档案归档指南
文件、档案的分类整理及归档流程
-(一)归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
〞(二)归档文件的整理“将需要归档文件,以件为单位发展装订、分类、罗列、编号、编目、装盒,使之有序化的一个过程。
〞(三) “事由〞“一件具体的事、一个具体问题,或者一段较严密的工作过程等。
如职务任免、晋升检察官等级或者召开一次会议。
〞(四) “件〞“件〞是指归档文件的整理单位,普通以每份文件为一“件〞。
普通来说,文件正本与定稿为一件。
正文与为一件。
转发文与被转发文为一件;来文与复文为一件,本单位复文与外单位来文为一件,本单位去文与外单位复文各为一件。
文件处理单有实质容的有批示或者办理情况的与文件为一件;原件与复制件为一件;报表、名册、图册等每册为一件。
会议记录一份为一件,可以装订成册来保存。
文件、档案的整理,要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,以便于保管利用。
需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
已破损的文件应予修整,字迹含糊或者易退变的文件应予复制。
归档的文件所使用的书写材料、纸、装订材料等应符合档案保护的相关要求。
(一)文件、档案的装订需要归档的文件材料,要去除金属物,按件采用专用缝纫机装订或者专用包角粘连装订。
专用缝纫机装订位置在左侧,装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。
文件材料过厚可采用“三孔一线〞左侧装订方法发展装订。
普通来说,装订时正本在前、定稿在后;正文在前,在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;文件处理单在前,文件在后。
此外,对重要文件历次修改稿都需要留存的,定稿在前,历次修改稿按时间顺序挨次在后。
(二) 文件、档案的分类、罗列归档文件普通采用“年度—保管期限〞方法分类,即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种,定期一般分为 30 年、 10 年。
在分类方案的最低一级类目保管期限,根据机关文件材料归档围,按文件性质、事由、办结时间先后顺序罗列。
档案收集整理归档方案
档案收集整理归档方案档案是组织和个人在工作和生活中产生的各种文件记录的集合,是人们进行信息管理和知识传承的重要工具。
对于一个组织而言,档案的收集、整理和归档是一项重要的工作,它涉及到信息的保存、利用和传递,对于组织的正常运转和发展具有重要意义。
本文将介绍一种档案收集整理归档方案,旨在帮助组织高效地管理和利用档案。
一、档案的收集档案的收集是指将组织和个人产生的各种文件记录进行整理和归档的过程。
首先,需要确定档案的来源和种类。
档案的来源可以包括会议记录、报告文件、合同协议、工作日志等。
根据不同的来源,将档案分为不同的类别,如行政档案、财务档案、人事档案等。
其次,需要制定档案收集的流程和规范。
确定档案的收集时间和频率,明确责任人和操作步骤,确保档案的全面性和准确性。
最后,进行档案的收集工作。
根据档案的种类和来源,采用适当的方法和工具进行收集,如电子文档管理系统、纸质文件整理等。
二、档案的整理档案的整理是指对收集到的档案进行分类、排序和整理的过程。
首先,需要对档案进行分类。
根据档案的种类和内容,将档案进行分类,如按部门分类、按时间分类等。
其次,需要对档案进行排序。
按照一定的规则和标准,对档案进行排序,如按照文件编号、时间顺序等。
最后,进行档案的整理工作。
对于纸质文件,可以采用文件夹、标签等方式进行整理;对于电子文件,可以采用文件夹、文件命名等方式进行整理。
三、档案的归档档案的归档是指将整理好的档案进行存档和保管的过程。
首先,需要确定档案的存储位置和方式。
可以选择将纸质文件存放在专门的档案室或柜子中,同时可以使用电子文档管理系统将电子文件进行归档。
其次,需要制定档案的保管规范。
确定档案的保管期限和保密级别,明确责任人和权限,确保档案的安全和可控。
最后,进行档案的归档工作。
将整理好的档案按照一定的规则和标准进行归档,如编号、分类等。
四、档案的利用档案的收集、整理和归档是为了更好地利用档案。
档案的利用可以包括以下几个方面。
档案整理与归档指南
档案整理与归档指南档案整理与归档在如今日益信息化的社会中变得越来越重要。
随着信息量的不断积累,如何有效地管理与归档档案成为了企事业单位必须面对的挑战。
本指南将为您介绍档案整理与归档的基本原则和方法,以帮助您提高工作效率,确保档案的安全与可持续利用。
一、档案整理原则档案整理是指根据一定的原则对档案进行分类、整理和保管的过程。
以下是一些常用的档案整理原则:1. 主题原则:根据档案内容的主题和性质进行分类,例如按照部门、项目或是业务类型进行整理。
2. 时间原则:按照时间顺序对档案进行整理,以便查阅和追溯历史记录。
3. 全宗原则:将档案按照全宗(归档机构)进行整理,保证档案有序、完整。
4. 目录原则:为每个档案建立详细的目录,便于查找和管理。
5. 文件编码原则:采用唯一的编号或编码方式,为每个文件进行标识,方便管理和归档。
二、档案归档步骤档案归档是指将整理好的档案存放到指定的位置,并制定相应的管理规定,以确保档案的安全和可检索性。
1. 设定归档目录:根据档案整理原则,设定合理的归档目录结构,将档案按照不同主题、时间等分类存放。
2. 制定归档操作规范:明确档案归档的具体操作步骤,包括填写归档表格、文件编号、盖章等。
3. 档案封装和装订:将档案封装到酸光纸或档案袋中,采用装订形式统一档案。
4. 标签和标识:在档案封装或装订的外部标注相关信息,例如档案名称、存放位置、归档时间等。
5. 档案存储和保管:将整理好的档案按照设定的归档目录存放到指定的柜架或储物柜中,确保档案的安全和防火防潮措施。
三、档案检索与利用档案整理和归档的目的在于方便检索和利用档案信息。
以下是一些档案检索与利用的方法:1. 目录查询:通过档案目录进行查询,根据档案编号、名称等信息快速定位所需档案。
2. 关键词检索:使用关键词进行检索,可以在大量档案中快速找到所需信息。
3. 信息系统查询:利用电子信息系统进行档案检索与利用,提高效率和准确性。
4. 制定利用规定:为档案的利用制定相应的规定,包括权限、保密性要求等,确保档案信息的安全性。
档案接收归档流程
档案接收归档流程
嘿,朋友们!今天咱就来讲讲档案接收归档流程,这可真是个超级重要的事儿呢!
