酒店档案管理规定

酒店档案管理规定 Prepared on 22 November 2020

酒店档案管理制度

为健全完善宾馆的各项管理制度，加强对宾馆档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本宾馆实际情况，特制定本制度。

一、归档范围

（一）宾馆重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、会议纪要等。（二）上级机关发来的与本宾馆有关的决定、决议、指示、命令、条例、规划、计划、通知等文件材料。

（三）宾馆对外的正式发文与有关单位来往的文书。

（四）宾馆的请示、报告与上级机关的批复。

（五）宾馆反映主要职能活动的管理制度、报告、总结等。

（六）宾馆的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表。

（七）宾馆的财务档案。

（八）宾馆与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（九）宾馆员工人力资源（人事）档案。

（十）本宾馆的历史沿革、大事记及反映本宾馆重要活动的剪报、照片、录音、录像等资料。

二、档案管理体制

宾馆统一由总经办负责管理档案，并设置档案管理员岗位，专人负责档案管理工作。

三、档案管理员的职责

（一）有良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，热心服务，能维护史实，遵纪守法。

（二）掌握系统的档案专业知识，具备比较全面的文化、理论、科学技术知识。

（三）科学管理档案，全面了解档案和档案工作情况。

（四）建立科学总目录、案卷目录。科学分类，陈列有序。

（五）严防泄密事件发生。查阅档案，需说明查阅内容，领导审批，并登记签字。查阅中只查批准查阅内容，不准查阅其他资料。严禁个人行为借阅、复制。单位或组织借阅档案，由档案管理员直接送还，不可交由他人保管。（六）指导各处室收集资料，科学分类，按时组卷归档，检查重要资料是否遗失、残缺、规范。

（七）注意防潮、防火、防盗、防虫。保持室内、柜架、卷宗洁净，空气流通。

四、资料的收集与整理

档案的收集整理工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

（一）宾馆的归档资料实行“年度归档”制度，每年二月份为宾馆档案资料归档期。

（二）宾馆的文书立卷、档案管理工作，采取集中和分散相结会的方法。宾馆的档案由总经办负责立卷归档；宾馆各部室的档案由各部门立卷后交总经办档案室归档；人事档案由总经办副主任（主管人事、劳资）负责清理归档；财务室档案由计财部经理负责清理归档。各部门在年初向宾馆档案室移交上一年度

经整理的档案资料（属于平时立卷归档的不在此规定范围内）。宾馆档案室按规定向省局档案室移交永久保存的档案。在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各部门经理应积极配合与支持。（三）凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

（四）各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

五、资料归档要求

（一）材料完整齐全。

（二）系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

（三）立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。

（四）在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

（五）由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册上签字。

（六）档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。

六、部门归档要求

（一）编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。

（二）文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

（三）定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。

（四）记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。

七、档案管理

酒店档案室做到防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防霉、防光，对永久档案要重点保护。对被损坏的档案要及时进行修补。严格检查制度，发现问题要及时进行处理。

八、档案的借阅

（一）总经理、副总经理、总经办主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅、归还手续。

（二）因工作需要，宾馆的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经办主任核批。

（三）宾馆档案密级分为机密、秘密两个级别，机密级档案经总经理批准后，只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经副总经理批准后可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。总经理因公外出时可委托副总经理或总经办主任审批。

（四）财务档案资料必须经总经理审批同意后，方可查阅。

九、档案借阅者必须遵守的规定

（一）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

（二）注意安全保密，未经许可，严禁擅自翻印、抄录、转借。

十、档案的销毁

（一）宾馆任何个人或部门非经允许不得销毁宾馆档案资料。

（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《宾馆档案资料销毁审批表》，交总经办主任审核后，报总经理批准后执行。

（三）凡属于机密级的档案资料，必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经办主任批准后方可销毁。

（四）经批准销毁的宾馆档案，档案管理员须认真核对，将批准的《宾馆档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。（五）在销毁宾馆档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经办主任指定专人监督销毁。

十一、档案管理人员要努力学习、钻研业务。

自觉接受局机关档案管理人员和档案管理行政部门的检查和指导。