公司通讯事务处理规定

公司通讯事务处理规定 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】

公司通讯事务处理规定

第一章总则

第一条（目的）

为了确保公司通讯工作的有效运行，对公司必要的通讯业务，以及管理或处置基准作出规定。

第二条（定义）

公司中的通讯业务，指电传或图文传真、电话、电报和邮寄等业务工作。

第三条（通讯设备）

各事业部门的通讯业务负责人必须经常注意通讯设备的完好；确保通讯工作的正常运行。在此基础上，为提高业务效率，努力使通讯设备实现现代化。

第四条（注意事项）

在利用通讯设备或从事通讯工作时，必须注意：

1．注意通讯的必要性、效果、安全性与经济性。

2．注意根据通讯的目的，选择必要的通讯手段与方式。

3．重要或重大业务工作，必须考虑同时采用几种通讯方式，并注意追踪，以确保信息传递准确、及时与完整性。

第五条（禁止私用）

本公司的通讯设备与手段，一律禁止用于私事。

第六条（责任者）

公司的通讯工作必须责任到人，责任者必须注意以下事项。

1．必须了解通讯设施的结构、性能；必须熟练掌握设备的使用方法；努力提高能通讯技能。

2．严格遵守各处法规，以及公司的各种规章制度；掌握通讯工作的一般规律，有机地把各种设备的各种关系联系起来，以保证有效地运用通讯手段，顺利地开通讯工作。3．注意爱惜各种设备与设施，小心地使用与保管，使设施始终处于完好的状态。4．注意通讯事务上的保密工作，防止泄密或被私人所利用。

第七条（外部公关）

各事业部门的通讯工作负责人，必须注意与外部通讯机构如邮政局、电报电话局的关系，保持与这些机构的联系，消除在通讯业务上的各种障碍。

第八条（通讯业务调整与指导）

各事业部门的通讯工作负责人，必须注意对事业部门内，有及部门之间的通讯业务作出分析与研究，及时对各种通讯设施以及通讯业务关系作出调整。并且注意对通讯务人员进行调整和教育培训。

第九条（确保非常或异常状态下的通讯）

各事业部门的通讯工作负责人，必须注意在通讯设备出现异常或故障的情况下，如何确保通讯工作的正常进行。

第二章电传或图文传真

第十条（电传的利用）

各事业部门间的往来正常业务联系、通知等，除非出现不得不使用其他通讯手段的情况，一律采用电传（或图文传真）。

第十一条（电传安置）

电传（或传真）专用线的敷设、设备的添置计划实施，全部由总部负责。

第十二条（发电传）

发电传必须统一用公司规定的格式进行，电传行文要尽可能简单明了，直接发给收件人。

第十三条（收电传）

电传室（或收发室）接到电传后，即时用电话通知收件人；收件人在接到电话通知后，应尽快前往领取。

第三章电话

第十四条（应对通话原则）

电话应对原则上简单扼要，并注意用语的品位，确保通话原准确与礼貌。

第十五条（内线电话）

在使用内线电话时，注意遵守通讯原则，避免加重总工作的压力与负担。

第十六条（长途电话）

除了必须使用长途电话的情况外，诸如一些必须即问即答，即答即决的业务联系，一些其他方式难以保密的业务联系，一些其他通讯方式难以确保的业务联系，等等；原则上不采用长途电话方式。

第十七条（市外电话管理）

打长途电话，必须向主管，以及通讯工作负责人请示，不经允许不得使用。

各事业部门必须根据所在部门的业务特点，规定长途电话的请示与批准方式，以及允许打长途电话的业务范围、地域范围等等。

第十八条（报告）

1．各事业部门的通讯工作负责人，必须每天检查长途电话的情况，每月一次向总部作出报告。

2．各事业部门的通讯工作负责人，必须就下列情况向总部作出及时报告。

（1）局线电话的设置与废除。

（2）电话号码的变更。

（3）电话专用线的设置与废除。

（4）自动交换设备的设置与废除。

第十九条（总机或交换台执力要领）

各事业部门必须制订交换台（或总机）执务要领，努力提高交换台的服务质量与水平。

第四章电报

第二十条（电报的利用）

1．电报用于紧急联络情况与事件，以及难以通讯或通讯联系不便的地域；此外，在深夜或其他利于通讯的时间里，可以根据收信人的可能状况作出判断，采用电报的方法传递信息。

2．采用电报方式，必须经主管领导同意。

第二十一条（收发电报）

收发电报事务，包括电文的记录、电报费用的支付等，原则由通讯工作负责人担当。第二十二条（报告）

各事业部门通讯工作负责人，必须就电报省略符号的修改、废除，向总部作出报告。第一章邮寄

第二十三条（另行规定）

有关邮寄物的保管、信件的收发，另行规定。

----摘自《现代管理制度、程序、方法范例全集》办公、总务、后勤管理卷中国人民大学出版社