文控中心文件管理流程图
文件管理流程图
文件管理流程图文件管理是组织内部重要的一环，它涉及到文件的创建、存储、共享、修改和归档等方方面面。
一个良好的文件管理流程图可以帮助组织更好地管理文件，提高工作效率，降低错误率。
在本文中，我们将介绍文件管理流程图的制作方法和使用场景，希望能为您的文件管理工作提供一些帮助。
首先，制作文件管理流程图需要明确文件管理的整体流程。
文件管理的流程大致可以分为文件的创建、存储、共享、修改和归档等环节。
在制作流程图时，需要将这些环节清晰地呈现出来，并标明各个环节的具体操作步骤和责任人员。
其次，制作文件管理流程图需要考虑到不同环节之间的关联和依赖关系。
在实际的文件管理工作中，各个环节之间往往存在着一定的依赖关系，比如文件的创建需要先行完成，然后才能进行存储和共享等操作。
因此，在制作流程图时，需要清晰地表达各个环节之间的关联关系，以便于工作人员能够清晰地了解整个文件管理流程。
另外，制作文件管理流程图还需要考虑到异常情况的处理。
在实际的文件管理工作中，往往会出现一些异常情况，比如文件遗失、修改错误等。
在制作流程图时，需要考虑到这些异常情况，并标明相应的处理方法和责任人员，以便于在出现异常情况时能够及时有效地处理。
最后，制作文件管理流程图需要考虑到流程的优化和改进。
文件管理流程图并不是一成不变的，随着组织的发展和工作的变化，可能需要对文件管理流程进行调整和改进。
因此，在制作流程图时，需要考虑到流程的灵活性和可调整性，以便于在需要时能够及时进行优化和改进。
在实际的工作中，文件管理流程图可以被广泛应用于各个领域，比如企业内部的文件管理、项目管理、知识管理等。
通过制作文件管理流程图，可以帮助组织更好地管理文件，提高工作效率，降低错误率，实现信息的共享和传递，从而为组织的发展和进步提供有力的支持。
总之，文件管理流程图是组织内部重要的管理工具，它可以帮助组织更好地管理文件，提高工作效率，降低错误率。
在制作文件管理流程图时，需要考虑到文件管理的整体流程、各个环节之间的关联和依赖关系、异常情况的处理以及流程的优化和改进。
ISO9001文件控制程序(含流程图)
文件控制程序（ISO9001-2015）1.0目的确保管理体系在组织内能够有效落实，对管理体系所要求的文件予以控制；通过相关文件的编号、版本、类别、分发、回收、修订和批准等活动进行规划，防止作废的文件非预期使用，保持现场操作中的文件版本是最新、最有效。
2.0范围本程序适用于本公司的文件（包括外来文件）的控制。
3.0定义与术语3.1文件：信息及其承载媒体；3.2顾客图面资料：指顾客提供的产品组装图、部品表、包装资料、说明书、及各种标签。
4.0职责4.1总经理负责质量手册批准，副总经理负责质量手册审核及程序文件的批准；4.2管理者代表负责制订质量手册及三级文件的批准；4.3文控中心负责公司体系文件、外来文件的登录、发放、回收、作废；4.4各部门负责程序文件、工作文件、表单的编制、使用及保存、外来文件的收集；4.5文控中心责接收顾客图面资料及登记并转交给开发部进行转化；4.6工程部负责技术文件的审批、控制、发放、回收、作废；5.0作业流程5.1文件的分类a.受控文件:凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受控文件，包括：质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。
管理文件：如制度等。
技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。
外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。
b.非受控文件凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。
因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。
“非受控”文件，更改不通知，作废不回收。
c.文件层次分灰a.一阶文件：质量手册；b.二阶文件：程序文件；c.三阶文件：检验标准、技术标准、作业指导书、设备操保保养规程、日常管理制度、管理办法等；d.四阶文件：记录表单；5.2文件编号a.由文件起草人到文控中心申请文件编号；b.文件编号要求：b1.一阶文件编号要求(1)□□□□—01—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如质量手册b2.二阶文件编号要求(1)□□□□—02—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程b3.三阶文件编号要求(1)□□□□—03—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程b4.