钥匙管理规程

钥匙管理规程

1目的：为确保各类钥匙的安全、合理使用与管理，特制定本规程。

2适用范围：适用于公司各类钥匙的交接、使用、管理与发放。

3职责：

3.1后勤主管负责各类钥匙的交接、领用、使用及借用登记的填写；

3.2公司总部工作人员负责各类钥匙的保管与使用工作；

3.3行政人事部经理负责钥匙管理工作的定期检查。

4工作标准：

4.1钥匙分类：办公室、会议室、档案室、库房、文件柜、更衣柜、员工宿舍、

抽屉；

4.2钥匙的交接：

4.2.1后勤主管根据钥匙分类、数量、用途及使用情况等对钥匙进行分类编号；

4.2.2后勤主管按照编号规则对所有钥匙进行整理并贴上标签；

4.2.3后勤主管按钥匙分类编制好“钥匙交接清单”，明确区域、钥匙编号、

应交数量和实交数量，由交物人进行签字确认；

4.2.4对于存在问题还未交接或只交接了一部分的钥匙应督促交物人尽快交

接，接到钥匙后及时更新“钥匙交接清单”，注明接到钥匙的时间、数

量及接收人等。

4.3编号规则：

4.3.1所有钥匙按不同区域悬挂于不同钥匙盘，方便使用；

4.3.2所有防盗门、办公室、会议室、档案室及库房门用“1”表示，如九楼

防盗门：1－1、九楼办公室门：1－2、小会议室门：1－3、财务监察部

办公室门：1－4……；

4.3.3文件柜用“2”表示，2－1、2－2……；

4.3.4更衣柜用“3”表示，3－1、3－2……；

4.3.5员工宿舍钥匙用“4”表示：女员工宿舍4－1、男员工宿舍4－2，女员

工宿舍防盗门4－1－1、入户门4－1－2、男员工宿舍防盗门4－2－1、

入户门4－2－2、室内门4－2－3……。

4.4钥匙配发原则：

4.4.1办公室钥匙配发原则：九楼防盗门及九楼办公室门钥匙按照现有套数发

放顺序依次为董事长、总经理、副总经理（总经理助理）、***物业部、

**公司（防盗门）及流动钥匙一套（值班人员使用）；

4.4.2会议室、档案室及库房钥匙统一由后勤主管保管；

4.4.3文件柜钥匙按现有数量，按文件柜所属部门由后勤主管全部进行发放登

记；

4.4.4更衣柜按现有数量及员工人数，确保更衣柜的合理分配，后勤主管进行

发放登记，员工人手一把，其余钥匙由后勤主管统一保管；

4.4.5后勤主管做好员工宿舍原始钥匙及新配钥匙的发放登记工作，后勤主管

处保留一套原始钥匙，其余钥匙均可进行发放；

4.4.6抽屉暂不进行编号，后勤主管在给员工办理入离职手续时注意各类钥匙的发放与

回收。

4.5钥匙的发放登记流程：

4.5.1后勤主管按照钥匙数量将钥匙分为备用钥匙及发放钥匙两类，钥匙进行

分类编号及标签后将备用钥匙及发放的钥匙进行分装，备用钥匙按编号

悬挂到钥匙盘上并妥善保管；

4.5.2后勤主管为各部门负责人或工作人员办理钥匙领用手续时，应将钥匙领

用登记进行分类填写，在“钥匙领用登记表”中注明钥匙的编号、数量、

领用时间及领用人的部门、姓名、联系电话等内容；

4.5.3未发放的钥匙按类进行悬挂或封装，方便管理和日后领用。

4.6钥匙的借用登记流程：

4.6.1备用或未发放钥匙由后勤主管进行分类、整理，所有工作人员要借用钥

匙时必须按照要求做好钥匙的借用登记、保管和及时归还工作；

4.6.2借用钥匙超过一天时，需在后勤主管办理钥匙借用手续，填写“钥匙借

用登记表”，并做好钥匙的保管、使用和交接工作；

4.6.3后勤主管每月对钥匙的借用情况进行清查，督促短期借用人尽快归还钥

匙，并检查长期借用人钥匙有无丢失或损坏情况。

4.7未发放钥匙及备用钥匙的使用流程：

4.7.1后勤主管负责未发放钥匙及备用钥匙的管理工作，确保备用钥匙由专人

看管、专人负责；

4.7.2工作人员使用公司领导办公室钥匙时，需经领导批准后并由后勤主管在

“日常接待记录”上进行登记，方可使用备用钥匙开门；

4.7.3未使用的或旧的钥匙单独整理出来，如果无法确定该钥匙是否能够使

用，先作保留，待统一更新锁子或锁芯后再进行销毁。

5相关支持性文件/记录

5.1“日常接待记录” GRWY-JL-82101

5.2“钥匙交接清单” GRWY-JL-1103

5.3“钥匙领用登记表” GRWY-JL-1011301

5.4“钥匙借用登记表” GRWY-JL-1011302