司、子公司各项费用、借款的报销，包括办公费用、员工费用、车辆费用、业务招待费、差旅费等（不含固定资产购置、在建工程、工程装修、生产采购）的报销。

第三条 计划管理

公司对各项费用支出实行计划管理制，并纳入公司全年资金预算计划管理。各部门应按照公司要求申报全年资金使用计划，并于当年1月25日前上报主管领导审核后交董事长审批，各项费用超出本部门当年用资计划的，应以书面方式进行补充报批。

第四条 审批签字流程

按公司组织结构的行政程序和各自分管权限进行逐级审批，公司严格控制财务审批程序，最后经董事长签字审批后入帐。

第五条 借款、备用金和预付帐款的管理

1．借款凭公司借款单办理，请付预付帐款按工作呈批表办理。2．借、请款必须严格按规定的审批程序办理。

3．严格执行“前帐不清，后帐不立”的原则，。

4．备用金和预付款的使用，必须具有规定的用途，期限及限额。5．公司预付款项，必须根据合同或协议办理《工作呈批表》，经财务审核并报相关领导审签后办理付款。凡不按审批程序、资料不全、项目填漏、领导批示不明确等情况，无论紧急与否，财务一概不予受理，由此产生的后果由经办人自负。

第六条 费用报销及借款冲销

1．费用报销及借款冲销除按规定办理《审批费用单》外，还必须随附如《出差申请表》、《特殊交通工具申请表》、《工作呈批表》、《合同协议》等相关资料。

2．结清借款时，出纳应在《借款单》结算联上签字冲销借款或开具

收据冲销借款。

3．借款人无正当理由不按时间要求报销冲账和归还借款，从次月起财务部将书面通知人力资源部门从其工资中逐月扣回。

4．日常借、请款要在完成工作后的7个日工作日内凭费用支出单据到财务部门报销(加油费可按月报销)；用现金或支票进行零星采购的七个工作日内报销；通过银行汇款进行预付款的二十天内报销。

5．预付性汇款，由经办人填制《工作呈批表》经审批后，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。同时应办理与借款相同的相关手续，财务方能付款（有经审批后的《工作呈批表》，借款可以不再审批）6．对违反规定用途和不符合开支标准的支出及手续资料不齐全的，财务有权不予报销。

第七条 财务报销相关要求

1．各类单据的填报均使用公司提供的统一格式，并要用黑碳素笔或签字笔填写，要求字迹工整、内容必须详细清楚(包括日期、部门、经办人、付款类型—即现金或支票、详细事由、收款人名称、大小写金额)。

2．凡所有支出的费用(含转帐、差旅报销、提备用金、汇款等)都必须要附内部的报销单，报销单必须由本人填写。

3． 薪资发放后要有银行盖章后的薪资明细及汇总表。

4． 所有临时招聘人员等短工，在薪资支出时要有人员身份证复印件、电话及短期合同，并附在薪资表后。

5． 支付接车皮（或发车皮）费用时要在报销单中注明件数、车牌号及起止地点。并经货管填制发货承运单，经办人须凭此单到

财务处申请付款。

6． 邮寄费用要注明邮寄地点及邮寄内容。

7． 车间用品要先打入库单，报销时要将入库单、验收单附在发票后面，外购物品一律需向对方索要正规发票，发票要写清公司

名称、日期、品名、数量、大小写金额等。

8． 报销凭证出纳必须加盖现金付讫或银行付讫印章。

9．票据粘贴要求：所有发票必须用胶水粘贴，不得用订书订或别针。各种单据粘贴应当平整，牢固，单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪。对于不符上述要求的报销凭证，财务人员有权拒绝办理。

第八条 相关责任

1．如由于借款人自动离职等原因形成坏账，审批借款的部门主管、主管领导负连带清偿责任，并规定在事实确认后15个工作日内清偿。

2． 报销人对所报销项目的真实性，准确性，及时性负责，单据及附件应合法，完整。各项报销票证，资料必须齐全并按要求粘贴整齐(发票正面向上，在粘贴单界线内平均摊薄粘贴)，否则财务部有权拒绝报销.

3．部门主管负责审查费用申请及批准手续，报销金额是否控制在标准之内。对所报销项目的真实性，合理性负责。

4．会计制单人员负责审查单据的合法性，真实性，金额的正确性，报销内容是否符合有关标准。

5．出纳员负责审查单据的金额的正确性，审查报销项目审批手续的完整性。

6．审批者（主管领导、财务总监、董事长）对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。

第九条 罚则

1．对无正当理由超过规定期限，未报销清偿的借款、备用金等，若超期时间在三个月内的收取资金占用费(日息的万分之二)；三个月以上的收取资金占用费(日息万分之三)。在次月工资中扣回本息。2．报销人营私舞弊，弄虚作假，经查出，该报销单全部不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20--100%但不低于100元的罚款。

3．部门主管在资料不全，原始凭证不充分，内容不真实的情况下签名准予报销的，对其给予违规报销金额10%--50%但不低于50元的罚款. 4．财务人员审核不严使公司造成损失的，对财务人员按违规报销金额10%至50%的罚款。

5．审批者对违规报销或审核不严给公司造成的损失应承担连带责任。

第十条 报销单索引

1．《出差申请表》：用于因公事出差前的申请和报批。

2．《差旅费报销单》：用于因公事出差后发生的费用报销。

3．《借款申请单》：主要用于各种借款。

4．《工作呈报单》：用于承担难度较大的业务和重要接待活动中支付餐

费、礼品费、礼金、合同协议的预付款项和结算等；建设期内购买生产、办公设备的应付款。

5．《费用报销单》：主要用于其他费用报销。

6．《粘贴单》：主要用于经办人粘贴各项费用的单据，以便审核和装订。

借款、报销程序图

经办人填借款单单

经办人贴票、填写报销单

（工作呈批表）

说明借款理由

附：借款单复印件

特殊交通工具审批单

招待费审批单

出差审批单

分管副总意见

部门主管意见

财务部、人力资源部按此线

总经理意见

董事长不在时，由其授权人审批

董事长批准

财务总监意见