四阶文件（表单记录）编号要求二阶文件表单记录编号要求(1)□□□□—□□；①二阶文件编号②表单的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程表单三阶文件表单记录编号要求(1)□□□□—□□；①三阶文件编号②表单的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程表单4.2.5文件版本要求当文件更改时文件版本按照001、002、003……规律更新c.部门代码部门代码部门代码总经办01 资材部06管理部02 资材部/采购课0601 管理部/稽核课0201 资材部/物料课0602管理部/品管课0202 生产部07管理部/业务0203 生产部/生管0701 工程部03 生产部/一课0702 工程部/LED课0301 生产部/二课0703 总务部05 生产部/三课0705财务部08 生产部/五课0706内贸部09d.外来文件编号直接引用外来文件的编号。
文件与资料控制程序及流程图
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图
文件控制程序(含流程图)
文件制修订记录1.0目的：文件控制程序规定了公司质量环境管理体系文件的编写、批准、发放、保存文件与更改的要求，以避免逾期失效的文件被误用。
2.0范围:适用于与质量环境管理体系有关的文件控制，包括外来技术文件、管理文件、标准、法律法规等。
3.0权责：3.1行政部文控中心负责：3.1.1负责公司文件及外来文件的编号﹑版本﹑格式﹑受控﹑发放﹑回收﹑作废的受控管理；按图纸的性质受控发放及保存正本图纸。
3.1.2 工程图纸类文件的维护，如变更，ECN，规格等。
3.1.3 分发新的或者修改的文件并通知相关部门。
3.1.4 应文件所有者要求复印文件。
3.1.5 根据需要分发受控文件给相应部门。
3.1.6 确认文件所有者识别变更种类。
3.1.7 上传文件到服务器文件夹内并维护系统内文件。
3.2文件制定者职责：3.2.1 与相关部门管理人员沟通与其相关的程序。
3.2.2 确保起草新的或进行相关文件的修改。
3.2.3 确定是否需要分发复印件。
3.2.4 确定并指出是否需要进行与更改相应的培训。
3.2.5 如果需要，负责为文件更改所影响到的相关人员提供培训。
3.2.6 确保变更的文件收回文控中心并盖上“作废”印章。
3.3各部门负责本部门文件编制及作废的审批，以及受控文件的使用及保存。
4.0定义：4.1受控文件：指受更改控制的文件。
如：质量手册、程序文件、作业指导书等，这类文件更改后要收回旧版本发放新版本，确保在使用场所得到有效版本。
4.2 非受控文件：指不受更改控制的文件。
如：提供给客户、咨询/认证公司体系文件，更改不予追溯，不换新，不收回。
4.3 外来文件：指从组织外部转来的文件。
如顾客或供应商提供的技术性文件（图样书、客户邮件、客户图纸、客户标准等）、与产品有关的国家、地方法律法规、技术标准、规范等，对外来文件应识别并跟踪新的信息，及时更新，确保获得和使用有效的外来文件，防止误用。
4.4第一级文件（质量环境管理手册）：简要说明本质量环境体系如何满足国际标准要求。
文件控制流程图模板
文件必须经权责人批准后才能发行。
文控中心负责文件和资料的分发，回收和归档。
文件控制流程图模板
流程图
权责部门
相关文件
使用表单
描述
NG
OK
NG
OK
OK
各权责部门文控中心
各部门主管
文控中心
管理者代表
文控中心
文控中心
管理者代表
《质量记录管理程序》
文件补发申请表，文件变更申请表，变更履历表，外来文件接收登记表
质量记录总览表文件一Βιβλιοθήκη 表，文件分发、回收记录表，
各权责部门负责制订和申请文件变更，经各权责部门主管审批后，文控中心负责执行修改打印工作。
附10：受控文件控制作业流程图
11 培训宣导
/
相关人员进行培训学习或说明、或者公示，并组织贯彻实施。参与学习者应签署《会议/ 培训记录表》。
2、培训宣导的工作必须落实到人，确保相关人员了解、知晓、明白其内容，避免实 施时产生偏差。
3、培训宣导的执行工作受文控中心监管，文控中心有权对未培训宣导到位的相关责
《会议/培训记 录表》
《会议与报告 管理制度》 《培训管理制
5、涉及到员工权益的受控文件需公示，以及完成相关宣导，并向上级主管部门、工
会报备。同时，文控中心应拍摄相关公示、培训、报备视频与照片存档。
1、盖章及各责任人签署的正本文件由文控中心保存，其与其他文件保存时应做好区
分，且须分门别类的做好归档文件夹（制作统一格式的标签），并设置目录表，以便进
09 正本存档
输出 《内部联络
单》
《内部联络 单》
相关模板文件
所编文件电子 版或纸质版
所编文件
修改意见
所编文件
《受控文件发 放签收表》
作业指导文件 / / / / / / / /
受控文件控制作业流程图
文件编号/版本 发布日期
XX-ZJB-02.10/A0 2024 年 1 月 1 日 页码 第 3 页/共 4 页
/
行检索与快速查找。 2、电子档存档：受控文件的电子源版（可编制的 WORD 或 EXCEL 等格式）无论是
哪个部门所编，均应发送源版到文控中心（编制人员可自行保存一份源稿），如有加密 保护，也应一并提供密码给文控中心，否则视为违纪处理。
