如何管理好合同

如何管理好合同

这是朱总下达的第二个命题，通过这次松华园住宅工程的工期仲裁过程就充分体现出合同管理的重要意义了。从某种意义上讲仲裁打的其实就是合同的管理水平。合同管理得好包括其中档案管理得好，合同执行过程中管理得好，我们手中掌握的证据多、真实性强、合理性强、相关性强，同时我们又严格的执行了合同中约定的责任、权利和义务，那么在诉讼中就较为占有主动的地位。所以我认为朱总的这第二个命题也是非常具有现实的意义。当然管理合同不是为了仲裁时主动，管理好合同主要还是在于通过对合同的日常管理，促进建设工程的顺利和谐的加快进行，达到预期目标为主要目的。管理好合同我认为主要包括合同档案的管理和合同执行过程中的管理。

一、在合同的管理中，进一步加强合同档案的管理，我认为十分重要。以下几个方面的合同档案管理工作应进一步完善和加强：

1、首先应明确合同档案中主要应收集和管理哪些重要的档案资料？对于建筑工程而言，我认为有如下内容必须严格地进行档案管理，说不定哪天这些档案资料会派上非常大的作用，其中包括：

（1）组成合同文件的文件，其中包括：①招标文件，招标文件是投标人响应（如果投标人在投标书中不明确表示对招标文件响应，应作为废标处理）并依此投标的依据也是订立《合同》的依据，并且在市招标办备案的正式文件，很重要，包括所附的答疑文件；②中标人的投标文件，包括其中的企业资质证明、投标书、工程报价书、承诺书以及技术标的资料和投标人的授权委托书等全部资料；③招投标过程中形成的评标报告，中标

通知书，合同备案意见书等全部资料；④应该存档一套干净完整的与招标文件和合同约定所使用的一致的图纸和有关的技术文件，因为施工中一切变化都是在这个基础上变化，所以基础性的资料必须完整无缺；⑤《建设工程施工合同》包括其中协议书、专用条款和通用条款；⑥其他做为组成合同文件的文件。

（2）在《合同》履行过程形成的文件，我认为对今后可能会十分有意义，应该存档，认真收集的文件主要包括：①补充协议；②设计变更通知书；③工程变更洽商；④施工方报送的已完工程量报告、工程进度计划、施工组织设计、施工方案、信函、工程停工延期报告、洽商增减帐、结算报告、竣工验收报告等。乙方单方报送我方接收的资料，均应做重要证据将原文正本存档，部门使用应使用复印件。

（3）与主合同有关的其他附属合同及文件的存档，其中包括：设计合同、监理合同、我方直接发包的施工合同，我方直接加工或采购的材料设备合同。

（4）其他与工程建设有关的重要活动，汇载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体文件

2、加强档案规范性管理包括

（1）归档的文件应为原件；

（2）归档的文件应使用耐久性强的书写材料书写；

（3）归档的文件应字迹清楚，不得有书写的涂改痕迹，图样清晰、图表整洁、盖章同时还要签字手续完备，附件与主件需用齐缝章建立有机联系；

（4）归档的文件幅面宜为A4纸；

（5）图纸应为蓝图，不得用复印图，图签内容应填写齐全；

（6）归档的文件应按一定的规则立卷和建立目录，注明文件的责任人，简要内容及文件形成的日期等；

（7）接收或借阅及提供复印件要有严格的登记记录，原则上原件只能阅读不得借走，避免丢失。要按文件的相关性向有关部门提供文件的复印件，并未经许可不得再复印，重要文件要有防伪和保密要求；

（8）要按有关规定及时进行档案的备案工作，按照在北京市招标办的规定招标工程要对自行招标条件进行备案，要对投标资格预审结果备案，要对招标文件备案，要对招投标情况书面报告备案，要对中标通知书备案，要对招标人与中标人签订的《建设工程施工合同》进行备案等，此外按照新的文件京建信[2008]138号文《北京市房屋建筑和市政基础设施工程施工合同管理办法》第23条规定“工程项目的规模标准、使用功能、结构形式重大基础处理等发生变更的，发包人、承包人应签订变更协议，发包人应当自签订变更协议之日起七日内持有关部门批准文件及变更协议到市或区县建委备案”，这个文件是2008年颁发的，因此都城公司与日盛达公司在2006年12月29日签的“协议”未备案尚可以，如果搁在今年就不行了，将受到处罚。此外按这个138号文的26条规定“发包人应当在办理竣工验收备案手续的同时，持发包人和承包人签字、盖章的核销单，到市或区县建委办理备案合同的核销手续”核销手续不办同样将按照该文件的43（三）条的规定受到处理的。

（9）归档文件的形成过程要力求规范。归档文件的形成要根据文件的

不同制定不同的形成程序和责任人，例如《建设工程施工合同》文件的形成和责任人我认为责任人是工程部，程序是：招标工作结算后代表招标人发出中标通知书——负责与中标人协商起草《建设工程施工合同》——启动会签程序——解答和解决会签中提出的问题，协商调整合同条款的约定——会签通过后经办公室完善合同的签约手续——原件正本由公司办公室存档——复印件发给与合同有关的相应部门签收并组织实施。

又例如：工程变更洽商、责任人为工程部，程序是：工程变更洽商按《合同》通用条款的规定应由合同中的“工程师”起草——报经工程部同意后——负责协商和完善工程变更的洽商及签约手续——原文正本经工程部转交办公室存档——办公室根据与工程有关的原则向有关部门和人员发出复印件。

二、合同执行过程中的管理更为重要。

我在前面讲的如何填写和起草合同，主要是力图解决如何签订一个条款比较的完备、公平、公正合理的，质量较高的，切实能保障我方权益的合同文件问题。做到这一点其实还是远远不够的，要想使一个好的合同文本在工程实施过程得以落实，使好的合同约定真能起到应有的作用，最终实现合同签约的目的。主要的环节还在于要加强合同执行过程中的管理，否则再好的合同也可能变成一纸空文。

建设工程施工合同涉及的内容非常多，也比较复杂，通常履约的时间也比较长，也正是由于这些复杂性和履约时间长也就决定了建设工程施工合同执行过程中干扰和影响的因素比较多，别外建筑又是有单件性和多样性、复杂性的特征，所以我们如果不能对合同的执行过程中进行有效的管