公司员工入职管理制度

公司员工入职管理制度
第一节入职资料的搜集与管理
一、入职资料的搜集流程
1、员工面试或背景核查通过后，办理入职时应进行入职资料的收集与审核。

2、材料收集完整后，需对材料的合规性和完整性进行审核，并签字确认。

3、人事岗每周三将上周入职员工的完整入职资料电子版、劳动合同资料电子版上传HR系统备存。

二、入职资料的审核
在入职材料的收集和审核中，需要注意以下几个方面：
1、入职材料的完整性。

完整的入职材料如下：
（1）应聘登记原件；
（2）面试评价及录用审批原件；
（3）有效期内身份证复印件，如有必要，进行网络核查；
（4）学历证书（毕业证书、学位证书）复印件，如有必要，进行网络核查；
（5）职称证书复印件；
（6）个人简历；
（7）原工作单位劳动合同终止证明复印件；
（8）体检报告或健康证复印件（二级以上医院或公司指定医疗机构出具）；
（9）经济担保书原件（出纳人员、司机及公司核定的其它特殊岗位需签订）。

2、入职材料的合规性。

（1）应聘登记：用黑色水笔填写，关键项目必填（如：联系方式、住址、工作经历、健康状况，有无不良记录等）；内容完整，清晰可辨；需本人签字；需要贴上照片，应聘登记照片与身份证照片及学历、学位、职称证书照片须与候选人本人一致。

此件需人事岗签章。

（2）面试评价及录用审批：须面试官完全填写。

（3）身份证：查验原件（必须是有效期内），第二代身份证正反面复印。

若身份证遗失补办中人员，需提供临时身份证（有效期内的）或提供户口本复印件
（首页及有本人信息的一页）。

此件需人事岗签章。

（4）学历证：查验原件。

如原件遗失或背景核查无法查询到学历的人员，需另提
供学校开具的学历证明。

此件需人事岗签章。

（5）职称证：查验原件。

如原件遗失或背景核查无法查询到职称的人员，需另外由职称评定单位提供职称证明。

此件需人事岗签章。

（6）个人简历：保留候选人投递的简历原件或电子版打印件。

此件需人事岗签章。

（7）原工作单位劳动合同终止证明复印件：查验原件，需与简历填写一致。

（8）体检单或健康证复印件：查验原件，查核体检人系候选人本人，体检项目符合公司要求，体检单的时间必须是在入职时间的3个月内，且由公司指定医疗机构出具。

若体检项目相关指标超标或医院建议复查的，必须复检合格后才能安排入职。

体检不合格者不能安排入职。

此件需人事岗签章。

（9）《经济担保书》原件：须被担保人亲笔签名、并附担保人、被担保人身份证复印件。

3、所有入职资料的原件及复印件必须清晰可辨，需人事岗签章的入职资料，必须签字确认后方可存档。

三、入职资料的保存
1、子公司人力主管部门保存本公司除中层管理岗以外的员工入职材料原件,集团人力资源部保存中层管理岗和总部员工入职资料原件。

2、所有员工的入职资料，均需在HR系统中存电子版备查。

3、中层管理人员入职由人力资源部经办，但授权子公司办公室协办的，子公司人事岗需在员工入职一周内，将入职资料原件寄到人力资源部。

4、入职资料需设专柜专夹管理，柜子应有锁并专人保管钥匙；电子文件夹应设密码。

5、入职资料作为人事档案的重要部分，设置查看权限，董事长拥有所有人员资料、档案的查看权限；人力主管部门拥有所有人员资料、档案的收集、整理、保管权限；其余职位人员仅拥有所管辖范围内人员资料、档案的查看权限。

第二节录用审批
一、普通岗入职流程
人事岗在系统中发起入职流程,输入候选人相关入职信息,经人力主管部门、用人部门、子公司（集团总部员工由集团公司）进行入职审批。

二、中层管理岗入职流程
由人力资源部人事岗在系统中发起入职流程，经用人部门、用人部门所在公司、集
团人力资源部、CEO进行入职审批。

三、退回处理
对于入职信息审批过程中被回退或不通过的，人事岗需及时修改信息并重新提报。

四、时效
人事岗应安排入职审批通过的候选人3个工作日内办理入职。

五、延期入职和取消入职
候选人在3个工作日内无法入职，需要延期入职的，人事岗在系统上进行延期入职的操作，并备注缘由；需要取消入职的，直接在系统上进行取消入职的操作，并备注缘由。

