文控中心文件管理流程图

批准：
审核：
编制：
※经审核/批准完成的文件，由文控员依据 《文件与资料管理程序》进行受控，文控存留 原件，复印件加盖"受控章",登记《文件受控台 账》。
※依据文件《文件增补、修改、废止申请 单》上要求之份数，发放给使用单位。
※文件签收由使用部门指定人员进行签名, 旧版本文件回收 四.其它要求
1 .四阶文件首次外发印制， 需由督导室 审批后，方可批量印制。
深圳山源电器有限公司
Shenzhen Shan Yuan Electronic CO., Ltd
三階 文 件
文件编制及发放流程图
文件受控章
版本
1.0
文件编号：SY-DTD/GR-4202
修訂日期：2007-12-20 生效日期：
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流程图
文件管理流程说明及其它要求
文件需求
文件增补、修 NG
2.现场不得使有无受控章、无文件编号、 无版本号之文件，文控员定期进行抽查，以确 保现场使用文件100%最新版本。
3.督导室将组织文件使用部门进行定期文 件评审，对文件中不足，或者错误进行修改。
4.内部部门之间沟通类、行政管理等四阶 文件不用在文控中心受控。如：通知、通告 等...
5.为了节约纸张资源， 部门之间沟通类四 阶文件可以通山源QQ、电话、EMAIL 等方式进 行。
※管理体系之一二阶文件编写将由公司指 定单位及指定人进行编写。
※管理体系之三阶文件（包括管理制度等 行政文件）的编写由主导部门进行编写，由督 导室进行审核算。
※整个公司运作的记录表单等四阶文件， 由使用部门编制，由督导室统一规范，统一格 式，分发文件编号，文控存档规范格式。 三.文件之受控、登记、分发、签收.
督导室
OK
文控分发文件编
文件增补、修改
文件编写 NG
文件审
OK 文控登录文ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
文件台账
复印/存原件
加盖“受控 分发
确认发放份数
旧版回收，签 旧版标识/保留
一.文件之增补、修改、废止. ※ 文件使用部门需要对本部门之文件进行
增加、修改、废止，须填写《文件增补、修改 、废止申请单》，交督导 室进行初审，以确 定是否进行增补、修改、废止，经初审同意增 补、修改，督导室将给使用部门一个受控编 号，及文件版本号。文件废止，文控员将下发 的文件回收处理。 二.文件编写.