02文件控制程序51804

1 目的

对质量管理体系文件、技术资料及外来文件进行控制，使之处于受控状态，保证与质量有关的部门和场所使用文件的有效版本，防止作废文件的误用。

2 适用范围

适用于质量管理体系文件的编制、审核、批准、保存、发放、借阅、复制、回收、作废、销毁、留底以及修改的控制；技术类文件和外来文件的收集、发放、控制及处置。

3 职责与权限

3.1 总经理负责批准发布质量手册；

3.2管理者代表负责审核质量手册，批准发布程序文件；

3.3各部门负责相关文件（包括技术资料）的编制、使用和保管；

3.4办公室负责质量体系文件的发放、回收、借阅、使用、原稿保存及销毁的统一管理工作。

4 程序

4.1 质量管理体系文件类别

质量管理体系文件共分五个类别：

1）形成文件的质量方针和质量目标；

2）质量手册；

3）程序文件；

4）质量管理类文件；

5）与质量管理有关的记录。

4.2控制流程图见第6页

4.3 质量管理体系文件的标识编码

4.3.1 质量方针与质量目标

—————01

公司编码质量方针与质量目标

4.3.2 质量手册

—————QM

公司编码质量手册

4.3.3 程序文件

————QP————XX

公司编码程序文件文件序号

4.3.4 质量管理类文件（包括管理类、技术资料类、作业指导类、规章要求类等文件）

SK————QS————XX

公司编码作业文件文件编号(标准条款号+序号)

4.3.5 记录文件

SK———QR———XX

公司编码记录文件文件编号

4.3.6 外来文件

外来文件可分为技术类和管理类两种：

a) 技术类用压机型号和两位流水号作为编号,

b) 管理类用文件名称和发布年号作为编号。

4.4 文件的管理控制

4.4.1 文件管理职责

4.4.1.1 质量方针和质量目标的制定、审批、发布按《方针目标制定与实施程序》执行。

4.4.1.2 质量手册由管理者代表负责审核，总经理负责批准发布。

4.4.1.3 程序文件由各部门负责人审核，管理者代表负责批准发布。

4.4.1.4 检验规范、操作规范、作业指导书、记录文件由各相关部门负责编制，由管理者代

表负责审批。

4.4.1.5 办公室部负责全公司的外来文件的管理。

4.4.1.6 各使用部门负责技术类文件和外来文件的保护、管理和有效利用。

4.4.2 文件的收集

4.4.2.1 技术类文件的收集

技术部负责各部门的技术类文件的收集，汇总整理，统一编号后录入《技术类文件清单》，加盖“受控”印章。

技术类文件包括：

1）图纸；（包括设计图纸、部件图纸等）；

2）准则；（工序检验标准、在制品检验标准、采购产品要求准则、采购产品检验规范等）；

3）说明书；（设备使用说明书、产品使用说明书、产品说明书等）；

4）技术要求；

5）工艺要求；

4.4.2.2 外来文件的收集

办公室负责收集外来文件，汇总整理、统一编号后录入《外来文件清单》，加盖“受控”

印章。

外来文件包括：

1）地方政府部门、行政机构、上级主管部门发布的有关质量的政策法规、行政命

令和指导性技术文件；

2）质量技术监督部门、认证审核机构等监测或检查的结果及反馈的信息文件；

3）有关质量的国际、国家、地方或行业标准，如各种有关的产品标准、计量标准、行业规范等。

4.4.2 文件的发放和领用

4.4.2.1 办公室制定《文件发放回收清单》，交管理者代表批准后，在文件上加盖“受控文

件”印章后统一进行发放，发放的文件应注明发放号，文件领用者应在《文件发放回收记录表》上签收。《文件发放回收清单》与发放文件原稿由办公室保存。

4.4.2.2 当文件丢失或出现严重破损而需要重新申请领用时，由申请者做出文件领用申请报

告。经其部门负责人审核及办公室批准后方可领用。因破损而领用的新文件，分发号不变，并收回相应的旧文件；丢失补发的文件应给予新的分发号，并注销已丢失文件的分发号，并由办公室作好《文件发放回收记录》。当需向顾客提供文件时，也应执行上述手续，并作好《文件发放回收记录》。

4.4.3 文件的更改

4.4.3.1 当文件需要进行更改时，应由更改申请人填写《文件更改申请单》，经原审批部门

审批后，并将更改后的正稿同相应的《文件更改申请单》交给办公室备案并重新发放，同时收回原来的作废文件，并在《文件发放回收记录》上记录。

4.4.3.2 文件更改的方法：

划改：更改错别字或少量内容，用红色钢笔将需更改内容划去，在一旁更改。

换页：当某页需更改内容较多或划改次数已多，需换页更新。

换版：公司内部组织结构发生重大调整，产品、过程和质量管理体系发生重大变化，或外部法律、法规及标准变更时，换版更新。

4.4.4 文件的保存、作废、回收和销毁

4.4.4.1 任何人不得在受控文件上乱图乱画，未经有关授权人批准，不得私自外借受控文件，

应确保文件的清晰和完好。

4.4.4.2 办公室每年对公司的文件进行一次全面的检查，检查各类在用文件的有效性，发现

问题及时处理。每年年底结合管理评审由办公室组织对体系文件进行定期评审，评

价体系文件的持续适宜性、充分性和有效性，必要时予以修订。

4.4.4.3 文件不适用，需要作废处理时，应填写《文件作废申请单》，交原审批部门审核，

由管理者代表批准，办公室收回作废文件，对需保留的作废文件加盖“作废”印章

并以保存。并在《受控文件控制清单》上记录。

4.4.4.4 对收回要销毁的作废文件，由办公室填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准

后统一销毁，并在《受控文件控制清单》上记录。

4.4.5 文件的借阅、复制

借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由部门负

责人审批后方可借阅、复印，复制的受控文件也应登记编排流水号。

4.5 文件的受控状态

文件分为受控和非受控两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，所有的受控文件必须在文件封面右上角加盖“受控文件”印章，并注明分发号。

4.6公司电子文档管理

公司的具有保存价值的电子文档，各相关部门需加密保存，技术资料、技术图片、销售材料、销售资料、质检数据、财务资料等重要资料，需定期刻录、备份并到办公

室存档。

5 相关文件

《方针目标制定与实施程序》

《质量记录控制程序》

6记录

《受控文件控制清单》

《技术类文件清单》

《外来文件清单》

《文件发放回收记录》

《文件借阅、复制记录》

《文件修订、销毁、作废申请单》