你想想看呀,档案就像是我们人生的“记忆宝盒”,里面装满了各种重要的信息,比如学历啦、工作经历啦等等。
那这个宝盒要怎么被接收和归档呢?且听我细细道来。
当档案来到我们面前时,第一步就像是迎接一位重要的客人,得小心翼翼地检查一下它是否完整,有没有破损啥的。
比如说,这就好比收到一个包裹,你不得先看看包装有没有坏嘛!这时候可千万不能马虎呀!然后呢,就要按照规定的流程,给它找一个合适的“家”,把它妥善地安置好。
这就和你整理自己的房间一样,得把东西放在该放的地方,不然可就乱套啦!
在这个过程中,工作人员们可都得打起十二分的精神呢!咱就说负责档案接收的小李吧,每次他都特别认真地核对每一份档案,那专注的样子,真是让人佩服!有一次,一份档案有点小问题,他那着急上火的呀,赶紧和相关人员沟通解决,嘴里还嘟囔着:“这可不行呀,得赶紧弄好!”归档的小张也不含糊,把档案整理得井井有条,就像个神奇的魔法师,能把混乱变得有序。
档案接收归档流程可不是随便搞搞就行的,它关乎着每个人的重要信息呀!它就像是一座大厦的基石,只有基石牢固了,大厦才能稳稳地矗立。
所以呀,我们都得重视起来,认真对待每一个环节。
总之,档案接收归档流程是非常重要且严肃的事情,我们每个人都要积极配合,让这些宝贵的“记忆宝盒”能够安全地待在它们该在的地方!。
档案整理操作指南(3篇)
第1篇一、前言档案整理是档案管理工作中的一项重要内容,它关系到档案的保存、利用和传承。
为了提高档案整理工作的效率和质量,特制定本操作指南,供相关人员参考。
二、档案整理的原则1. 完整性原则:确保档案的完整性,不得遗漏任何一份档案。
2. 系统性原则:按照档案的类别、年代、重要性等进行分类整理。
3. 可靠性原则:确保档案的真实性、准确性和完整性。
4. 保密性原则:对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
5. 简便性原则:方便档案的查找、利用和归档。
三、档案整理的步骤1. 收集档案(1)收集档案时,要按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
(2)对收集到的档案进行初步检查,剔除破损、褪色、霉变等无法保存的档案。
(3)对收集到的档案进行登记,包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
2. 分类整理(1)根据档案的类别、年代、重要性等进行分类。
(2)按照分类结果,对档案进行编号、上架。
(3)对分类后的档案进行登记,包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
3. 立卷(1)将同一类别、同一时期、同一事件的相关档案组成一个卷。
(2)对每个卷进行编号,并填写卷内目录。
(3)对每个卷进行封存,确保档案的安全。
4. 归档(1)将立好的卷按照分类结果进行归档。
(2)对归档的档案进行登记,包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
(3)对归档的档案进行定期检查,确保档案的完好。
5. 档案数字化(1)对重要的、具有历史价值的档案进行数字化处理。
(2)按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
(3)对数字化后的档案进行备份,确保数据的安全。
四、档案整理的注意事项1. 严格遵守档案整理的原则,确保档案的完整、准确、可靠。
2. 在整理档案过程中,注意保护档案,避免损坏。
3. 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
4. 定期对档案进行清理、归档,确保档案的有序管理。
5. 加强与相关部门的沟通,确保档案整理工作的顺利进行。
档案检索与归档指南
档案检索与归档指南档案的管理和归档对于一个机构或组织来说至关重要。
正确的档案管理可以提高工作效率、保护重要信息并满足法律要求。
本指南将为您提供档案检索与归档的指导,帮助您建立一个高效、有组织的档案系统。
一、档案分类与编目在开始档案管理之前,需要先进行档案分类与编目的工作。
这一步骤将帮助您了解您所管理的档案的内容和范围,并为后续的检索工作提供支持。
1. 档案分类根据档案的性质、用途和重要性,将档案分为不同的类别。
常见的分类包括人事档案、财务档案、项目档案等。
将档案分类是为了更好地组织和管理档案,方便后续的检索和归档。
2. 档案编目对每个档案进行详细的编目是确保档案可检索的关键。
编目应包括以下信息:档案名称、档案编号、档案创建日期、档案负责人、档案描述等。
确保编目的信息准确无误,并且在整个档案管理过程中保持更新。
二、档案归档流程档案归档流程是指将档案按照一定的顺序和方法放置在档案库中。
一个良好的归档流程可以确保档案易于访问和使用,并且能够保证档案的安全性。
1. 归档文件夹准备准备好标有分类和编目信息的文件夹,应确保文件夹材质耐用,并用透明塑料袋来保护档案文件,防止损坏或污染。
2. 档案整理与装订按照编目信息的顺序整理档案,确保档案的完整性和有序性。
如果档案过多,可以使用资料夹或文件箱进行分类存放。
3. 归档位置标记在文件夹或文件箱上标记归档位置的信息,以便于迅速找到需要的档案。
可以使用明显的标签和编号,方便进行档案定位。
4. 档案库管理选择一个干燥、通风的地方作为档案库,并确保有合适的温湿度控制措施。
设置档案储存架和档案柜,确保档案的安全和可访问性。
三、档案检索技巧当需要访问或查询特定档案时,良好的检索技巧可以节省大量的时间和精力。
下面是一些可以帮助您提高档案检索效率的建议。
1. 制定检索规则制定一套清晰、易于理解和执行的检索规则。
例如,按照档案编号、日期或关键词进行检索,确保一致性和准确性。
2. 使用索引和目录为档案编制索引和目录,便于快速查找和定位需要的档案。
深圳市工程档案归档的指南
深圳市工程档案归档的指南一、引言工程档案是工程建设过程中所产生的重要文件和资料的集合,是记录和保存工程的重要依据。
深圳市作为中国引领城市发展的先行者,工程档案的归档工作显得尤为重要。
本文旨在为深圳市的相关单位提供一份工程档案归档的指南,以帮助他们建立健全的归档体系,提高工程档案管理的效率和准确性。
二、工程档案归档的原则和目标1.原则(1)全面性原则:工程档案必须全面、准确地记录和反映工程建设全过程的信息。
(2)时限性原则:工程档案必须及时归档,确保信息的及时性和完整性。
(3)规范性原则:工程档案必须按照相关部门的文件规定和标准进行归档,确保统一性和标准化。
(4)安全性原则:工程档案必须做好保密工作,确保文件和资料的安全性和保密性。
2.目标(1)建立健全的工程档案归档体系,确保工程档案的准确性和完整性。