《受控文件夹 目录表》（非 受控表单）
/
3、有旧版的电子版，应明确标明旧版的版本号，予以放到旧版存储文件夹中存档，
受控文件控制作业流程图
DCC文控中心文件发行流程图
注意事项： 1.原稿存档时，千万不能盖章； 2.文件发行需及时； 3.回收不能有遗漏，签字也不能有遗漏； 4.盖章的位置要统一（文件右下角处）、图案要清晰、日期不能盖错。 5.临时文件复印4份工程不用发，如没BOM表复印5份，给物控1份。
制订日期：2011.1.13
流程图
更不回收
回 注：如版本变更就需回收，没变更不回收 收
业务：BOM表1份 工程：（BOM表+工程图）1份 资材：BOM表+工程图（物 控）1份 品保：插头课现场IPQC（BOM表+工程图）1份、品保课QA工程图1份 插头课文员：（BOM表+工程图）1份
作 废 注：发行多少就回收多少不能有遗漏
除原稿存档外，其余都需作废（盖作废章）
DCC文控中心——工程图/BOM表发放、回收流程图
工程图 BOM表 工程（插头工程师）
DCC文控中心
复 印
复印 5 份
盖 章
盖文件发行章
记 录
原稿存档
登记发行的数据→让发行人签字
装 订
工程图和BOM表订在一起的3份，其余2份只需将工程图装订M表+工程图）1份 资材：BOM表+工程图（物 控）1份 品保：插头课现场IPQC（BOM表+工程图）1份、品保课QA工程图1份 插头课文员：（BOM表+工程图）1份
文件与资料控制流程图
<受控文件申请表>
<受控文件收发登记表>
<受控文件清单>
<外来文件一览表>
<文件更改申请>
<文件销毁清单>
流程
负责单位
相关说明
使用表格
NO
YES
修改人
部门上级主管
文控中心
文控中心
文控中心
文件实施过程中，发现文件不适用时，填写更改申请单，经批核后修订文件。
根据批核的更改单，对文件换版发行。
文控文员发放文件至相关单位，若文件有旧版文件时，回收旧版文件作废销毁。
文件使用单位，传阅发行文件，并保存最新文件。文控中心保存原文件。
<文件更改申请>
<受控文件收发登记表>
<文件销毁清单>
依据公司现状核准文件的适用性和可操作性
核准文件的格式、编写批何人等，并对其编号
发行最新文件并对旧文件进行回收
按规定要求保存原稿及回收的文稿
对相关人员进行培训或传阅，使文件内容被了解和接受
严格执行各文件内容
通过定期审核或内外部审核以及管理评审对文件的有效性等进行评估
对在使用或审核过程中发现有问题的文件进行修订
文件与资料控制流程图
流程
负责人/单位
相关说明
使用表格
No No
必要时
YesNo Yes NhomakorabeaYes制订/修改人
授权人
相关人员
文件规定人员
文控中心
文控中心
文控中心
文件接收部门
相关部门负责人
相关人员
内审小组、
第一、二、三方审核员
文控工作流程图
收文类----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------外来文件（含图纸、客诉等）处理流程图纸：1、由相应部门转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》的“图纸”工作表中。
2、制作《外来文件知会表》，并将图纸以电子档或纸质方式发送给RD处。
3、之后追索图纸转换情况，发放图纸。
客诉：1、由市场部转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》“品质&其他”工作表中。
2、制作《外来文件知会表》，并将投诉以电子档或纸质方式（有时是实物）发送给客服处。
3、之后追索客诉解决情况，完成后填写完整“品质&其他”工作表。
注：有时客诉涉及RD等其他部门，据情况找相应人签名并复印给负责人。
外来文件（行政等）处理流程行政来文：1、接受到后，在《外来文登记》中记录，并让转交人签名。
2、根据来文类别将此次来文情况登记在相应工作表中。
3、纸质文件存放至相应档案盒。
注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。
发文类----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------发文（含红头文件、通知等）处理流程发文：打印出草稿，粘贴上文件处理笺，相应领导签字确认后，打出，盖行政章注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。
文件编制、更改、销毁----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------文件编制流程体系文件：1、收电子档标准化后，打印交于责任部门，让其找相应部门会签。
文件管理程序流程图形式
A：受控文件右上角盖“受控”章，将原稿保存在文控中心，将副本分发至相关部门，并且要求接受文件人员在接收文件的同时在《文件发放/回收登记表》上签名以示已接收该文件。
Ｂ：公司内不得使用加盖印章的复印件，一经发现,文控中心有权收回销毁。
Ａ:文件的格式
