业务流程编写方法.精讲

思维方式的转变、完善。
为使信息系统与经营过程中流程制度很好的融合，
首先要让流程定义者对信息系统有一个比较基础的了解，
明白流程设置所能达到的最终效果是什么？其次，在此
基础上，了解企业的关键管理制度，揣摩业务潜在需求，
最后再结合原有流程，进行改进和完善。
业务流程图常用符号
说明：离线存储框
用于单据报表留存,交由其
他部门。
说明：流向指示线 箭头表示信息的流向。
流程编写基本规范
业务流程图常用符号
说明：转下页框
转下页 转页编号
用于表示续接下一流程
图或接其它流程图。
承上页 转业编号
说明：承上页框
用于表示续接上一流程
图或接其它流程图。
流程编写基本规范
常见不规范画法
业务流程设计&案例
业务流程编写案例
案例一：
某公司的业务模式主要以商品贸易为主，一般待
销售意向确认后，再进行采购，即直运销售，请根据
此业务画出业务流程。
业务流程设计&案例
业务流程编写案例
销售部门 采购部门
销售订单
采购订单
由于流程 限制，极 大影响工 作效率
销售发票
采购发票
业务流程设计&案例
业务流程编写案例
•表示判断的符号输出不完整
发 票 是 否收到？ 是
发 票 是 否收到？ 是
否
×
√
流程编写基本规范
常见不规范画法
•流程图布局不合理（“Z”字型）
×
流程编写基本规范
常见不规范画法
•流程图布局不合理（“回”字型）
×
流程编写基本规范
常见不规范画法
•流程图布局不合理（交叉型）
×
流程编写基本规范
•流程图布局案例
应付流程 采购订单 （发票已到）
采购发票
从制度上规定 处理完上次的付款 根据采购发票明 付款单 申请后进行下次申 细表申请付款 请的审批，并加快 审批效率。
业务流程设计&案例
业务流程编写案例
付款类型 采购部门 财务部门
预付流程 （发票未到）
采购订单
如何在录入付 款单环节控制 根据采购订单 不重复付款？
业务流程基本概念
流程规划目标：
对现有业务流程进行归纳、梳理。 结合信息系统实现流程的改革与创新。 保障企业各项业务流程的准确性、规范化、合理 化，提高日常工作效率。
业务流程基本概念
业务流程构成：
执行内容——相关业务活动 执行步骤——先后次序 执行结果——特定输出
目
录
1
2 3 4
销售订单
直接生成
采购件需求 计算
主生产计划
MRP运算
采购建议
生产建议 生产计划
委外建议
采购计划
采购订单
下达
委外订单
生产订单
流程编写基本规范
流通企业 面向订单采购 销售系统 面向库存采购 库存系统 面向库存生产 生产计划 生产企业 面向订单生产 生产执行
主生产计划 采购件需求计算 缺料模拟
销售订单
库存指标
销售部
物料部
经理
仓管员
4
业务流程模型&表述
业务流程模型表述方式
责任单位、责 任人、相应操作， 相关控制点
——面向产品流程
手工录入 生产建议 销售订单 生产订单
生产领料
生产领料出库 成本计算
生产完工
生产入库
输入唯一
生产领料出 库，加工完成后 形成完工报告
目
录
1
2 3 4
业务流程基本概念 流程编写基本规范 业务流程模型&表述 业务流程设计&案例
• 各分解的流程整合到一起是否存在流程冲突？
• ……
业务流程设计&案例
业务流程规划步骤
业务流程设计&案例
业务流程系统化考虑要素
• 企业的业务类型有哪些？ • 不同类型业务业务流程是怎样的？
• 每个业务流程关键的控制点是什么？
• 如何对每种业务进行跟踪与分析？ • 每个业务流程相关的要求是什么？如单据设置、基础 资料的设置等 • 各部门业务流程的接口如何处理？
• 对单据的操作： 录入或审核 • 系统外的处理：如系统外需要打印签字的内容 • 单据的流转方向 其他重点说明等 • 重要的控制点及要求：如符合什么样的条件才允许审核 • 单据填制的具体要求： 如单据中的业务类型、自定义项目、 单据号码控制要求等
业务流程设计&案例
触发事件 责任人;相 应操作
责任部门 单据/业务 控制点&要求 单据传递
付款类型 采购部门 财务部门
预付流程 （发票未到）
采购订单
根据采购订单 预付明细申请 付款
付款单
应付流程 采购订单 （发票已到）
采购发票
根据采购发票明 细表申请付款
付款单
业务流程设计&案例
业务流程编写案例
付款类型 采购部门 财务部门
预付流程 （发票未到）
采购订单
根据采购订单 预付明细申请 付款
申请依据改为 “订单执行统计表”
销售部门 采购部门
业务需求单
销售订单
审核
采购订单
销售发票
了解企业业务模式
采购发票
考虑业务环节的必要性
业务流程设计&案例
业务流程编写案例
案例二：
XXX公司付款业务有预付和应付两种情况，预付
款为未收到发票时根据订单情况执行付款;应付款为收
到发票后根据发票信息执行付款。
业务流程设计&案例
业务流程编写案例
业务流程编写方法
管理软件事业部 2010.06
目
录
1
2 3 4
业务流程基本概念 流程编写基本规范 业务流程模型&表述 业务流程设计&案例
业务流程基本概念
业务流程本质：
业务流程是一个组织在完成使命、实现目标的过 程中必须的、逻辑上相关的一组活动。对任意类型的业 务模式都可以从逻辑上定义出一组流程。 因此，信息系统建设中首先要识别企业的管理目标， 并对不符合最终目标的流程内容进行完善和梳理。
应付流程 采购订单 （发票已到）
采购发票 根据采购发票明 细表申请付款
付款单 如何保证 付款申请 不重复?