(2)提高工程档案管理的效率和准确性,便于工程建设的复查和审计。
(3)便于工程档案的传承与利用,为后续工程建设提供参考和借鉴。
三、工程档案归档的步骤和方法1.步骤(1)准备归档材料:清点所涉及的文件和资料,并进行整理和分类。
(2)编制目录:编制工程档案目录,包括档案分类、文件名称、归档年份等信息。
(3)备案登记:准确登记工程档案的基本情况,包括文件编号、归档时间、归档责任人等。
(4)整理归档材料:按照目录进行实物整理和装订,确保文件的完整性和不易损坏。
(5)整理归档目录:按照实物整理的文件和资料,对目录进行完善和修订。
(6)存储归档文件:选择适宜的存储介质和存储环境,确保文件的安全和易读性。
(7)档案维护:定期进行档案检索和维护工作,确保文件的完整性和及时性。
2.方法(1)合理规划:根据工程的不同阶段和类型,制定合理的归档方案和流程,并按照计划进行归档工作。
(2)标准化管理:按照相关部门的文件规定和标准进行归档,确保文件的统一性和规范化。
(3)信息化建设:引入信息管理系统,将工程档案的管理和归档工作进行数字化和网络化,提高管理效率。
深圳市工程档案归档的指南
"立卷责任人"由档案员本人签名;案卷封面、 档案盒必需填写的栏目有:"案卷题名"填写工 程名称、专业或归档类别名称、本卷组成的主 题内容阐写的案卷名称,"编制单位"填写编制 文件材料的责任单位名称,"编制日期"填写开 工至竣工日期,"共卷"填写本次移交的总卷 数,"本卷"填写本案卷的卷序号,其他栏目和档 案盒、卷皮脊背不需填写;目录、案卷封面、 档案盒的数字应当使用阿拉伯字填写;备考表 填写本卷相关载体的数字和案卷中需要说明的 问题,"立卷人"由档案员本人签名,"审核人"由 工程技术负责人本人签名〔参照件;
二、工程档案案卷整理
<一>、文字材料组卷每卷厚度不超过2公分,采用 双棉线三点平直整齐装订,装订前必须剔除金属物, 对破损、污损的文件材料要进行除污补裱处理.使 用黑色油墨编印案卷页码号,一页文件一个页码号, 正面页编印在文件的右下角,反面页编印在文件的 左下角.每卷卷内文件材料案卷页码号以自然顺利 从1开始至本卷尾页号止,封面和卷内目录不编案卷 页码号〔对牢固、整洁无金属物的成书文件,可不 拆卷,接归档要求编号编目录即可;
组织施工和监理单位技术人员按相关规范、标准 要求编制出对应的表格,报相关质检部分备案后使 用.
完善工程使用表格后,按归档要求编制出归档目录, 报市档案局备案后使用.
二、竣工图纸
〔一、竣工图纸必须是最新版的新蓝图;
〔二、编制工程竣工图必须根据"变更文件 "<包括图纸会审纪要、设计变更通知单、经 设计单位确认的工程洽商单等>修改完善,在 修改部位空白处盖上红色印油的"修改专用章 ",保证图物相符,确保竣工图准确性,可按以下 方式
公司档案归档指南(原创)
档案室归档指南一、编制依据1、《档案管理制度》;2、《归档文件整理规则》(DA/T22-2015);3、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。
二、档案柜与文件位置编码1、档案柜目前共6排,从里向外(从南到北)每一排编号分别为1-6;2、档案柜每排的两面用A、B表示,南侧为A,北侧为B;3、每排文件柜内分为6列,从外到内(靠门侧为外)分别为1-6,编号L1-L6;每列共6层,从下到上分为1-6,编号C1-C6;4、每列每层文件盒(袋)顺序号从左到右从001开始依次编号;5、如文件位置编码为3B-L2-C5-003,表示该文件在第3排密集架B面第2列第5层第3个文件盒内。
三、档案文件编码与档案盒信息1、每一份文件编码应唯一,参照《集团公司档案管理制度》第五条“档案分类、编码”,对档案进行分类,设置档案编码,按一级类目-二级目录-保管期限-文件年月-文件序号进行编码;2、档案盒信息参照《集团公司档案管理制度》第八条“装盒”对档案盒设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等,归档章、归档文件目录、档案盒盒脊或底边样式、备考表等参照《归档文件整理规则》要求设置;3、全宗号、一级类目、二级目录参照下表编制。
(1)公司全宗目录全宗号全宗名称全宗号全宗名称XF01办公室HS01办公室XF02财务部HS02财务部XF03安全部HS03安全部XF04工程部HS04加气站XF05运行部HS05运行部XF06客户服务部HS06调压站XF07XX业务部HS07计量站XF08XX站SJ01项目部XF09XX站SJ02XX部XF10党支部SJ03XX站XF11工会SJ04XX站(2)档案类目表类目及代码文件归档范围保管期限保管单位一级类目二级目录类目代码目录代码党群工作类01党务工作011、上级党组织召开党务工作会议的通知、报告、纪要、决议等会议文件2、公司党支部工作会议通知、报告、会议记录、纪要、领导讲话等文件材料3、公司党员代表大会的通知、报告、换届选举结果、决议、纪要等4、上级党组织对公司领导任免的通知、决议等文件5、公司党支部关于人事任免的通知、决议、批复等6、公司党支部制订的有关方针政策、法规性文件7、公司党支部关于表彰先进的通知、决定,公司党支部受上级表彰的通知、申请材料等8、公司党支部年度工作计划和工作总结、调查研究报告9、入党相关材料、上级党组织指导与检查材料10、党建相关活动材料、照片11、其他相关材料工会工作021、工会工作年度计划、总结2、职代会、工代会等相关材料3、有关女工及文体活动的材料、参加公益事业记录4、工会工作相关规章制度、总结、决定、通知5、工会及职代会会议通知、报告、换届、选举结果、决议、通报等6、劳动竞赛、民主管理、劳保福利等文件及活动材料7、企业文化建设有关材料8、其他相关材料其他内容自行编制4、保管期限:参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局10号令,自2013年2月1日起施行)。
档案整理指南
档案整理指南档案整理是组织和管理各类文件和资料的重要工作,对于保证信息的有序存储和快速检索至关重要。
本指南旨在提供一些实用的方法和技巧,帮助您完成档案整理的工作。
一、确定整理目标在开始档案整理之前,首先要明确整理的目标和范围。
您可以考虑以下几个方面:1. 整理的文件类型:是纸质档案、电子档案还是混合型档案?2. 整理的范围:是整理一整个部门的档案,还是某个项目的档案?3. 整理的目的:是为了提高工作效率、规范信息管理,还是为了归档、备份和保密?明确了整理目标后,才能有针对性地制定具体的整理方案。
二、制定整理方案根据整理目标,制定详细的整理方案是非常重要的。
以下是一些建议:1. 分类和标记:根据档案的性质、内容或其他相关特征,将文件进行分类,并使用合适的标记方式进行标识,以便于快速查找。