第三节入职手续
一、候选人经流程审批通过后，人事岗需做好入职安排工作。

通知候选人在指定日期入职。

二、新员工入职当天，应及时签署《劳动合同书》（附件八）、《录用条件确认书》及《入职声明书》，并告知其培训安排，要求其办理工资卡。

三、员工入职当天需录入指纹，并开始记录考勤，未签劳动合同的人员，可暂缓录入指纹，待合同签订后再录入。

四、人事岗安排员工进行入职培训，并在员工通过培训的当天下班前，在系统上进行确认入职操作。

五、人事岗每周三下班前完成HR系统中上周入职人员的入职信息修改、资料备存。

六、人力资源部每周四下班前，根据当周的入职信息，更新人事信息，编制并下发上周入职员工的工号到子公司办公室，完成入职手续。

七、任何未正式入职的人员严禁安排任何工作，也不得录入指纹、发放考勤卡、名片等
可能作为“事实劳动关系依据”的物品。

第四节劳动合同相关
一、工作事项
1、集团公司人力资源部负责拟订集团公司《劳动合同书》标准文本；制订与劳动合同相配套的各项规章制度；办理集团公司本部员工和子公司中层管理人员的劳动合同订立（含续签）、变更、解除和终止手续；检查指导子公司劳动合同管理，协助子公司处理劳动合同争议；保管集团公司本部员工及子公司中层管理人员的劳动合同文本及与签订（含续签）、履行、变更、解除和终止合同有关的文件。

2、子公司办公室负责办理本公司普通员工劳动合同订立（含续签）、变更、解除和终止手续；负责本公司劳动合同管理，处理劳动合同争议；遇重大劳动争议，及时上报集团公司人力资源部并提出解决问题的建议；保管本公司普通员工劳动合同文本及与签订（含续签）、履行、变更、解除和终止合同有关的文件。

二、劳动合同文本
1、劳动合同资料包括主件及附件二部分。

主件为双方签订的《劳动合同书》；附件包括但不限于公司颁布的依法制订的各项规章制度的签阅、《入职声明书》《录用条件确认书》，因培训学习而签订的《培训服务期协议》，《竞业限制协议》及其它基于岗位不同而签订的各类协议或承诺书、责任书、《劳动合同签收回执》等。

2、与员工签订劳动合同必须统一使用集团公司正式颁布的《劳动合同书》标准文本。

任何人不得擅自拟订或使用已废止的劳动合同文本。

如需使用新的劳动合同文本或对合同文本进行修改，须报请集团公司人力资源部批准后方可执行。

三、劳动合同作业规范
1、合同订立前，人力主管部门和员工应就劳动合同期限、试用期长短、工作内容和工作地点、工作条件、工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件和职业危害防护、法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项进行充分协商。

2、人力主管部门应向拟签约员工告知公司的规章制度等和与其工作有关的情况。

特别是录用条件、入职程序、录用条件确认书等内容。

3、合同订立前人力主管部门应对员工的身份、有效身份证件（身份证、户口等）、年龄、住址、健康状况、学历证书、专业知识和工作技能相关资格证书、与原单位解约证明等与应聘工作有关的情况及相关资料进行初步审查。

对提供资料不真实者不予签订劳动合同。

4、根据公司实际和岗位要求，协商约定服务期和保守商业秘密和竞业限制等其他条款，并约定，违约所应当承担的违约责任。

（①服务期是指公司对享受本公司提供特殊待遇的员工，如出资招聘、出资培训或提供出国考察、住房补贴等特殊待遇的，约定三至五年的服务期。

员工应遵循诚实信用的原则，严格遵守服务期限约定，否则将承担违约责任。

②保守秘密或竞业限制是指公司对必须保密的技术信息和经营信息，约定保密责任。

）
5、人事岗对员工提出的各类人事相关问题应进行解答。

四、劳动合同签署流程规范
1、人事岗应仔细确认劳动合同关键信息，尤其要注意对劳动合同的关键条款进行核查与填写（如劳动合同期限，试用期，工作内容，工作地点，工时制度，劳动报酬，发薪周期等），保证合同准确无误。