付款单
增加及时 核销环节
业务流程设计&案例
业务流程编写案例
付款类型 采购部门
如何控制付 款间歇期，下次 财务部门 申请的重复？
付款单
预付流程 （发票未到）
采购订单
根据采购订单 预付明细申请 付款
用于表示流程中的文档
实线框表示系统中的单据
虚线框表示非系统单据 有多联单据时用“多联单据”
多联单据
流程编写基本规范
业务流程图常用符号
说明：处理框
业务处理说明 用于表示业务处理。
说明：决策分支框 判断 问题 是
否
用于条件判断或选择处理，决
策分支框必须有至少一个输入，必
须有两个输出。
流程编写基本规范
业务流程模型&表述
业务模型分类
业务流程模型&表述
业务流程模型表述方式
客户退货流程
——面向活动的事件过程链 退货处理意见表
销售发货单 （红字） 否 审核 是 销售出库单 （红字） 打印销售出库单， 并发送相关部门
业务流程模型&表述
业务流程模型表述方式
——角色活动图
业务流程模型&表述
业务流程模型表述方式
出库单
发货单
销售发票
解决了订单变 化的问题，但牺牲 了业务跟踪
业务流程设计&案例
业务流程编写案例
销售部
库管部 解决公司更重 要的管理需求。
运输部
用出库单的审 销售部 核操作代替发货单， 简化流程。
销售发票
销售订单
出库单
审核
N
Y
各部门业务冲突时以公司总体管理为重。
流程各个环节的简化。
总
结
业务流程规划并不是单纯的技术问题，更是一种
• ……
业务流程设计&案例
业务类型及说明 业务流程系统化考虑要素
数据分析 要求
业务流程
关键控制点
相关要求， 如单据设置
各部门接口
业务流程设计&案例
业务流程编写考虑要素
• 业务的触发指令：何时、依据什么填写单据 • 具体单据的名称：如入库单与其它入库单是不同的
• 责任单位责任人：如销售业务员、销售经理
业务编号
001
XXX
——面向角色的文字描述流程 业务名称 销售退货
审核 处理说明 YYY 日期 责任单位 销售部
XX- XX- XX
编制 序号 1
责任人 业务员
2
3
根据退货处理意见表在系统中录入销售 发货单（红字）。 在系统中审核销售发货单（红字）。 物料部仓管员根据已经审核的退货通知 单生成销售出库单（红字） ……
MRP运算
采购计划
采购订单
采购系统
流程编写基本规范
•流程图布局案例
销售订单
直接生成
主生产计划
MRP运算
采购建议
生产建议 生产计划
委外建议
采购计划
采购订单
下达
委外订单
生产订单
流程编写基本规范
流程包含要素
业务编号 编制 业务名称 日期 审核 日期
流程图或流程描述区域
流程说明区域
目
录
1
2 3 4
业务流程基本概念 流程编写基本规范 业务流程模型&表述 业务流程设计&案例
应付流程 采购订单 （发票已到）
采购发票
根据采购发票明 细表申请付款
付款单
各分支流程的整合
流程与管理制度的结合
业务流程设计&案例
业务流程编写案例
案例三：
XXX公司在制定业务流程时，客户的销售订单经
常发生变动，同时很多部门需要跟踪销售业务的进展
情况。
业务流程设计&案例
业务流程编写案例
库管部 运输部 销售部
预付明细申请 付款
付款单
统一根据 付款单付款
应付流程 采购订单 （发票已到）
根据采购发票明 细表申请付款
采购发票
付款单
业务流程设计&案例
业务流程编写案例
付款类型 采购部门
如何控制付 款间歇期，下次 财务部门 申请的重复？
付款单 如何保证 付款申请 不重复?
预付流程 （发票未到）
采购订单
根据采购订单 预付明细申请 付款
Байду номын сангаас
业务流程基本概念 流程编写基本规范 业务流程模型&表述 业务流程设计&案例
流程编写基本规范
业务流程图常用符号
说明:起始/结束框
开始/结束 用于表示业务流程的开始
或结束，框中文本注明开始/结
束，起始/结束框必须成对出现， 一个表示开始，一个表示结 束。
流程编写基本规范
业务流程图常用符号
文档 文档
说明：文档框
业务流程设计&案例
业务流程规划准备工作
熟悉企业的业务 了解业务模式、企业制度、现有流程、管理问题等。 了解系统 了解系统功能
编写人掌握流程编写的基本知识
业务流程设计&案例
业务流程规划步骤
业务流程设计&案例
业务流程规划步骤
• 这个环节为什么存在？存在的目的性？
• 这个环节所产生的结果对其他环节起到什么影响？是 否有不利影响？ • 清除该环节会解决什么样的问题？是否可行？