2. 建立索引:针对纸质档案,可以建立索引目录,记录文件的摘要信息和存放位置,以方便后续检索。
3. 建立文件命名规范:对于电子档案,建议建立统一的文件命名规范,包括文件名、文件夹结构等,以提高查找效率。
4. 优化存储方式:对于大量纸质档案,可以考虑数字化转换或使用专业的存储设备,如文件柜、存储盒等,以节省空间,并确保档案的安全保存。
三、整理步骤1. 梳理文件:将待整理的文件进行清点和核对,并进行初步筛选,剔除无用文件和重复文件。
2. 分类归档:根据整理方案,将文件按照分类进行归档,确保相似性质的文件归集在一起,并进行适当的标记。
3. 建立档案编号和目录:对于纸质档案,可以为每个文件夹或盒子建立唯一的档案编号,并建立详细的目录,记录文件的名称、编号、存放位置等信息。
4. 数字化存储:对于电子档案,将纸质文件进行数字化转换,并按照整理方案进行命名和存储。
5. 归档和备份:将整理好的档案正确归档,并进行备份,确保档案安全可靠。
四、保护隐私和保密性在进行档案整理过程中,保护隐私和保密性是至关重要的。
以下是一些建议:1. 分级管理:根据档案的重要性和敏感性,进行分级管理,将不同级别的档案分开存放,并设立访问权限。
工程档案归档工作指南
2.设计审批阶段工程地质勘察设计和施工图设计文件较多,该部分材料往往版面较大,查阅次数较多,对存档工作造成了一定的困难。
但该阶段涉及的单位主要以设计院为主,可提前与勘察设计批阶段GG×ו2•××―×××档的工程变更设计图纸以合同段为单元组卷;工程地质勘察报告,以合同段为单元组卷。
设计报审及批准文件、专家审查意见及审査会议纪要、重大设计变更文件排列组卷。
3.计划进度控制文件组卷要求:以时间或合同段为单位按问题分类排列组卷。
4.投资控制文件:工程概、预算及审批理文件GG×ו3•××进度管理及费用控制方面的文件材料,能区分标段的,则以标段为单位,结合问题,分别进行整理;不的签约仪式及重要会议等形成的声像资料;本工程项目建设过程中的关键施工现场的录音、录像带(母带)及照片按照问题分类进行整理组卷。
景,客观地记录,而且要简明扼要,严格按照六要素进行注释。
―×××工程建设项目档案归档工作指南及工程管理过程中形成的声像档案。
包括国家、部级领导人视察本工程项目时的录音、录像带(母带)及照片;省、市及交通公路主管部门的领导人视察、主题,有关重要会议应有会议名称声像资件GG×ו4•××―×××按路线统一的里程桩号,由小到大依次排列(施工阶段形成的案卷依路线前进方向,按照路基、路面、2.水泥砼及砂浆配合比、路面(底)基层混合料配合比、沥青砼配合比试验报告及批复文件,按工程结构层次、配合比类型、标号、批复时间顺序排序,要工程建设项目档案归档工作指南标准》(JTG F80/1-2004)中的附录A中及项目《竣工资料编制办法、施工记录、检验、配合比设计、试验报告等质量保证文件属分项工程专用的必须按分项工程组卷。
《归档文件整理规则》操作指南(新)
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备:档案工作的侧重点,由重整理、保管转向重收集、利用,提供更多更完善的信息服务上来;计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围:《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档,暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案,企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤:(1)分级别:将收集来的文件按本级、上级、下级分开,上级、下级文件按收文的时间顺序排列,本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
(2)分类、确定保管期限:各单位档案部门要深入到本单位各工作部门,了解文件的形成和办理情况,将各部门工作活动中形成的所有文件材料,按部门一一列出,依据国家有关规定,提出本单位的归档范围及保管期限的意见,将其反馈各部门修改和补充,整理出本单位的归档范围及保管期限表,条款宜细不宜粗。
强调一点,一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件,各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件,应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
(3)装订:根据实践,建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法,左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚,订书机无法装订,需要采用五孔装订,为保持原状,我认为三孔一线比较好。
(4)加盖归档章:归档章应加盖在文件首页的右上方,其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”,不能填写“1”、“2”、“3”,也不能简写成“永”、“30年”、“10年”;年度要填写齐全,如“2008”;件号填写阿拉伯数字。
(5)输入微机:每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机,以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
文书档案归档操作指引
文书档案归档操作指引1适用范围本指引明确了文书档案整理的原则、方法;适用于中铁房地产集团四川有限公司(以下简称公司)各职能部门/项目,及下属公司的文书档案整理工作。
2 定义2.1 归档文件立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质(电子档)文件材料。
2.2 归档文件整理2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒,使之有序化的过程。
2.2.2 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
3.整理方法3.1件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文、请示与批复为一件,没有批复的重要请示可单独为一件。
3.2 装订3.2.1归档文件按件装订。
