国际会议流程管理步骤

国际会议的流程管理

一、国际会议流程管理步骤

1．工作步骤

第一步向其他国际会议的组织者学习。

会议秘书处通过向其他国际会议组织者学习，了解国际会议的流程管理。

第二步编制初步会议筹备计划。

通过了解其他会议的流程管理，根据本次国际会议的具体情况，编制出本次

会议初步流程管理计划。

第三步提交会议秘书长审核。

会议秘书长根据多年的组会经验，对会议流程管理管理计划提出修改意见。

第四步提交给组织委员会。

将会议秘书长修改好的会议流程管理计划提交给会议组织委员会，征求他们

的修改意见。

第五步形成最终的会议流程管理计划。

将最终形成的会议流程管理计划打印后发给所有的会议机构参照执行。

1．前期筹备阶段

会议组织者在这个阶段的主要工作是建立会议机构、制定详细的工作计划、编制会

议初步预算和落实筹备经费，根据需要可将国际会议委托给专业会议机构组织。这

个工作也这个阶段完成。

2．会议征文阶段

国际会议是否能够举办成功，最重要的标志就是代表的数量，特别是国外会议代表

的数量。与会代表数量较少可能有各种原因，但是会议营销的失败可能是很重要的

原因。国际会议的营销主要围绕征集论文的活动进行，会议学术水平高低和会议规

模大小，完全取决于会议论文征集工作是否成功。因此，营销阶段经历的时间最长，

许多会议都需要1～2年的时间。

(1)论文征集工作的开始

会议的组织机构建立后，程序委员会就应立即开始策划有关会议的专业内容，一般

应在

会议召开前的20个月左右开始启动。

(2)论文征集通知

论文征集通知是国际会议最主要的营销材料。当程序委员会确定了主要专业内容后，会议秘书处就要安排征文通知的编辑和印刷工作。应尽量提早向潜在的参会人员发出征集论文通知，一般不要晚于会前16个月。

(3)征集论文通知的发放

征集论文通知要通过各种彤式向外发放，这就像一个企业做宣传广告一样，最好要让全世界各个国家在该领域里工作和学习的人员都能得到会议的信息，以引起他们的关注，从而是交论文。

(4)论文提交的截止时间

每个国际会议要规定代表向会议提交论文的最后时间，称为论文提交的截止日期，这是整个国际会议筹备计划中的第一个重要日期。通常是将这个时间设定在举办会议的前一年。

若会议是在上半年召开，则这个日期可设定在前一年的10月份甚至更早；若是后半年召开的国际会议，可将征集论文的截止时间设定在前一年年底。有个别的会议将截止日期设定在当年，由于离开会的时间太近，所以效果都不甚理想。

(5)论文的审查和论文接受通知书的发出

由于许多会议代表都需要凭国际会议的论文接受通知书，向所在机构申请参加会议的经费，因此会议组织者就应本着越早越好的原则给论文作者发放论文接受通知书。

3．代表注册阶段

这个阶段的工作主要围绕编制会议注册通知进行。会议注册通知基本包含会议的所有主要内容。注册通知的主要内容是经过会议程序委员会和组织委员会联合会议的反复讨论和研究决定的。会议组织者还需要与注册通知中涉及的所有会议服务机构签署协议书，如会议中心、饭店、旅行社和出租汽车公司等，才能将有关的内容公布出去。

(1)注册通知的启动

会议的征文阶段和注册阶段之间不存在一个明显的时间和工作界限，两部分工作经常是相互交叉的。当会议的征文通知发出后，会议组织者就可以考虑编辑注册通知。

(2)代表注册、饭店和旅游预订的截止日期

注册通知中有几个重要的截止日期，即注册截止日期、饭店预订截止日期和旅游预订截止日期。为了方便会议代表，同时也为了简化秘书处的工作，通常将这3个截止日期定为同一天，这个日期也是整个国际会议筹备期间的第二个重要日期。干人以上规模的会议要求截止日期设定在会前的3～ 4个月；几百人的会议，其截止日期只要设定在会议前两个月左右就可以了。

(3)注册通知的发放

为了能使潜在的参会人员尽早了解会议的主要内容，促使他们尽早地下决心来参加会议，注册通知的内容只要一经确定，就可提前分期分批地在会议网站上公布。但是最终还要根据代表提交论文的情况，将论文接受通知和注册通知一起寄给会议代表。

4．会前筹备阶段

会前筹备阶段可以从接收会议代表的注册表开始，到会议召开的前几天为止．时间为4～5个月。这一段时间主要集中处理会议代表注册的有关事宜，统计出各种数据，提供给各个与会议有关的机构，为会议的现场组织实施做好充分的准备。

5．现场组织阶段

会前的准备工作和会议举办期间的组织工作有千丝万缕的联系，很难用一个明确的时间将它们截然分开。一般可以从会议举办的前几天开始算起。现场组织阶段的主要工作内容包括对现场注册、开幕式、专业活动、旅游参观活动以及宴会等餐饮活动的组织和管理。会议的结束应从闭幕式或者闭幕宴会结束后算起。

6．会后总结阶段

会后总结阶段可以从会议的闭幕式和闭幕宴会结束后开始，一直到会议的全部工作结束为止，这个阶段有时需要延续几个月的时间。国际会议的后续工作主要包括财务结算、会议总结和评估等内容。