程序文件09服务和供应品采购管理程序

1目的

规范并有效控制对检定/校准/检测质量有影响的外部服务和供应品的采购（包括消耗性材料），确保检定/校准/检测质量的可靠。

2适用范围

适用于本所/站检定/校准/检测工作质量有影响的所有产品的选择、采购、验收、存储和管理，包括：测量仪器、试验设备或辅助设备、消耗性材料和试剂、标准物质及支持服务等。

3职责

3.1技术负责人批准合格供货商和采购计划。

3.2总工室负责对外部服务申请进行确认，并组织对供应商的评价及审核管理。

3.3办公室负责对供应品的申请进行确认，并负责供应品的购置、保管、发放管理。

3.4专业室负责本室外部服务和供应品需求的申请及对其使用的评价和反馈。

4工作程序

4.1外部服务和供应品的识别

本程序中所称的“外部服务和供应品”，是指对质量有影响的外部服务和供应品，包括与检定/校准/检测有关的试剂和消耗性材料。具体为：

a)仪器设备的搬运、安装、检定/校准服务，校准检测分包服务；

b)检定/校准/检测过程中所需的汽油、酒精、防锈油、油料、消耗性材料和试剂、标准物质、零配件等；

c)质量手册中的有关章节未涉及的与检定/校准/检测有关的其它外部服务与供应品。

4.2 供货商的选择

4.2.1总工室会同专业室，对检定/校准/检测质量有影响的外部服务的供应商进行审核、评价，填写《供货商评价表》，由所/站技术负责人决定是否列为合格供货商；办公室会同专业室，对供应品的供应商进行审核、评价并确定。

4.2.2购买重要的消耗品、供应品，应选择优质优价、具备相应资质、良好质量

信誉、较好供货业绩和服务能力的供应商，优先选择有完善质量保证体系的供货商。购买计量设备，供货商需提供计量器具制造许可证等证明材料。

4.2.3提供计量检定、校准服务的供应商应符合以下要求：

a)是法定计量检验机构或经国家实验室认可委认可且有计量授权的校准机构。

b)能实现量值溯源，测量结果能够溯源到国际或国家基准。

c)能给出测量不确定度，并能满足校准链的规定要求。

4.1.4经评定为合格的供应商由办公室负责登录在《合格供应商登记表》中，保存评价记录和档案，并及时更新《合格供货商登记表》。

4.3供应品的采购

4.3.1专业室根据本室检定/校准/检测工作的需要，填写《供应品采购申请表》，专业室负责人审核后报送办公室。

4.3.2 如果申购的供应品可直接影响到最后的输出结果，则《供应品采购申请表》中应包括对供应品的必要描述：它包括形式、类别、等级、精确的标识、规格、图纸、检查说明、包括检测结果批准在内的其他技术资料、质量要求和进行这些工作所依据的管理体系标准。

4.3.3 办公室根据专业室供应品的采购计划申请进行确认，报所/站技术负责人批准后交采购员组织购买。

4.3.4一般情况下由采购员按建立供应商档案进行采购。根据采购申请的数量、技术要求，选择合格供应商进行价格比较，选择质量、成本、交货日期及售后服务等符合本所/站要求的供应商进行采购。

4.3.5采购员与供应商谈妥交货日期后要进行跟踪。由于意外原因导致延期的，供货商应及时通知本所/站，否则按违反合同或订单处理，本所/站有权要求违约方赔偿相关经济损失或支付违约金。

4.4服务和供应品的接受

4.4.1仪器设备接受

总工室组织相关专业室人员和仪器管理员查对设备包装、外观是否完好，型号、规格与说明书是否一致，是否有生产厂商出厂检验合格证等，是否符合采购

技术要求，有合同或协议的还需校对合同或协议条款。仪器设备管理员填写验收单，详见《仪器设备管理程序》。

4.4.2消耗性材料和试剂及设备零配件接受

办公室人员在采购现场验证合格后决定采购。采购物品到达本所/站后，由购买申请室配合保管员根据进货发票及有关要求进行验收。验收时应查对消耗性材料和试剂及设备零配件的包装、数量、外观、型号、规格及有无出厂检验合格证等，必要时还要对消耗性材料和试剂进行现场使用状况验证(如专业室人员按照《微生物培养基质量控制作业指导书》要求进行验证并记录)，或送第三方法定检验机构进行验证，以确保其符合规定的技术要求。

4.4.3接收时由保管员进行检查、消耗性材料和试剂还可以其他方式验证（如检测某些指标），将检查或验证结果填写在《供应品验收单》、《消耗品验收和使用记录》中办理入库手续。如保管员验收不合格，由原采购人员负责退、换货。4.4.4 服务的验收

检定/校准/检测服务验收执行《量值溯源管理程序》、校准/检测分包服务验收执行《校准/检测分包管理程序》。

4.5采购品的贮存

4.5.1验收合格的物品，应分类存储、整齐、合理地进行储存。

4.5.2易燃易爆剧毒试剂，应分别单独存储于符合要求的安全设施中，禁止火源

与热源靠近。剧毒试剂和标准物质指定专人保管。

4.6 采购物品的领用

4.6.1专业室凭《供应品采购申请表》，到仓库领取。物品保管人按申请表发放，并在《物品领用登记表》上登记。

4.6.2检验人员需用剧毒试剂配制检验用溶液时，向专管人员领取配制，每次使用数量应进行记录，配制后即将剧毒试剂原瓶密封交回专管人员存储保管。

4.6.3配制的高浓度剧毒试剂溶液，亦由专管人员存储保管，使用时领出，使用后交回存储，不得随意放置。

4.7 采购过程中的所有采购计划、接受记录等资料，执行《档案管理程序》。

5相关文件

《仪器设备管理程序》

《档案管理程序》

6 支持性文件

《微生物培养基质量控制作业指导书》6相关记录

——《供应商评价表》

——《合格供应商登记表》

——《供应品采购申请表》

——《供应品验收表》

——《物品领用登记表》

——《消耗品验收和使用记录》