装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;批复在前,请示在后。
3.2.2装袋前去除金属物(回形针、大头针及普通订书针),可采用档案专用不锈钢钉进行装订,对超大纸张进行折叠,对超小纸张进行裱糊。
3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整,便于保管,方便利用。
3.3分类3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别(类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》)分类法进行分类。
3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。
归档文件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。
保管期限代号:1—永久,2—30年,3—10年。
3.3.3归档文件的年度。
一般情况下,归档文件应归入文件的形成年度。
跨年度形成的文件归入办结年;跨年度形成的会议文件归入闭幕年;跨年度形成的案件文件归入结案年;法规性文件归入公布(批准)年;年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年;长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年;年度总结和第二年计划在一起的文件,归入文件形成年;会议记录不得跨年度归档;正本与定稿、来文与复文、请示与批复,文件的日期以正本和复文的日期为准。
档案归档的工作流程和步骤
档案归档的工作流程和步骤
一、编制移交案卷目录或归档文件目录
移交案卷目录或归档文件目录是机关文件处理部门编制的应向机关档案室移交档案文件的名册。
移交目录的作用是揭示应移交档案文件的内容和成分,统计案卷或文件的数量;
编制移交案卷目录或归档文件目录要一式三份,待履行完归档手续、机关档案室填入档号后,机关文书部门、移交部门和机关档案室各存一份备查。
二、撰写立卷或组件说明
立卷或组件说明是总结和介绍本年度机关立卷或组件工作、档案文件和机关基本情况的专用文件。
它是年度立卷或组件工作结束的标志之一,是编写机关全宗指南的主要依据和参考。
以下介绍立卷说明的拟写情况:
1.立卷说明的内容;
2.立卷说明的拟写方法。
三、移交与归档手续
1.档案文件的移交是立卷归档工作,也是文件处理工作的最后一个环节。
文件处理部门将档案文件及其相关材料交给机关档案室并办理完归档交接手续,立卷工作即告结束。
2.归档交接手续主要有以下内容:
①机关档案室对机关文件处理部门移交的档案文件以及有关材料的质量、数量进行严格的检查、清点、核对;
②经机关档案室检查、清点、核对无误后,双方即在档案文件移交目录的备考表上签字、盖章,并填明交接日期(移交目录由机关档案室退一份给机关文件处理部门留存备查;另两份由机关档案室保存使用)。
档案归档指南
档案归档指南档案归档是一项重要的工作,它能够有效地管理和保护组织或个人的文件和记录。
一个良好的档案归档系统能够提高工作效率,减少错误和纠纷,并且使文件的查找和利用更加方便和迅速。
本指南将介绍一个标准的档案归档流程,并提供一些实用的技巧和建议,帮助您建立和维护一个高效的档案归档系统。
1. 确定归档目的在开始建立档案归档系统之前,您应该明确档案归档的目的和需求。
这包括确定需要归档的文件类型,如合同、报告、账单等,以及归档的时间范围和承担归档工作的责任部门或个人。
2. 制定归档计划根据归档目的和需求,制定一个详细的归档计划。
这个计划应该包括归档文件的分类标准和命名规则,以及建立和维护档案索引的方法。
一个好的分类和命名规则能够使文件更易于定位和检索,提高工作效率。
3. 准备归档工具和材料在开始归档之前,准备好必要的归档工具和材料。
这包括文件夹、文件标签、文具和电脑软件等。
确保这些工具和材料的质量可靠,能够满足档案归档的需要。
4. 进行归档处理按照归档计划的分类标准和命名规则,将文件逐个进行归档处理。
在处理过程中,注意保持文件的完整性和准确性,以免出现遗漏或错放的情况。
同时,可以在每个文件上标注归档日期和归档人员的信息,以便跟踪和管理档案。
5. 建立档案索引档案索引是一个存储档案信息的关键工具。
在归档过程中,及时更新和完善档案索引,确保每个文件都能够被准确地定位和检索。
可以使用电子文档管理系统或专业的档案管理软件来建立和维护档案索引,提高档案管理的效率和准确性。
6. 定期备份档案为了保障档案的安全性,定期进行档案备份是非常重要的。
可以将档案备份存储在安全的地方,如防火墙、云存储或离线存储等。
同时,建立一个档案恢复的计划,以便在需要时能够快速恢复档案。
7. 定期审查和更新档案定期审查和更新档案是一个良好的档案管理实践。
在档案归档系统中,定期审查和更新已归档文件的状态和位置,以确保档案的有序性和完整性。
同时,可以剔除那些已经过期或不再需要的文件,以节省存储空间和提高工作效率。
设备档案归档指南
设备档案归档指南
一、归档要求:
根据学校《仪器设备验收管理办法》(和《仪器设备档案管理办法》(TDCQ)相关要求,合同金额在学校招标采购限额之上的仪器设备申请办理资产入固前,需要将相关档案移交档案馆统一保管。
不办理归档手续或者归档资料不齐全,不予办理资产入固。
具体要求如下:
1、所有纳入学校固定资产管理的仪器设备(含软件、自制设备、家具、接收捐赠设备、外协合同购置的仪器设备等),均须按照仪器设备档案移交清单(见附件,以下简称移交清单)向档案馆移交档案资料。
2、所有移交的档案资料必须为原件正本,软件光盘为正版原版。
合同、安装调试报告、验收报告等凭证性资料必须签章完备。
合同中对设备随机资料有具体约定的以合同为准。
3、移交清单中所列的资料均为必须归档内容,如有缺失,请填写情况说明,并由设备负责人签字。
二、整理要求:
1、归档材料按照“移交清单”顺序依次排列。
2、每份材料填写日期和页数,日期为材料最后形成时间。
3、归档材料规格一般为A4纸(小于A4纸的材料,均要粘贴于A4纸上),图纸应统一折叠成A4幅面,图标栏露在外面。
4、归档材料以件为单位,统一左侧不锈钢订书针装订或胶装,禁用普通订书针或塑料夹、塑料袋。
5、归档材料中所有书写内容用黑色签字笔或钢笔。
三、归档时间:
周一、周三、周五办理档案归档;周二、周四整理档案,不办理归档
四、办理地点:
XX130办公室,联系人:
附件
仪器设备档案资料移交清单。
档案整理工作操作指南
档案整理工作操作指南一、引言在现代社会中,各种信息与数据的快速积累使得档案管理变得愈发重要。