B:文件的标题
C：文件编号、序号
D：修订版本及修订内容(如无版本的文件可省此项)
E：文件编写者签字。
F:审批后的签字。
G：生效日期(如无生效日期,以最后批准日为生效日期)。
文控中心
6
受控文件登记
1、将确定合格的受控文件于两天内登记在《文件一览表》中．
文控中心
文件一览表(文件目录）
7
文件发放
3、将定稿的文件发至各相关部门。
4、如有未按规定格式制作的文件,文控中心不予以收发。
文控中心
文件编号管理原则
２
文件的编制
1、各部门按照文控中心定稿的文件格式制作各类文件。编制的文件需达到如下要求：
A：符合性——应结合并需包括所选标准条款的所有要求。
B:可操作性——应符合公司的实际情况，具体的控制要求应满足公司需要。
5文件管理流程：
序号
流程图
流程说明
负责人
相关文件
相关记录
1
文件格式规定
1、各部门文件制作人或负责人按照光能集团文件格式制订好所需文件的初步格式后交文控中心。基本如下:公司LOGＯ及名称、标题、正文标题、流程图/内容
部门文件负责人
2、文控中心对文件格式进行定稿确认，并对文件进行编号，编号要求见《文件编号管理原则》。
文控中心文件管理制度流程
文控中心文件管理制度流程一、前言文控中心文件管理制度流程是指文控中心在日常工作中遵循的一系列文档管理政策、程序和流程，以确保文档的正确编制、传输和存档，并保证文档的保密性、完整性和可用性。
文控中心文件管理制度流程的建立和执行，对于组织结构的规范化管理具有重要的意义。
因此，对文控中心文件管理制度流程的建立和执行，需要根据组织的实际情况进行制定和完善。
二、文件的分类文件是组织内部和外部沟通交流的主要工具，是组织运作的载体，是组织内部和外部信息交流的重要方式。
对于文控中心文件管理制度流程的制定要从对文件的分类开始。
1. 内部文件内部文件是指组织内部员工之间的文件，如会议记录、审批文件、通知通告等。
内部文件的管理要求严格，需要确保文件的完整性、准确性和保密性。
内部文件的管理通常包括文件的编制、传输、审批和存档等流程。
2. 外部文件外部文件是指组织与外部单位和个人之间的文件，如合同、协议、往来函件等。
外部文件的管理要求与内部文件相比复杂，需要根据具体情况进行分类和管理。
外部文件的管理通常包括文件的编制、传输、审核、签署和存档等流程。
三、文控中心文件管理制度流程的建立文控中心文件管理制度流程的建立，是组织规范化管理的基础。
只有通过制定合理的文件管理政策和流程，才能有效地提高组织内部文件的质量和效率，提升组织的管理水平和执行力。
因此，文控中心文件管理制度流程的建立要从以下几个方面进行制定：1. 制定文件管理政策文件管理政策是文控中心文件管理制度流程的基础，是指对文件管理的理念、目标、原则和要求的总结和规范。
需要制定文件管理政策，明确文件的编制、传输、审批、存档和销毁等流程，并且明确责任人和责任部门。
2. 设立文件管理流程文件管理流程是文控中心文件管理制度流程的具体体现，是指对文件管理具体流程和环节的规定和规范，包括文件的编制、传输、审批、存档和销毁等流程。
需要制定文件管理流程，明确每个流程的具体操作步骤和要求。
文件与资料管理流程图(001)
《文件分发回收记录表》 《文件一览表》
培 训、执 行
文件管理部门 文件使用部门
对文件执行部门和人员进行培 《签到表》 训、考核，使其明确文件要求
Yes
检讨是
否变更
NO 列 管、保NO存
文件使用部门 管理者代表 总经理
文件是否符合现行工作需要 《文件变更申请单》
文控 各文件使用部门
保存文件，以保文件的机密性 《文件一览表》 贴上标识，以便查询一目了然
3、跨部门文件由总经理审批
文控 文件接受部门
质量体系文件由文控中心按文 《记录一览表》 件编号原则统一编号、登录 《文件一览表》
汇签、核 准
Yes
NO 使用部门
管理者代表 总经理
文件发行
文控 文件接受部门
对文件进行最后的批准生效 《文件分发回收记录表》 确定文件分发范围和份数
把文件发给各个部门 签字，以便鉴阅
文件名 文件与资料管理流程 流程图
作业流程图
编号 QP-01 版本 A/0 编制部门 文控 日 期
权责部门
相关说明
表单
文件制订/修订申请
外来文件 需求部门
由各部门负责人接受或
无
客户或供应商
编制文件原稿
NOபைடு நூலகம்
审批
Yes 文件编号、登录
各权责部门负责人 1、一般文件由部门负责人审批 管理者代表、总经理 2、体系文件由管理者代表审批 无
过期文件销毁
文控 文件使用部门
对过期文件进行销毁申请 无
文控中心文件管理流程图
OK
文控分发文件编
文件增补、修改
文件编写 NG
文件审
OK 文控登录文
文件台账
复印/存原件
加盖“受控 分发
确认发放份数
旧版回收，签 旧版标识/保留
一.文件之增补、修改、废止. ※ 文件使用部门需要对本部门之文件进行
增加、修改、废止，须填写《文件增补、修改 、废止申请单》，交督导 室进行初审，以确 定是否进行增补、修改、废止，经初审同意增 补、修改，督导室将给使用部门一个受控编 号，及文件版本号。文件废止，文控员将下发 的文件回收处理。 二.文件编写.
