审核员进行现场审核应注意问题

工作行为规范系列

审核员进行现场审核应注

意问题

（标准、完整、实用、可修改）

编号：FS-QG-43638审核员进行现场审核应注意问题

Auditors should pay attention to issues during on-site audits

说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。

审核员进行现场审核应注意的四大问题

审核员进行现场审核工作状况直接影响审核的公正性、有效性和认证机构的信誉。笔者认为，审核员进行现场审核应注意以下几个问题。

一、不能忽视受审核方的顾客

现场审核时，审核员直接面对受审核方。但是，审核员不能忘记自己的“第三方”身份，不能降低审核要求，不能影响审核的客观性和公正性。

审核员是认证机构派出的代表，通过审核提供受审核方的产品或服务满足顾客和法律法规要求的证实。这不仅是为受审核方服务，也是为受审核方现实和潜在的顾客服务。审核员不但应保证受审核方满意，还必须满足受

审核方的顾客，包括消费者、产品的最终使用者，受益

者和采购方的要求。

首先，审核员要关注受审核方的顾客，时刻不忘认证机构的委托和社会的期盼，站稳第三方立场。其次，

避免受审核方过分热情的接待，不被受审核方的行为所左右。第三，保持不卑不亢，忠实于审核目的，公正地评定客观证据，忠实于自己的结论。审核员实施客观、公正的审核，不仅广大顾客欢迎，受审核方心里也佩服。

二、对管理部门和生产服务现场的审核内容和重点

应不同在审核级的内部沟通会上，常听到有的审核员说，在某管理部门审核产品实现过程时看不到“实物”(即看不到生产和服务提供活动)规模较大企业的管理部门更是如此。于是，审核员要么据此判定该管理部门的相关过程未运行，要么提出到生产服务现场补充调查。这是不少审核员进行现场审核时常走入的误区。在组织(尤其是规模较大的组织)内部，都分为管理层和执行层，它们在质量管理体系中分别负有不同的职能。由于这些部门的职能不同，所开展的活动也不同，审核员应按其职能分工，分别审核其不同的活动。在审核同一个过程时，对管理部门和生产服务现场应有不同的

内容和重点。笔者认为，采用PDCA方法审核，有利于走出以上误区。例如，对管理部门应重点调查被审核过程的策划、组织实施、监视和测量、解决问题与改进的情况;对生产服务现场应重点调查生产和服务实施的控制情况和产品实物质量。因此，审核员应做到以下几点:

一是在现场审核开始前，熟悉受审核方的组织机构和职能分工，熟悉对性地编写现场现场审核检查单，以确保审核思路清晰、重点明确;

二是审核时针对管理部门和生产服务现场的不同职能所应开展的活动进行调查取证;

三是审核组长应在审核级内部沟通会上适时地做出提示，要求审核员分别汇报在管理部门和生产服务现场获得的各种证据和审核发现。

三、在发现不合格项的同时应对被审核过程作出综合评价

虽然发现不合格项是进行现场审核的重要任务之一，但如果审核员只重视发现不合格项，或审核组长只听取审核员对不合格项的汇报，而忽视对被审核过程的分析评价，就会

影响审核发现的深度和审核的有效性。ISO9000:2000标准的2.8.2“质量管理体系审核”指出:“审核用于确定符合质量管理体系要求的程度。审核发现用于评定质量管理体系的有效性和识别改进的机会。”显然，不合格项只是审核发现的一个方面，审核员应通过发现不合格项和其他审核证据，对相关过程的符合性和有效性作出综合分析评价。否则，必然使现场审核简单化、不仅影响审核效果，也不利于创造与受审核方融洽的合作气氛，有悖于认证工作的初衷。为克服以上问题，一是审核员应以客观、公正的态度对待现场审核，全面收集客观证据;二是在认定不合格项的同时，对被审核过程的总体情况进行分析评价;三是审核组长不仅要惧所发现的不合格项，而且要全面听取审核员对相关过程的综合分析评价。

四、现场审核与记录应相互兼顾

大多数审核员对审核记录比较重视，但有的审核员却处理不好审核与记录的关系。例如，有的审核员在审核现场始终忙于低头记录，影响了与受审核方的交流;有的审核员在与受审核方高层管理者交谈时，发问后不注意倾听对方的发

言，只是低头记录，使对方产生被冷落和不被尊重的感觉，甚至造成受审核方的误解，似乎审核就是做记录。产生这些问题的原因是:有的审核员对审核记录的要求心存顾虑，生怕记录不全影响审核效果，造成记录“宁多勿缺”;三是记录的方法不得要领，收集证据与记录难以兼顾。在现场审核过程中，审核员应通过观察、询问、交谈、查阅文件资料、记录、实际测评等方法进行调查，以获取质量体系运行的真实信息。应在现场调查的同时，选取有代表性的审核证据抽空进行记录，不能因为记录而影响全面收集审核证据。

因此，审核员一要提高自己审核和记录的技能，做到在调查的基础上做记录，记录不影响调查;二是注意记录的精炼。时间紧时可实行“简记”，现场审核之后再补充记录。

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