对于一个组织或机构来说,合理整理和管理档案是提高工作效率、保障信息安全的基石。
本文旨在为从事档案整理工作的人员提供一份操作指南,以让他们能够高效而准确地进行档案整理工作。
二、准备工作1. 确定整理目的在开始档案整理工作之前,首先需要明确整理的目的和范围。
这可以帮助确定整理工作的重点和步骤,并有助于提高整理的效率。
2. 分类和归档规则制定分类和归档规则是档案整理工作的基础。
根据档案的性质和组织需求,确定适合的分类和归档方式,以便于后续的整理和检索工作。
3. 必备工具和设备准备好必要的工具和设备,例如文件夹、标签、贴纸、扫描仪等,以便于整理工作的进行。
三、整理步骤1. 文件筛选将待整理的文件按照事项、日期、主题等进行初步筛选,确定需要保留的文件和需要淘汰的文件。
2. 文件排序将保留的文件按照一定的顺序进行排序,可以根据时间顺序、字母顺序、主题顺序等进行排序,以便于后续的整理和归档。
3. 文件标识为每个文件进行标识,可以使用标签或者贴纸,在文件上标注文件名称、日期、相关主题等信息,以便于后续的检索和查阅。
4. 文件归档根据制定的分类和归档规则,将文件按照相应的类别进行归档。
可以使用文件夹、文件柜或者电子文档管理系统等,保证文件的有序存放。
5. 文件备份为了防止文件丢失或损坏,进行文件备份是非常重要的。
可以制定文件备份的计划和方式,定期将文件复制到其他存储介质中,确保文件的安全性。
6. 文件清理定期对已归档的文件进行清理,将已过期或无用的文件进行清除,保持档案的整洁和高效管理。
四、档案管理注意事项1. 定期维护档案整理工作不应该只是一次性的任务,而应该是一个持续进行的工作。
定期检查和维护档案,及时调整归档方式和规则,确保档案管理体系的高效性和适应性。
2. 安全保密档案中可能包含敏感信息,因此在整理和管理过程中应加强对档案的保密工作。
档案归档整理方法和步骤【精选文档】
档案归档整理方法和步骤对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结,这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试,主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。
同时,我们相信,对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。
一般情况下,归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。
一、收集文件收集文件,就是根据党和国家的有关规定,通过一定的方式和手续,把散存在机关内部和个人手中的文件材料,加以清交、聚集的工作,是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
收集齐全完整为其基本原则。
二、区分归档和不归档材料的范围(一)归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
(二)不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。
2、本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料。
3、同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
(三)机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏,各单位之间必须明确的归档范围。
纸质档案的归档流程
纸质档案的归档流程是指将不再需要的纸质文件按照一定的标准和方法进行整理、分类、编目、装订、标注和存放的过程。
以下是一个典型的纸质档案归档流程:1. 收集和整理:- 收集所有需要归档的纸质文件,包括发票、收据、合同、报表、通知、信函等。
- 对文件进行整理,去除不必要的附件、复印件和不相关的文件。
2. 分类和排序:- 按照文件的性质、内容和用途进行分类,如财务文件、人事文件、营销文件等。
- 在每个类别内部按照时间顺序或文件编号进行排序。
3. 编制目录和索引:- 为每个类别编制目录,列出所有文件的详细信息,如文件名、日期、编制人等。
- 制作索引卡片或电子索引,方便检索和管理。
4. 文件装订:- 选择适当的装订方法,如骑马钉、胶装、线装等,确保文件不易散落和损坏。
- 装订时应注意保持文件的完整性和可读性。
5. 标注和贴标:- 在文件和装订册上标注必要的信息,如档案号、归档日期、保管期限等。
- 使用标签和颜色编码来区分不同的档案类别和保管期限。
6. 档案存放:- 将装订好的档案放置在适当的档案柜、架或箱中,确保存放环境符合标准,如防潮、防晒、通风等。
- 按照档案号或类别进行有序存放,便于检索和归还。
7. 定期检查和维护:- 定期对存放的档案进行检查,确保其状态良好,无损坏和遗失。
- 对过时或不再需要的档案进行销毁,按照规定的程序和期限。
8. 培训和指导:- 对负责档案归档的员工进行培训,确保他们了解归档流程、方法和标准。
- 提供必要的指导和监督,确保档案归档工作的质量和效率。
遵循上述流程,可以确保纸质档案得到有效管理和保存,便于未来的检索和使用。
建设工程档案归档服务指南
建设工程档案归档服务指南一、引言建设工程档案是对建设项目的全过程进行记录和归档的重要资料,包含了项目的设计、施工、验收、运维等各个阶段的文件和资料。
建设工程档案的归档工作十分重要,它关系到工程项目的质量、安全和后续的维护管理等问题。
为了做好建设工程档案的归档服务工作,特制定本指南,以期为工程项目的相关人员提供指导和支持。
二、档案归档服务的意义和原则1. 意义:建设工程档案的归档服务是为了保护工程项目的知识产权、维护工程项目的质量、监督工程项目的安全、提高工程项目的管理水平等目标而进行的重要工作。
2. 原则:(1)全面性:档案归档服务要涵盖工程项目的所有阶段和各个环节,从设计开始到最后竣工验收和运维,都应有详实完备的档案资料;(2)可追溯性:档案资料要能够准确反映工程项目的整个过程,各个环节之间应能够衔接和追溯;(3)保密性:档案资料应严格保密,避免泄露工程项目的技术和商业机密等;(4)及时性:档案归档服务要及时、主动地进行,确保工程项目的档案资料能够及时归集、整理和保存;(5)准确性:档案资料要准确无误地记录和反映工程项目的实际情况;(6)可管理性:档案归档服务要具备便于管理和利用的特点,方便后续维护管理和查阅使用。
三、档案归档服务的流程1. 档案资料的整理(1)初步整理:对收集到的各类档案资料进行初步整理,按照文件类型、时间顺序等进行分类归档;(2)深度整理:对初步整理后的档案资料进行进一步深度整理,补充完善和整理工程项目的详细信息;(3)整理结果:形成档案资料的详细清单,包括具体文件编号、文件题名、文件日期、文件责任者等信息。
