分公司各类档案归档办法

分公司各类档案归档办法

第一章总则

第一条为了加强中国石油天然气股份有限公司华东销售分公司（以下简称公司）的档案管理工作，规范档案管理，有效地保护和利用档案，更好地为公司经营和企业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，特制订本办法。

第二条本办法所称档案的范围是公司在各项活动中形成的全部档案的总和，包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品销售、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等方面的档案。

本规定所称档案是指公司在生产、经营、科研、管理活动中直接形成的，对机关、企业和国家有保存、参考利用价值的文字、图表、声像和存贮在磁带、磁盘、光盘等介质上的各种形式的历史记录。它是公司的无形资产，是公司科技资源储备的一种形式，是提升公司价值，宣传公司形象的必要条件和依据。

第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作，也是国家档案工作的重要组成部分。

公司档案工作实行集中统一管理的原则，以维护档案的完整与安全，便于企业各方面利用。

第四条本规定适用公司机关及下属各单位。

第二章管理体制与职责

第五条档案工作由单位党委副书记分管。

第六条公司经理（党委）办公室是档案管理工作的职能机构，负责档案管理工作的统筹、协调、组织工作，管理企业档案。其主要职责：

（一）贯彻执行党和国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立、健全档案管理制度。

（二）实行档案综合管理，档案室负责收集、整理和保管各门类综合档案。

（三）对各单位、部门文件材料的形成、积累、归档工作进行指导。

（四）对各单位档案工作进行检查监督与指导。

（五）参与科研成果、产品试制的鉴定和基建、技改工程竣工验收及大型设备开箱验收。

（六）组织对档案的鉴定，承办档案销毁事宜。

（七）应用现代管理技术辅助档案管理，提高工作效率。

（八）开发档案信息资源，为企业各项工作利用服务。

（九）按照国家有关《资产与产权变动企业档案处置办法》指导破产、兼并、关闭、改制的下属单位，做好档案的清理和鉴定工作，接收其有保存价值的档案，并为其提供利用。

第七条档案工作实行集中领导，分级管理，凡公司工作活动，具有查考利用价值的档案，由档案室集中管理和保管。各单位工作活动中形成的档案，由本单位档案管理机构或档案人员保管。

第八条各部门文件材料的形成、积累和归档，由本部门分管领导负责，按规定向综合档案室归档。

第九条档案管理工作应配备与档案工作相适应的专职或兼职档案管理人

员。有计划地对档案人员进行业务培训和职业教育，提高其业务素质。

第三章文件材料的形成与归档

第十条凡应归档的文件材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理、立卷后，定期移交本单位档案管理机构或者档案管理人员进行集中管理。任何部门或个人不得据为已有和拒绝归档。

第十一条各管理职能部门工作活动中形成的文件材料，按其业务分工，应列入经办人员的职责范围，纳入岗位责任制，即各部门工作人员在一项工作完成之后，都有责任将公务活动中形成的文件材料经过系统整理后，交本部门兼职档案管理员归档。

兼职档案管理员应主动收集本部门应当归档的文件材料（包括非红头文件），并按照《华东公司各部门归档类目》卷要求，认真做好日常归卷工作，积极提供本部门人员查阅。每年岁末年初按照《华东公司档案分类大纲》，认真做好预立卷工作，按时向档案室办移交。

第十二条各职能部门负责人应将文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入生产、科研、基建、经营管理等项活动的工作程序和工作计划，列入本部门的职责范围和有关人员岗位责任制，并予以考核。

第十三条科研成果鉴定，基建技改工程竣工验收，必须有档案部门参加。凡文件材料（包括图纸）不符合归档要求，不能进行鉴定、验收，项目不算完成，财务不能结算。

第十四条文件材料归档的基本要求：

（一）归档文件材料必须达到齐全、完整、准确，要求“三率”均达到100%的考核标准。

（二）归档文件材料必须反映工作活动的真实内容和历史过程。

（三）所立案卷必须层次分明，符合其形成规律。一般卷内文件排列批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；文字材料在前，图纸在后。

（四）归档文件材料必须符合文件的格式标准，禁用铅笔、红笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔书写。

（五）归档底图必须符合国家制图标准，底图标题栏要逐栏填写，签署全名，注明日期、图号。

第十五条文件材料的归档范围和保管期限按《中国石油天然气股份有限公司华东销售分公司档案归档范围和保管期限表》执行。

第十六条特殊载体档案的归档要求：

（一）照片档案归档时要求照片与底片、文字说明一起归档。每张照片要求注明：事由、时间、地点、人物（姓名、职务）、摄影者。

（二）录音、录像档案归档要求在装具上注明声像档案反映的事件内容、主题背景、被录音录像者的姓名身份、摄录地点、摄制者等（标注内容多的应附文字说明材料）。

（三）电子文件归档也要附文字说明材料。数据库类型的电子文件归档时要将数据库结构和纪录一起归档。文字说明要求注明操作系统和软件环境（平台），以便计算机识别。

第十七条归档时间

（一）产品试制、科研、基建技改工程等，在任务完成或告一段落时应将文

件材料立卷，由项目负责人审核，再经档案部门审查和验收合格后办理归档。

（二）设备仪器和引进项目的文件材料，在开箱验收时，由档案部门接收归档。如安装设备需要使用随机文件，可复印或向档案室办理借用手续。

（三）党群、行政、经营、生产技术工作活动中形成的管理类文件材料，由各职能部门将应归档的文件材料组成案卷，在次年一季度前向档案部门移交归档。

（四）财务管理中形成的文件材料，由财务部门立卷后在次年一季度前向档案室移交归档。

（五）会计档案（凭证、帐薄、财务报告及工资单等），按国家财政部规定，隔年第一季度向档案室移交归档。

（六）照片、声像（包括录音、录像、计算机软件等）、实物荣誉档案（包括产品实样、奖品、奖杯、奖旗、证书、印章、著名人物题词等）在工作活动结束后，向档案部门移交归档。

（七）电子文件归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档采用实时归档，物理归档与纸质文件一起归档。

第十八条各类文件材料一般归档一式1份；竣工图一式2份（1份存档案室，1份日常使用）；电子档案按有关规定一式3份（2份存档案室，1份自留供日常使用）。

第十九条归档时应填写移交清单一式2份，签名盖章。交接双方各执1份。档案部门按移交清单验收档案质量，核对档案数量。

第二十条下属单位向华东公司报送的基本建设项目档案按照华东销字[2001]209号《华东销售分公司建设项目档案管理实施办法》规定的范围和要求报送；

下属单位需要向华东公司报送的合同档案和加油站档案按照华东销字[2002]258号《华东销售分公司加油站档案和合同档案管理（暂行）办法》规定的范围和要求报送。

第二十一条下属单位报送档案整编的标准

（一）工程项目档案按照国标GB/T《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整编。

（二）合同档案和加油站档案按照国标DA/T-22-2000《归档文件整理规则》和国标DA/T24-2000《无酸档案卷皮盒用纸及纸板》进行整编。

第二十二条机关工作人员外出学习、考察、参加会议, 收集获得的文件材料应向档案部门归档，否则不予报销资料费。

第二十三条干部人事档案按《干部档案工作条例》的有关规定由组织部、劳动人事部门保管。

第四章附则

第二十四条本规定由中国石油天然气股份有限公司华东销售分公司办公室负责解释。

第二十五条本规定自发布之日起执行。