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电子文件管理规范两篇

第1条

电子文件管理标准第一章电子文件管理标准一、名词解释

1、电子文件的全过程管理是一种系统管理。它基于大文档的概念，注重对电子文档生命周期各阶段的所有管理活动和管理要素的整体考虑，强调各种管理内容和要求的无缝连接、系统集成和整体效果。

2、前端控制前端控制是现代文件管理概念file 、的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段视为一个过程。

3、真实性保证原则电子文档的真实性是指文档的内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后保持不变，与形成时的原始状态一致。

真实性是保证电子文件行政效力和法律证据的基础。这也是长期保存社会记忆的前提，因为电子文档反映了历史面貌、并构成社会价值。

4、电子文档的完整性电子文档的完整性包括两种含义。一是记录社会活动真实面貌的有机联系的电子文档和其他形式的相关文档的数量是完整的。第二，每个电子文档的内容、并且在结构和背景信息中没有缺陷。

P175、数字档案馆数字档案馆是以文件和档案信息为特定对象的技术模型、数字信息系统、有序信息空间和开放信息环境。

P236、电子文件标准是按照规定的工作程序制定的，经权威机构

认可的电子文件发布和管理规则、方法、技术要求等规定是电子文件管理者应遵守的业务技术规范。

7、价值评估价值评估是判断电子文件的历史价值和现实价值，并根据一定的方法和原则确定其保存期限；审查已过期的电子文档并根据审查结果相应地处理(销毁或继续保存)电子文档的过程。

P368、电子文档的技术标识电子文档的技术标识的任务是对电子文档的技术状态的所有方面进行全面检查，包括文档信息的真实性分析、完整性、可读性和文档载体性能的检测。

P479、逻辑归档逻辑归档是指在不改变原始存储模式和位置的情况下，通过计算机网络将电子文档传输到归档部门的过程。

换句话说，文档形成部仅通知归档部存储归档的电子文档的逻辑地址，使得归档部可以通过网络直接查找电子文档。

在生成电子文件的地方，存档后物理位置保持不变。

10、物理归档物理归档是将计算机及其网络上的电子文件传输到独立或离线存储载体并将其传输到归档部门的过程。

归档方式可分为两种:网络传输归档和媒体传输归档。

P5311.电子文件的编研电子文件的编研是指根据客观需要对文件内容进行分析研究，并将相关文件信息按一定主题加工成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。

P10612.电子文件归档是将具有归档价值的电子文件从形成部门转移到档案部门的过程，标志着电子文件管理职责从文件生成部门正式转移到档案部门。

2 、简短回答1.信息的可变性(电子文档变化的主要原因/影响信息可变性的因素)P8首先，在以前的文档中，载体不仅仅是信息的载体，一旦它与特定的信息相结合，它还对信息有固化作用。信息的原始序列、信息的原始外观被固化在特定的载体上，不能改变。

当信息可以独立于特定的载体而存在时，计算机系统中信息的相对独立性使得人们添加、删除和更改信息变得非常方便，动态文档中的数据会不断地自动更新或补充。

第二，电子文件载体性能的不稳定性可能导致文件中信息的变化。

到目前为止，电子文件存储介质的物理寿命仍然远远小于纸张。存储介质也在不断更新，新的存储介质将在不久的将来出现。

更新后的计算机逐渐与旧的存储介质不兼容，这就要求人们将原来存储介质上的东西转换成新的存储介质，以保证文件的可访问性，转换过程可能会因操作等原因造成信息失真。

第三，电子信息技术的发展和新的信息编码方案的不断出现对电子信息的稳定性有很大的影响，因为新的计算机系统和程序通常不能解锁那些已经通过的代码，因此需要将原始文件迁移到新的技术环境中，并且在迁移过程中信息的丢失、变化是不可避免的。

2.数字档案馆和数字图书馆的联系和区别P24联系数字档案馆和数字图书馆都是收集和传播数字信息的地方。他们还以文献信息为工作对象，以计算机技术和远程通信技术的集成为工作平台。在管理活动中，需要文件识别、信息存储、信息传输和信息保护等特殊技术。

它们都具有馆藏数字化、信息组织和传播网络文化的特点。

从管理对象的角度来看，数字图书馆的管理对象不仅仅局限于图书资料，而是试图将整个互联网上分散的、无序的、海量的信息组织成一个有序的、结构化的信息模型，以数字图书为主要的文献信息资源。

数字档案馆的管理对象具体定义为、。即，国家机关、企业、事业单位等各种组织和个人形成的文件、文件信息，包括在电子环境中直接生成的电子文件的数字化和传统载体文件、文件。

从运行模式的角度来看，数字图书馆是将整个网络整合成一个、虚拟、有组织、结构化的集成信息集，提供跨存储的统一无缝搜索。

数字档案馆主要通过扩展现有档案机构的功能、增强和整合，以及结合不同的档案机构，分工合作选择、收集、控制、组织和保存电子文件信息资源，以及授权机构、组织、组织和个人访问特定信息资源来组织和保存电子文件信息资源。

从社会角色定位的角度来看，数字图书馆是各种知识和信息的宝库，具有广泛的社会性、和最大的开放性。

为社会各方面的用户提供文献信息服务是数字图书馆的首要功能和主要功能。

然而，数字档案馆只存储和提供记录社会活动过程和结果的文件和信息。一方面，它的社会性和开放性在一定程度上受到限制。另一方面，它的功能不仅仅是为普通用户提供文件、文件信息服务，还以信息支持的形式承担维护组织正常运行的历史责任，保存机构记忆、

区域记忆、国家记忆、社会记忆。

3.数字档案馆的主要功能(1)电子文件信息收集功能；

2.电子文件信息的管理功能；

(3)电子文件信息的发布功能4.电子文件识别的影响因素P36 (1)电子文件数量的增加。

数字技术极大地提高了人们生成+处理+传输信息的能力，电子文档的增长速度快于纸质文档。

如果我们继续使用纸质文档识别方法，通过直接读取文档内容来决定存储期限，文档管理人员的工作量将不堪重负。

因此，越来越多的电子文档可能会因为识别太晚而丢失或积压。

(2)电子文件信息的易逝性。

电子文件信息处于流动状态，因为它相对独立于特定的载体。在电脑中删除文件的操作也很简单，只需在键盘上键入相关命令或按下鼠标即可。

一般员工没有责任长期保存文件，并且经常删除一些已经失去当前价值的重要文件。此外，系统运行故障、用户误操作等原因可能会导致有价值的电子文件通过。

(3)电子文档对软件和硬件的依赖。

电子文档信息是编码信息，只能通过恢复机器来手动读取。电子文档的价值不再像纸质文档那样可以被用户直接获取，而是需要计算机软件和硬件系统的帮助。

软件和硬件对电子文档的依赖性不仅影响认证的范围，还影响认