CX02记录控制程序

1.目的

规范综合管理体系所需记录的管理，为产品符合要求和管理体系有效运行提供可追溯性的证据。

2. 适用范围

适用于本院质量、健康安全和环境管理体系所需各类记录的标识、贮存、保护、检索、保留期限和处置活动的控制，包括各种载体（纸张和电子媒体）的记录。

3. 职责

3.1 发展计划部为记录的归口管理部门，负责组织各单位编制本单位适用的记录表格，并

建立、发布记录清单；

3.2 各单位（部门）负责编制和管理本单位（部门）所需的记录，并按照院档案管理要求

进行归档。

4. 工作程序

记录控制流程图

4.1记录格式的编制和审批

4.1.1记录格式草案由各使用单位根据工作需要进行编制，记录格式编码按照《管理体系文件编写规定》中的有关要求执行。

4.1.2 新编制的记录格式，须经使用部门和记录归口部门负责人审批（如记录格式附在文件之后，可与相关文件一起审批；如果记录格式单独存在，可采取在记录格式背面签名的方式审批）。

4.2记录的标识

每份记录表格均应标明记录名称、记录格式编码和记录序号，记录序号采用年号+序号的方式编号。记录名称、记录编码和记录序号共同构成记录唯一性标识，以便于识别。

4.3 记录格式的发放与更改

4.3.1 按《文件控制程序》的规定，做好记录格式的发放与管理（记录式样可与其支持性文件一同发放）。

4.3.2 发展计划部和各所（公司）的记录归口管理部门，应将本单位现行有效的《记录清单》分发给各有关部门（可在内部局域网上公布），以便使用者填写。

4.3.3 记录格式如需更改，需按原审批程序再次审批。更改后的记录格式按《文件控制程序》发放，同时宣布旧版式作废。

4.4记录填写要求

4.4.1记录可以采用计算机打字和手写两种方式编制，但签名栏必须手写。

4.4.2记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。如因书写或打字错误需要更正，应用单杠划去原有数据，在其上方写上正确的数据，并加盖更改人的印章或签上更改人的姓名及日期。记录表式中如有不适用栏目，应用“/”表示。

4.5 记录的收集和传递

4.5.1 每一项活动结束后，该项活动的责任人应将该项活动的记录，及时整理好传递给相关部门记录保管人员保存。

4.5.2 各部门的记录保管人员，应将保存的记录分类编目、装订成册妥善保管。

4.6记录的归档和保护

4.6.1 记录的归档范围按《院档案管理办法》的要求执行。不在归档范围的记录由使用单位按相关规定进行保管。

4.6.2归档的记录应填写《文件（记录）归档清单，说明归档记录的名称、编号、接收人、

归档人、归档日期等信息，以便检索。

4.6.3记录的保存期限，由院和各单位在各自编制的《记录清单》中规定。一般情况下，记录的保存期限应依据该记录的使用价值、法律法规和其他有关要求确定。

4.6.4记录的贮存场所，需具备适宜的环境条件，应做到防潮、防蛀、防止丢失和损坏。电子媒体的记录，要做好防磁防止数据损坏或丢失。

4.6.5有保密要求的记录，应按《保密工作管理办法》确定保密级别和保存方式。

4.7记录的查阅和借阅

4.7.1本院员工如工作需要查阅归档的记录，经有关部门领导批准可以到档案室查阅相关记录，查阅者不得涂改、标记、损坏记录，查阅完毕立即归还。

4.7.2查阅的记录归还时，记录管理人员应对其查阅的文件进行检查，确认无误后注销查阅手续。

4.7.3合同有要求时，记录可按要求提供顾客或顾客代表查阅，但应履行规定的查阅手续，如需带出档案馆查阅，需填写《文件借阅登记表》。

4.7.4特殊情况需复印记录时，必须经主管领导批准。

4.8 记录的处置

4.8.1已超过保存期的记录或无保存价值的记录，经主管领导批准可以销毁。

4.8.2需销毁的记录，由文件管理人员填写《作废文件（记录）销毁登记表》经有关领导批准后，由文件管理员负责销毁。

5. 相关文件

1)《文件控制程序》(CX01)

2)《管理体系文件编写规定》

3)保密工作管理规定(院综合【2012】29号)

4)档案管理办法

6. 记录

1)记录清单（附表1）

2)文件（记录）销毁表（表式见文件控制程序）

3)文件借阅登记表（表式见文件控制程序）

CX02-附表1

记录清单

类别：编号：

2）本表由记录归口管理部门填写。