2、合同中空白之处内容的填写应符合双方协商一致的原则，达成一致后再填入相关内容。

所填内容不得涂改，不得隐瞒或欺骗。

3、《劳动合同书》相关内容的填写必须字迹清晰，用词准确，对不用之处或空格应写无或用粗实线划去。

4、劳动合同必须员工本人亲自签署，任何情况下严禁代签。

5、从员工签订劳动合同当日起，五个工作日内，人事岗即应将劳动合同交与公司法定代人签字，并加盖公司公章，完成合同的签署。

公司法定代人不亲自签字的，可委托公司负责人代签。

未经书面授权，私自以公司名义与员工签订的劳动合同一律无效；因代签无效劳动合同给公司造成的经济损失由代签人负责赔偿。

6、人事岗应填制并核实劳动合同签收回执的关键信息，如合同起始时间。

人事岗需在新员工入职一个月内完成劳动合同的交付，交付劳动合同时，需员工本人在劳动合同签收回执上签字确认。

五、合同期限及试用期
1、合同期限的长短，由人力主管部门征求用人部门要求制定，一般普通员工首签一年，试用期一个月；中层管理人员首签三年，试用期三至六个月。

2、试用期将严格按照劳动法规定执行，劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期1个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期1-2个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期3-6个月。

以完成一定工作任务为期限的劳动合同或者劳动合同期限不满三个月的，无试用期。

六、处理时效及办法
1、针对新入职员工，应在入职当天及时做好合同签署工作。

员工拒绝签订劳动合同的，可暂缓入职。

2、己入职但未签订劳动合同的，人事岗应在入职三个工作日内，向员工下发《签订劳动合同通知书》，并做好签收备案；未按《签订劳动合同通知书》要求签署劳动合同，仍拖延或拒绝的，人事岗应向员工下发《终止劳动关系通知书》,员工在接到通知书当日即与公司终止劳动关系，并办理离职结算。

3、对于员工拒签、找种种理由延迟签订劳动合同的，人事岗需在第一时间反馈本公司办公室或集团人力资源部，保证新员工在入职七个工作日以内签订劳动合同。

4、任何新入职员工，入职七个工作日内必须签订劳动合同，否则立即终止劳动关系。

新员工入职一个月内，必须办理完成劳动合同的交付、存档工作。

七、劳动合同的保管
1、人力主管部门应做好劳动合同管理的基础工作，按集团公司要求，管理好《劳动合同书》及其相关文件。

2、劳动合同书及其附件以书面形式订立，一份由人力主管部门存档，一份交付员工保管。

任何情况下不得扣压或代为保管应由员工自行保管的劳动合同及附件资料。

3、人事岗应在劳动合同完成交付后的五个工作日内，将劳动合同资料分类保管：主件及附件原件，设专人专柜专夹保管，非权限内不得查看（查看权限同入职资料）；主件及附件电子版，上传HR系统保存备查。