批准：
审核：
编制：
深圳山源电器有限公司
Shenzhen Shan Yuan Electronic CO., Ltd
三階 文 件
文件编制及发放流程图
文件受控章
版本
1.0
文件编号：SY-DTD/GR-4202
修訂日期：2007-12-20 生效日期：
共 1 页第 1 页
流程图
文件管理流程说明及其它要求
文件需求
文件增补、修 NG
2.现场不得使有无受控章、无文件编号、 无版本号之文件，文控员定期进行抽查，以确 保现场使用文件100%最新版本。
3.督导室将组织文件使用部门进行定期文 件评审，对文件中不足，或者错误进行修改。
4.内部部门之间沟通类、行政管理等四阶 文件不用在文控中心受控。如：通知、通告 等...
5.为了节约纸张资源， 部门之间沟通类四 阶文件可以通山源QQ、电话、EMAIL 等方式进 行。
※管理体系之一二阶文件编写将由公司指 定单位及指定人进行编写。
※管理体系之三阶文件（包括管理制度等 行政文件）的编写由主导部门进行编写，由督 导室进行审核算。
文件和记录控制程序(含表格)
文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。
2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。
3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。
3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。
负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。
3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。
受控文件的会签、签收、保管、执行。
4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。
4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。
相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。
4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。
4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。
若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。
4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。
4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。
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Shenzhen Shan Yuan Electronic CO., Ltd
三階 文 件
文件编制及发放流程图
文件受控章
訂日期：2007-12-20 生效日期：
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流程图
文件管理流程说明及其它要求
文件需求
文件增补、修 NG
督导室
OK
文控分发文件编
文件增补、修改
文件编写 NG
文件审
OK 文控登录文
文件台账
复印/存原件
加盖“受控 分发
确认发放份数
旧版回收，签 旧版标识/保留
一.文件之增补、修改、废止. ※ 文件使用部门需要对本部门之文件进行
增加、修改、废止，须填写《文件增补、修改 、废止申请单》，交督导 室进行初审，以确 定是否进行增补、修改、废止，经初审同意增 补、修改，督导室将给使用部门一个受控编 号，及文件版本号。文件废止，文控员将下发 的文件回收处理。 二.文件编写.
2.现场不得使有无受控章、无文件编号、 无版本号之文件，文控员定期进行抽查，以确 保现场使用文件100%最新版本。
3.督导室将组织文件使用部门进行定期文 件评审，对文件中不足，或者错误进行修改。
4.内部部门之间沟通类、行政管理等四阶 文件不用在文控中心受控。如：通知、通告 等...
5.为了节约纸张资源， 部门之间沟通类四 阶文件可以通山源QQ、电话、EMAIL 等方式进 行。
※经审核/批准完成的文件，由文控员依据 《文件与资料管理程序》进行受控，文控存留 原件，复印件加盖"受控章",登记《文件受控台 账》。
※依据文件《文件增补、修改、废止申请 单》上要求之份数，发放给使用单位。
※文件签收由使用部门指定人员进行签名, 旧版本文件回收 四.其它要求
1 .四阶文件首次外发印制， 需由督导室 审批后，方可批量印制。
批准：
审核：
编制：
※管理体系之一二阶文件编写将由公司指 定单位及指定人进行编写。
※管理体系之三阶文件（包括管理制度等 行政文件）的编写由主导部门进行编写，由督 导室进行审核算。
※整个公司运作的记录表单等四阶文件， 由使用部门编制，由督导室统一规范，统一格 式，分发文件编号，文控存档规范格式。 三.文件之受控、登记、分发、签收.