费用核销制度

主题：2012年销售费用核销规定

关键词：销售费用核销

发文等级：重要发文时间：2012年1月15日

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为规范小包装费用核销流程，加快费用核销速度，经研究，在2011年制度的基础上加以完善，特对2012年度销售费用核销事宜做如下规定。

一、2012年销售费用概念

2011销售年度销售费用涵盖如下项目：

市场开拓费用----终端生动化费用、区域性推广活动费用、促销物料费用；

KA专项费用----产品进店费、陈列费、赠品费、价格策略、促销员费用；

流通市场费用---进店、陈列费、促销员；

办事处/工作站费用----房租、办公用品、仓储费等；

销售人员费用----差旅

返利---根据合同要求，由业务部核准销量后，直接下发返利通知，无须经销提报年度发货目录。

二、销售费用使用约定

营销中心所辖各省区、各职能部门所发生的一切销售费用均执行费用申请批复制度，任何未经营销中心批准而发生的费用均不予核销。

费用使用要求

办事处/工作站要对经销商备案批复费用与核销费用建立台账，按月对经销商市场费用进行投入产出分析。对于市场费用投入高于省区平均水平的经销商要重点关注，同时要对其费用进行重点分析。

三、费用核销时间约定兑付：

1、月度经销商执行费用必须在次月20日前经办事处费用对接人汇总后报费用稽核部进行核销；

2、其它费用执行结束后30个工作日内经办事处费用对接人汇总后报费用稽核部进行核销；

3、对于无法按照约定时间核销的费用，必须提报书面延期核销说明，逐级至营销总监签字确认后，在费用稽核部进行备案。

4、对于已经核销的费用，将以货补、货款等形式兑付给经销商。

四、核销资料要求：

费用单据相关要求

1、支出凭证：公司统一要求的支出凭证；

2、费用审批单：由公司统一的申请，导出EXCEL表格。

3、发票：1）开票单位—某某有限公司

2）费用名称—陈列费、条码费、进店费、检验费、服务费、管理费、代理费等费用类发票，食品、油等销售类发票（此类票据尽量不开）；

3）其它——如卖场只给经销商开具发票，那么经销商需给我司开具正规发票，同时在核销单据后面附卖场开具同一费用的发票复印件，否则视为不合格。

4、照片

（1）照片必须是档期产品陈列照片，照片所展示产品必须与备案产品相符合，并且有照片真实的拍摄时间；

（2）照片必须充分体现产品陈列位置和陈列面积，展示陈列形象，照片画面完整；

（3）照片所体现的生动化物料（围挡、KT版、POP等）与公司要求一致。

5、协议

（1）协议必须签署双方签字、盖章确认，并且协议不得涂改；

（2）协议中必须清楚、明确各项要约，如陈列协议必须明确陈列时间、地点、面积、陈列产品、陈列费用等。

6、销量

必须由超市出具的销量，需超市盖章；有促销员需促销部签字，无促销员需区域经理签字。

7、条码验收单

（1）由超市出具的条码验收单，需超市盖章

（2）如超市不出具验收单，超市需在经销商送货单中签字、盖章确认。

8、在2011年运作过程中，出现不符合审核标准的将灵活给予处理:

发票章与协议章不符时，两种处理方案。

（1）发票章单位与协议章单位出具的关系证明，证明需加盖双方合同章或公章。

（2）无法出具关系证明时，应填写《发票章与协议章不符情况说明汇总表》（见附表）。此表于2012年12月31日前由各区大区内勤负责汇总、签批完毕，统一提报至费用检查部。如今后再新增此类费用，每月20号前由大区内勤汇总，签批完毕，次月1日前汇总报至费用稽核部。发票章与协议章不符既无证明又无情况说明且无备案的，公司将不予核销该费用。

直营市场仓储配送费、物流费、仓库租赁费、装卸费等，核销时所附费用明细表需由提供服务的物流公司盖章、直营财务、区域经理、省区经理签字确认无误后给予核销。

单据粘贴顺序

进店费、条码费：支出凭证、申请、发票、协议、对方产品验收单、系统进店明细；

堆头、陈列、端架等费用：支出凭证、申请、发票、协议、照片（须带有效日期）、销量；

广告位置及广告制作等费用：支出凭证、申请、发票、超市位置协议（或制作协议）、照片、其他资料

DM费：支出凭证、申请、发票、协议、当期海报（原件）。

促销活动：支出凭证、发票、活动方案申请备案表（已审批）、活动总结评估表、当期有效照片、其他相关资料；

房屋租赁费:支出凭证发票租赁协议(电话、地址、面积、租金、租赁日期) 房

东

房产证复印件、身份证复印件房租收条租房申请批复件；

办公费用：支出凭证、申请、发票、费用明细等。

客情费：指出凭证、申请、发票、客情评估报告。

其他：支出凭证、发票、其他相关资料；

五、费用的核销处理

备注：1、原则上，问题单据将不退回办事处/工作站，由费用稽核部留存备案。

2、直营费用将单独制定核销文件，不适用此核销管理规定。

3、以上对销售人员的相关处罚，由费用稽核部负责按月汇总、于每月5日前将结果报营销总监和总经理审批通过后，通报执行，罚款从相关责任人工资中扣除，计入营销中心“快乐基金”。

4、以上处罚结果将作为销售人员年终考核的依据。

六、费用核销流程

1、经过系统的运行，出现了线上、线下不同步现象。在系统提报后，15天内需将单据寄至费用稽核部。为不影响系统内存的占用，在规定时间内未收到单据的，公司将在网上予以拒绝此批单据。

2、对于审批流程过程中稽核部外的营销总监、总经理及财务部审核等三个环节责任人，若在审核过程中发现问题，由稽核部负责解释并查证、核实，并在自发现问题之日起三个工作日内做出处理意见。此查证问题的三个工作日，不计入正常费用核销用时。

七、核销职责

办事处职责

1、要求各区域经理必须告知经销商公司的制度，并在办事处张贴，组织经销商、

员工学习。

2、此制度下发后，在三日内由区域经理负责将此制度传达给经销商，由经销商

签字、盖章确认后，办事处将此件留存。

3、办事处对于费用在系统提报的，需每月3号前导出办事处费用清单，汇总核

销情况，不明之处可与费用稽核部核对，区域经理签字确认后，告知我们的经销商，

经销商签字、盖章确认需在每月的7号前，见附件2（核销费用告知单），办事处将每月费用汇总留存，并于10号前将此费用在费用稽核部备案，备案方法:扫面件传至邮箱 @.流程图如下：

4、以上情况是否落实，由督察部负责例行检查，对于制度无在办事处张贴的，

各办事处负责人罚款000元；制度经销无确认的，各办事处负责人罚款000元。

在督察部巡检中一并汇总，由营销中心通报执行。