2. 档案资料的分类归档(1)按照工程项目的不同阶段进行分类,包括设计阶段、施工阶段、验收阶段、运维阶段等;(2)按照文件的性质进行分类,包括设计文件、施工图纸、报告资料、合同协议、证明材料、检测报告等;(3)按照文件的形式进行分类,包括电子文件、纸质文件、图片、视频等。
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建设工程档案归档范围与排列顺序序号类别档案细目编制单位一工程立项与管理文件1. 项目建议书及立项批复(投资计划)2. 可行性研究报告及审批文件(包括关于立项有关的会议纪要和领导讲话及专家建议论证文件)3.调查资料及项目评估研究文件4. 选址意见书5. 建设用地规划许可证(包括附表)6. 建设工程规划许可证(包括附表)7. 建筑工程消防设计审核意见书8. 建设工程规划放线测量技术报告9.环境保护行政主管部门的审批意见10. 建设工程施工许可证11.建设工程质量、安全监督手续12.勘察设计、监理、施工、测绘中标通知书及合同13.政府有关部门对施工图设计文件的审批和备案文件14.国有土地使用证建设单位二设计基础材料及设计文件1.地质勘察报告2.水文、气象、地震等设计基础材料3.勘察单位工程质量检查报告(建设表3)4.设计方案批复5.扩初设计说明书(仅限大型公建项目)6.扩初设计批复7.设计单位工程质量检查报告(建设表4)建设单位三工程经营文件1.招标、投标、定标文件2.经济、技术签证3.索赔、赔偿文件建设单位4.工程概算、预算、决算报告及结算证明序号类别档案细目编制单位四竣工验收及备案文件1.消防验收合格证2.电梯验收检验报告3.防雷装置检测合格证4.室内环境检测报告5.环境保护竣工验收审批意见(或环境保护试运行备案)6.人防验收证明文件7.节能工程检测合格报告8.标志牌镶嵌申报文件(表)9.工程竣工验收报告(建设表7)10.建设工程规划竣工测量技术报告11.建设工程竣工规划验收合格证12.竣工验收备案表(建备表1)13.工程竣工验收备案通知书及监督报告14.工程声像档案(见附件C 单独立卷)15.建设工程质量保修书16.天津市商品住宅质量保证书17.天津市商品住宅使用说明书建设单位五施工技术管理文件1.开工报告(附开工报审)2.建设工程质量施工单位(竣工)报告(建设表5)3.施工组织设计、专项施工方案(附报审表)4.主要安全技术交底5.重大质量事故的处理报告6.图纸会审、设计变更、洽商记录施工单位六质量控制文件见附件A 施工单位七竣工图纸见附件B 施工单位序号类别档案细目编制单位八监理文件1.监理合同协议2.监理规划及实施细则3.工程竣工总结4.分包单位资格报审表5.监理交底(会议)纪要6.监理通知(附整改回复单)7.质量及最大安全事故报告及处理意见8.竣工验收监理评估报告(建设表6)9.竣工移交证书、10.竣工决算审核意见书监理单位注:1、有特殊要求的工程,可据实增加内容在相应的类别中。
2、建设单位在办理建设工程档案正式验收时,除向生态城档案室移交纸质档案外,要求移交与纸质目录相同的城建档案电子目录和需扫描文件的刻录光盘。
附件A: 质量控制与安全功能文件第一部分建筑安装工程归档文件一、桩基质量控制文件及竣工图1、分包合同、企业资质、管理人员名单、施工方案、开工报告2、图纸会审、设计变更、工程洽商记录3、原材料的出厂质量证明书、检验报告、成品半成品合格证4、原材料的复试报告(水泥、砂、石、钢材等)5、预拌混凝土出厂质量证明书、砼配合比、碱含量、28天补报混凝土强度)6、成品桩出厂质量证明书7、混凝土试块试验报告汇总表8、混凝土抗压强度试验报告9、混凝土强度检验评定表10、混凝土抗渗试验报告11、隐蔽工程检查验收记录12、桩基施工记录13、复合地基工程施工验收记录14、桩基工程施工验收记录15、地基承载力检测报告16、桩基检测报告17、------分项质量工程验收记录18、------分部(子分部)工程验收记录19、定位测量放线、水准点引测(经过)记录、技术复核记录A-J4-120、桩位偏移图及表22、桩基工程竣工图二、钢结构质量控制文件1、钢结构子分部工程开工报告2、分部(子分部)工程施工方案3、首次采用的钢材和焊接材料出厂前的焊接工艺评定报告4、新技术、新材料、新工艺试验研究资料和施工方法5、设计图纸会审、变更及洽商记录6、钢结构构件出厂合格证7、钢材质量证明书或检验报告8、安装所采用焊接材料的质量证明书9、高强度螺栓连接副的质量证明书及复检报告10、安装所采用的涂料质量证明书或检验报告11、防火涂料的质量证明书或检验报告12、高强度螺栓连接摩擦面抗滑移系数试验报告13、设计要求做强度试验构件的试验报告14、一级、二级焊缝超声波无损探伤检测报告15、施工记录⑴、隐蔽工程验收记录⑵、高强度螺栓安装连接检查记录⑶、焊缝外观检查记录和实测记录16、工程安全和功能检验资料——建筑物垂直度、标高、全高测量记录17、钢结构工程分项工程质量评定表18、钢结构子分部工程质量验收记录19、钢结构子分部工程有关安全及功能的检验和见证检测项目检查记录三、幕墙工程质量控制文件1、分包合同、企业资质、管理人员名单、专项工程设计证书2、施工组织设计3、幕墙设计计算书4、图纸会审、设计变更、工程洽商记录5、钢材出厂质量证明书、检测报告6、铝合金型材出厂质量证明书、检测报告7、铝塑板复试报告及检测报告8、石材复试报告及检测报告9、玻璃合格证及检验报告10、焊条、螺栓、防锈漆、化学锚栓合格证及有关检验报告11、幕墙玻璃表面应力现场检查记录12、幕墙玻璃色差现场检验记录13、幕墙工程结构胶、养护环境的温度、湿度记录14、双组分硅酮结构胶的混匀性试验记录及拉断试验记录15、幕墙金属框架防雷连接隐蔽工程验收记录16、幕墙工程(四性试验)检验报告17、隐蔽工程检查验收记录18、------分项质量工程验收记录19、------分部(子分部)工程验收记录20、幕墙工程淋水检查记录四、土建原材料通用文件1、___材料汇总表2、钢材产品质量证明书3、钢材检验报告4、___材料汇总表5、水泥出厂检验报告单6、水泥检验报告7、___材料汇总表8、砂子检验报告9、___材料汇总表10、石子检验报告11、___材料汇总表12、预拌混凝土出厂质量证明书、砼配合比、碱含量、28天补报混凝土强度13、___材料汇总表14、砖、砌体材料产品合格证15、检验报告16、___材料汇总表17、混凝土外加剂材料产品合格证18、检验报告19、___材料汇总表20、防水材料产品合格证21、检验报告22、特种作业人员(防水)上岗证23、___材料汇总表24、构件材料(门、窗、涂料、油漆、保温板、