4、《劳动合同签收回执》作为重要人事资料之一，应与劳动合同分开，单独建夹存档。

第五节入职培训
一、培训时间及内容
1、人力主管部门应安排新员工上岗的前三个工作日为见习培训期。

2、培训时间及内容如下：
1、员工在前三天培训过程中如自动离职、被辞退、培训不合格，公司将不承担工资。

2、培训考试不及格，但却有录用必要的，人事岗应在系统上做延期培训处理，延期时间不得超过两个工作日。

延期培训考试仍不能通过者，应立即辞退。

3、人力主管部门负责入职培训的计划、组织、安排，应提前至少一个工作日，确认
培训场地、课程安排、主讲讲师，用人部门应积极配合参与。

4、任何培训课，其主讲讲师都应填写《培训签到》《培训课程记录》《培训反馈》，并在培训结束当天交人事岗存档。

5、在培训结束当天，人事岗在系统的入职确认任务中录入考试成绩，并确认入职。

6、考试试卷、培训签到、课程记录、反馈将作为员工人事档案之一，人事岗需建专夹妥善存档。

7、直属业务部门应为新入职员工安排一名业务帮带老师，帮助新员工在试用期内的工作适应和业务熟悉，主动、负责的帮助新员工成为公司合格的一员。

8、业务帮带老师可为自我推荐或经理推荐，如无合适人员，则由新员工的直属领导担任。

9、用人部门应对新入职员工进行进一步的岗位适应性培训，培训时间为整
个试用期，内容为工作内容、性质、职责、权限、利益、规范。

10、集团本部员工的入职培训，由集团本部安排，其中中层管理人员培训I,可不受培训课程限制，直接进入岗位角色学习；其余员工由子公司按要求进行培训。

第六节制度签阅
一、制度签阅的工作事项
集团、公司、部门制定的新老规章制度（有效期内的）、文件、重要会议精神，需及时做好相关员工的制度宣导，保证制度所涉相关人员对制度的知悉与了解，必要时需组织制度阅读签收。

二、制度签阅的内容
1、新入职员工入职当天，应及时签收阅读的内容包括但不限于：
（1）入职声明书（声明已知悉并遵守公司的入职规定，承诺提供入职资料的真实。

）（2）劳动合同及签收回执（确认已签收劳动合同。

）
（3）录用条件确认书（声明已知悉并遵守劳动合同条款，承诺在试用期内的特殊考勤及规定。

）
2、新员工培训期间，应及时签收阅读的内容包括但不限于：集团员工手册及公司员工手册；公司行政、人事规章制度；违规处罚条例；考勤及请假相关规定；工资及绩效考核、岗位职责说明；安全手册等内容。

（以上制度只为比方，需要制度正式发文后再做完善）
3、凡新下发的重要规章制度、文件及会议精神，人力资源部在发文的三个工作日内通知制度签阅，确认签阅时间、要求及范围。

集团及公司人事岗需及时对相关员工做好宣导，并组织制度签阅。

三、制度签阅的时效
1、新规章制度下发后一周内应完成相关岗位人员的宣导、签阅。

2、新员工入职三个工作日内完成应知晓的规章制度学习、签阅。

3、异动、升职、降职到新岗位的员工必须在异动生效后的三个工作日内完成相关制度及管理办法的学习、签阅。

四、制度签阅的流程
1、及时获取新下发的规章制度、通知文本、会议精神。

2、认真学习新的制度、通知，明确新的规章制度、通知的适用人员。

3、针对适用人员，按照人力资源部通知要求，可采取以下形式进行新制度
宣导：
（1）大会上进行通告；
（2）专题培训宣导（保留培训签到记录）；
（3）电子邮件分发通知；
（4）公告栏内张贴；
（5）内部会议通报。

4、对于比较重要的制度，尤其是制度内容涉及员工惩处、职位降级、工资扣罚、绩效与考核管理或者解除劳动关系的制度必须安排相关人员进行制度讲解与宣读。

五、制度签阅的注意事项
1、制度签阅使用统一的《制度签阅》，包含签阅的文件名称及文号，签阅人姓名、日期、签字、证明人等，需要人事岗及签阅负责人务必仔细审核、确保准确无误；其中“签名”栏必须由签阅员工本人签字。

2、任何情况下严禁代签字，且必须有至少一名“签阅监督人”在《制度签阅》上签字确认系员工本人签字。

3、“签阅监督人”通常为经办人、用人部门负责人或人力主管部门负责人。

4、集团人力资源部负责制度文件的下发、签阅要求的通知；人事岗负责《规章制度签阅》的制定及分发，监督签阅及资料存档；部门负责人系制度签阅的直接负责人，负责
制度的宣导、签阅准确及时。

5、《制度签阅》由人事岗及时进行名单核对，缺漏的人员及时安排补签；某些员工由于客观情况无法参与集中签阅的（如长病假、休产假、公出）应做好记录，待其返岗后第一时间进行补签。

6、《制度签阅》作为员工已知悉并承诺遵守制度的重要依据，必须专柜上锁保管。

7、所有新员工入职，新制度、文件下发执行，人员异动、升职、降职，都应启动制度签阅流程，任何人员必须在规定时间内完成制度学习、签阅后方能正常上岗作业。

8、制度签阅按照属地原则操作进行。

集团人力资源部负责本部员工制度签阅及资
料存档，子公司办公室负责本公司所有员工制度签阅及资料存档。