公司通讯事务处理规定

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公司通讯事务处理规定

第一章总则

第一条(目的)

为了确保公司通讯工作的有效运行,对公司必要的通讯业务,以及管理或处置基准作出规定。

第二条(定义)

公司中的通讯业务,指电传或图文传真、电话、电报和邮寄等业务工作。

第三条(通讯设备)

各事业部门的通讯业务负责人必须经常注意通讯设备的完好;确保通讯工作的正常运行。在此基础上,为提高业务效率,努力使通讯设备实现现代化。

第四条(注意事项)

在利用通讯设备或从事通讯工作时,必须注意:

1.注意通讯的必要性、效果、安全性与经济性。

2.注意根据通讯的目的,选择必要的通讯手段与方式。

3.重要或重大业务工作,必须考虑同时采用几种通讯方式,并注意追踪,以确保信息传递准确、及时与完整性。

第五条(禁止私用)

本公司的通讯设备与手段,一律禁止用于私事。

第六条(责任者)

公司的通讯工作必须责任到人,责任者必须注意以下事项。

1.必须了解通讯设施的结构、性能;必须熟练掌握设备的使用方法;努力提高能通讯技能。

2.严格遵守各处法规,以及公司的各种规章制度;掌握通讯工作的一般规律,有机地把各种设备的各种关系联系起来,以保证有效地运用通讯手段,顺利地开通讯工作。

3.注意爱惜各种设备与设施,小心地使用与保管,使设施始终处于完好的状态。

4.注意通讯事务上的保密工作,防止泄密或被私人所利用。

第七条(外部公关)

各事业部门的通讯工作负责人,必须注意与外部通讯机构如邮政局、电报电话局的关系,保持与这些机构的联系,消除在通讯业务上的各种障碍。

第八条(通讯业务调整与指导)

各事业部门的通讯工作负责人,必须注意对事业部门内,有及部门之间的通讯业务作出分析与研究,及时对各种通讯设施以及通讯业务关系作出调整。并且注意对通讯务人员进行调整和教育培训。

第九条(确保非常或异常状态下的通讯)

各事业部门的通讯工作负责人,必须注意在通讯设备出现异常或故障的情况下,如何确保通讯工作的正常进行。

第二章电传或图文传真

第十条(电传的利用)

各事业部门间的往来正常业务联系、通知等,除非出现不得不使用其它通讯手段的情况,一律采用电传(或图文传真)。

第十一条(电传安置)

电传(或传真)专用线的敷设、设备的添置计划实施,全部由总部负责。

第十二条(发电传)

发电传必须统一用公司规定的格式进行,电传行文要尽可能简单明了,直接发给收件人。

第十三条(收电传)

电传室(或收发室)接到电传后,即时用电话通知收件人;收件人在接到电话通知后,应尽快前往领取。

第三章电话

第十四条(应对通话原则)

电话应对原则上简单扼要,并注意用语的品位,确保通话原准确与礼貌。

第十五条(内线电话)

在使用内线电话时,注意遵守通讯原则,避免加重总工作的压力与负担。

第十六条(长途电话)

除了必须使用长途电话的情况外,诸如一些必须即问即答,即答即决的业务联系,一些其它方式难以保密的业务联系,一些其它通讯方式难以确保的业务联系,等等;原则上不采用长途电话方式。

第十七条(市外电话管理)

打长途电话,必须向主管,以及通讯工作负责人请示,不经允许不得使用。

各事业部门必须根据所在部门的业务特点,规定长途电话的请示与批准方式,以及允许打长途电话的业务范围、地域范围等等。

第十八条(报告)

1.各事业部门的通讯工作负责人,必须每天检查长途电话的情况,每月一次向总部作出报告。

2.各事业部门的通讯工作负责人,必须就下列情况向总部作出及时报告。

(1)局线电话的设置与废除。

(2)电话号码的变更。

(3)电话专用线的设置与废除。

(4)自动交换设备的设置与废除。

第十九条(总机或交换台执力要领)

各事业部门必须制订交换台(或总机)执务要领,努力提高交换台的服务质量与水平。

第四章电报

第二十条(电报的利用)

1.电报用于紧急联络情况与事件,以及难以通讯或通讯联系不便的地域;此外,在深夜或其它利于通讯的时间里,可以根据收信人的可能状况作出判断,采用电报的方法传递信息。

2.采用电报方式,必须经主管领导同意。

第二十一条(收发电报)

收发电报事务,包括电文的记录、电报费用的支付等,原则由通讯工作负责人担当。

第二十二条(报告)

各事业部门通讯工作负责人,必须就电报省略符号的修改、废除,向总部作出报告。

第五章邮寄

第二十三条(另行规定)

有关邮寄物的保管、信件的收发,另行规定。

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