装饰材料等)产品合格证25、检验报告26、___材料汇总表27、焊条(焊剂)出厂质量证明书28、特种作业人员(焊工)上岗证五、土建质量控制文件(一)施工现场准备1、定位测量放线、水准点引测记录2、定位测量放线、水准点引测经过记录(二)地基处理记录1、地基触(钎)探记录2、基坑(槽)工程施工验收记录3、地基处理工程验收记录(三)施工试验记录1、土壤(石硝)干密度检验报告及其它土壤实验报告2、混凝土试块试验报告汇总表3、混凝土抗压强度试验报告4、混凝土强度检验评定表5、混凝土抗渗试验报告6、砂浆抗压强度试验报告汇总表7、砂浆抗压强度试验报告8、钢筋接头(焊接)试验报告9、钢筋接头(机械连接)试验报告(四)隐蔽工程检查记录[用汇总表(津资K-5通用)分类整理]1、隐蔽工程检查验收记录2、钢筋隐蔽工程检查验收记录3、预应力隐蔽工程检查验收记录(五)施工记录1、现场混凝土施工、养护检查记录2、混凝土测温施工记录3、混凝土实体检测天气温度累计记录4、预应力灌浆记录5、预应力混凝土钢筋张拉施工记录6、装配式(吊装)工程检查验收记录7、焊接材料烘焙记录8、结构实体混凝土强度记录9、结构实体钢筋保护层厚度验收记录10、工程质量事故报告11、工程质量事故调查处理结果12、新材料、新工艺、新技术施工记录(六)统表及质量证明书1、施工现场质量管理检查记录2、单位(子单位)工程质量竣工验收记录3、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录4、单位(子单位)工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录5、单位(子单位)工程观感质量检查记录6、------分部(子分部)工程验收记录7、------分项质量工程验收记录8、工程质量验收证明书(建设表1、2)(七)安全功能记录1、防水工程试水检查记录2、地下室防水效果检查记录3、技术复核记录4、建筑物垂直度、全高测量记录5、抽气(风)道检查记录6、沉降量汇总表7、沉降观测记录8、砌体裂缝检查验收记录六、给排水与采暖质量控制文件1、图纸会审、设计变更、工程洽商记录2、材料汇总表3、室内给排水、采暖、通风、空调工程主要材料进场验收记录4、设备、产品质量合格证、质量保证书5、设备开箱检查记录6、承压管道系统、设备、阀门强度及严密性试验记录7、室内给排水、采暖、通风、空调工程隐蔽验收记录8、低温地板辐射采暖隐蔽工程验收记录9、室内排水、雨水、空调冷水管道灌水试验记录10、排水管道通球试验记录11、通水、冲洗试验记录12、地漏排水试验记录13、室内消火栓系统测试记录14、设备单机试运转记录15、采暖系统试运行调试记录16、锅炉安全附件安装检查及调试记录17、锅炉试运行记录18、------分部(子分部)工程验收记录19、------分项质量工程验收记录20、卫生器具满水试验记录21、饮用水质检测报告七、建筑电气质量控制文件1、图纸会审、设计变更、工程洽商记录2、材料汇总表3、主要电器设备、材料进场验收记录4、材料、设备出厂合格证及鉴定文件5、电气设备记录汇总表6、电气系统、设备调试、电动机抽芯检查记录7、低压电气设备交接试验记录8、低压电气系统、设备-试运行记录9、发电机交接试验、试运转记录10、___汇总表11、低压电气线路、照明配电箱绝缘电阻测试记录12、景观、庭院灯绝缘电阻测试记录13、接地电阻测试记录14、___汇总表15、封闭、插接母线隐蔽工程验收记录16、桥架、线槽隐蔽工程验收记录17、直埋、缆沟电缆隐蔽工程验收记录18、电线、电缆导管隐蔽工程验收记录19、大、重型灯具固定、悬吊装置、隐蔽验收记录20、人工接地体隐蔽工程验收记录21、接地装置、防雷、等电位隐蔽工程验收记录22、___汇总表23、施工记录24、------分部(子分部)工程质量验收记录25、------分项工程质量验收记录26、照明全负荷通电运行记录27、大型灯具牢固性试验记录28、配电线路接线、接地检查记录29、照明分支线路、灯具、开关、插座、接线、接地检查记录八、通风与空调质量控制文件1、图纸会审、设计变更、工程洽商记录2、材料汇总表3、室内给排水、采暖、通风、空调工程主要材料进场验收记录4、设备、产品质量合格证、质量保证书5、设备开箱检查记录6、承压管道系统、设备、阀门强度及严密性试验记录7、室内排水、雨水、空调冷水管道灌水试验记录8、制冷系统气密性试验记录9、冷却水、冷(热)水系统及制冷系统冲洗(吹污)试验记录10、风管漏光检测记录11、风管漏风检测记录12、室内给排水、采暖、通风、空调工程隐蔽验收记录13、制冷设备运行调试记录14、通风、空调系统调试记录15、------分部(子分部)工程质量验收记录16、------分项工程质量验收记录17、通风、空调系统试运转记录18、风量、温度测试记录19、洁净室洁净度测试记录20、制冷机组试运行测试记录九、智能建筑质量控制文件1、图纸会审、设计变更、工程洽商记录2、材料汇总表3、主要电器设备、材料进场验收记录4、材料、设备出厂合格证、技术文件及进场检(试)验报告5、隐蔽工程验收表6、系统功能测定及设备调试记录7、系统试运行记录8、系统检测报告9、系统电源及接地检测报告10、------分部(子分部)工程质量验收记录11、------分项工程质量验收记录十、电梯质量控制文件1、图纸会审、设计变更、洽商记录2、设备出厂合格证及开箱检验记录3、隐蔽工程验收记录4、分部分项工程质量验收记录5、电梯运行记录6、电梯安全装置检测报告7、技术监督局检测合格报告十一、室外工程(一)室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等)施工文件(二)室外建筑环境(建筑小品、水景、道路、园林绿化等)施工文件第二部分市政工程归档文件一、施工技术管理文件1、开、竣工报告2、施工总结及公路试验段总结3、施工组织设计及审批4、施工方案及公路试验段方案5、控制点、水准点交接单、测量复核、预检记录、沉降观测6、单位、部位、分项(工序)工程划分表7、质量事故及重大技术问题的往来文件8、图纸会审、设计、技术交底记录二、原材料通用文件1、主要原材料及构配件出厂证明汇总表2、水泥、钢材(材料焊接)等试(检)验报告、出厂合格证或质量证明文件及复试报告3、砂、碎石、石灰、粉煤灰、沥青材料、加筋拉带等试(检)验报告4、水质等试(检)验报告5、侧、缘石、面砖等试验报告或质量证明6、混凝土管材及混凝土构件等出厂合格证或质量证明7、商品混凝土、外购沥青混合料、外购道路基层混合料等质量检测证明或出厂合格证8、伸缩缝、橡胶支座、预应力张拉设备、钢护拦等出厂合格证或质量检测证明9、见证试验汇总表三、质量控制文件每一项质量评定文件包含的内容和组卷顺序,要求按照每个构件的相关资料整理在一起。